Effizientes Arbeiten durch dezentralisiertes und mobiles Scannen

Dezentralisiertes und mobiles Scannen ermöglicht es Ihnen, Dokumente von überall aus zu erfassen und sofort zu digitalisieren. Dies umfasst auch die Integration von E-Mails in den digitalen Workflow, um die Digitalisierung von Geschäftsprozessen zu fördern.

Dies ist entscheidend in einer Zeit, in der Remote-Arbeit und flexible Arbeitsmodelle immer wichtiger werden. Mobile Scans sparen Zeit, erhöhen die Effizienz und unterstützen die digitale Transformation in Unternehmen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie diese Technologien optimal nutzen können.

Die Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen ist ein wichtiger Schritt in Richtung Effizienz und Produktivität für Unternehmen. Ein zentraler Aspekt dabei ist das mobile Scannen, das es ermöglicht, Dokumente schnell und einfach zu digitalisieren und in die Unternehmensprozesse zu integrieren.

Durch die Verwendung von Scannern und mobilen Geräten können Mitarbeiter unterwegs oder im Homeoffice Dokumente scannen und direkt in die Unternehmenssysteme übertragen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Flexibilität und Reaktionsfähigkeit des Unternehmens.

Mobile Scanning-Lösungen sind somit ein unverzichtbares Werkzeug in der modernen Arbeitswelt, das die digitale Transformation unterstützt und die Effizienz steigert.

Die Bedeutung des dezentralisierten und mobilen Scannens

Flexibilität und Effizienz im Arbeitsumfeld sind entscheidend, um schnell auf Veränderungen reagieren zu können. In einer globalisierten Welt, in der Remote-Arbeit und dezentrale Teams zur Norm geworden sind, spielen mobile und dezentrale Scanning-Lösungen eine zentrale Rolle. Dezentrales Scannen ermöglicht es, Dokumente von jedem Standort aus effizient zu erfassen, was die Notwendigkeit physischer Scanner eliminiert.

Mobile Scans unterstützen die Digitalisierung in Verwaltungsprozessen und ermöglichen flexibles Arbeiten. Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter kann ein wichtiges Dokument direkt vor Ort scannen und es sofort in das zentrale System hochladen, um den Verarbeitungsprozess zu starten. Dies spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Datenverfügbarkeit und -genauigkeit. Das ERP-System kann die Inhalte analysieren und einen Ablagevorschlag generieren, basierend auf vorhandenen Datensätzen.

Die Bedeutung dieser Technologien zeigt sich besonders in ihrer Fähigkeit, die Arbeitsabläufe zu beschleunigen und die Produktivität zu steigern. Indem Unternehmen auf dezentrales und mobiles Scannen setzen, können sie ihre Reaktionsfähigkeit auf sich ändernde Anforderungen im Arbeitsumfeld erheblich verbessern. Die Integration von Dokumenten in Geschäftsabläufe ist dabei entscheidend, um ein effektives Dokumenten-Management-System zu gewährleisten. Die Auswirkungen dieser Technologien sind deutlich spürbar.

Vorteile des dezentralisierten und mobilen Scannens

Durch dezentrales Scannen wird die Effizienz in der Dokumentenerfassung erheblich erhöht. Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit Sie sparen, wenn Dokumente nicht mehr physisch von einem Ort zum anderen transportiert werden müssen. Mobiles Scannen mit einem Dokumentenscanner ermöglicht eine schnellere Dokumentenerfassung, was die Effizienz steigert und Projekte beschleunigt.

Ein weiterer Vorteil ist die Reduzierung von Störungen für Kunden, da diese schneller ein- und aussteigen können, ohne lange auf das Scannen und Verarbeiten von Dokumenten warten zu müssen. Dezentrales Scannen verbessert auch die Fähigkeit zur schnellen Reaktion auf sich verändernde Anforderungen im Arbeitsumfeld, was für die heutige Geschäftswelt unerlässlich ist.

Die Flexibilität, die mobiles Scannen bietet, ermöglicht es Mitarbeitenden, Informationen von verschiedenen Standorten aus zu erfassen und zu verarbeiten. Dies vermeidet die Unhandlichkeit klassischer Scanner und ermöglicht eine schnelle Dokumentenverarbeitung, während die Funktionen des Systems optimal genutzt werden.

IT-Infrastruktur für mobiles Scannen

Eine geeignete IT-Infrastruktur ist die Grundlage für effizientes mobiles Scannen. Dazu gehören leistungsfähige Scanner, eine stabile Netzwerkverbindung und eine benutzerfreundliche Software, die die Verarbeitung und Speicherung der gescannten Dokumente ermöglicht. Es ist auch wichtig, dass die IT-Infrastruktur sicher und zuverlässig ist, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten.

Durch die Anbindung an bestehende Systeme wie ERP-Systeme oder Dokumenten-Management-Systeme kann das mobile Scannen noch effizienter gestaltet werden. Eine gut durchdachte IT-Infrastruktur stellt sicher, dass alle gescannten Dokumente nahtlos in die bestehenden Workflows integriert werden, was die Effizienz und Produktivität des Unternehmens weiter steigert.

Geräte für dezentrales und mobiles Scannen

Die Auswahl der richtigen Geräte für dezentrales und mobiles Scannen ist entscheidend für den Erfolg dieser Technologie. Mobile Geräte wie Smartphones und Tablets ermöglichen das Scannen von Dokumenten überall und jederzeit, was die Flexibilität im Arbeitsumfeld erheblich erhöht. Dies schließt auch die Integration von Druckern in moderne Arbeitsabläufe ein, besonders im Hinblick auf die Herausforderungen des Homeoffice und die Digitalisierung von Dokumenten. Die DPS Mobile Suite ist ein Beispiel für eine Anwendung, die das Scannen ohne traditionelle Geräte ermöglicht, indem mobile Endgeräte genutzt werden.

Für Unternehmen, die spezialisierte Hardware bevorzugen, gibt es kompakte mobile Scanner, die speziell für unterwegs entwickelt wurden. Diese Geräten verfügen häufig über WLAN-Funktionalitäten und können einfach in einem Haus transportiert werden, was sie ideal für den Einsatz vor Ort auf einem Platz weg macht. Barcodes können dabei effizient erfasst werden, während sie in ein Netzwerk integriert werden. Gleichzeitig wird der Einsatz von traditionellen stationären PCs durch mobile Geräte wie Laptops und Smartphones ergänzt, was die Flexibilität und Mobilität im Arbeitsumfeld weiter erhöht.

Solche mobilen Scanner erweitern die Dienstleistungsangebote eines Unternehmens und ermöglichen neue Produktoptionen, wie z.B. 360°-Ansichten. Die Flexibilität mobiler Scannersysteme erlaubt es Unternehmen zudem, individuell angepasste Preisstrukturen anzubieten, was einen weiteren Wettbewerbsvorteil darstellt. Darüber hinaus spielen mobile Handgeräte (MDE-Geräte) eine zentrale Rolle, indem sie den Mitarbeitenden helfen, Artikelstandorte anzuzeigen, die Kommissionierung zu bestätigen und die Lagerbestände in Echtzeit zu aktualisieren.

Integration mobiler Scans in Geschäftsprozesse

Die Integration mobiler Scans in Geschäftsprozesse kann die Effizienz und Standardisierung von Abläufen erheblich verbessern. Mobile Scans können in standardisierte Prozesse integriert werden, ähnlich wie Dokumente aus verschiedenen Eingangskanälen. Die Einführung solcher Lösungen hilft, Verwaltungsprozesse zu optimieren und sicherzustellen, dass alle Dokumente schnell und korrekt verarbeitet werden. Die effiziente Verwaltung von Inhalten aus analogen und digitalen Quellen ist dabei von großer Bedeutung. Der Prozess der Integration ist entscheidend für den Erfolg.

Softwarelösungen wie DPS Invoice unterstützen die standortunabhängige Kontrolle und Korrektur von Rechnungen, was die Flexibilität und Effizienz im Rechnungswesen erhöht. Eingehende Dokumente werden durch künstliche Intelligenz klassifiziert und den entsprechenden Workflows zugewiesen. Diese Dokumente werden dann im Dokumentenmanagement-System (DMS) gespeichert, um ihre Vollständigkeit und Lesbarkeit zu sichern, wodurch der manuelle Aufwand minimiert und die Genauigkeit erhöht wird.

Die Integration von cloudbasierten Plattform zur Datenspeicherung rationalisiert die Arbeitsabläufe weiter und minimiert den Bedarf an manuellem Aufwand. Dies ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren und die Produktivität zu steigern. Der flexible Zugriff auf Daten unterstützt zudem Heimarbeit und mobiles Arbeiten, was Teil einer umfassenden Strategie zur Digitalisierung ist.

Anwendungsbereiche des mobilen Scannens

Das mobile Scannen findet in vielen Bereichen Anwendung, von der Buchhaltung und Rechnungsverarbeitung bis hin zur Personalverwaltung und zum Kundenmanagement. Es ermöglicht die schnelle und einfache Erfassung von Dokumenten wie Rechnungen, Lieferscheinen, Verträgen und Personalakten.

Durch die Digitalisierung dieser Dokumente können Unternehmen ihre Prozesse optimieren, die Suche nach Informationen beschleunigen und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen verbessern. Darüber hinaus kann das mobile Scannen auch im Homeoffice oder auf Reisen eingesetzt werden, um die Flexibilität und Mobilität der Mitarbeiter zu erhöhen. Diese Vielseitigkeit macht das mobile Scannen zu einem wertvollen Werkzeug in der modernen Geschäftswelt.

Sicherheit und Datenschutz beim mobilen Scannen

Sicherheit und Datenschutz sind beim mobilen Scannen von größter Bedeutung. Ein Sicherheits- und Datenschutz-Dashboard hilft Benutzern, den Sicherheitsstatus ihres Geräts zu überwachen und potenzielle Risiken zu erkennen. Die Erfassung von Anmerkungen und Metadaten ermöglicht eine ordnungsgemäße und nachvollziehbare Dokumentation, insbesondere hinsichtlich der Protokollierung und Versionierung der Dokumente. Die Funktion ‘Find My Mobile’ bietet zudem die Möglichkeit, verlorene oder gestohlene Geräte zu orten und zu steuern, was einen zusätzlichen Schutz bietet.

Regelmäßige Überprüfungen der Berechtigungen von Apps sind entscheidend, um ungewollte Zugriffe auf sensible Daten zu verhindern. Einstellungen zur App-Sicherheit ermöglichen das Scannen auf bösartige Software, was die Sicherheit des Mobilgeräts erhöht. Die Offline-Funktionalität der Softwarelösung erlaubt es Benutzern, Inhalte ohne Verbindung zum Server zu erfassen, was die Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit der Anwendung erhöht. Die Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung bietet einen zusätzlichen Schutz für Konten und persönliche Daten.

Zukünftige mobile Scanning-Technologien werden voraussichtlich verbesserte Sicherheitsfunktionen bieten, um sensible Daten während des Scannens und der Übertragung zu schützen und das Risiko von Sicherheitsverletzungen zu minimieren.

Digitale Lösungen für effizientes Scannen

Es gibt verschiedene digitale Lösungen, die das mobile Scannen unterstützen und optimieren können. Dazu gehören Scanner-Software, Dokumenten-Management-Systeme und Cloud-Speicherdienste. Diese Lösungen ermöglichen die automatische Verarbeitung und Klassifizierung der gescannten Dokumente, die Anbindung an bestehende Systeme und die sichere Speicherung der Daten.

Durch die Verwendung von digitalen Lösungen kann das mobile Scannen noch effizienter und sicherer gestaltet werden, um die Anforderungen moderner Unternehmen zu erfüllen. Es ist wichtig, dass die gewählte Lösung flexibel und anpassbar ist, um den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens gerecht zu werden. So können Unternehmen sicherstellen, dass sie stets auf dem neuesten Stand der Technik sind und ihre Prozesse kontinuierlich verbessern.

Beispiele aus der Praxis

Die BMW Group hat erfolgreich ihre Werke weltweit mit mobiler Scanning-Technologie digitalisiert. Dies hat die Zusammenarbeit aus der Ferne verbessert und die Entscheidungsfindung optimiert. Die Geschäftsführer spielten dabei eine zentrale Rolle bei der Einführung dieser Technologie und der strategischen Planung. Solche Beispiele zeigen, wie die Einführung mobiler Scanning-Lösungen die Effizienz und Produktivität in großen Organisationen steigern kann.

Diese Praxisbeispiele verdeutlichen die Vielzahl und den Nutzen mobiler Scanning-Technologien in verschiedenen Branchen und Anwendungsszenarien. Besonders hervorzuheben ist die Verteilung der Standorte, die eine effiziente Digitalisierung und Dokumentenverwaltung ermöglicht. Sie dienen als Inspiration für andere Unternehmen, die ähnliche Technologien einführen möchten, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren.

Herausforderungen und Lösungen

Die Einführung mobiler Scanlösungen kann durch den Bedarf an spezialisiertem Wissen erschwert werden, da traditionelle Vermessungen oft Experten erfordern. Um diese Herausforderung auf einer soliden Basis zu überwinden, sind benutzerfreundliche Tools, die mit minimaler Schulung bedient werden können, von entscheidender Bedeutung. Dabei ist es wichtig, dass die Benutzer eine Lösung finden, um das Ziel der neuen Technologien schnell und effizient nutzen zu können. Das Thema der Digitalisierung spielt hierbei eine zentrale Rolle, da es die Grundlage für die Implementierung und Nutzung dieser Technologien bildet.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die sichere Integration mobiler Scanning-Lösungen in bestehende IT-Infrastruktur. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die neuen Systeme nahtlos mit den vorhandenen Plattformen und Anwendungen verbunden werden können, um die Effizienz zu maximieren und Ausfallzeiten zu minimieren. Ein Dokumenten-Management-System (DMS) kann hierbei Mehrwertdienste zur Verfügung stellen, die die Verwaltung und den Austausch von Dokumenten innerhalb digitaler Akten erleichtern. Eine optimale Anbindung ist dabei entscheidend.

Auch die Anpassung der Arbeitsabläufe und die Schulung der Mitarbeitenden sind entscheidende Schritte, um die Transformation in der Arbeitswelt erfolgreich umzusetzen. Durch die Bereitstellung geeigneter Schulungen und Support können Unternehmen sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden in der Lage sind, die neuen Technologien effektiv zu nutzen und ihre Vorteile voll auszuschöpfen. Ein wichtiger Schritt in diesem Prozess ist die kontinuierliche Weiterbildung der Mitarbeitenden, die auch vom Arbeitgeber unterstützt werden sollte.

Zukünftige Entwicklungen im Bereich des mobilen Scannens

 

 

 

 

 

 

Die Zukunft des mobilen Scannens wird durch technologische Fortschritte revolutioniert, darunter:

• 6G, das die mobilen Scanning-Fähigkeiten verbessert, indem es ultra-reliable, low-latency Kommunikation bereitstellt. Dies ermöglicht die Verarbeitung großer Mengen an Seiten pro Minute.
• Künstliche Intelligenz (KI), die die Verarbeitung und Analyse von gescannten Dokumenten optimiert
• Edge Computing, das die Echtzeitverarbeitung von Dokumenten erleichtert. Tablets spielen hierbei eine wichtige Rolle, da sie neben Smartphones und MDE-Geräten zur Unterstützung der digitalen Kommissionierungsprozesse eingesetzt werden.

Diese Technologien werden die Effizienz und Benutzerfreundlichkeit des mobilen Scannens erheblich steigern.

Die Integration von KI in mobile Scanning-Apps wird die Dokumentenmanagementprozesse optimieren, wodurch eine bessere Automatisierung und verbesserte Genauigkeit bei der Datenerfassung ermöglicht wird. Die Entwicklung hin zu Edge Computing wird voraussichtlich die Verarbeitungszeit für gescannte Dokumente verkürzen, indem die Daten näher an ihrer Quelle verarbeitet werden.

Auch Augmented Reality (AR) könnte in Zukunft eine wichtige Rolle spielen, indem sie den Nutzern hilft, Dokumente effektiver zu scannen und Echtzeit-Feedback visuell bereitzustellen. Diese technologischen Fortschritte werden die Möglichkeiten des mobilen Scannens erheblich erweitern und neue Anwendungsbereiche erschließen.

Zusammenfassung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass dezentrales und mobiles Scannen eine Vielzahl von Vorteilen bietet, von erhöhter Effizienz und Flexibilität bis hin zu verbesserten Sicherheitsmaßnahmen. Die verschiedenen Themen der Digitalisierung, wie Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit, spielen dabei eine zentrale Rolle. Die richtige Integration in Geschäftsprozesse und die Auswahl geeigneter Geräte sind entscheidend für den Erfolg dieser Technologie.

Mit den erwarteten technologischen Fortschritten und der kontinuierlichen Weiterentwicklung mobiler Scanning-Lösungen wird diese Technologie in Zukunft noch bedeutender werden. Smartphones und Tablets sind dabei unerlässlich für die papierlose Durchführung von Kommissionierprozessen und die Digitalisierung von Dokumenten im Homeoffice. Unternehmen, die diese Entwicklungen frühzeitig adaptieren, werden einen Wettbewerbsvorteil erzielen und ihre Arbeitsprozesse erheblich optimieren können.

Häufig gestellte Fragen

Warum ist dezentrales Scannen wichtig?

Dezentrales Scannen ist wichtig, da es die Erfassung von Dokumenten von verschiedenen Standorten aus ermöglicht, wodurch Flexibilität und Effizienz gesteigert werden und die Abhängigkeit von physischen Scannern entfällt.

Welche Geräte können für mobiles Scannen verwendet werden?

Für mobiles Scannen eignen sich Smartphones, Tablets, spezialisierte mobile Scanner sowie Anwendungen wie die DPS Mobile Suite. Diese Geräte und Softwarelösungen ermöglichen eine effiziente digitale Erfassung von Dokumenten unterwegs.

Wie können mobile Scans in Geschäftsprozesse integriert werden?

Die Integration von mobilen Scans in Geschäftsprozesse gelingt durch die Anbindung an IT-Infrastrukturen und cloudbasierte Plattformen, was die Arbeitsabläufe optimiert und den manuellen Aufwand reduziert.

Welche Sicherheitsmaßnahmen sind beim mobilen Scannen wichtig?

Wichtig ist, dass Sie Sicherheitsmaßnahmen wie ein Sicherheitsdashboard, die ‚Find My Mobile‘-Funktion, regelmäßige Überprüfungen der App-Berechtigungen sowie die Zwei-Faktor-Authentifizierung implementieren. Diese Schritte helfen, Ihr mobiles Scannen sicherer zu gestalten.

Welche zukünftigen Entwicklungen sind im Bereich des mobilen Scannens zu erwarten?

Zukünftige Entwicklungen im mobilen Scannen werden durch den Fortschritt der 6G-Technologie, die Integration von KI und Edge Computing sowie die Nutzung von Augmented Reality geprägt sein. Diese Innovationen werden die Möglichkeiten und Anwendungen des mobilen Scannens erheblich erweitern.