Digitale Archivierung – Blog von wjw digital

Alles rund um die Themen Akten, Dokumente, Mikrofilme, Microfiche scannen, digitalisieren und archivieren.

Vorgaben bei der E-Mail-Archivierung

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Vielen Unternehmen bereitet das Problem der E-Mail-Archivierung. Kaum einer weiß, ob und wenn ja, wie lange E-Mails zurückgehalten werden. Laut GoBD regelt diese Verwaltungsvorschrift die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von relevanten steuerrechtlichen elektronischen Daten in Bezug auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Falls also eine E-Mai die Funktion eines Handels- bzw. Geschäftsbriefes oder eines Buchungsbelegs hat, ist sie aufbewahrungspflichtig. Weiterlesen

Indexierung

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Der Begriff Indexierung beschreibt sozusagen die Aufnahme von Informationen in einen Index. Diese aufgenommenen Inhalte werden dann nach bestimmten Kriterien aufbereitet, z.B. indem ihnen Schlagwörter auf Basis der Inhalte zugeordnet werden. Schließlich bilden sie den Index. Er sorgt außerdem für eine schnellere Auffindbarkeit der Inhalte. Beispielsweiße arbeiten Bibliotheken mit einem Index, der dafür sorgt, dass bei der Eingabe eines bestimmten Schlagwortes eine Liste von Büchern angezeigt wird, die für dieses Schlagwort von Bedeutung sind. Weiterlesen

Der Unterschied zwischen Backup und Archivierung

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Ein Backup ist eine kurz- bis mittelfristige zusätzliche Speicherung von Daten. Dies dient zur temporären Verfügbarkeit von Daten als auch zur Wiederherstellung verlorener Daten bspw. Nach physikalischen Festplatten-Schäden oder Datenverlust durch Fehlverhalten der Anwender. Für Backup-Bänder gibt es derzeit keine festen Aufbewahrungspflichten. Allerdings ist wichtig, dass ein Unternehmen jederzeit aus dem Backup seine Daten wiederherstellen kann um in Notfall ein Arbeitsstopp zu verhindern. Weiterlesen

70 mm Mikrofilm (Microfilm) scannen bzw. digitalisieren

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Der 70 mm Mikrofilm (Microfilm) ist eine Seltenheit in der Mikroverfilmung, da er sich schlussendlich nicht durchgesetzt hat. Der 70 mm Mikrofilm (Microfilm) wurde hauptsächlich im Großformatbereich wie Zeitungen und Zeichnungen eingesetzt. Nach unserem Kenntnisstand gibt es keine verfügbaren Gebraucht-Lesegeräte, geschweige denn Neugeräte. Es gibt aber trotzdem noch Firmen, welche diese 70 mm Mikrofilme (Microfilme) besitzen und dementsprechend die darauf befindlichen Informationen benötigen. Weiterlesen