Digitale Archivierung – Blog von wjw digital

Alles rund um die Themen Akten, Dokumente, Mikrofilme, Microfiche scannen, digitalisieren und archivieren.

Was ist eigentlich CompTIA CDIA+

CompTIA CDIA+ heißt eigentlich Certified Document Imaging Architect und ist das internationale Zeugnis für einen Berater für elektronische Archivierung, Dokumenten-Technologien, Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management. Dieses Zertifikat basiert auf einem englischsprachigen Computertest mit Multiple-Choice- und Rechenaufgaben. Wer nicht Englisch-Muttersprachler ist, hat 120 Minuten statt 90 Minuten Zeit für den Test, der zwischen 80 und 90 Fragen umfasst. Weiterlesen

Was ist eigentlich OAIS?

OAIS ist die Abkürzung für Open Archival Information System und heißt auf deutsch offenes Archiv-Informations-System. Es gilt als Referenzmodell für dynamische und erweiterungsfähige Archivinformationssysteme und wurde als ISO-Standard 14721:2012 im August 2012 veröffentlicht. Es ist der wichtigste Standard für die elektronische Archivierung. OAIS bezeichnet ein Archiv als eine Organisation, in dem Menschen und Systeme zusammenarbeiten, um bestimmten Nutzern den Archivinhalt verfügbar zu machen. Weiterlesen

Was versteht man unter einem Enterprise-Content-Management-System?

In einem Enterprise-Content-Management-System oder auch ECMS werden verschiedene ECM-Eigenschaften und -Techniken kombiniert, welche sich laut dem Dachverband AIIM international in fünf Hauptkomponenten sortieren lassen: Erfassung/Capture, Verwaltung/Manage, Speicherung/Store, Bewahrung/Preserve und Ausgabe/Deliver. Die Verwaltung-Komponente umfasst wiederum fünf Unterkomponenten wie z.B. Dokumentenmanagement. Solche ECMS werden in verschiedenen Formen angeboten: Weiterlesen

Was ist Retrodigitalisierung?

Retrodigitalisierung oder retrospektive Digitalisierung meint die Digitalisierung von analogen Veröffentlichungen wie Filme oder Tonbänder, aber auch Printmedien. Sie wird insbesondere in Bibliotheken und Archiven eingesetzt, da die wissenschaftliche Nutzung so erheblich erleichtert werden kann und auch gefährdete Werke länger erhalten werden können. Zudem kann so ganz einfach ein weltweiter Zugang zu den digitalen Daten ermöglicht werden. Die schriftlichen Vorlagen werden meistens bildlich durch Scannen oder digitale Fotografie digitalisiert, aber auch durch OCR oder Abschreiben als Volltext digitalisiert. Weiterlesen

Was versteht man unter Datenbankarchivierung?

Unter einer Datenbankarchivierung versteht man das Verfahren, mit dem sichergestellt wird, dass Daten über einen längeren Zeitraum hinweg verfügbar. Dieses Verfahren bezieht sich auf Datenbanksysteme. Darunter fallen unter anderem regelmäßige Backup-Verfahren, aber auch eine anwendungsorientierte Datenbankarchivierung, welche verschiedene Eigenschaften aufweisen kann. Weiterlesen

Was versteht man unter GoBS?

GoBS ist die Abkürzung für Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme und diese beinhalten die Regeln für die Buchführung über Datenverarbeitungssysteme. Sie ersetzen seit 1995 die „Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherbuchführung“ von 1978. Sie wurden unter anderem von der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung entwickelt und werden von dieser auch seit 2005 immer wieder überarbeitet. Doch was genau beinhalten die GoBS nun genau? Sie erläutern in erster Linie das Handelsgesetzbuch und die Abgabenordnung und im Speziellen die richtige Handhabung elektronischer Archivierung bzw. der elektronisch archivierten Dokumente. Weiterlesen

Wie lange sind bestimmte Speichermedien eigentlich haltbar?

Im Laufe der Geschichte wurde nahezu alles zu Medium gemacht, was in irgendeiner Form Informationen tragen und weitergeben kann, angefangen bei Stein- oder Keramiktafeln, die zwar etliche tausend Jahre haltbar, aber für heutige Zwecke natürlich unzureichend sind. Papier hingegen ist natürlich schon um einiges mehr geeignet, die Fülle an Informationen, die heute archiviert werden muss, festzuhalten, denn es ist weitaus Platzsparender als oben genannte Tafeln und zeichnet sich durch recht gute Haltbarkeit aus, säurefreies Papier kann nämlich mehrere hundert Jahre lang unbeschadet überleben, säurehaltiges immerhin 70-100 Jahre, was absolut ausreicht, um dem Gesetz gerecht zu werden. Auch Filme auf Zelluloid können mehr als 100 Jahre überleben. Weiterlesen

Scannertypen: Radar, Réseauscanner, Trommelscanner, Flachbettscanner, Großformatscanner, Handscanner

Radar, Réseauscanner, Trommelscanner

Fangen wir beim Radar an, der eigentlich gar kein richtiger Scanner ist, sondern nur manchmal so bezeichnet wird. Radar steht für Radio Detection and Ranging und bezeichnet diverse Verfahren zur Ortung und Erkennung im Radiofrequenzbereich. Diese Verfahren basieren also auf elektromagnetischen Wellen. Wird der Radar mit vektororientierten Bildschirmen verknüpft entsteht ein weiteres bildgebendes Verfahren, weshalb man hier von Scanner sprechen kann. Der Réseauscanner wird in der Photogrammetrie, einer Reihe von Messmethoden zur näheren Bestimmung von Formen von Objekten auf Fotos, verwendet. Der Réseauscanner übernimmt hierbei die Aufgabe, Luftbildaufnahmen möglichst unverfälscht zu digitalisieren, damit sie weiterverarbeitet werden können. Die Funktionsweise ist folgendermaßen: Unter eine Glasplatte, die mit eingeätzen Réseaukreuzen versehen ist, wird das Luftbild gelegt und über den CCD-Sensor in Teilbildern erfasst, welche dann über das Réseau zusammengesetzt werden. Deshalb ist hier Präzision von sehr großer Bedeutung. Zu guter Letzt der Trommelscanner, der einer der ältesten, aber trotzdem der genaueste aller Scannertypen ist. Weiterlesen

Rechtliche und regulative Vorgaben für die elektronische Archivierung

Vor allem durch rechtliche und regulative Vorgaben hat das Thema elektronische Archivierung und Langzeitspeicherung in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen. Folgende Themen machen hierbei die Diskussion um die Archivierung steuerrelevanter Daten entsprechend den GDPdU in Deutschland revisionssichere Archiv- und Speichersysteme erforderlich: Weiterlesen

Vorgaben bei der E-Mail-Archivierung

Vielen Unternehmen bereitet das Problem der E-Mail-Archivierung. Kaum einer weiß, ob und wenn ja, wie lange E-Mails zurückgehalten werden. Laut GoBD regelt diese Verwaltungsvorschrift die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von relevanten steuerrechtlichen elektronischen Daten in Bezug auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Falls also eine E-Mai die Funktion eines Handels- bzw. Geschäftsbriefes oder eines Buchungsbelegs hat, ist sie aufbewahrungspflichtig. Weiterlesen