Digitale Archivierung – Blog von wjw digital

Alles rund um die Themen Akten, Dokumente, Mikrofilme, Microfiche scannen, digitalisieren und archivieren.

Bauakten scannen bzw. digitalisieren

Bauakten scannen und archivieren

Stellen Sie sich ein großes Ingenieurbüro vor mit vielen Großprojekten in der ganzen Welt. Auf jeder Geschäftsreise müssen alle Unterlagen mitgenommen werden. Diese liegen meist nur in Papierform vor. So kann es durch aus sein, dass über 15 volle Ordner mit Akten mitgenommen werden müssen. Das Handling mit diesen Ordnern ist sehr schwer und nimmt viel Zeit in Anspruch.

Ein Lösung ist das scannen bzw. digitalisieren und die Speicherung auf einem Fileserver. Jeder Mitarbeiter hat aufgrund seiner Zugriffrechte entsprechenden Zugang zu den jeweiligen Dokumenten an jedem Ort der Welt.

Der Zugriff kann über Notebooks, Tablets und Smartphones erfolgen. Durch die Digitalisierung von Bauakten, Pläne und Bauunterlagen können Sie zukunftssicher auf alle essenziellen Informationen Ihres Unternehmens zugreifen

Professionelle Digitalisierung und Archivierung Ihrer Baudokumente

Wie jedes Bauunternehmen weiß, solange, wie ein Gebäude steht, müssen auch die entsprechenden Bauakten erhalten werden. Diese Dateien enthalten Pläne und Zeichnungen, Spezifikationen und andere wichtige Details, auf die während des gesamten Bauprozesses Bezug genommen werden muss und anschließend archiviert werden muss.

In der Vergangenheit wurden Bauzeichnungen und Baupläne in der Regel in Papierform archiviert. Doch Papier beanspruchte wertvollen Speicherplatz. Mit dem Aufkommen der digitalen Dokumentenverwaltung ist es nun möglich, Bauakten in einem digitalen Format zu archivieren.

Mit diesem digitalen Dokumentenmanagement sparen Sie nicht nur wertvollen Platz, sondern profitieren gleichzeitig auch von der besseren Nutzbarkeit und einem sicheren Langzeit- Bauaktenarchiv.

Wir bei wjw digital haben uns auf das Scannen und Digitalisieren von Bauakten spezialisiert. Selbst großformatige Dokumente können wir mit unseren hochauflösenden Scannern in digitale Form bringen. Auf diese Weise können Sie von den Vorteilen der digitalen Dokumentenverwaltung profitieren, ohne auf Qualität oder Genauigkeit verzichten zu müssen.

Ihre Vorteile durch Digitalisierung von Bauakten

  • Mehrere Personen können dieselben Baupläne zur gleichen Zeit verwenden, unabhängig von ihrem Standort.
  • Sie können auf Ihr digitales Archiv zugreifen, wann immer Sie wollen.
  • Sie Befreien sich von Papierakten und schaffen mehr Platz an Ihrem Standort.
  • Die Daten sind leicht zugänglich und bieten dennoch alle benötigten Informationen.
  • Die digitalen Daten können einfach in ein Building Information Model (BIM) eingefügt werden.
  • Sie können Ihre Daten mit anderen Dateien und Systemen verbinden.
  • Für Ihre Bauakten können Sie Ihre eigenen Aufbewahrungs- und Löschungsregeln erstellen.

Wie Digitalisiere ich meine Bauakten?

Beim Scannen und Digitalisieren von Bauakten gibt es einige Dinge zu beachten. Zuallererst müssen Sie sicherstellen, dass alle Dokumente in klein- und großformatige Kategorien unterteilt sind.

Danach können Sie die Dokumente auf verschiedenen Scannern einscannen. Dabei ist es wichtig, die ursprüngliche Reihenfolge der Dokumente beizubehalten, damit nichts in der Masse verloren geht.

Nachdem alles gescannt und digitalisiert wurde, können Sie damit beginnen, die Akten elektronisch wieder zusammenzuführen. Um Zeit, Kosten und Aufwand zu sparen können Sie einen Scandienstleister, wie wjw digital beauftragen, der den gesamten Prozess, schnell und professionell für Sie abwickelt

So digitalisieren wir Ihre Bauakten

Wir von wjw digital wissen, dass Bauakten wichtige Informationen enthalten, die es zu bewahren gilt. Deshalb bieten wir einen Digitalisierungsservice an, der Ihnen hilft, Ihre Bauakten zu schützen.

  1. Wir beginnen mit der Inventarisierung Ihres Archivs, um Festzustellen um wie viele Akten es sich handelt und mit Ihnen Ihre Wünsche bezüglich der Digitalisierung abzuklären.
  2. Im nächsten Schritt unterbreiten wir Ihnen ein unverbindliches Angebot.
  3. Sobald Sie uns den Auftrag erteilt haben, kümmern wir uns um die Übernahme und den Transport Ihrer Akten.
  4. Anschließend scannen wir die Dateien und beseitigen mögliche Fehler.
  5. Wenn Sie möchten, können wir die digitalen Dateien auch so aufbereiten, dass sie in ein Dokumentenmanagementsystem eingefügt werden können.
  6. Schließlich werden die Daten auf unsere Server exportiert, so dass Sie bei Bedarf jederzeit auf sie zugreifen können.
  7. Schließlich liegt es bei Ihnen, was mit den originalen Dokumenten passiert. Wir können sie entweder für sie lagern oder vernichten oder wir senden sie Ihnen zurück.

Scannen: Bauakten, Bauzeichnungen und Baupläne

Wir sind seit vielen Jahren im Bereich des Scannens und Digitalisierens von Bauunterlagen tätig. Unser Scanservice wird von vielen Architekturbüros und Bauunternehmen regelmäßig in Anspruch genommen. Nach Abschluss von Bauprojekten schicken sie uns ihre Dokumente und Bauakten zu oder nutzen den Abholservice.

Wir scannen und digitalisieren die Akten und kümmern uns am Ende auch um die Vernichtung der Originale, wenn Sie das wünschen. Unseren Scan-Service bieten wir nicht nur für komplette Bauaktenarchive, sondern auch für einzelne Bauprojekte an.

So können unsere Kunden Zeit und Platz sparen und haben jederzeit und überall Zugriff auf ihre Bauakten. Darüber hinaus ist unser Scanservice umweltfreundlich und trägt dazu bei, Papierabfälle zu reduzieren.

Dokumente digital archivieren

Dokumente digital archivieren – was ist zu beachten?

Die Digitalisierung ist in aller Munde. Viele administrative Arbeitsabläufe in Unternehmen laufen mittlerweile größtenteils automatisiert ab. Die herkömmlichen Arbeitsweisen ändern sich, alles wird schneller, die benötigten Informationen sollten am besten sofort verfügbar sein.

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Mikrofilm Digitalisierung mit Mikrofilmscanner

Mikrofilm Digitalisierung: vom Mikrofilm Lesegerät über den Mikrofilmscanner hin zu digitalen Daten

Jede Zeit hat ihre Speichermedien, auf denen wichtige Unterlagen und Filme gespeichert worden sind. Blickt man zurück, so gehört zu den alten Speichermedien z.B. der Mikrofilm. Möchte man sich heute einen Mikrofilm ansehen, so braucht es hier ein Mikrofilm Lesegerät mit dem man sich die Datenobjekte des jeweiligen Mikrofilms ansehen kann. Wobei man mit einem Lesegerät für Mikrofilme sich nicht nur die gespeicherten Informationen auf einem Mikrofilm ansehen, sondern diese auch drehen und zoomen kann.

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Dias digitalisieren

Dias digitalisieren lassen

Viele Unternehmen und Privatpersonen haben auch heute noch viele alte Dias im Keller oder in verstaubten Lagerräumen. Doch was genau sind überhaupt sogenannte Dias? Das Wort Dia ist eine Abkürzung von Diapositiv und steht für ein transparentes Bild, welches zur genaueren Betrachtung auf eine weiße Fläche (z.B. Leinwand) projiziert wird. Dadurch lassen sich die Motive sehr gut erkennen.

Dia-Aufnahmen sind besondere Erinnerungen und haben ihren eigenen Charme, denn es ist immer eine Reise in die Vergangenheit, um die schönen Erlebnisse wieder aufblühen zu lassen. Es gibt unterschiedliche Dia-Formate, wie zum Beispiel die Mittelformat-Dias oder klassische Kleinbild-Dias und es gibt auch verschiedene Gründe, warum es sich lohnt, Dias digitalisieren zu lassen. Weiterlesen

Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2015

Seit dem 09.04.2020 ist die wjw-digital GmbH & Co. KG offiziell mit dem Standard DIN EN ISO 9001:2015 zertifiziert. Mit dem Datum vom 20.05.2021 erlangte unser ISO 9001 Zertifikat seine Wirksamkeit und wir sind berechtigt dieses Zertifikat für unsere Firma zu führen. Das DIN EN ISO 9001:2015 Zertifikat bescheinigt, dass die wjw-digital GmbH & Co. KG ein Managementsystem für die Digitalisierung von Mikrofilmen, Mikrofiches, Mikrofilm-Lochkarten, Papier und Akten erfolgreich anwendet. Für uns ist diese Zertifizierung nicht nur eine Bestätigung der Qualität unserer Dienstleistungen rund um die Bereiche der Digitalisierung verschiedenster Datenträger, sondern es bescheinigt der wjw-digital GmbH & Co. KG auch durchwegs Professionalität und Arbeit auf höchstem Niveau. Aus diesem Grund sind wir gleichermaßen stolz und erfreut diese Zertifizierung erhalten zu haben und führen zu dürfen.

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Die digitale Kommunikation übernimmt

Die meisten Unternehmen setzen derweil auf digitale Kommunikation, denn fast alle korrespondieren mittweile über E-Mail statt auf Fax zu setzen. Nur noch zwei Drittel nutzt dieses Kommunikationsmittel. Lange war es der Dauerbrenner im Büroalltag – wird aber nun zunehmend weniger genutzt. So verwenden derzeit nur noch sechs von zehn Unternehmen, das sind 62 Prozent, das Faxgerät häufig zur Kommunikation. Das ist ein deutlicher Rückgang um 17 Prozent in nur zwei Jahren. Laut Digitalverband Bitkom waren es 2016 sogar noch 79 Prozent der Unternehmen, die häufig per Fax mit Kunden, Mitarbeitern oder Geschäftspartnern kommunizierten. Weiterlesen

WJW-digital empfiehlt: CEBIT 2018

Die Messe CEBIT in Hannover ist eines der Europas Business-Festival für Innovation und Digitalisierung und findet dieses Jahr vom 11. bis 18. Juni 2018 statt. Die Kombination aus Messe, Konferenz und Networking-Event ermöglicht den 360-Grad-Blick auf die Digitalisierung von Unternehmen, Verwaltung und Gesellschaft. Neben Expo, Keynotes, Networking, Musik, Technologie, Interaktion und jede Menge Ideen, bringt Technologie und Business auch unterhaltsam zusammen. Unternehmen inszenieren ihre Lösungen für die Digitalisierung ganzer Geschäftsmodelle, von Data-Management, Digital Office & Processes bis hin zu Infrastructure, Security und Communication. Weiterlesen

Buchtipp: Die Kundengewinnung im Zeitalter der Digitalisierung

Kunden sind mittlerweile nicht mehr an Öffnungszeiten und Preise im lokalen Handel gebunden, sondern können mit nur wenigen Klicks weltweit Preise vergleichen, jederzeit Bestellungen aufgeben und Informationen zu unkonventionellen Produkten als Alternative abrufen. Die Digitalisierung hat sozusagen einen Kunden 4.0 geschaffen.
Eine starke Kundengewinnung ist aus diesem Grund für jedes Unternehmen erfolgsentscheidend. Der Begriff „Customer Relationship Management“ erhielt somit Einzug in das Denken und Handeln vieler Unternehmen. Doch was steckt wirklich hinter dem Begriff? Wer ist der Kunde 4.0 und welchen Stellenwert hat die Digitalisierung in einer seiner neumodischen Geschäftsbeziehungen?
Um diesem Themen auf den Grund zu gehen, analysiert der Autor Thomas Gildemeyer mit seinem Buch „Der mühsame Kampf um den ehemaligen Kunden“ maßgeblich das Konzept des Kundenrückgewinnungsmanagements angesichts des neuen Schlagwortes „Kunde 4.0“.
Autor: Thomas Gildemeyer
Verlag: Studylab
Erscheinung: 05/2018
ISBN: 978-3-96095-221-3

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Nestor Bildungsinstitut GmbH

Einer der größten deutschen privaten Bildungsanbieter ist das Nestor Bildungsinstitut GmbH und gehört zum Nestor Unternehmensverbund, welcher insgesamt neun Unternehmen umfasst. Unter anderem geben Sie Schulungen, Trainings und Coaching zum Thema Datenschutz und –sicherung. Weiterlesen

Die deutsche Wirtschaft – aktueller Stand der Digitalisierung

Die Digitalisierung verfolgt derzeit eine wachsende Zahl von Unternehmen. Allerdings sind bei der Umsetzung von digitalen Geschäftsmodellen vor allem kleine und mittelständische Unternehmen noch zögerlich.
Laut der „bitkom“ haben 79 Prozent der Unternehmen unternehmensweit oder in einzelnen Unternehmensbereichen eine Digitalstrategie etabliert. Des Weiteren haben 19 Prozent aller Firmen, die zwischen 20 und 99 Mitarbeiter haben, angegeben, dieses Jahr ins digitale Geschäft investieren zu wollen.