Digitale Archivierung – Blog von wjw digital

In einer Firma im Bereich Maschinenbau und in alle anderen Technischen Bereichen werden eine Vielzahl von technischen Zeichnungen erstellt. Je größer die Maschinen und Anlagen desto länger ist der Hersteller verpflichtet Ersatzteile zu liefern, teilweise 30 Jahre und länger. Diese große Anzahl von möglichen Ersatzteilen werden nicht bevorratet sondern auf Anfrage in Einzelfertigung hergestellt. Die Technischen Zeichnungen und Pläne wurden alle samt mikroverfilmt. In einem großem Unternehmen können durch aus einige tausend Mikrofiches vorhanden sein. Weiterlesen

Digitalisierte Dokumente werden mit Hilfe eines Dokumenten-Management-System (DMS) verwaltet und organisiert. Jedes digitale Dokument muss auch schnell wieder gefunden werden. Dies ist der entscheidende Vorteil gegenüber einer Papierablage bzw. einem Papierarchiv. Die Investition eine DMS Software scheint auf den ersten Blick sehr hoch zu sein. Allerdings muss die Kosten im Vergleich zu den momentan „versteckten Archivkosten“ sehen. Diese bestehen überwiegend aus Personalkosten. Das Suchen von Dokumenten kostet jeden Mitarbeiter im Durchschnitt 2,44 h pro Woche (iwd 2003). Rechnet man diese Zeit hoch auf 50 Mitarbeitern, so kommt man auf 122 h pro Woche. Die „versteckten Archivkosten“ betragen bei angenommenen Personalkosten von 30,00 € pro Stunde Weiterlesen

Die DMS Expo fand letztes Jahr vom 26.10 bis 28.10.2010 auf der Messe Stuttgart statt. Die Messe zog nach langer Abwesenheit wieder von Köln nach Stuttgart um. Insgesamt waren 216 Aussteller an der Messe beteiligt. Alle bedeutenden Herstellerfirmen sowie einige Dienstleistungsunternehmen präsentierten Ihre Neuheiten, Produkte und Dienstleistungen. Laut der Landesmesse Stuttgart GmbH waren überwiegend alle Aussteller mit der von über 10.000 Besuchern aufgesuchten DMS Expo zufrieden.

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In den kommenden Blogs werden wir Ihnen ein paar Beispielprojekte aus dem Bereich Mikrofilme- (Microfilme-), Mikrofiche- (Microfiche-) und Mikrofilm-Lochkartendigitalisierung erläutern.
Das Scannen bzw. Digitalisieren der Mikroformen ist eigentlich immer ähnlich, abhängig von der Qualität der Verfilmung bzw. der Verfichung. Historische Bücher und Dokumente (vorwiegend handgeschrieben) werden in der Regel mit 300 dpi Graustufen als TIFF gescannt und gespeichert. Verfilmtes und verfichtes Beleggut (Baurecht) wird in der Regel mit 200 dpi schwarz-weiß als JPEG gescannt und gespeichert. Weiterlesen

In der Zeit wo es noch keine elektronische Datenverarbeitung, kurz EDV gab, wurden die Einwohnermeldedaten auf DIN A5 Karteikarten erfasst. Die Erfassung wurde teilwiese noch handschriftlich und später mit der Schreibmaschine vorgenommen. Diese Meldekarten wurden dann verficht, um Sie zu archivieren und den enormen Platzbedarf der Karteikarten zu reduzieren. Je mehr Einwohner eine Stadt hatte, desto größer war die Anzahl der Karteikarten und der Lagerraum für Schränke mit den Karteikarten.

Die Verfichung war ein riesiger Fortschritt, wenn man bedenkt dass bis 130 Meldekarten auf einen Mikrofiche im Format DIN A6 passen. Weiterlesen