Digitale Archivierung – Blog von wjw digital

 

Alles rund um die Themen Akten, Dokumente, Mikrofilme, Microfiche scannen, digitalisieren und archivieren.

Was versteht man unter GoBS?

GoBS ist die Abkürzung für Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme und diese beinhalten die Regeln für die Buchführung über Datenverarbeitungssysteme. Sie ersetzen seit 1995 die „Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherbuchführung“ von 1978. Sie wurden unter anderem von der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung entwickelt und werden von dieser auch seit 2005 immer wieder überarbeitet. Doch was genau beinhalten die GoBS nun genau? Sie erläutern in erster Linie das Handelsgesetzbuch und die Abgabenordnung und im Speziellen die richtige Handhabung elektronischer Archivierung bzw. der elektronisch archivierten Dokumente. Weiterlesen

Wie lange sind bestimmte Speichermedien eigentlich haltbar?

Im Laufe der Geschichte wurde nahezu alles zu Medium gemacht, was in irgendeiner Form Informationen tragen und weitergeben kann, angefangen bei Stein- oder Keramiktafeln, die zwar etliche tausend Jahre haltbar, aber für heutige Zwecke natürlich unzureichend sind. Papier hingegen ist natürlich schon um einiges mehr geeignet, die Fülle an Informationen, die heute archiviert werden muss, festzuhalten, denn es ist weitaus Platzsparender als oben genannte Tafeln und zeichnet sich durch recht gute Haltbarkeit aus, säurefreies Papier kann nämlich mehrere hundert Jahre lang unbeschadet überleben, säurehaltiges immerhin 70-100 Jahre, was absolut ausreicht, um dem Gesetz gerecht zu werden. Auch Filme auf Zelluloid können mehr als 100 Jahre überleben. Weiterlesen

Scannertypen: Radar, Réseauscanner, Trommelscanner, Flachbettscanner, Großformatscanner, Handscanner

Radar, Réseauscanner, Trommelscanner

Fangen wir beim Radar an, der eigentlich gar kein richtiger Scanner ist, sondern nur manchmal so bezeichnet wird. Radar steht für Radio Detection and Ranging und bezeichnet diverse Verfahren zur Ortung und Erkennung im Radiofrequenzbereich. Diese Verfahren basieren also auf elektromagnetischen Wellen. Wird der Radar mit vektororientierten Bildschirmen verknüpft entsteht ein weiteres bildgebendes Verfahren, weshalb man hier von Scanner sprechen kann. Der Réseauscanner wird in der Photogrammetrie, einer Reihe von Messmethoden zur näheren Bestimmung von Formen von Objekten auf Fotos, verwendet. Der Réseauscanner übernimmt hierbei die Aufgabe, Luftbildaufnahmen möglichst unverfälscht zu digitalisieren, damit sie weiterverarbeitet werden können. Die Funktionsweise ist folgendermaßen: Unter eine Glasplatte, die mit eingeätzen Réseaukreuzen versehen ist, wird das Luftbild gelegt und über den CCD-Sensor in Teilbildern erfasst, welche dann über das Réseau zusammengesetzt werden. Deshalb ist hier Präzision von sehr großer Bedeutung. Zu guter Letzt der Trommelscanner, der einer der ältesten, aber trotzdem der genaueste aller Scannertypen ist. Weiterlesen

Rechtliche und regulative Vorgaben für die elektronische Archivierung

Vor allem durch rechtliche und regulative Vorgaben hat das Thema elektronische Archivierung und Langzeitspeicherung in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen. Folgende Themen machen hierbei die Diskussion um die Archivierung steuerrelevanter Daten entsprechend den GDPdU in Deutschland revisionssichere Archiv- und Speichersysteme erforderlich: Weiterlesen

Vorgaben bei der E-Mail-Archivierung

Vielen Unternehmen bereitet das Problem der E-Mail-Archivierung. Kaum einer weiß, ob und wenn ja, wie lange E-Mails zurückgehalten werden. Laut GoBD regelt diese Verwaltungsvorschrift die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von relevanten steuerrechtlichen elektronischen Daten in Bezug auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Falls also eine E-Mai die Funktion eines Handels- bzw. Geschäftsbriefes oder eines Buchungsbelegs hat, ist sie aufbewahrungspflichtig. Weiterlesen

Indexierung

Der Begriff Indexierung beschreibt sozusagen die Aufnahme von Informationen in einen Index. Diese aufgenommenen Inhalte werden dann nach bestimmten Kriterien aufbereitet, z.B. indem ihnen Schlagwörter auf Basis der Inhalte zugeordnet werden. Schließlich bilden sie den Index. Er sorgt außerdem für eine schnellere Auffindbarkeit der Inhalte. Beispielsweiße arbeiten Bibliotheken mit einem Index, der dafür sorgt, dass bei der Eingabe eines bestimmten Schlagwortes eine Liste von Büchern angezeigt wird, die für dieses Schlagwort von Bedeutung sind. Weiterlesen

Der Unterschied zwischen Backup und Archivierung

Ein Backup ist eine kurz- bis mittelfristige zusätzliche Speicherung von Daten. Dies dient zur temporären Verfügbarkeit von Daten als auch zur Wiederherstellung verlorener Daten bspw. Nach physikalischen Festplatten-Schäden oder Datenverlust durch Fehlverhalten der Anwender. Für Backup-Bänder gibt es derzeit keine festen Aufbewahrungspflichten. Allerdings ist wichtig, dass ein Unternehmen jederzeit aus dem Backup seine Daten wiederherstellen kann um in Notfall ein Arbeitsstopp zu verhindern. Weiterlesen

Bauakten scannen bzw. digitalisieren

Stellen Sie sich ein großes Ingenieurbüro vor mit vielen Großprojekten in der ganzen Welt. Auf jeder Geschäftsreise müssen alle Unterlagen mitgenommen werden. Diese liegen meist nur in Papierform vor. So kann es durch aus sein, dass über 15 volle Ordner mit Akten mitgenommen werden müssen. Das Handling mit diesen Ordnern ist sehr schwer und nimmt viel Zeit in Anspruch. Weiterlesen

70 mm Mikrofilm (Microfilm) scannen bzw. digitalisieren

Der 70 mm Mikrofilm (Microfilm) ist eine Seltenheit in der Mikroverfilmung, da er sich schlussendlich nicht durchgesetzt hat. Der 70 mm Mikrofilm (Microfilm) wurde hauptsächlich im Großformatbereich wie Zeitungen und Zeichnungen eingesetzt. Nach unserem Kenntnisstand gibt es keine verfügbaren Gebraucht-Lesegeräte, geschweige denn Neugeräte. Es gibt aber trotzdem noch Firmen, welche diese 70 mm Mikrofilme (Microfilme) besitzen und dementsprechend die darauf befindlichen Informationen benötigen. Weiterlesen