Digitale Archivierung – Blog von wjw digital

Alles rund um die Themen Akten, Dokumente, Mikrofilme, Microfiche scannen, digitalisieren und archivieren.

Alle Bezüge von Beamten auf COM-Fiches (computer output on mikrofilm)

Die sogenannten COM-Fiches sind besondere Mikrofiche (Microfiche). Sie wurden hauptsächlich bei einer großen Stückzahl von Papierdokumenten verwandt. In der Regel sind auf einem COM-Fiche 208 oder 270 DIN A4 Seiten verficht. Es gibt aber auch andere COM-Fiches bei denen bis zu 1000 DIN A4 Seiten enthalten sein können. Weiterlesen

Vorschau DMS EXPO 2011

Die DMS EXPO 2011 findet vom 20.09.2011 bis 22.09.2011 in Stuttgart statt. Sie ist Europas Leitmesse und Konferenz für Enterprise Content-, Output und Dokumentenmanagement.
Auf der diesjährigen DMS EXPO 2011 beteiligen sich mehr Aussteller als 2010. Bis zum heutigen Tag haben sich mehr als 230 Firmen für eine Beteiligung an der Messe entschieden. Nach einem etwas holprigen Start nach der Verlegung der Messe von Köln nach Stuttgart wurden aus den Fehlern gelernt. Die Messebesucher haben nun freien Zugang zu allen Veranstaltungen im Rahmenprogramm. Weiterlesen

Kreditunterlagen von einer Bank auf Mikrofilm (Microfilm)

Sämtliche schriftlichen Unterlagen die für eine Kreditprüfung und später dann für die Kreditzusage oder die Kreditabsage benötigt wurden. Je nach Größe und Art des Kredits können zwischen 20 und 300 Seiten für einen Vorgang benötigt werden. Die Kreditakten müssen 30 Jahre aufbewahrt werden. Darüber hinaus werden die Kreditverträge von den Danken auch freiwillig länger aufgehoben. Ein Mikrofilm (Microfilm) mit ca. 3000 Vorderseiten und 3000 Rückseiten ist zum durchsuchen sehr mühsam. Dieses Thema wurde schon in vorherigen Blogs dargestellt.
Beim Scannen bzw. Digitalisieren der Mikrofilm (Microfilm) erfolgt im zweiten Schritt eine Sortierung nach Akten. In einem dritten Schritt werden die einzelnen Akten nach Vorgabe digitalisiert z.B:

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DMS EXPO etabliert sich in Stuttgart

Die DMS EXPO fand 20. bis 22. September 2011 auf der Neuen Messe in Stuttgart statt. Die Besucherzahlen lagen bei rund 11.000. Dies waren knapp 1000 Besucher mehr als in 2010. Die Aussteller gaben der Messe weitestgehend Bestnoten. Die Qualität der Fachbesucher war im Vergleich zu 2010 wesentlich höher. Der Partner der DMS EXPO, der Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. , kurz VOI war ebenfalls sehr zufrieden mit der Messe.
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Scannen bzw. Digitalisieren von Papierakten

In kleinen, mittleren und großen Unternehmen fallen jeden Tag eine große Mengen an Papierbelegen, die zwischen 10 und 20 Jahren aufbewahrt werden müssen wie z. B.:

* Eingangsrechnungen
* Ausgangrechnungen
* Lieferscheine
* Bestellungen
* Auftragsbestätigungen
* Angebote
* Verträge

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Unternehmen mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Der Abwicklung des Schriftverkehrs in einem großen Unternehmen ging immer über die Poststelle. Alle Briefe kamen zur Poststellen und wurden dort händisch sortiert und anschließend ausgefahren oder die Mitarbeiter holten Ihre Post persönlich ab. Die Mitarbeiter bearbeiteten die Unterlagen und senden Sie mit der internen Post an die nächsten Mitarbeiter weiter. Dies dauert in der Regel ca. einen Tag pro Mitarbeiter. Weiterlesen

Archivtag 2011und ARCHIVISTICA 2011 21. bis 23. September 2011

Der Archivtag 2011 fand vom 21. bis 23. September 2011 in Bremen statt. Parallel zum Archivtag fand die Fachmesse ARCHIVISTICA 2011 statt. Sie ist Europas größte Fachmesse für Archivtechnik in Europa. Fast 50 Aussteller präsentierten sich so einem Publikum von über 800 Archivtag-Teilnehmern sowie zahlreichen Interessierten aus dem Großraum Bremen.
Zahlreiche Vorträge sowie ein abwechslungsreiches Nebenprogramm wartete auf die Teilnehmer des Fachkongresses. Es fand ein reger Informationsaustausch statt. Weiterlesen

Aufbereitung von Ordnern mit Papierdokumenten

Bevor man Papierdokumente scannen bzw. digitalisieren kann, müssen diese entsprechend aufbereitet werden. Für den Scannvorgang werden Papierseiten ohne Klammern, Klebezettel oder sonstigen Anhaftungen benötigt. Die Aufbereitung der Papierdokumente ist reine Handarbeit. Je mehr Klammern entfernt werden müssen, desto länger dauert die Aufarbeitung und entsprechend teurer wird das Digitalisieren.

Bei der Aufbereitung werden die Dokumente gleichzeitig nach entsprechenden Kriterien sortiert. Vor jeden Papierstapel kommen in der der Regel Kreuzblätter oder Strichcodeblätter, anhand der Scanner erkennt, dass er die nächsten Dokumente in einen neuen Ordner abspeichern muss. Bei sehr großen Projekten ist es auch möglich, die Strichcode-Blätter im Voraus nach der Kundenvorgabe zu indexieren, so dass der Ordner schon entsprechend den Informationen im Strichcode benannt wird. Dies spart die Indexierung im nachhinein.

Nach dem Scannen bzw. Digitalisieren sind folgende Konvertierung möglich:

  • Multitifs
  • Single Pdf bzw. PDF/A
  • Multipage Pdf bzw. PDF/A
  • OCR-Auslesung der Multipage Pdf bzw. PDF/A

Grundsätzlich kann die Aufbereitung der Papierdokumente auch vom Auftragsnehmer übernommen werden, allerdings sind kleine Feinarbeiten durch den Scandienstleister immer noch von Nöten.Durch diese Vorgehensweise kann der Auftraggeber durchschnittlich ca. 30 bis 50 % sparen.

Digitalisieren bzw. Scannen von alten Zeitungen ab 1900 auf Mikrofilmen (Mikrofilmen) und Mikrofichen (Microfichen) Teil 1

Sämtliche alte Zeitungen wurden früher im Original aufbewahrt. In den fünfziger Jahre erfolge dann die Langzeitarchivierung der Originalzeitungen auf Mikrofilm aufgrund von folgenden Gründen:
Die Lagerkapazitäten waren erschöpft
Durch verschiedene Recherchearbeiten wurden die Zeitungen teilweise oder ganz beschädigt
Das Papier wurde nicht fachgerecht aufbewahrt. Papierzeitungen lagerten man am besten in trockenen, kühlen und dunklen Räumen. Eine fachgerechte Aufbewahrung im aufgefalteten Zustand mit leichtem Druck und vorheriger Entsäuerung ist sehr kostenintensiv. Weiterlesen

Digitalisieren bzw. Scannen von alten Zeitungen ab 1900 auf Mikrofilmen 2. Teil

Nach dem Digitalisieren bzw. Scannen der Mikrofilme (Microfilme) bzw. Mikrofiche (Microfiche) werden die Doppelseiten getrennt. In vielen Softwarelösung für die virtuellen Bibliotheken müssen die Einzelseiten auch noch die gleichen Maße aufweisen. Die Einzelseiten können schließlich noch mit Schlagworten bzw. Metadaten versehen werden.

Abhängig vom Budget kann man auch eine Vereinzelung der Artikel durch spezielle Software erreichen. Dies ist dann besonders für Zeitungsarchive interssant, deren Recherche hauptsächlich in älteren Zeitungen stattfindet.

Ebenso ist eine OCR-Auslesung der bis ca. 1940 eingesetzten Fraktur möglich. Diese Kosten sind aber im Vergleich zur der OCR-Auslesung der heutigen Schrift sehr hoch, da es ein kompliziertes Verfahren ist. Weiterlesen