Digitale Archivierung – Blog von wjw digital

GoBS ist die Abkürzung für Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme und diese beinhalten die Regeln für die Buchführung über Datenverarbeitungssysteme. Sie ersetzen seit 1995 die „Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherbuchführung“ von 1978. Sie wurden unter anderem von der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung entwickelt und werden von dieser auch seit 2005 immer wieder überarbeitet. Doch was genau beinhalten die GoBS nun genau? Sie erläutern in erster Linie das Handelsgesetzbuch und die Abgabenordnung und im Speziellen die richtige Handhabung elektronischer Archivierung bzw. der elektronisch archivierten Dokumente. Weiterlesen

Radar, Réseauscanner, Trommelscanner

Fangen wir beim Radar an, der eigentlich gar kein richtiger Scanner ist, sondern nur manchmal so bezeichnet wird. Radar steht für Radio Detection and Ranging und bezeichnet diverse Verfahren zur Ortung und Erkennung im Radiofrequenzbereich. Diese Verfahren basieren also auf elektromagnetischen Wellen. Wird der Radar mit vektororientierten Bildschirmen verknüpft entsteht ein weiteres bildgebendes Verfahren, weshalb man hier von Scanner sprechen kann. Der Réseauscanner wird in der Photogrammetrie, einer Reihe von Messmethoden zur näheren Bestimmung von Formen von Objekten auf Fotos, verwendet. Der Réseauscanner übernimmt hierbei die Aufgabe, Luftbildaufnahmen möglichst unverfälscht zu digitalisieren, damit sie weiterverarbeitet werden können. Die Funktionsweise ist folgendermaßen: Unter eine Glasplatte, die mit eingeätzen Réseaukreuzen versehen ist, wird das Luftbild gelegt und über den CCD-Sensor in Teilbildern erfasst, welche dann über das Réseau zusammengesetzt werden. Deshalb ist hier Präzision von sehr großer Bedeutung. Zu guter Letzt der Trommelscanner, der einer der ältesten, aber trotzdem der genaueste aller Scannertypen ist. Weiterlesen

Vielen Unternehmen bereitet das Problem der E-Mail-Archivierung. Kaum einer weiß, ob und wenn ja, wie lange E-Mails zurückgehalten werden. Laut GoBD regelt diese Verwaltungsvorschrift die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von relevanten steuerrechtlichen elektronischen Daten in Bezug auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Falls also eine E-Mai die Funktion eines Handels- bzw. Geschäftsbriefes oder eines Buchungsbelegs hat, ist sie aufbewahrungspflichtig. Weiterlesen

Ein Backup ist eine kurz- bis mittelfristige zusätzliche Speicherung von Daten. Dies dient zur temporären Verfügbarkeit von Daten als auch zur Wiederherstellung verlorener Daten bspw. Nach physikalischen Festplatten-Schäden oder Datenverlust durch Fehlverhalten der Anwender. Für Backup-Bänder gibt es derzeit keine festen Aufbewahrungspflichten. Allerdings ist wichtig, dass ein Unternehmen jederzeit aus dem Backup seine Daten wiederherstellen kann um in Notfall ein Arbeitsstopp zu verhindern. Weiterlesen