Papierakten scannen – der Game‑Changer für moderne Unternehmen

Papierakten scannen

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Papierakten scannen ist längst kein exotisches IT‑Projekt mehr, sondern eine strategische Notwendigkeit. Wer heute noch in Aktenschränken sucht, anstatt digitale Dokumente per Mausklick zu finden, verliert täglich Geld, Zeit und Wettbewerbsvorteile. In diesem Leitfaden erfahren Sie Schritt für Schritt, warum das Papierakten digitalisieren so wichtig ist, welche Kosten sich dadurch einsparen lassen – und wie Sie typische Fallstricke vermeiden.

Fünf handfeste Gründe, sofort mit dem Papierakten scannen zu starten

  • Sofortiger Zugriff: Digitale Suchfunktionen ersetzen langwieriges Blättern in Ordnern.
  • Platzersparnis: Bis zu 90 % weniger Archivfläche = geringere Miet‑ und Energiekosten.
  • Rechtssicherheit: Revisionssichere PDF/A‑Archive erfüllen GoBD‑ und DSGVO‑Vorgaben.
  • Workflow‑Beschleunigung: Digitalisierte Akten wandern automatisiert von Abteilung zu Abteilung.
  • Nachhaltigkeit: Weniger Papierverbrauch bedeutet eine bessere CO2‑Bilanz.

„Studien zeigen, dass Mitarbeiter durchschnittlich 2,44 Stunden pro Woche mit der Suche nach Papierdokumenten verbringen – Zeit, die sich durch konsequentes Papierakten scannen beinahe vollständig einsparen lässt.“

– Institut der deutschen Wirtschaft, iwd 2003

Kosten gegenrechnen: So teuer ist Ihr Papierarchiv wirklich

Kostenblock Formel Beispiel: 50 Mitarbeiter
Suchzeit (h/Jahr) 2,44 h × 50 MA × 52 Wochen ≈ 6 340 h
Personalkosten (€) 6 340 h × 30 €/h 190 200 €
Archivmiete (€) 150 m² × 8 €/m² ≈ 14 400 €
Gesamt pro Jahr ≈ 204 600 €

Demgegenüber liegen die Anschaffungskosten für Scanner, Software & Dienstleister meist deutlich niedriger und amortisieren sich oft innerhalb von zwei Jahren.

Der ideale Workflow: Vom Papierstapel zur digitalen Akte

  1. Projektanalyse: Aktenarten, Blattvolumen und Qualitäts­anforderungen erfassen.
  2. Vorbereitung: Heftklammern entfernen, Dokumente glätten, Barcodes einlegen.
  3. Scannen: Hochleistungs­scanner (A7–A0) erfassen bis zu 200 Images/Minute.
  4. Bild­optimierung & OCR: Leerseiten entfernen, Schräglagen korrigieren, Volltext­suche ermöglichen.
  5. Indexierung: Metadaten (Kundennummer, Rechnungs­datum, Projektnr.) für schnelle Recherche.
  6. Archivierung: Übergabe der digitalisierten Akten an Ihr DMS oder ECM – GoBD‑konform.
  7. Vernichtung oder Rückgabe: Nach Freigabe datenschutz­gerechte Entsorgung nach DIN 66399.

Typische Fragen beim Papierakten scannen – kurz beantwortet

  • Welche Auflösung brauche ich? 300 dpi reichen für Text­akten, 400–600 dpi für Pläne oder Fotos.
  • Behalte ich die Originale? Wahlweise Rückgabe, Zwischen­lagerung oder DSGVO‑konforme Vernichtung.
  • Welche Formate erhalte ich? Standard: PDF/A‑2b. Auf Wunsch TIFF, JPEG, PDF/A‑3 für ZUGFeRD.
  • Was ist mit farbigen Dokumenten? Farberkennung ordnet automatisch Farbe, Graustufe oder S/W zu – spart Speicher.

Best Practice: Erfolgsgeschichte aus der Praxis

Ein kommunaler Energieversorger digitalisierte 1,2 Millionen Seiten Bauakten.

  • Projektdauer: 5 Monate inklusive On‑Site‑Scanning.
  • Ergebnis: digitalisierte Akten im DMS; Suchzeit von 30 Minuten auf 2 Minuten reduziert.
  • Kostenersparnis: 1 000 m ⁄ € Akteur‑Archivfläche eingespart – ≈ 35 000 € jährlich.

„Dank Papierakten scannen haben wir unsere Prozess­kosten halbiert – und die Mitarbeiter sind endlich vom Papierchaos befreit.“
– Leiter Dokumenten­management

Do & Don’t – Fehler vermeiden beim Papierakten scannen

  • Do: Projektumfang realistisch kalkulieren, Metadaten früh definieren, Pilotlauf starten.
  • Don’t: Mischscanner ohne Doppeleinzugssensor nutzen – Risiko von Blattverlust.
  • Do: Revisions­sichere PDF/A‑Formate nutzen, um GoBD zu erfüllen.
  • Don’t: Originale sofort entsorgen – erst nach vollständiger Qualitäts­kontrolle.

Checkliste zur Projektplanung – Download & loslegen

Laden Sie unsere kostenlose PDF‑Checkliste „Projektplanung Papierakten scannen“ herunter und verschaffen Sie sich einen schnellen Überblick über alle wichtigen Schritte – vom Anforderungs­workshop bis zum Go‑live.

Fazit: Papierakten scannen – jetzt handeln und Vorteile sichern

Papierakten scannen ist mehr als nur eine technische Umstellung – es ist ein zentraler Bestandteil moderner, digitaler Unternehmens­strategien. Digitalisierte Akten verkürzen Suchzeiten, senken Kosten und schaffen Platz. Gleichzeitig erfüllen Sie gesetzliche Anforderungen an Daten­sicherheit und Revisions­sicherheit. Wer heute investiert, profitiert morgen von schlanken Prozessen, zufriedenen Mitarbeitern und einer starken Marktposition.

Starten Sie jetzt: Analysieren Sie Ihr Archiv, wählen Sie die passende Scan­strategie und setzen Sie Ihr Projekt Schritt für Schritt um. So wird aus Papierchaos ein zukunfts­fähiges, digitales Wissens­archiv.