Digitale Archivierung von Dokumenten

Was versteht man unter digitalen Archivierungen?

Die digitale Archivierung ist die datenbankgestützte, langfristige und sichere Aufbewahrung von jederzeit reproduzierbaren digitalen Daten.

Werden Informationen mehr als 10 Jahre aufbewahrt, wird dies als digitale Langzeitarchivierung bezeichnet.

Werden Daten von Firmen gemäß dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) sowie ordnungsmäßiger EDV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) aufbewahrt, spricht man von einer revisionssicheren digitalen Archivierung.

Warum setzen Unternehmen, Behörden die digitale Archivierung ein?

Fachleute schätzen, dass es in rund 30% der Firmen keine professionellen Lösungen für die Archivierung von Daten, Akten, Dokumenten gibt.

Dabei hat die digitale Archivierung viele Vorteile: So können Unternehmen dank digitaler Dokumentenarchivierung viel Zeit und Kosten einsparen sowie möglichen rechtlichen Problemen vorbeugen.

Das Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation hat einmal untersucht, wie viel Zeit und Kosten sich durch eine digitale Archivierung einsparen lassen: Laut dieser Berechnung dauert das Ablegen von 250 Papierseiten eine Stunde, digital hingegen weniger als eine Viertelstunde.

Für das Auffinden einer Akte oder eines Dokuments werden drei Minuten benötigt, bei einer digitalen Archivierung nur zehn Sekunden zum Auffinden der jeweiligen digitale Daten. Eine professionelle digitale Dokumentenarchivierung gewährleistet zudem die revisionssichere Ablage von ein- und ausgehenden Rechnungen, Quittungen, Belegen und stellt sinnvolle Suchfunktionalitäten bereit.

Die archivierten digitalen Daten lassen sich -häufig mit Hilfe von bestimmten Zugriffsrechten– durchsuchen, lesen, vervielfältigen oder verschicken.

Welche Dokumente lassen sich digitalisieren und archivieren?

Nahezu alle Dokumente lassen sich heutzutage in eine digitale Form überführen und archivieren. Dabei gibt es bei der digitalen Dokumentenarchivierung die verschiedensten elektronischen Archivierungssysteme, die nicht nur zum Archivieren von Akten, sondern auch zur Digitalisierung von jeglichem anderen Daten- & Dokument-Typus eingesetzt werden können.

Beispielsweise erfolgt eine digitale Dokumentenarchivierung in Unternehmen für folgende Unterlagen:

  • Akten
  • Auftragsbestätigungen
  • Lieferscheine
  • Bestellungen
  • Korrespondenz, Schriftverkehr
  • E-Mails
  • Posteingang
  • Postausgang
  • Rechnungen
  • Mahnungen
  • Buchhaltungsunterlagen
  • Personalakten
  • Bilanzen
  • Handbücher
  • Gebrauchsanweisungen
  • Bedienungsanleitungen
  • Sonstige Dokumente

In Städten, Gemeinden, Kommunen, Behörden wie Bauämter, Meldeämter und Stadtarchiven, Landesarchiven, Universitäten, Kfz-Zulassungsstellen, Kirchenarchiven erfolgt eine digitale Dokumentenarchivierung für folgende Unterlagen:

  • Akten, Dokumente
  • Papiergestützte Archive
  • Bibliotheken, Büchereien
  • Karten
  • Pläne
  • Lieferscheine
  • E-Mails
  • Posteingang
  • Postausgang
  • Rechnungen
  • Mahnungen
  • Personalakten
  • Korrespondenz, Schriftverkehr
  • Manuskripte
  • altertümliche Schriften
  • Sonstige Dokumente

Was versteht man unter digitaler Datenverarbeitung / Datenaufruf?

  • Indexierungen
  • OCR-Auslesung mit dem PDF Compressor Enterprise von LuraTech
  • OCR-Auslesung und Ausgabe als XML-Datei inkl. Weiterverarbeitung
  • Auslesung von Mikrofilmlochkarten mit Hollerith-Codes
  • Datenbank-Erstellung
  • Konvertierung der Daten in TIFF, JPG, PDF, PDF/A-1a und -1b, PDF/A-2u und -2b, PDF/A-3u und -3b
  • Ablage Ihrer Daten auf Festplatte, CD-ROM oder DVD
  • Gerne vernichten wir auch Ihre alten Akten, und zwar exakt nach den Bestimmungen des Bundesdatenschutzsgesetz:

Die Vorteile digitaler Daten & digitaler Archivierung

Die digitale Archivierung Ihrer Dokumente ist wirtschaftlicher und bringt Ihnen und Ihren Mitarbeitern eine Vielzahl von Vorteilen:

  • Enorme Platzeinsparungen durch Wegfall der „Papierablagen“
  • Die Recherche der Daten wird um ein Vielfaches erleichtert und beschleunigt
  • Einfacher und schneller Zugang zu den Daten
  • Problemloser Zugriff von jedem Arbeitsplatz – auch gleichzeitig
  • Langlebig und fälschungssicher
  • Zukunftssicher – unabhängig von Technologie-Entwicklungen
  • Kompatibel mit allen Dokumenten-Management-Systemen (DMS)

Sie sehen also die elektronische Archivierung Ihrer Daten bringt eine Menge Vorteile mit sich.

Zukunftssichere Archivierung heißt für uns, Ihnen eine individuelle Lösung auszuarbeiten, bei der Sie den größtmöglichen Nutzen haben.
Mit unserem modernen Maschinenpark realisieren wir seit Jahren auch knifflige und umfangreiche Aufgabenstellungen. Und das alles nach den Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes.

Zukunftssichere Archivierung

Digitale Archivierung hat Vorteile, das ist mittlerweile seit vielen Jahren klar. Die Verwendung digitaler Archivierungssysteme ist in den allermeisten Unternehmen und Organisationen bereits Standard. Jedoch wird geschätzt, dass nach wie vor bis zu 30% der Unternehmen weder professionelle digitale Aktenarchivierung noch digitale Datenarchivierung betreiben. Viele andere Unternehmen, welche zwar digitale Archivierungssysteme betreiben, nutzen dennoch nicht die Vorteile, welche nach erfolgter Archivierung die nun digitalen Daten bringen können. Digitale Datenarchivierung und digitale Archivierungssysteme schaffen nicht nur massenhaft Platz im oft so beengten Büro, bei professioneller Handhabung der digitalen Daten sind diese auch sicherer verstaut und können nicht so leicht verloren gehen oder in falsche Hände geraten.

Effizienteres Arbeiten Dank digitaler Archivierung

Digitale Aktenarchivierung bietet aber noch einen weiteren wesentlichen Vorteil: Sämtliche in der digitalen Datenarchivierung enthaltenen Schriftstücke und Informationen können jederzeit und von jedem Arbeitsplatz schnell abgerufen werden, wobei eingescannte Texte natürlich über OCR Texterkennung für die Suche indexiert werden. Stundenlanges herumblättern in meterlangen Ordnersystemen, um einen alten Vertrag eines ehemaligen Kunden wiederzufinden, sollte schon längst der Vergangenheit angehören. Weiters gibt es in vielen Bereichen auch entsprechende gesetzliche Verpflichtungen, Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge über längere Mindestzeiträume aufzubewahren. Vielen Selbstständigen und Unternehmern ist nicht bewusst, dass auch hier digitale Archivierung nicht nur Vorteile bringt, sondern dass digitale Aktenarchivierung auch vollkommen den gesetzlichen Anforderungen genügt. Die physische Archivierung ist meist nicht erforderlich, die Archivierung als digitale Daten auf der eigenen Festplatte oder in der Cloud reicht völlig aus.

Vorteile der digitalen Archivierung in vielen Bereichen

Digitale Archivierung und Vorteile, die sich daraus ziehen lassen, sind aber nicht nur für Selbstständige und Firmen ein großes Thema. Die meisten Behörden nutzen solche Systeme schon lange. Aber auch private Organisationen oder NGOs sollten sich mit diesem Thema beschäftigen. Vertrauliche Daten sind bei fachgerechter digitaler Aktenarchivierung meist sicherer vor Diebstahl oder unbefugten Blicken, als im oft unversperrten Ordnerschrank im Vorzimmer, wo es meist gar nicht so schnell auffällt, wenn der eine oder andere Ordner plötzlich Beine bekommen hat.

Akten-Digitalisierung und Akten-Archivierung

Was versteht man genau unter einer Akten-Archivierung?

Eine Akten-Archivierung wird in der Regel von einer speziellen Einrichtung oder Organisationseinheit durchgeführt. Hierbei werden Akten, die zur kontinuierlichen Aufgabenerfüllung nicht mehr berücksichtigt werden, aufgenommen, aufbewahrt, ausgewertet und verfügbar gemacht. Ein Archivieren von Akten kann mit allen Aktenarten erfolgen, beispielsweise sind hier zu nennen:

  • Personalakten
  • Kundenakten
  • Lieferantenakten
  • Vertragsakten
  • Anwaltsakten
  • Gerichtsakten
  • Bestandsakten
  • Versicherungsakten
  • Kreditakten (bei Banken)
  • Patientenakten

Aktenarchivierung heute

Heute werden Akten in der Regel in ein digitales (oder auch elektronisches) Archiv überführt bzw. einer digitalen (oder auch elektronischen) Archivierung unterzogen.

Eine Akten-Archivierung ist weiterhin gekennzeichnet von Kriterien wie Unveränderbarkeit, langfristige Auffindbarkeit sowie Wiedergabefähigkeit. Die bloße Akten-Digitalisierung oder Sicherung auf einem Medium kann nicht als Archivierung bezeichnet werden, da in diesem Fall der langfristige Aufbewahrungscharakter nicht vorhanden ist.

Die Lebensdauer von Akten bei einer Digitalisierung und Archivierung kann nicht etwa als konstant bzw. dauerhaft bezeichnet werden.

Die Aufbewahrungsdauer ist beim Start der Archivierung zu bestimmen, hierbei sollte ggfs. eine erforderliche Aktenvernichtung zu einem bestimmten Zeitpunkt festgelegt werden. Bei historischen Akten, die keine Aufbewahrungsfristen haben, ist die Lebensdauer der in Frage kommenden Speichermedien zu beachten, so dass in bestimmten Zeitintervallen Sicherheitskopien anzulegen sind. Akten von Ämtern und Behörden müssen gewöhnlich nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist der zuständigen Archiveinrichtung übergeben werden.

Bessere Qualität durch Akten- und Dokumenten-Digitalisierung

Die analogen Informationen von Akten oder sonstigen Dokumenten erleiden bei jedem Kopiervorgang einen Qualitätsverlust.

Anders verhält sich dies bei einer Akten- oder Dokumenten- Digitalisierung: Digitale Inhalte sind sog. diskrete Werte, welche lesbar und somit dem digitalen Original gleichwertig sind, oder nicht mehr lesbar sind, was durch redundante Speicherung der Inhalte bzw. Berichtigungsalgorithmen vermieden werden soll.

Das heißt, dass bei einer Kopie von digitalen Datenträgern in der Regel nicht nur eine dem Original gleichwertige Kopie erstellt wird, sondern die Korrekturdaten neu generiert werden und somit die Digitalkopie sogar über höhere Qualitativ verfügt als das digitale Originaldokument. Es lohnt sich also in jedem Fall Akten digital zu archivieren.

Warum eine Archivierung durchführen?

Ein wichtiger Vorteil der Akten-Digitalisierung und -Archivierung ist die enorme Platzersparnis. Wussten Sie etwa, dass die Daten auf einer CD-ROM ca. 35 Ordnern auf fünf Regalmeter entsprechen?

Ein weiterer Pluspunkt stellt die Arbeitszeitersparnis durch schnelleres Auffinden von Aktendaten dar. Per Mausklick können die Nutzer alle Akten, Dokumente in Sekundenschnelle am Monitor betrachten, ausdrucken, mit anderen Programmen weiterverarbeiten und ggfs. per Telefax oder E-Mail versenden.

Als weitere Vorteile sind noch Material- und Lohnkostenersparnis zu nennen. In Ämtern und Behörden stellt die digitale Akten-Archivierung die Basis für das funktionierende Verwaltungshandeln dar und ist grundlegend für das dort benötigte Wissensmanagement. Sie sehen also ganz deutlich, dass digitale Archivierung & elektronische Archivierung vielerlei Vorteile hat.

Quellenangaben:

Buchtitel: Digitale Archivierung: Grundlagen, Techniken, Vorgehen in Projekten
Verfasser: Roger Odenthal
Seitenumfang: 130 Seiten
Verlag: Datakontext; 2. Auflage; überarbeitete, erw. Auflage
Sprache: Deutsch
ISBN-10: 3895776025
ISBN-13: 978-3895776021