Digitale Archivierung – Blog von wjw digital

Alles rund um die Themen Akten, Dokumente, Mikrofilme, Microfiche scannen, digitalisieren und archivieren.

Digitale Geschäftsmodelle

Nicht nur die Produktion von Waren verändert sich, auch die Produkte selbst werden digitalisiert. Neue Geschäftsmodelle in der digitalen Arbeitswelt basieren oft auf einem neuen Produktverständnis. Damit gehen veränderte Tätigkeitsprofile und qualifikatorische Anforderungen an die Mitarbeiter einher. Neue Serviceformen werden zu IT-basierten Tätigkeiten und Kenntnisse in der Datenverarbeitung zur Voraussetzung. Archivierung spielt hier eine sehr große Rolle.

SAP und ihr Beitrag zur Digitalisierung

Mit dem Wandel des digitalen Zeitalters werden auch neue Berufsbilder entstehen. Hier ist von zentraler Bedeutung, dass Unternehmen ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf die Digitalisierung vorbereiten. Auch im Bereich Archivierung müssen neue Bildungswerte geschaffen werden.

SAP hat die Bedeutung der Aus- und Weiterbildung der eigenen Belegschaft erkannt. 2017 investiert das Unternehmen rund 190 Millionen Euro ins Lernen. 2016 waren es sogar 140 Millionen Euro.

Jumbo Fiche (18 cm x 24 cm) scannen

Der Jumbo-Fiche ist eine Sonderform des Mikrofiches (Microfiches). Der weitverbreite Mikrofiche hat das Format DIN A 6 (145mmx105mm) und kann mit unseren Zeutschel Hochleitungsscannern weitestgehend automatisch gescannt werden. 

Bei den Jumbo-Fichen hingegen, muss jedes einzelne Bild manuell „eingefangen“ und per Knopfdruck gescannt werden. Theoretisch könnte man die Jumbo-Fiche auch in vier kleine Mikrofiches zerschneiden. Diese Möglichkeit besteht aber nicht immer, da zwischen den Bildern oft kein Zwischenraum ist. Ein weiterer Nachteil des Zerschneidens wäre, dass man nach dem Scannen die einzelnen Bilder von Hand umbenennen muss, damit die Reihenfolge der Bilder eingehalten wird. Ansonsten gibt es keine andere Möglichkeit diese Sonderform der Mikrofiche (Microfiche) zu scannen. Weiterlesen

Mikrofiche (Microfiche) Lesegerät und Mikrofilm (Microfilm) Reader Printer

Um Mikrofiche (Microfiche), Mikrofilme (Microfilme) und Mikrofilm-Lochkarten anschauen zu
können werden sogenannte Mikrofiche (Microfiche) Lesegerät und Mikrofilm (Microfilm) Reader
Printer benötigt. Die Zahl der Verfilmungen und Verficheungen ist stark rückläufig, da viele Daten
gleich digital archiviert werden.

Weiterlesen

Akten scannen, Akten archivieren, scannen und Dokumente archivieren

In Unternehmen, Kommunen und anderen Einrichtungen fallen jeden Tag eine Vielzahl von Papierdokumenten wie z. B. Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Auftragsbestätigungen und andere Belege an, welche mindestens zwischen 6 und 10 Jahren aufbewahrt werden müssen.
Die Arbeitsabläufe in einem Unternehmen lassen sich durch digitale Speicherungen der Daten erheblich erleichtern und vereinfachen. Durch die Digitalisierung und Archivierung Ihrer Papierdokumente erreichen Sie eine langfristige Kostenersparnis bei den Personalkosten sowie bei den Raumkosten.
Beispielrechnung: Weiterlesen

Bauakten und Baupläne scannen bzw. digitalisieren

Ein großes Ingenieurbüro hat sehr viele Großprojekten in der ganzen Welt . Auf jeder Geschäftsreise müssen alle Unterlagen mitgenommen werden. Diese liegen meist nur in Papierform vor. So kann es durchaus vorkommen, dass über 15 volle Ordner mit Bauakten und Baupläne mitgenommen werden müssen. Das Handling mit diesen Ordnern ist sehr schwer und nimmt viel Zeit und Raum in Anspruch. Weiterlesen

Was und warum wurde Alles auf Mikrofilmen (Microfilmen) bzw. Mikrofichen (Microfichen) archiviert?

Im Jahre 1859 wurde der Mikrofilm wurde von René Dagron erfunden. Es ist schon erstaunlich, dass sich dieses analoge Speichermedium bis heute noch hält. Bei entsprechender Lagerung (20°C und 50% relative Luftfeuchte) sind Mikrofilme mehr als 300 Jahre haltbar. Dies ist immer noch ein entscheidender Vorteil gegenüber der Speicherung auf digitalen Medien. Es werden heute noch viele historische Dokumente, wie z. B. Zeitungen, Kirchenbücher, Urkunden, Grundbücher, alte Bücher, um nur einige zu nennen, auf Mikrofilmen (Microfilmen) bzw. Mikrofichen (Microfichen) archiviert.
Oft wird das sogenannte Hybrid-Verfahren durchgeführt, d.h. es wird verfilmt bzw. verfichet und gleichzeitig digitalisiert. Die Verfilmung und Verfichung wird zum einen wegen der Archivierung und zum anderen um die historischen Originaldokumente zu schützen durchgeführt. Stellt man sich ein Kirchenbuchamt vor, in dem jeden Tag Ahnenforscher die alten Kirchenbücher durchsuchen, würden selbst mit Handschuhen die Pfarrmatrikel sehr in Mitleidenschaft gezogen werden. So hat man nun die ganzen Bücher verfichet oder verfilmt. Oft gibt es drei Sätze von den Mikrofilmen (Microfilmen) bzw. Mikrofichen (Microfichen):

Weiterlesen

Technische Zeichnungen und Pläne auf Mikrofilmen, Mikrofiche oder Mikrofilm-Lochkarten und alte Stücklisten

In einer Firma im Bereich Maschinenbau und in alle anderen Technischen Bereichen werden eine Vielzahl von technischen Zeichnungen erstellt. Je größer die Maschinen und Anlagen desto länger ist der Hersteller verpflichtet Ersatzteile zu liefern, teilweise 30 Jahre und länger. Diese große Anzahl von möglichen Ersatzteilen werden nicht bevorratet sondern auf Anfrage in Einzelfertigung hergestellt. Die Technischen Zeichnungen und Pläne wurden alle samt mikroverfilmt. In einem großem Unternehmen können durch aus einige tausend Mikrofiches vorhanden sein. Weiterlesen

Bauakten bzw. Papierakten auf Mikrofiche (Microfiche) und Mikrofilme (Microfilme)

In der heutigen Zeit findet die Digitalisierung von Bauakten bzw. Papierakten statt um Platz, Zeit und Personalkosten zu sparen und Sie langfristig zu archivieren. In der Vergangenheit wurde dies durch die Mikroverfilmung bzw. Mikroverfichung erreicht. Auf diese damals verfilmtem Bauakten bzw. Papierakten muss heute immer noch zugriffen werden. Wir haben aktuell ein Projekt einer Kommune, die eine größere Anzahl an solchen Bauakten auf Mikrofilme (Microfilme) besitzen. Seither wurden die Mikrofilme(Microfilme) in einem Reader-Printer (Mikrofilm-Lesegerät mit Drucker) eingespannt und nach der entsprechenden Akte gesucht. Weiterlesen

Papier-Dokumente scannen bzw. digitalisieren und organisieren

Digitalisierte Dokumente werden mit Hilfe eines Dokumenten-Management-System (DMS) verwaltet und organisiert. Jedes digitale Dokument muss auch schnell wieder gefunden werden. Dies ist der entscheidende Vorteil gegenüber einer Papierablage bzw. einem Papierarchiv. Die Investition eine DMS Software scheint auf den ersten Blick sehr hoch zu sein. Allerdings muss die Kosten im Vergleich zu den momentan „versteckten Archivkosten“ sehen. Diese bestehen überwiegend aus Personalkosten. Das Suchen von Dokumenten kostet jeden Mitarbeiter im Durchschnitt 2,44 h pro Woche (iwd 2003). Rechnet man diese Zeit hoch auf 50 Mitarbeitern, so kommt man auf 122 h pro Woche. Die „versteckten Archivkosten“ betragen bei angenommenen Personalkosten von 30,00 € pro Stunde Weiterlesen