Bauakten scannen bzw. digitalisieren / archivieren

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Stellen Sie sich ein großes Ingenieurbüro vor mit vielen Großprojekten in der ganzen Welt. Auf jeder Geschäftsreise müssen alle Unterlagen mitgenommen werden. Diese liegen meist nur in Papierform vor. So kann es durch aus sein, dass über 15 volle Ordner mit Akten mitgenommen werden müssen. Das Handling mit diesen Ordnern ist sehr schwer und nimmt viel Zeit in Anspruch.

Ein Lösung ist das scannen bzw. digitalisieren und die Speicherung auf einem Fileserver. Jeder Mitarbeiter hat aufgrund seiner Zugriffrechte entsprechenden Zugang zu den jeweiligen Dokumenten an jedem Ort der Welt.

Der Zugriff kann über Notebooks, Tablets und Smartphones erfolgen. Durch die Digitalisierung von Bauakten, Pläne und Bauunterlagen können Sie zukunftssicher auf alle essenziellen Informationen Ihres Unternehmens zugreifen

Professionelle Digitalisierung und Archivierung Ihrer Baudokumente

Wie jedes Bauunternehmen weiß, solange, wie ein Gebäude steht, müssen auch die entsprechenden Bauakten erhalten werden. Diese Dateien enthalten Pläne und Zeichnungen, Spezifikationen und andere wichtige Details, auf die während des gesamten Bauprozesses Bezug genommen werden muss und anschließend archiviert werden muss.

In der Vergangenheit wurden Bauzeichnungen und Baupläne in der Regel in Papierform archiviert. Doch Papier beanspruchte wertvollen Speicherplatz. Mit dem Aufkommen der digitalen Dokumentenverwaltung ist es nun möglich, Bauakten in einem digitalen Format zu archivieren.

Mit diesem digitalen Dokumentenmanagement sparen Sie nicht nur wertvollen Platz, sondern profitieren gleichzeitig auch von der besseren Nutzbarkeit und einem sicheren Langzeit- Bauaktenarchiv.

Wir bei wjw digital haben uns auf das Scannen und Digitalisieren von Bauakten spezialisiert. Selbst großformatige Dokumente können wir mit unseren hochauflösenden Scannern in digitale Form bringen. Auf diese Weise können Sie von den Vorteilen der digitalen Dokumentenverwaltung profitieren, ohne auf Qualität oder Genauigkeit verzichten zu müssen.

Ihre Vorteile durch Digitalisierung von Bauakten

  • Mehrere Personen können dieselben Baupläne zur gleichen Zeit verwenden, unabhängig von ihrem Standort.
  • Sie können auf Ihr digitales Archiv zugreifen, wann immer Sie wollen.
  • Sie Befreien sich von Papierakten und schaffen mehr Platz an Ihrem Standort.
  • Die Daten sind leicht zugänglich und bieten dennoch alle benötigten Informationen.
  • Die digitalen Daten können einfach in ein Building Information Model (BIM) eingefügt werden.
  • Sie können Ihre Daten mit anderen Dateien und Systemen verbinden.
  • Für Ihre Bauakten können Sie Ihre eigenen Aufbewahrungs- und Löschungsregeln erstellen.

Wie Digitalisiere ich meine Bauakten?

Beim Scannen und Digitalisieren von Bauakten gibt es einige Dinge zu beachten. Zuallererst müssen Sie sicherstellen, dass alle Dokumente in klein- und großformatige Kategorien unterteilt sind.

Danach können Sie die Dokumente auf verschiedenen Scannern einscannen. Dabei ist es wichtig, die ursprüngliche Reihenfolge der Dokumente beizubehalten, damit nichts in der Masse verloren geht.

Nachdem alles gescannt und digitalisiert wurde, können Sie damit beginnen, die Akten elektronisch wieder zusammenzuführen. Um Zeit, Kosten und Aufwand zu sparen können Sie einen Scandienstleister, wie wjw digital beauftragen, der den gesamten Prozess, schnell und professionell für Sie abwickelt

So digitalisieren wir Ihre Bauakten

Wir von wjw digital wissen, dass Bauakten wichtige Informationen enthalten, die es zu bewahren gilt. Deshalb bieten wir einen Digitalisierungsservice an, der Ihnen hilft, Ihre Bauakten zu schützen.

  1. Wir beginnen mit der Inventarisierung Ihres Archivs, um Festzustellen um wie viele Akten es sich handelt und mit Ihnen Ihre Wünsche bezüglich der Digitalisierung abzuklären.
  2. Im nächsten Schritt unterbreiten wir Ihnen ein unverbindliches Angebot.
  3. Sobald Sie uns den Auftrag erteilt haben, kümmern wir uns um die Übernahme und den Transport Ihrer Akten.
  4. Anschließend scannen wir die Dateien und beseitigen mögliche Fehler.
  5. Wenn Sie möchten, können wir die digitalen Dateien auch so aufbereiten, dass sie in ein Dokumentenmanagementsystem eingefügt werden können.
  6. Schließlich werden die Daten auf unsere Server exportiert, so dass Sie bei Bedarf jederzeit auf sie zugreifen können.
  7. Schließlich liegt es bei Ihnen, was mit den originalen Dokumenten passiert. Wir können sie entweder für sie lagern oder vernichten oder wir senden sie Ihnen zurück.

Scannen: Bauakten, Bauzeichnungen und Baupläne

Wir sind seit vielen Jahren im Bereich des Scannens und Digitalisierens von Bauunterlagen tätig. Unser Scanservice wird von vielen Architekturbüros und Bauunternehmen regelmäßig in Anspruch genommen. Nach Abschluss von Bauprojekten schicken sie uns ihre Dokumente und Bauakten zu oder nutzen den Abholservice.

Wir scannen und digitalisieren die Akten und kümmern uns am Ende auch um die Vernichtung der Originale, wenn Sie das wünschen. Unseren Scan-Service bieten wir nicht nur für komplette Bauaktenarchive, sondern auch für einzelne Bauprojekte an.

So können unsere Kunden Zeit und Platz sparen und haben jederzeit und überall Zugriff auf ihre Bauakten. Darüber hinaus ist unser Scanservice umweltfreundlich und trägt dazu bei, Papierabfälle zu reduzieren.