Rechtliche und regulative Vorgaben für die elektronische Archivierung

Vor allem durch rechtliche und regulative Vorgaben hat das Thema elektronische Archivierung und Langzeitspeicherung in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen. Folgende Themen machen hierbei die Diskussion um die Archivierung steuerrelevanter Daten entsprechend den GDPdU in Deutschland revisionssichere Archiv- und Speichersysteme erforderlich:

• die Gleichbehandlung von digitalen Dokumenten mit elektronischer Signatur wie herkömmlichen Papierdokumente
• der Sarbanes-Oxley Act (US-Bundesgesetz um die Verlässlichkeit der Berichterstattung von Unternehmen zu regulieren)
• weitere Regelkonformitäten in den USA

Häufig stellte sich bei der Diskussion um die gesetzlichen Anforderungen die Frage nach dem richtigen Speichermedium. Gibt es das wirklich? Dabei tendierte man zu den traditionellen WORM-Medien, welche physisch nur einmal beschreibbar sind. Allerdings waren damit die Hersteller von Festplattensystemen und WORM-Tapes nicht unbedingt einverstanden.
Grundsätzlich sind die Gesetze medienneutral. Jedoch müssen Themen wie die langfristigen Aufbewahrungszeiträume und der Technologienwechsel beachtet werden. Wichtig ist, dass das gesamte Verfahren der Archivierung sicher und geschlossen sein muss. Die betrifft auch Speicherlaufwerke und –medien und bezieht auch die organisatorischen Prozesse mit ein.