Aktenlagerung – Dokumente mit Aktenarchivierung unkompliziert einlagern
Egal ob Buchungsbelege oder Jahresabschlüsse. Dokumente müssen aufbewahrt werden, auch wenn man sie nicht oft verwendet.
Durch die langen Aufbewahrungsfristen kann das nicht nur zu Platzproblemen führen, sondern auch sehr aufwendig werden.
Lassen Sie das Aktenchaos unsere Sorge sein, damit Ihnen mehr Zeit für die wichtigen Dinge bleibt.
Was bedeutet Aktenlagerung?
Durch die gesetzliche Aufbewahrungspflicht sind Unternehmen dazu verpflichtet, Dokumente aller Art mehrere Jahre aufzubewahren. Dadurch soll die Rückverfolgbarkeit aller Handlungen gewährleistet werden.
Viele Unternehmen lagern ihre Akten in eigenen Büros oder privaten Räumen. Eine externe Akteneinlagerung wird aber immer attraktiver, da sie sicherer und lukrativer ist.
Warum ist eine gute Aktenlagerung überhaupt so wichtig?
Es ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, Akten geordnet und sicher aufzubewahren, es kann Ihnen auch viel Arbeit ersparen.
Es ist einfacher bestimmte Dokumente schnell zu finden und auch für die Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht ist ein gutes System hilfreich.
Aktenlager: Akten richtig lagern – Wie Akten haltbar bleiben
Ob Karton oder Aktenschrank, die richtige Aufbewahrung von Akten ist sehr wichtig. Es muss gewährleistet sein, dass sie keinen Schaden nehmen und leserlich bleiben. Äußere Einflüsse wie Sonneneinstrahlung, Feuchtigkeit oder die falsche Temperatur können Akten kurzlebiger machen. Dokumente können ausbleichen und Papier kann Wasser ziehen.
Am besten lagert man Akten geschützt vor Sonneneinstrahlung, bei 18 bis 20 °C und einer Luftfeuchtigkeit von 25 bis 50 %.
Damit das aber nicht Ihre Sorge sein muss, bieten wir in unserem Archiv die perfekten Bedingungen für Ihre Akten.
Aktenaufbewahrung: Welche Akten müssen überhaupt eingelagert werden?
Für viele Dokumente beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre, für andere 6 Jahre und manche Dokumente müssen gar nicht eingelagert werden.
Da kann man schnell durcheinander kommen, wann welches Dokument vernichtet werden darf.
Wir lagern Ihre Akten systematisch ein und kontrollieren deren verschiedenen Aufbewahrungsfristen. Mit Ihrer Absprache können wir Akten, die nicht länger aufbewahrt werden müssen, unkompliziert vernichten. So sparen Sie sich das Kopfzerbrechen über Ihre Akten.
Unser Aktenlagerung Service
Die perfekte Lösung für Unternehmen, die sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren möchten und keine Zeit haben, sich um die Aufbewahrung von Dokumenten zu kümmern. Wir bieten Ihnen nicht nur einen professionellen Service zur Einlagerung Ihrer Akten an, sondern auch ein hohes Maß an Sicherheit und Vertraulichkeit.
Unser Archiv ist mit modernster Technologie ausgestattet und erfüllt alle Anforderungen in Bezug auf Brandschutz-, Diebstahl- sowie Datenschutzbestimmungen. Ihre Daten sind bei uns sicher verwahrt und können jederzeit abgerufen werden. Unser erfahrenes Team sorgt dafür, dass Ihre Akten systematisch eingeordnet werden – so finden Sie schnell das gewünschte Dokument wieder.
Zusammenfassend bietet unsere Akteneinlagerung zahlreiche Vorteile: Sie sparen Platz im Büro oder Lagerhaus; dank unseres Systems entlasten wir Ihr Personal durch einfache Handhabbarkeit der eingelagerten Unterlagen; es gibt keinen Zeitaufwand mehr für Suchaktion nach bestimmtem Papierkram – alles befindet sich geordnet in unserem Archivraum! Zudem profitieren sie von einem optimal temperierten Raum ohne Feuchtigkeitseinflüsse oder Sonneneinstrahlungen – somit bleiben Ihre wichtigen Papiere lange haltbar!