Digitale Archivierung – Blog von wjw digital

Alles rund um die Themen Akten, Dokumente, Mikrofilme, Microfiche scannen, digitalisieren und archivieren.

Vorgaben bei der E-Mail-Archivierung

Vielen Unternehmen bereitet das Problem der E-Mail-Archivierung. Kaum einer weiß, ob und wenn ja, wie lange E-Mails zurückgehalten werden. Laut GoBD regelt diese Verwaltungsvorschrift die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von relevanten steuerrechtlichen elektronischen Daten in Bezug auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Falls also eine E-Mai die Funktion eines Handels- bzw. Geschäftsbriefes oder eines Buchungsbelegs hat, ist sie aufbewahrungspflichtig. Weiterlesen

Buchtipp: Digitalisierung – Schlüsseltechnologien für Wirtschaft & Gesellschaft

Die Digitalisierung ist die Basis fast aller Kommunikations- und Informationswege, die jeder Mensch heute nutzt. Neben der Steuerung von Wirtschaft, Wissenschaft und öffentliches Leben wird auch das Privatleben mittlerweile stark davon beeinträchtigt. Alle Lebensbereiche tragen Überschneidungen damit, denn neben Produktion, Mobilität und Medien, spielen auch die Gesundheit und Sicherheit eine große Rolle in der Digitalisierung. Weiterlesen

Digitalisierung als analytisch-strategische Herausforderung

Die Digitalisierung kann verkürzend als Zusammenwirken von zwei Faktoren beschrieben werden:

1. Eine immer engmaschigere „Vermessung der Welt“ durch Sensoren macht Daten massenhaft zugänglich, bei gleichzeitiger automatisierter Verarbeitung und Auswertbarkeit.

2. Die Senkung von Transaktions- und Opportunitätskosten eröffnet Potenziale zur Optimierung und entgrenzt den Wettbewerb, da Markteintritte so einfach werden wie noch nie. Weiterlesen

Standpunkt Digitalisierung im eigenen Unternehmen

Für viele Unternehmen waren die digitalen Veränderungen der letzten Jahre zunächst mehr oder weniger irrelevant, da neue digitale Dienstleistungen keine größere Auswirkung auf ihr Geschäftsmodell und die Arbeitsrealität ihrer Mitarbeiter hatten. I.d.R. wurden lediglich einzelne Prozessschritte digitalisiert oder automatisiert, die in der Produktion Effizienzsteigerungen und eine Kostenreduktion ermöglichten. Mittlerweile spüren viele Unternehmen aber massiv den Druck, digitaler zu werden, und zwar grundlegend – sowohl in Richtung Kunde als auch in Richtung Mitarbeiter. Weiterlesen

Digitale Geschäftsmodelle

Nicht nur die Produktion von Waren verändert sich, auch die Produkte selbst werden digitalisiert. Neue Geschäftsmodelle in der digitalen Arbeitswelt basieren oft auf einem neuen Produktverständnis. Damit gehen veränderte Tätigkeitsprofile und qualifikatorische Anforderungen an die Mitarbeiter einher. Neue Serviceformen werden zu IT-basierten Tätigkeiten und Kenntnisse in der Datenverarbeitung zur Voraussetzung. Archivierung spielt hier eine sehr große Rolle.

SAP und ihr Beitrag zur Digitalisierung

Mit dem Wandel des digitalen Zeitalters werden auch neue Berufsbilder entstehen. Hier ist von zentraler Bedeutung, dass Unternehmen ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf die Digitalisierung vorbereiten. Auch im Bereich Archivierung müssen neue Bildungswerte geschaffen werden.

SAP hat die Bedeutung der Aus- und Weiterbildung der eigenen Belegschaft erkannt. 2017 investiert das Unternehmen rund 190 Millionen Euro ins Lernen. 2016 waren es sogar 140 Millionen Euro.

Jumbo Fiche (18 cm x 24 cm) scannen

Der Jumbo-Fiche ist eine Sonderform des Mikrofiches (Microfiches). Der weitverbreite Mikrofiche hat das Format DIN A 6 (145mmx105mm) und kann mit unseren Zeutschel Hochleitungsscannern weitestgehend automatisch gescannt werden. 

Bei den Jumbo-Fichen hingegen, muss jedes einzelne Bild manuell „eingefangen“ und per Knopfdruck gescannt werden. Theoretisch könnte man die Jumbo-Fiche auch in vier kleine Mikrofiches zerschneiden. Diese Möglichkeit besteht aber nicht immer, da zwischen den Bildern oft kein Zwischenraum ist. Ein weiterer Nachteil des Zerschneidens wäre, dass man nach dem Scannen die einzelnen Bilder von Hand umbenennen muss, damit die Reihenfolge der Bilder eingehalten wird. Ansonsten gibt es keine andere Möglichkeit diese Sonderform der Mikrofiche (Microfiche) zu scannen. Weiterlesen

Mikrofiche (Microfiche) Lesegerät und Mikrofilm (Microfilm) Reader Printer

Um Mikrofiche (Microfiche), Mikrofilme (Microfilme) und Mikrofilm-Lochkarten anschauen zu
können werden sogenannte Mikrofiche (Microfiche) Lesegerät und Mikrofilm (Microfilm) Reader
Printer benötigt. Die Zahl der Verfilmungen und Verficheungen ist stark rückläufig, da viele Daten
gleich digital archiviert werden.

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Akten scannen, Akten archivieren, scannen und Dokumente archivieren

In Unternehmen, Kommunen und anderen Einrichtungen fallen jeden Tag eine Vielzahl von Papierdokumenten wie z. B. Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Auftragsbestätigungen und andere Belege an, welche mindestens zwischen 6 und 10 Jahren aufbewahrt werden müssen.
Die Arbeitsabläufe in einem Unternehmen lassen sich durch digitale Speicherungen der Daten erheblich erleichtern und vereinfachen. Durch die Digitalisierung und Archivierung Ihrer Papierdokumente erreichen Sie eine langfristige Kostenersparnis bei den Personalkosten sowie bei den Raumkosten.
Beispielrechnung: Weiterlesen

Bauakten und Baupläne scannen bzw. digitalisieren

Ein großes Ingenieurbüro hat sehr viele Großprojekten in der ganzen Welt . Auf jeder Geschäftsreise müssen alle Unterlagen mitgenommen werden. Diese liegen meist nur in Papierform vor. So kann es durchaus vorkommen, dass über 15 volle Ordner mit Bauakten und Baupläne mitgenommen werden müssen. Das Handling mit diesen Ordnern ist sehr schwer und nimmt viel Zeit und Raum in Anspruch. Weiterlesen