Vorgaben bei der E-Mail-Archivierung

Vielen Unternehmen bereitet das Problem der E-Mail-Archivierung. Kaum einer weiß, ob und wenn ja, wie lange E-Mails zurückgehalten werden. Laut GoBD regelt diese Verwaltungsvorschrift die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von relevanten steuerrechtlichen elektronischen Daten in Bezug auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Falls also eine E-Mai die Funktion eines Handels- bzw. Geschäftsbriefes oder eines Buchungsbelegs hat, ist sie aufbewahrungspflichtig. Sobald eine E-Mail allerdings keine weiteren steuerrelevanten Informationen, sondern z.B. nur eine Rechnung im Originalformat im Anhang hat, reicht die Aufbewahrung des Anhangs und die E-Mail ist nicht von Nöten. Die Ausnahme besteht nur, wenn sich aus der E-Mail ergänzende Informationen zur der Rechnung befinden, dann muss auch diese archiviert werden. Hierbei muss jedoch die Aufbewahrung separat stattfinden. Bei der Archivierung ist darauf zu achten, diese unverändert vorzunehmen. Außerdem reicht es nicht aus, die geschäftliche E-Mail-Korrespondenz innerhalb eines Mailsystems oder Dateisystem ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen aufzubewahren. Eine Software mit der Funktion eines Archivierungssystems muss eingesetzt werden, welches protokollieren kann, wann und ob eine Veränderung vorgenommen wurde.