Digitale Archivierung – Blog von wjw digital

Jumbo Fiche (18 cm x 24 cm) scannen: Herausforderungen und Chancen einer Spezialform der Mikrofiche-Digitalisierung

Die Digitalisierung von Mikroformen hat sich in den vergangenen Jahren immer mehr etabliert. Ob in Archiven, Bibliotheken oder privaten Sammlungen – die Nachfrage nach digitalen Kopien von Microfiches steigt kontinuierlich. Dabei konzentriert sich ein Großteil der Unternehmen und Institutionen auf das Scannen von standardisierten Mikrofiche-Formaten wie dem bekannten Mikrofiche im DIN A6-Format (145 mm x 105 mm). Doch es existiert noch eine besondere Kategorie, die beim Digitalisieren eine deutlich größere Herausforderung darstellt: der Jumbo Fiche (18 cm x 24 cm). In diesem Blogbeitrag werden wir aufzeigen, was genau diesen Jumbo-Fiche ausmacht, welche Schwierigkeiten sich beim Scannen ergeben und warum die Digitalisierung dennoch sinnvoll ist – nicht zuletzt, um den Zugang zu historischen Werkstatt- und Reparaturhandbüchern zu erleichtern.

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Akten scannen: Ihr Weg zur effizienten und kostengünstigen Dokumentenverwaltung

In Unternehmen, Kommunen und anderen Einrichtungen fällt jeden Tag eine Vielzahl von Papierdokumenten an. Ob Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen oder Auftragsbestätigungen – alle diese Unterlagen müssen mindestens zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahrt werden. Diese gesetzliche Vorgabe bedeutet oft vollen Lagerraum und aufwendige Suchprozesse, wenn bestimmte Informationen benötigt werden. Genau hier setzt das Akten scannen als moderne Lösung an. Durch digitale Speicherungen lassen sich Arbeitsabläufe deutlich vereinfachen, Kosten reduzieren und die Produktivität steigern. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, warum das Scannen und Archivieren von Akten sinnvoll ist, wie Sie von professionellen Scan-Dienstleistungen profitieren und welche Rolle die zukünftige, digitale Archivierung dabei spielt.

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Die Bedeutung des Mikrofilmens in der modernen Archivierung

Mikrofilmen archivieren: Im Jahre 1859 wurde der Mikrofilm von René Dagron erfunden. Es ist schon erstaunlich, dass sich dieses analoge Speichermedium bis heute noch hält. Bei entsprechender Lagerung (20°C und 50% relative Luftfeuchte) sind Mikrofilme mehr als 300 Jahre haltbar. Dies ist immer noch ein entscheidender Vorteil gegenüber der Speicherung auf digitalen Medien. Man kann also durchaus sagen, dass das Mikrofilmen eine zeitlose Methode darstellt, mit der sich Dokumente äußerst robust und sicher aufbewahren lassen. Ob Zeitungen, Kirchenbücher, Urkunden, Grundbücher oder andere historische Dokumente – viele Archive setzen nach wie vor auf diese Technik, um ihre Bestände langfristig zu schützen.

Die Haltbarkeit ist dabei eines der herausragenden Merkmale: Während Festplatten ausfallen oder digitale Formate veralten können, bleiben Mikrofilme (Microfilme) oder Mikrofichen (Microfichen) bei sachgerechter Lagerung jahrhundertelang lesbar. Gerade für wertvolles Kulturgut oder einzigartige historische Akten kann dies ein unschätzbares Argument sein. Dennoch stellt sich natürlich die Frage, wie Mikrofilmen im Zeitalter der Digitalisierung überhaupt noch relevant sein kann. Sind nicht digitale Speichermedien wie Cloud-Systeme oder LTO-Tapes längst überlegen?

Die Antwort ist komplex. Zwar bietet die Digitalisierung eine Reihe von Vorteilen – vor allem was Zugänglichkeit, Schnelligkeit und Datenauswertung angeht – doch wenn es um die reine Langlebigkeit und den physischen Schutz von Dokumenten geht, bleibt das Mikrofilmen eine verlässliche Option. Genau deshalb wird in vielen Archiven, Kommunen und Unternehmen ein sogenanntes „Hybrid-Verfahren“ angewandt, bei dem man sowohl digitalisiert als auch verfilmt bzw. verfichet. Im Folgenden gehen wir näher darauf ein und zeigen, wie sich beides sinnvoll kombinieren lässt, um Dokumente und historische Quellen bestmöglich zu erhalten.

Verfilmung und Verfichung: Warum Mikrofilm und Mikrofichen immer noch im Einsatz sind

Es werden heute noch viele historische Dokumente, wie z. B. Zeitungen, Kirchenbücher, Urkunden, Grundbücher, alte Bücher, um nur einige zu nennen, auf Mikrofilmen (Microfilmen) bzw. Mikrofichen (Microfichen) archiviert.

Die Gründe dafür sind historisch gewachsen: Schon vor Jahrzehnten erkannten Archive und Bibliotheken, dass Papierdokumente – insbesondere bei häufiger Nutzung – stark beansprucht werden. Gerade bei wertvollen Unikaten droht so der Verlust wichtiger Informationen. Das Mikrofilmen war eine bahnbrechende Erfindung, die platzsparend agierte und den Nutzen hatte, Kopien von Originalen anzufertigen, ohne die fragilen Dokumente ständig selbst zu nutzen. Hinzu kommt die bereits erwähnte hohe Haltbarkeit, die mehr als 300 Jahre betragen kann. Im Vergleich: Wer digitale Medien archiviert, muss häufig mit deutlich kürzeren Lebensspannen rechnen – Festplatten, SSDs oder gar magnetische Bänder sind weit weniger robust. Auch Formate und Dateitypen können sich verändern, sodass Datenmigrationen erforderlich werden. Mikrofilmen ist dahingegen ein stabiler und unveränderlicher Prozess.

Gerade bei historischen Zeitungen und Pfarrmatrikeln, wo es keine zweite Kopie gibt, ist das Mikrofilmen daher ein Garant für zukünftige Generationen, um weiterhin auf alte Texte, genealogische Informationen oder amtliche Register zugreifen zu können. Und genau an dieser Schnittstelle zwischen analogen und digitalen Prozessen kommt das Hybrid-Verfahren ins Spiel.

Das Hybrid-Verfahren: Mikrofilmen und Digitalisieren in einem Schritt

Oft wird das sogenannte Hybrid-Verfahren durchgeführt, d. h. es wird verfilmt bzw. verfichet und gleichzeitig digitalisiert. Die Verfilmung und Verfichung wird zum einen wegen der Archivierung und zum anderen um die historischen Originaldokumente zu schützen durchgeführt.

Beim Hybrid-Verfahren nutzen Archive und andere Einrichtungen den Vorteil, dass moderne Technik eine gleichzeitige Verfilmung und Digitalisierung ermöglicht. Das bedeutet, ein Dokument wird einmal auf Mikrofilm bzw. Mikrofichen gebannt und zusätzlich gescannt, um es in digitalen Archivsystemen nutzbar zu machen. Auf diese Weise vereint man die besten Aspekte aus beiden Welten:

• Langlebigkeit: Der Mikrofilm bzw. die Mikrofichen sorgen für eine Langzeitarchivierung, die teils mehrere Jahrhunderte überdauern kann.
• Zugänglichkeit: Die digitale Kopie steht für schnelle Recherche, Online-Zugriff und Verbreitung zur Verfügung.
• Schutz der Originale: Da man täglich mit den digitalen Kopien arbeitet, müssen die Originale nicht mehr ständig hervorgeholt werden, was ihren Erhaltungszustand wahrt.

Dieses Hybridverfahren ergibt vor allem bei sehr wertvollen Dokumenten Sinn, etwa bei jahrhundertealten Kirchenbüchern oder Zeitungen, die für die Forschung relevant sind. Für Ahnenforscher ein unschätzbarer Vorteil: Die Sucharbeit kann an digitalen Kopien erfolgen, während man im Hintergrund weiß, dass es weiterhin einen haltbaren Mikrofilm gibt, falls sämtliche Digitaldaten verloren gingen oder Formate veralten.

„Das Hybrid-Verfahren schließt die Lücke zwischen analoger Robustheit und digitaler Verfügbarkeit – sozusagen die doppelte Absicherung für historisch wertvolle Dokumente.“

Schutz historischer Originale am Beispiel Kirchenbuchamt

Stellt man sich ein Kirchenbuchamt vor, in dem jeden Tag Ahnenforscher die alten Kirchenbücher durchsuchen, würden selbst mit Handschuhen die Pfarrmatrikel sehr in Mitleidenschaft gezogen werden. Die Lösung liegt hier auf der Hand: Diese Bücher wurden verfichet oder verfilmt. Durch den Einsatz von Mikrofichen (Microfichen) oder Mikrofilmen (Microfilmen) sind originale Dokumente nicht mehr dem Risiko ständigen physischen Kontakts ausgesetzt. Forscher können auf Kopien bzw. Reader zugreifen, ohne das Original in den Händen zu halten. Das erhöht die Lebensdauer teils unschätzbarer Quellen enorm.

Oft existieren sogar drei Sätze von den Mikrofilmen (Microfilmen) bzw. Mikrofichen (Microfichen):

1. Der Originalsatz: Dieser wird in optimal temperierten Archiven oder Tresoren gelagert, wo Temperatur und Luftfeuchtigkeit streng kontrolliert sind.
2. Die 1. Kopie: Sie lagert häufig an einem externen, sicheren Standort, wie dem Barbarastollen im Schwarzwald, um selbst bei regionalen Katastrophen (Brand, Flut) geschützt zu sein.
3. Die 2. Kopie: Steht im Benutzerraum des Archivs und ist zugänglich für Forscher und Interessierte.

Auf diese Weise haben Archive ein ausgeklügeltes Sicherheitskonzept geschaffen, das das Mikrofilmen zum zentralen Pfeiler ihrer Strategie macht. Natürlich kommen in der Praxis mehr und mehr Hybrid-Lösungen zum Einsatz, bei denen die digitalen Kopien online verfügbar sind – für Forscher oftmals ein Segen, denn Reisewege und Wartezeiten entfallen. Gleichzeitig bleibt die Substanz der Originale geschont.

„In Archiven, die auf Mikrofilm und Mikrofichen setzen, sind historische Quellen umfassend geschützt – im Idealfall existieren mehrere Kopien an verschiedenen Standorten.“

Wenn nur ein Satz Mikrofilme oder Mikrofichen existiert

Leider haben aufgrund von zu hohen Kosten einige Archive, Kommunen und Unternehmen nur einen einzigen Satz von den Mikrofilmen und Mikrofichen anfertigen lassen können.

Dies kann zum Problem werden, wenn das Archiv nur dieses eine Set hat, mit dem gearbeitet wird. Weil Mikrofilme und Mikrofichen beim ständigen Wechseln in Lesegeräten leicht zerkratzen können, gehen mit der Zeit Informationen unwiederbringlich verloren. Kratzer oder andere Beschädigungen sind oft unrettbar, da der physische Datenträger den Defekt dauerhaft trägt. Beim Scannen bzw. Digitalisieren bleiben diese Defekte sichtbar. „Was nicht vorhanden ist, kann nicht gerettet werden“, lautet das nüchterne Fazit vieler Archivare. Ein beschädigter Mikrofilm bedeutet somit teils unwiederbringlichen Informationsverlust.

In solchen Fällen zahlt es sich aus, wenn man in der Anfangsphase bereits mehrere Kopien gefertigt oder frühzeitig auf ein Hybrid-Verfahren zurückgegriffen hat. Dann existiert oft noch eine unberührte Fassung, die bei Beschädigung einer Arbeitskopie herangezogen werden kann. Ansonsten ist jedes Kratzen eine potenzielle Gefahr für die historischen Zeugnisse. Ein Ausweg besteht darin, das vorhandene Set schnellstmöglich zu digitalisieren, damit wenigstens eine digitale Kopie existiert, die vor furtherem Verlust schützt.

„Fehlt ein zweiter oder dritter Satz Mikrofilmen oder Mikrofichen, kann bei Beschädigung irreparabler Schaden am Kulturgut entstehen. Das digitale Backup wird dann umso wichtiger.“

Scannen und Digitalisieren von Mikrofilm oder Mikrofichen

Selbst beim scannen bzw. digitalisieren von Mikrofichen und Mikrofilmen bleiben die Kratzer erhalten. Man kann nur das scannen, was auch vorhanden ist.

Hier zeigt sich die Grenze des Digitalisierungsprozesses. Zwar ermöglichen moderne Scanner hohe Auflösungen und diverse Korrekturoptionen (etwa Staub- und Kratzerkorrektur), doch sind sie limitiert: Ein Kratzer auf dem Mikrofilm bedeutet einen faktischen Informationsverlust, den selbst die beste Bildbearbeitung nicht vollständig ausgleichen kann. Dennoch ist das Scannen des vorhandenen Materials ein entscheidender Schritt, um die Informationen in einem Software-System durchsuchbar zu machen und gegebenenfalls den fortschreitenden Verfall zu stoppen. Ein digitaler Datensatz kann beliebig kopiert, in Online-Datenbanken gestellt und mithilfe von KI-Techniken oder maschinellem Lernen weiter analysiert werden.

Gerade bei öffentlichen Archiven ist das Interesse groß, genealogische Daten, historische Zeitungsausschnitte oder Urkunden für eine breitere Bevölkerung zugänglich zu machen. Durch eine Online-Veröffentlichung reduziert sich der Nutzerandrang vor Ort, und die Originale bleiben besser geschützt. Das unterstreicht erneut den Wert eines Hybridsystems, in dem Mikrofilm und digitale Kopien Hand in Hand arbeiten.

Wie Mikrofilmen auch im digitalen Zeitalter weiterhin sinnvoll bleibt

Man könnte annehmen, dass im Zeitalter von Cloud-Lösungen, Hochgeschwindigkeitsinternet und ausgereiften Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) die analoge Archivierungsmethode „Mikrofilmen“ zum Auslaufmodell gehört. Doch das ist nicht der Fall. Zahlreiche Faktoren sprechen dafür, Mikrofilm weiterhin als Rückgrat für Archivanwendungen einzusetzen:

• Lange Lebensdauer: Wie erwähnt, halten Filme bei optimalen Bedingungen bis zu 300 Jahre – digitale Datenträger können das oft nicht gewährleisten. Sie sind auf ständige Migration (Formatwechsel, Systemupdates) angewiesen.
• Physische Ausfallsicherheit: Ein analoger Mikrofilm kann nicht durch einen Cyberangriff gelöscht werden. Er ist immun gegen Hackerangriffe oder technische Ausfälle, die digitale Bestände bedrohen.
• Kultureller Wert: In manchen Archiven besteht die Philosophie, Dokumente in einer analogen Form zu bewahren, um den Charakter und die Haptik der historischen Quellen nicht zu verlieren.

Das erklärt, warum Mikrofilm – trotz Digitalisierung – noch immer nicht vollständig verschwunden ist. Vor allem in musealen oder staatlichen Archiven bleibt das Mikrofilmen ein verlässlicher Eckpfeiler. Kombiniert man es intelligent mit digitalen Lösungen, wie beim Hybrid-Verfahren, entsteht eine doppelte Sicherung: analoge Langlebigkeit plus digitale Verfügbarkeit.

„Der Mikrofilm ist immun gegen Viren, Hacker und Datenkorruption – seine Beständigkeit wird im immer kurzlebigeren digitalen Zeitalter zum unschätzbaren Vorteil.“

Aufwand und Kosten: Lohnt sich Mikrofilmen heute noch?

Skeptiker fragen sich, ob Mikrofilmen angesichts der laufenden Digitalisierungskosten nicht ein weiterer Budgetposten wird, den man sich sparen könnte. Tatsächlich kann die Erstellung und Lagerung von Mikrofilmen je nach Umfang durchaus aufwendig sein. Man benötigt spezielle Kameras, Fachpersonal und optimale Lagerbedingungen. Dennoch betrachten viele Archive und Unternehmen dies als unverzichtbare Investition in die Langzeitarchivierung, weil digitale Systeme allein zwar komfortabel, jedoch potenziell kurzlebiger sind. Sobald ein Archiv sehr hohe Anforderungen an die Haltbarkeit hat – etwa behördliche Dokumente, die für Jahrhunderte aufbewahrt werden müssen – ist Mikrofilm oft alternativlos.

Denn selbst Speichermedien wie DVDs oder Blu-Rays altern, Festplatten können ausfallen, und Cloudanbieter könnten ihre Angebote ändern oder einstellen. Dagegen ist Mikrofilm eine eigenständige physische Kopie, die auch ohne Strom und spezielles Lesegerät zumindest in Grundzügen (per starker Lupe) einsehbar bleibt. Wer also auf absolute Sicherheit setzt, wird auch in Zukunft einen Teil seiner Bestände verfilmen oder verfichet lassen.

Fazit: Mikrofilmen und Mikrofichen behalten ihre Relevanz – besonders im Hybrid-Verfahren

Bei aller Digitalisierungsoffensive und Cloud-Technologie: Das Mikrofilmen hat sich seit 1859 als robustes und langlebiges Speichermedium bewährt und ist aus vielen Archiven und Einrichtungen bis heute nicht wegzudenken. Die lange Haltbarkeit, die hohe Ausfallsicherheit und die Möglichkeit, wertvolle Originale zu entlasten, sprechen für Mikrofilm und Mikrofichen. Gleichzeitig hat die digitale Welt ihre unbestreitbaren Vorteile: Online-Zugriffe, schnelle Suchfunktionen, flexible Bearbeitung – all das ist mit analogen Methoden kaum zu erreichen. Der Trend zum Hybrid-Verfahren (Verfilmen bzw. Verfichet und gleichzeitig digitalisieren) zeigt, wie sich beide Technologien ergänzen können, um maximale Sicherheit und optimale Nutzung zu gewährleisten.

Archive, Kirchenbuchämter und kommunale Verwaltungen, die sich auf Mikrofilmen oder Mikrofichen verlassen, tun gut daran, gleichzeitig Digitalisierungsinitiativen zu starten. Auf diese Weise sind ihre Bestände einerseits gegen Beschädigungen oder Angriffsszenarien gesichert, andererseits jedoch direkt zugänglich für Forschung, Verwaltung oder die allgemeine Öffentlichkeit. Die häufig anzutreffende Anfertigung dreier Kopien (Original + zwei Sicherungssätze) für verschiedene Standorte belegt den hohen Sicherheitsanspruch, den solche Institutionen an sich selbst stellen.

Wenn aufgrund finanzieller Engpässe jedoch nur ein Satz Mikrofilme angefertigt wurde, steigt das Risiko von Beschädigungen, da eben dieser Satz regelmäßig in Lesegeräten Verwendung findet. In solchen Fällen ist eine baldige Digitalisierung wichtiger denn je: Einerseits ermöglicht sie, die vorhandenen Daten zu retten, bevor Kratzer oder Materialermüdung zu unwiederbringlichem Informationsverlust führen. Andererseits erschließt sie die bequeme, digitale Nutzung, ohne die Filme weiter zu beanspruchen.

Zusammenfassend bleibt: Mikrofilm und Mikrofichen sind trotz der scheinbar allgegenwärtigen Digitaltechnik nicht obsolet, sondern weiterhin ein starker Pfeiler in der Archivierung. Ihre unschlagbare Haltbarkeit und physische Unabhängigkeit machen sie für viele Einsatzzwecke unverzichtbar. In einer Zeit, in der Cloud-Services, Datenmigrationen und Formatwechsel zum Alltag gehören, punktet das Mikrofilmen als beruhigende Konstante. Zugleich zeigt der Erfolg des Hybrid-Verfahrens, dass moderne Archive die Vorteile beider Welten nutzen können – analoge Robustheit und digitale Zugänglichkeit. Dadurch wird sichergestellt, dass die kulturellen und historischen Schätze, die in Zeitungen, Kirchenbüchern, Urkunden oder Grundbüchern schlummern, noch für Jahrhunderte verfügbar bleiben und der menschlichen Neugier, Forschung und Verwaltung dienen können.

So gesehen hat René Dagron mit seiner Erfindung von 1859 etwas erschaffen, das selbst die rasante Innovationsgeschwindigkeit des 21. Jahrhunderts überdauert: eine verlässliche Archivierungsmethode, die weder Strom noch Updates braucht und die dennoch in vielen Institutionen das Rückgrat ihrer Bestände bildet – natürlich ergänzt durch moderne Digitalisierungsmaßnahmen, die den Nutzen der Inhalte für Wissenschaft, Genealogie, Verwaltung oder die breite Öffentlichkeit weiter erhöhen.

In der heutigen Zeit findet die Digitalisierung von Bauakten bzw. Papierakten statt um Platz, Zeit und Personalkosten zu sparen und Sie langfristig zu archivieren. In der Vergangenheit wurde dies durch die Mikroverfilmung bzw. Mikroverfichung erreicht. Auf diese damals verfilmtem Bauakten bzw. Papierakten muss heute immer noch zugriffen werden. Wir haben aktuell ein Projekt einer Kommune, die eine größere Anzahl an solchen Bauakten auf Mikrofilme (Microfilme) besitzen. Seither wurden die Mikrofilme(Microfilme) in einem Reader-Printer (Mikrofilm-Lesegerät mit Drucker) eingespannt und nach der entsprechenden Akte gesucht. Weiterlesen

In Berlin findet vom 7. bis 10. Juni 2011 der 100. Deutsche Bibliothekartag statt
Aus ganz Deutschland kommen über 3000 Bibliothekarinnen und Bibliothekare aus dem nationalen und internationalen Bibliothekswesen sowie andere Interessierte aus dem Bibliothekswesen. Das Motto „Bibliotheken für die Zukunft – Zukunft für die Bibliotheken“ des diesjährigen Bibliothekartags ist gleichzeitig auch Programm. Auf dem Bibliothekartag stehen die Weiterbildung, der Informationsaustausch mit Kollegen sowie die Entwicklungen der Zukunft für die Bibliotheken zum Gespräch. Weiterlesen