Digitale Archivierung – Blog von wjw digital

Alles rund um die Themen Akten, Dokumente, Mikrofilme, Microfiche scannen, digitalisieren und archivieren.

Technische Zeichnungen und Pläne auf Mikrofilmen, Mikrofiche oder Mikrofilm-Lochkarten und alte Stücklisten

In einer Firma im Bereich Maschinenbau und in alle anderen Technischen Bereichen werden eine Vielzahl von technischen Zeichnungen erstellt. Je größer die Maschinen und Anlagen desto länger ist der Hersteller verpflichtet Ersatzteile zu liefern, teilweise 30 Jahre und länger. Diese große Anzahl von möglichen Ersatzteilen werden nicht bevorratet sondern auf Anfrage in Einzelfertigung hergestellt. Die Technischen Zeichnungen und Pläne wurden alle samt mikroverfilmt. In einem großem Unternehmen können durch aus einige tausend Mikrofiches vorhanden sein. Weiterlesen

Bauakten bzw. Papierakten auf Mikrofiche (Microfiche) und Mikrofilme (Microfilme)

In der heutigen Zeit findet die Digitalisierung von Bauakten bzw. Papierakten statt um Platz, Zeit und Personalkosten zu sparen und Sie langfristig zu archivieren. In der Vergangenheit wurde dies durch die Mikroverfilmung bzw. Mikroverfichung erreicht. Auf diese damals verfilmtem Bauakten bzw. Papierakten muss heute immer noch zugriffen werden. Wir haben aktuell ein Projekt einer Kommune, die eine größere Anzahl an solchen Bauakten auf Mikrofilme (Microfilme) besitzen. Seither wurden die Mikrofilme(Microfilme) in einem Reader-Printer (Mikrofilm-Lesegerät mit Drucker) eingespannt und nach der entsprechenden Akte gesucht. Weiterlesen

Papier-Dokumente scannen bzw. digitalisieren und organisieren

Digitalisierte Dokumente werden mit Hilfe eines Dokumenten-Management-System (DMS) verwaltet und organisiert. Jedes digitale Dokument muss auch schnell wieder gefunden werden. Dies ist der entscheidende Vorteil gegenüber einer Papierablage bzw. einem Papierarchiv. Die Investition eine DMS Software scheint auf den ersten Blick sehr hoch zu sein. Allerdings muss die Kosten im Vergleich zu den momentan „versteckten Archivkosten“ sehen. Diese bestehen überwiegend aus Personalkosten. Das Suchen von Dokumenten kostet jeden Mitarbeiter im Durchschnitt 2,44 h pro Woche (iwd 2003). Rechnet man diese Zeit hoch auf 50 Mitarbeitern, so kommt man auf 122 h pro Woche. Die „versteckten Archivkosten“ betragen bei angenommenen Personalkosten von 30,00 € pro Stunde Weiterlesen

100. Deutsche Bibliothekartag

In Berlin findet vom 7. bis 10. Juni 2011 der 100. Deutsche Bibliothekartag statt
Aus ganz Deutschland kommen über 3000 Bibliothekarinnen und Bibliothekare aus dem nationalen und internationalen Bibliothekswesen sowie andere Interessierte aus dem Bibliothekswesen. Das Motto „Bibliotheken für die Zukunft – Zukunft für die Bibliotheken“ des diesjährigen Bibliothekartags ist gleichzeitig auch Programm. Auf dem Bibliothekartag stehen die Weiterbildung, der Informationsaustausch mit Kollegen sowie die Entwicklungen der Zukunft für die Bibliotheken zum Gespräch. Weiterlesen

Rückblick DMS EXPO Europas – Leitmesse für Enterprise-Content- und Dokumentenmanagement

Die DMS Expo fand letztes Jahr vom 26.10 bis 28.10.2010 auf der Messe Stuttgart statt. Die Messe zog nach langer Abwesenheit wieder von Köln nach Stuttgart um. Insgesamt waren 216 Aussteller an der Messe beteiligt. Alle bedeutenden Herstellerfirmen sowie einige Dienstleistungsunternehmen präsentierten Ihre Neuheiten, Produkte und Dienstleistungen. Laut der Landesmesse Stuttgart GmbH waren überwiegend alle Aussteller mit der von über 10.000 Besuchern aufgesuchten DMS Expo zufrieden.

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Projektbeispiele aus dem Bereich Mikrofiche (Microfiche), Mikrofilme (Microfilme) und Mikrofilm-Lochkarten scannen bzw. digitalisieren

In den kommenden Blogs werden wir Ihnen ein paar Beispielprojekte aus dem Bereich Mikrofilme- (Microfilme-), Mikrofiche- (Microfiche-) und Mikrofilm-Lochkartendigitalisierung erläutern.
Das Scannen bzw. Digitalisieren der Mikroformen ist eigentlich immer ähnlich, abhängig von der Qualität der Verfilmung bzw. der Verfichung. Historische Bücher und Dokumente (vorwiegend handgeschrieben) werden in der Regel mit 300 dpi Graustufen als TIFF gescannt und gespeichert. Verfilmtes und verfichtes Beleggut (Baurecht) wird in der Regel mit 200 dpi schwarz-weiß als JPEG gescannt und gespeichert. Weiterlesen

Beispielprojekte

In den kommenden Blogs werden wir Ihnen ein paar Beispielprojekte aus dem Bereich Mikrofilme- (Microfilme-), Mikrofiche- (Microfiche-) und Mikrofilm-Lochkartendigitalisierung erläutern.
Das Scannen bzw. Digitalisieren der Mikroformen ist eigentlich immer ähnlich, abhängig von der Qualität der Verfilmung bzw. der Verfichung. Historische Bücher und Dokumente (vorwiegend handgeschrieben) werden in der Regel mit 300 dpi Graustufen als TIFF gescannt und gespeichert. Verfilmtes und verfichtes Beleggut (Baurecht) wird in der Regel mit 200 dpi schwarz-weiß als JPEG gescannt und gespeichert. Weiterlesen

Projekt Digitalisieren bzw. Scannen von Kirchenbüchern auf Mikrofiche

Viele der existierenden Kirchenbücher wurden im Rahmen des Bundesprogrammes „Sicherungsverfilmung von Archivgut“ auf Mikrofichen (Microfichen) und Mikrofilmen (Microfilmen) gesichert. Die Sicherung von wichtigem Archivgut auf Mikrofichen (Microfichen) und Mikrofilmen (Microfilmen) hat viele Vorteile:

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Meldekarten von Einwohnermeldeämtern auf Mikrofichen (Microfichen)

In der Zeit wo es noch keine elektronische Datenverarbeitung, kurz EDV gab, wurden die Einwohnermeldedaten auf DIN A5 Karteikarten erfasst. Die Erfassung wurde teilwiese noch handschriftlich und später mit der Schreibmaschine vorgenommen. Diese Meldekarten wurden dann verficht, um Sie zu archivieren und den enormen Platzbedarf der Karteikarten zu reduzieren. Je mehr Einwohner eine Stadt hatte, desto größer war die Anzahl der Karteikarten und der Lagerraum für Schränke mit den Karteikarten.

Die Verfichung war ein riesiger Fortschritt, wenn man bedenkt dass bis 130 Meldekarten auf einen Mikrofiche im Format DIN A6 passen. Weiterlesen

Einbürgerungsakten auf Mikrofilm

Die Einbürgerungsakten einer großen Stadt in Baden-Württemberg wurden bis in die neunziger Jahre mikroverfilmt für die Archivierung. Die Aufbewahrungsfrist für Einbürgerungsakten beträgt 50 Jahre. Auf einem Mikrorollfilm sind zwischen 80 und 150 Akten mit durchschnittlich 100 Papierseiten. Für die Suche an einem Mikrofilm-Lesegerät benötigt man in der Regel eine halbe bis eine ganze Stunde. Das Ausdrucken der kompletten Akte dauert nochmals gut eine halbe Stunde. Weiterlesen