Digitale Archivierung – Blog von wjw digital

Alles rund um die Themen Akten, Dokumente, Mikrofilme, Microfiche scannen, digitalisieren und archivieren.

Aufbereitung von Ordnern mit Papierdokumenten

Bevor man Papierdokumente scannen bzw. digitalisieren kann, müssen diese entsprechend aufbereitet werden. Für den Scannvorgang werden Papierseiten ohne Klammern, Klebezettel oder sonstigen Anhaftungen benötigt. Die Aufbereitung der Papierdokumente ist reine Handarbeit. Je mehr Klammern entfernt werden müssen, desto länger dauert die Aufarbeitung und entsprechend teurer wird das Digitalisieren.

Bei der Aufbereitung werden die Dokumente gleichzeitig nach entsprechenden Kriterien sortiert. Vor jeden Papierstapel kommen in der der Regel Kreuzblätter oder Strichcodeblätter, anhand der Scanner erkennt, dass er die nächsten Dokumente in einen neuen Ordner abspeichern muss. Bei sehr großen Projekten ist es auch möglich, die Strichcode-Blätter im Voraus nach der Kundenvorgabe zu indexieren, so dass der Ordner schon entsprechend den Informationen im Strichcode benannt wird. Dies spart die Indexierung im nachhinein.

Nach dem Scannen bzw. Digitalisieren sind folgende Konvertierung möglich:

  • Multitifs
  • Single Pdf bzw. PDF/A
  • Multipage Pdf bzw. PDF/A
  • OCR-Auslesung der Multipage Pdf bzw. PDF/A

Grundsätzlich kann die Aufbereitung der Papierdokumente auch vom Auftragsnehmer übernommen werden, allerdings sind kleine Feinarbeiten durch den Scandienstleister immer noch von Nöten.Durch diese Vorgehensweise kann der Auftraggeber durchschnittlich ca. 30 bis 50 % sparen.

Digitalisieren bzw. Scannen von alten Zeitungen ab 1900 auf Mikrofilmen (Mikrofilmen) und Mikrofichen (Microfichen) Teil 1

Sämtliche alte Zeitungen wurden früher im Original aufbewahrt. In den fünfziger Jahre erfolge dann die Langzeitarchivierung der Originalzeitungen auf Mikrofilm aufgrund von folgenden Gründen:
Die Lagerkapazitäten waren erschöpft
Durch verschiedene Recherchearbeiten wurden die Zeitungen teilweise oder ganz beschädigt
Das Papier wurde nicht fachgerecht aufbewahrt. Papierzeitungen lagerten man am besten in trockenen, kühlen und dunklen Räumen. Eine fachgerechte Aufbewahrung im aufgefalteten Zustand mit leichtem Druck und vorheriger Entsäuerung ist sehr kostenintensiv. Weiterlesen

Digitalisieren bzw. Scannen von alten Zeitungen ab 1900 auf Mikrofilmen 2. Teil

Nach dem Digitalisieren bzw. Scannen der Mikrofilme (Microfilme) bzw. Mikrofiche (Microfiche) werden die Doppelseiten getrennt. In vielen Softwarelösung für die virtuellen Bibliotheken müssen die Einzelseiten auch noch die gleichen Maße aufweisen. Die Einzelseiten können schließlich noch mit Schlagworten bzw. Metadaten versehen werden.

Abhängig vom Budget kann man auch eine Vereinzelung der Artikel durch spezielle Software erreichen. Dies ist dann besonders für Zeitungsarchive interssant, deren Recherche hauptsächlich in älteren Zeitungen stattfindet.

Ebenso ist eine OCR-Auslesung der bis ca. 1940 eingesetzten Fraktur möglich. Diese Kosten sind aber im Vergleich zur der OCR-Auslesung der heutigen Schrift sehr hoch, da es ein kompliziertes Verfahren ist. Weiterlesen

Lohnabrechnung bzw. Gehaltsabrechnungen auf Mikrofilm (Microfilm)

Die Lohnabrechnung bzw. Gehaltsabrechnungen wurde gemäß den Aufbewahrungsfristen unter anderem auf Mikrofilmen (Microfilmen) archiviert. Ein großes Europäisches Unternehmen hat seit den 40. Jahren Ihre Lohnabrechnung bzw. Gehaltsabrechnungen auf Mikrofilmen (Microfilmen) und hat ständig noch zugriff bezgl. Betriebsrente, gesetzlicher Rente und sonstige Anfragen von ehemaligen Beschäftigten und aktuell noch beschäftige. Auf solchen Mikrofilmen (Microfilmen) sind bis zu 8000 Aufnahmen (Bilder), diese zu durchsuchen ist sehr mühsam und sehr zeitwendig. Weiterlesen

70 mm Mikrofilm (Microfilm) scannen bzw. digitalisieren

Der 70 mm Mikrofilm (Microfilm) ist eine Seltenheit in der Mikroverfilmung, da er sich schlussendlich nicht durchgesetzt hat. Der 70 mm Mikrofilm (Microfilm) wurde hauptsächlich im Großformatbereich wie Zeitungen und Zeichnungen eingesetzt. Nach unserem Kenntnisstand gibt es keine verfügbaren Gebraucht-Lesegeräte, geschweige denn Neugeräte. Es gibt aber trotzdem noch Firmen, welche diese 70 mm Mikrofilme (Microfilme) besitzen und dementsprechend die darauf befindlichen Informationen benötigen. Weiterlesen

Jahresendrallye wegen nicht verbrauchten Budgets

Bei allen öffentlichen und Kommunalen Einrichtungen werden die Ausgaben im Voraus geplant.
Es werden Ihnen bestimmte Budgets für Personal, Energie usw. zugeteilt. Die einzelnen Einrichtungen müssen mit dem zugeteilten Budgets/Etas haushalten. Die Kontrolle erfolgt durch monatliche Auswertungen. Sollte sich am Jahresende abzeichnen, dass noch Restbeträge nicht verbraucht sind, wird geschaut, was man noch benötigt wird bzw. welche Dienstleistungen noch in Anspruch genommen. Bei vielen Einrichtungen kann das nicht „verbrauchte Budgets“ nicht mit in das nächste Jahr genommen werden, oder noch schlimmer, es wird um den eingesparten Betrag gekürzt. Weiterlesen

Scannen bzw. Digitalisieren von Meldekarten auf Mikrofiche (Mirofiche)

Wir haben aktuell einen Auftrag einer Stadt erhalten, die Meldekarten auf Mikrofiche (Mirofiche) zu digitalisieren bzw. zu scannen. Leider hat uns die Stadt für einen kostenlosen und unverbindlichen Test Mikrofiche von sehr guter Qualität zugesandt, wobei wir eigentlich immer bei einem Test dazu sagen, Sie sollen uns die Mikrofiche mit der schlechtesten Qualität zusenden. Weiterlesen

Die 3. Jahrestagung E-Akte in Berlin

Die Jahrestagung fand vom 22.11. bis 23.11.2011 im ehemaligen Staatsratsgebäude am Berliner Schlossplatz statt. Die INFORA GmbH hatte über 500 Experten aus der Wirtschaft und aus dem öffentlichen Bereich eingeladen.
Eines der Haupthemen war das neue „E-Government-Gesetz“. Frau Dr. Laier vom Bundesministerium des Innern gab den Tagungsteilnehmern einen Zwischenbericht, mit dem man sich in der anschließenden Diskussionsrunde auseinandergesetzt hat. Die Teilnehmer konnten Ihre Anregungen und Wünsche in einem Referentenentwurf an die Bundesregierung weitergeben.
Weitere Schwerpunkte der 3.Jahrestagung E-Akte waren Weiterlesen

Verfilmung von aktuellen Zeitungen mit anschließender Digitalisierung bzw. Scannen der Mikrofilme (Microfilme)

Ein Zeitungsverlag lässt seine aktuellen Zeitungen verfilmen, d.h. auf Mikrofilm (Microfilm) archivieren. Bei dem zweiten Arbeitsschritt werden die Mikrofilme gescannt bzw. digitalisiert. Der Dritte Schritt beinhaltet die manuelle Sortierung der Scans (Bilder)nach Ausgaben, d.h. alle Seiten einer Tagesausgabe werden in einen indexierten Ordner (z.B. 02.01.2012_Ausgabe_WAZ)verschoben.
Bei dem letzten Schritt wird aus dem Ordner mit den einzelnen Scans einer Tagesausgabe eine Multipage-PDF erzeugt und gleichzeitig OCR ausgelesen. Weiterlesen

Versicherungsunterlagen auf Mikrofilm (Microfilm)

Eine große deutsche Versicherunggesellschaft hat Ihre Lebensversicherungspolicen sowie den dazugehörigen Schriftverkehr auf Mikrofilmen (Microfilmen) archiviert. Leider haben die damaligen Verfilmungsdienstleister unsauber gearbeitet. Die Blips wurden nicht korrekt gesetzt, was dazu führte, dass die Dokumentation über den Inhalt des Mikrofilms ebenfalls nicht korrekt respektive teileweise Lückenhaft ist. Die Recherchearbeiten sind somit immens personalaufwendig und damit sehr teuer. Weiterlesen