Digitale Archivierung von Dokumenten

Was versteht man unter digitaler Archivierung?

Die digitale Archivierung ist die datenbankgestützte, langfristige und sichere Aufbewahrung von jederzeit reproduzierbaren digitalen Daten.

Werden Informationen mehr als 10 Jahre aufbewahrt, wird dies als digitale Langzeitarchivierung bezeichnet.

Werden Daten von Firmen gemäß dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) sowie ordnungsmäßiger EDV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) aufbewahrt, spricht man von einer revisionssicheren digitalen Archivierung.

Was sind digitale Daten?

Im Folgenden soll die Frage geklärt werden, was sind Digitale Daten? Bei digitalen Daten werden binäre Zahlen (codiert dargestellte Informationen) zur Darstellung verwendet. Sie sind also eine Folge von Bits, die eine bestimmte Bedeutung haben. Die Norm ISO/IEC 2382 (2015) definiert die digitalen Daten als sog. Daten, die zur Kommunikation, Interpretation oder Verarbeitung geeignet sind.

Warum setzen Unternehmen, Behörden die digitale Archivierung ein?

Fachleute schätzen, dass es in rund 30% der Firmen keine professionellen Lösungen für die Archivierung von Daten, Akten, Dokumenten gibt.

Dabei hat die digitale Archivierung viele Vorteile: So können Unternehmen dank digitaler Dokumentenarchivierung viel Zeit und Kosten einsparen sowie möglichen rechtlichen Problemen vorbeugen.

Das Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation hat einmal untersucht, wie viel Zeit und Kosten sich durch eine digitale Archivierung einsparen lassen: Laut dieser Berechnung dauert das Ablegen von 250 Papierseiten eine Stunde, digital hingegen weniger als eine Viertelstunde.

Für das Auffinden einer Akte oder eines Dokuments werden drei Minuten benötigt, bei einer digitalen Archivierung nur zehn Sekunden zum Auffinden der jeweiligen digitale Daten. Eine professionelle digitale Dokumentenarchivierung gewährleistet zudem die revisionssichere Ablage von ein- und ausgehenden Rechnungen, Quittungen, Belegen und stellt sinnvolle Suchfunktionalitäten bereit.

Die archivierten digitalen Daten lassen sich -häufig mit Hilfe von bestimmten Zugriffsrechten– durchsuchen, lesen, vervielfältigen oder verschicken.

Die digitale Archivierung – das moderne effiziente Büromanagement

Papier ist bekanntlich geduldig. Eine Aussage, die leider nicht immer stimmt. Im Büroalltag kann Papier eher aufhalten. Eine digitale Archivierung von Dokumenten ohne die entsprechenden technischen Hilfsmittel ist in der Regel sehr aufwendig. Moderne Bürokonzepte setzen daher bereits seit Jahren auf die digitale Archivierung. Die Archivierung von Dokumenten ist von Profihand schnell ausgeführt und Unterlagen zu digitalisieren ist ein beliebter Service.

Ein schneller Zugriff und ein transparentes System sparen letztendlich Geld und Zeit. Jeder befugte Mitarbeiter kann auf die Daten zugreifen und das lästige Suchen per Hand in einem staubigen Archiv gehört definitiv der Vergangenheit an. Digitales Archivieren sollte heutzutage fester Bestandteil im modernen Büromanagement sein, denn die digitale Archivierung von Dokumenten ist die Lösung für effektive Büroarbeit.

Welche Dokumente lassen sich digitalisieren und archivieren?

Nahezu alle Dokumente lassen sich heutzutage in eine digitale Form überführen und archivieren. Dabei gibt es bei der digitalen Dokumentenarchivierung die verschiedensten elektronischen Archivierungssysteme, die nicht nur zum Archivieren von Akten, sondern auch zur Digitalisierung von jeglichem anderen Daten- & Dokument-Typus eingesetzt werden können.

Beispielsweise erfolgt eine digitale Dokumentenarchivierung in Unternehmen für folgende Unterlagen:

  • Akten
  • Auftragsbestätigungen
  • Lieferscheine
  • Bestellungen
  • Korrespondenz, Schriftverkehr
  • E-Mails
  • Posteingang
  • Postausgang
  • Rechnungen
  • Mahnungen
  • Buchhaltungsunterlagen
  • Personalakten
  • Bilanzen
  • Handbücher
  • Gebrauchsanweisungen
  • Bedienungsanleitungen
  • Sonstige Dokumente

In Städten, Gemeinden, Kommunen, Behörden wie Bauämter, Meldeämter und Stadtarchiven, Landesarchiven, Universitäten, Kfz-Zulassungsstellen, Kirchenarchiven erfolgt eine digitale Dokumentenarchivierung für folgende Unterlagen:

  • Akten, Dokumente
  • Papiergestützte Archive
  • Bibliotheken, Büchereien
  • Karten
  • Pläne
  • Lieferscheine
  • E-Mails
  • Posteingang
  • Postausgang
  • Rechnungen
  • Mahnungen
  • Personalakten
  • Korrespondenz, Schriftverkehr
  • Manuskripte
  • altertümliche Schriften
  • Sonstige Dokumente

Was versteht man unter digitaler Datenverarbeitung / Datenaufruf?

  • Indexierungen
  • OCR-Auslesung mit dem PDF Compressor Enterprise von LuraTech
  • OCR-Auslesung und Ausgabe als XML-Datei inkl. Weiterverarbeitung
  • Auslesung von Mikrofilmlochkarten mit Hollerith-Codes
  • Datenbank-Erstellung
  • Konvertierung der Daten in TIFF, JPG, PDF, PDF/A-1a und -1b, PDF/A-2u und -2b, PDF/A-3u und -3b
  • Ablage Ihrer Daten auf Festplatte, CD-ROM oder DVD
  • Gerne vernichten wir auch Ihre alten Akten, und zwar exakt nach den Bestimmungen des Bundesdatenschutzsgesetz:

Welche Archivierungssysteme gibt es?

Man unterscheidet grundsätzlich zwei unterschiedliche Arten der Archivierung. Das eine ist die Dokumentenarchivierung und das andere die Datenarchivierung. Bei der Dokumentenarchivierung geht es darum, dass Dokumente, die zwar nicht regelmäßig benötigt werden, aber aufbewahrt werden müssen, archiviert werden. Hierzu zählen zum Beispiel steuerliche oder gesetzliche Unterlagen und Versicherungsunterlagen. Bei der Datenarchivierung werden ältere Daten gesammelt und in ein Archiv verschoben. Um diesen Archivierungsprozess durchführen zu können, bedient man sich sogenannter Archivierungssysteme.

Digitale Archivierungssysteme

Digitale Archivierungssysteme sparen Zeit und Kosten. In jedem Unternehmen müssen Akten und Unterlagen archiviert werden. Egal ob selbstständiger Alleinunternehmer oder börsennotiertes Unternehmen, in jedem Fall müssen Rechnungen, Briefe und viele andere Dokumente aufbewahrt werden. Eine digitale Aktenarchivierung kann hier viel Zeit und auch Kosten sparen.

Wer schon einmal seine privaten Unterlagen geordnet hat, weiß wie zeitaufwändig, kompliziert und frustrierend eine Akten Archivierung sein kann. Softwareunterstütze Archivierungssysteme für Akten hingegen vereinfachen diesen Prozess, da man zum Beispiel die Sortierung automatisch von einem Computer durchführen lassen kann. So spart man Zeit und damit automatisch auch Kosten. Besonders bei großen Unternehmen, oder solchen mit viel Schriftverkehr, entsteht hier ein riesiges Sparpotenzial durch digitale Archivierungssysteme

Es gibt viele Vorteile, die für eine elektronische Ablage und digital archivierte Akten sprechen. Archivierungssysteme, die digital vorliegen, können schneller repliziert und gesichert werden. Mit digitaler Dokumentenarchivierung können viel Zeit und Kosten eingespart werden. Auch rechtlich gibt es einige Forderungen nach einer Langzeitarchivierung (mehr als 10 Jahre). Eine professionelle digitale Dokumentenarchivierung gewährleistet eine revisionssichere Ablage von Rechnungen, Quittungen und Belegen und stellt eine sichere, schnelle Suchfunktionalität bereit.

Die Vorteile digitaler Daten & digitaler Archivierung

Wichtige Unterlagen zu digitalisieren ist die oberste Priorität der digitalen Archivierung. Gerade wenn es schnell gehen muss und die wichtigen Unterlagen benötigt werden. Bei der herkömmlichen Archivierung muss ein Mitarbeiter abgestellt werden, der Ordner gefunden und noch geholt werden. Letztendlich sind das alles unnötige Zeitverluste, die dem Unternehmen nur zusätzliche Kosten aufbürden. Eine sorgfältige digitale Archivierung von Dokumenten ist unverzichtbar und erspart eben diese Zeitverluste. Digitale Archivierungssysteme sind die Lösung für eine schnelle Handlungsfähigkeit.

Die digitale Archivierung Ihrer Dokumente ist wirtschaftlicher und bringt Ihnen und Ihren Mitarbeitern eine Vielzahl von Vorteilen:

  • Enorme Platzeinsparungen durch Wegfall der „Papierablagen“
  • Die Recherche der Daten wird um ein Vielfaches erleichtert und beschleunigt
  • Einfacher und schneller Zugang zu den Daten
  • Problemloser Zugriff von jedem Arbeitsplatz – auch gleichzeitig
  • Langlebig und fälschungssicher
  • Zukunftssicher – unabhängig von Technologie-Entwicklungen
  • Kompatibel mit allen Dokumenten-Management-Systemen (DMS)

Sie sehen also die elektronische Archivierung Ihrer Daten bringt eine Menge Vorteile mit sich.

Zukunftssichere Archivierung heißt für uns, Ihnen eine individuelle Lösung auszuarbeiten, bei der Sie den größtmöglichen Nutzen haben.
Mit unserem modernen Maschinenpark realisieren wir seit Jahren auch knifflige und umfangreiche Aufgabenstellungen. Und das alles nach den Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes.

Digitale Archivierung und ihre Kosten

Die größten Kosten, die bei einer Archivierung entstehen können, ist nicht das Archivierungssystem. Wie bei jeder Dienstleistung, sind hier auch die Personalkosten der ausschlaggebende Kostenfaktor. Die Implementierung eines Archivierungssystems ist sehr aufwendig, da oftmals viele Daten noch nicht digitalisiert wurden. Das heißt, der erste Schritt muss die vollständige Digitalisierung sein. Anschließend werden die Daten in das System eingepflegt und von den Nutzern in der Zukunft weiter gepflegt. Die digitale Archivierung und ihre Kosten sind somit eine lohnende Investition für die Zukunft.

Digitale Aktenarchivierung

Digitale Archivierungssysteme können immer effizienter große Daten von Dokumenten speichern und verwalten. Die Aktenarchivierung wird im täglichen Betrieb immer wichtiger und es kann viel physischer Platz durch eine Digitalisierung von Dokumenten eingespart werden. Durch Digitalisierung können häufig wiederkehrende Aufgaben und Anforderungen automatisiert werden und es können schnell Kopien zur Weiterverarbeitung verarbeitet werden. Die digitale Archivierung hat viele Vorteile und eine professionelle digitale Aktenarchivierung ermöglicht eine schnelle und unkomplizierte Verarbeitung aller Dokumente im Unternehmen. Auch kann durch solch eine Archivierung den gesetzlichen Forderungen Genüge geleistet werden. Die eigentlichen Dokumente werden dabei gar nicht mehr benötigt und stattdessen bleiben digitale Kopien, die leicht und schnell replizierbar sind, erhalten.

Diese weiteren Vorteile bietet eine digitale Aktenarchivierung

Die einzelnen Dokumente sind in einer digitalen Akten Archivierung leichter zu verwalten. Die Dateien lassen sich verschlagworten, nach Datum, Größe oder alphabetisch Sortieren und man kann eine Suchfunktion in diesen Archivierungssystemen für Akten nutzen. Es ist also nicht mehr erforderlich in einem Ablagesystem zu suchen oder einen Aktenkeller zu durchforsten. Schätzungen haben ergeben, dass das Ablegen von Papierakten etwa viermal so lange dauert wie das digitale Archivieren der gleichen Unterlagen. Unternehmen können also in diesem Punkt die Kosten für Arbeitszeit um 75 % senken.

Des Weiteren erleichtert eine digitale Akten Archivierung das Arbeiten mit den betroffenen Unterlagen, denn sie sind direkt verfügbar, wenn sie eingesehen werden müssen und können leicht per Mail an Kollegen oder Vorgesetzte weitergeleitet werden. So kann man unnötige Wartezeiten vermeiden und die Arbeitsabläufe optimieren.

Ein weiterer Vorteil digitaler Archivierungssysteme ist, das man durch ihren Einsatz eine enorme Platzersparnis erreicht. Unternehmen sind nicht mehr gezwungen viel Platz für das Verstauen von Papierunterlagen freizuhalten. Dieser Platz kann auf eine andere Art und Weise gewinnbringender eingesetzt werden, oder es entfallen Mietkosten für diesen Raum. Dies ist ein weiterer Faktor, wie man mithilfe der digitalen Aktenarchivierung Kosten einsparen kann.

Archivierungssysteme für Akten werden in Zukunft zu digitalen Archivierungssystemen

Bei der Akten Archivierung gibt es schon seit vielen Jahren den Trend hin zu digitalen Archivierungssystemen. Seit vielen Jahren und Jahrhunderten haben Menschen immer neue Methoden entwickelt um große Mengen an Daten und Unterlagen zu verwalten. Da ist es nur logisch das man neue digitale Techniken zur effizienteren Verwaltung der digitalen Aktenarchivierung einsetzt.

Mit der digitalen Aktenarchivierung Arbeitsschritte automatisieren

Meist müssen jeden Tag neue Unterlagen in Archivierungssystemen für Akten abgelegt werden. Die Aktenarchivierung ist also eine immer wiederkehrende Aufgabe. Gerade solche aber eignen sich oft um sich wiederholende Arbeitsabläufe zu automatisieren und so noch einmal zusätzlich Zeit zu sparen. Wenn man nach der Akten Archivierung eine Kopie eines Schreibens an einen Kollegen weiterleiten muss zum Beispiel, kann dies mit vielen computergestützten Archivierungssystemen für Akten perfekt automatisiert werden.

Akten digital archivieren

Es ist vorteilhaft Akten digital archivieren zu lassen. Digitale Archivierungssysteme erlauben es Akten und Unterlagen zu archivieren und Zeit und Kosten zu sparen. Archivierungssysteme erlauben eine sichere, zuverlässige und verlustfreie Speicherung von Daten in digitaler Form. Folgende Vorteile für eine elektronische Ablage gibt es:

  • Sichere Speicherung
  • Einfache Replizierung von Daten
  • Schneller Zugriff auf Informationen
  • Zeit- und Kostenersparnis

Unterlagen digital archivieren

Es gibt mehrere Möglichkeiten, um Unterlagen digital zu archivieren, je nachdem, ob man große oder kleine Datenmengen hat. Kleinere Datenmengen können manuell eingescannt werden. Hierfür muss eine Ordnerstruktur angelegt werden. Nachdem die Dokumente gescannt wurden, müssen sie umbenannt werden und in den entsprechenden Ordner verschoben werden. Bei größeren Datenmengen bietet sich eine Software an, die nicht nur das Scannen, sondern auch die Ablage automatisiert übernimmt. Es lohnt sich also, Unterlagen digital zu archivieren. Bei einer Vielzahl von Dokumenten ergibt sich eine enorme Platzeinsparung durch den Wegfall von Papierablagen. Daten können wesentlich schneller recherchiert werden. Es entsteht ein einfacher und schneller Zugang von Daten, die digital vorliegen. Über eine Netzwerk-Implementierung kann von jedem Arbeitsplatz aus auf die Dokumente zugegriffen werden – dies geht sogar gleichzeitig. Die Dokumente sind zuverlässig, langlebig und zukunftssicher gespeichert. Die richtige digitale Archivierung ist kompatibel mit allen verfügbaren Dokumenten-Management-Systemen (DMS).

Zukunftssichere Archivierung

Digitale Archivierung hat Vorteile, das ist mittlerweile seit vielen Jahren klar. Die Verwendung digitaler Archivierungssysteme ist in den allermeisten Unternehmen und Organisationen bereits Standard. Jedoch wird geschätzt, dass nach wie vor bis zu 30% der Unternehmen weder professionelle digitale Aktenarchivierung noch digitale Datenarchivierung betreiben. Viele andere Unternehmen, welche zwar digitale Archivierungssysteme betreiben, nutzen dennoch nicht die Vorteile, welche nach erfolgter Archivierung die nun digitalen Daten bringen können. Digitale Datenarchivierung und digitale Archivierungssysteme schaffen nicht nur massenhaft Platz im oft so beengten Büro, bei professioneller Handhabung der digitalen Daten sind diese auch sicherer verstaut und können nicht so leicht verloren gehen oder in falsche Hände geraten.

Effizienteres Arbeiten Dank digitaler Archivierung

Digitale Aktenarchivierung bietet aber noch einen weiteren wesentlichen Vorteil: Sämtliche in der digitalen Datenarchivierung enthaltenen Schriftstücke und Informationen können jederzeit und von jedem Arbeitsplatz schnell abgerufen werden, wobei eingescannte Texte natürlich über OCR Texterkennung für die Suche indexiert werden. Stundenlanges herumblättern in meterlangen Ordnersystemen, um einen alten Vertrag eines ehemaligen Kunden wiederzufinden, sollte schon längst der Vergangenheit angehören. Weiters gibt es in vielen Bereichen auch entsprechende gesetzliche Verpflichtungen, Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge über längere Mindestzeiträume aufzubewahren. Vielen Selbstständigen und Unternehmern ist nicht bewusst, dass auch hier digitale Archivierung nicht nur Vorteile bringt, sondern dass digitale Aktenarchivierung auch vollkommen den gesetzlichen Anforderungen genügt. Die physische Archivierung ist meist nicht erforderlich, die Archivierung als digitale Daten auf der eigenen Festplatte oder in der Cloud reicht völlig aus.

Vorteile der digitalen Archivierung in vielen Bereichen

Digitale Archivierung und Vorteile, die sich daraus ziehen lassen, sind aber nicht nur für Selbstständige und Firmen ein großes Thema. Die meisten Behörden nutzen solche Systeme schon lange. Aber auch private Organisationen oder NGOs sollten sich mit diesem Thema beschäftigen. Vertrauliche Daten sind bei fachgerechter digitaler Aktenarchivierung meist sicherer vor Diebstahl oder unbefugten Blicken, als im oft unversperrten Ordnerschrank im Vorzimmer, wo es meist gar nicht so schnell auffällt, wenn der eine oder andere Ordner plötzlich Beine bekommen hat.

Archivierung von digitalen Daten

Um digitale Daten archivieren zu können, benötigt man ein Datenarchiv. Das ist ein Informationssystem, in dem digitale Daten aufbewahrt werden und für bestimmte Nutzergruppen zugänglich gemacht werden. Die Archivierung von digitalen Daten sollte nicht ohne einen zuverlässigen und professionellen Geschäftspartner stattfinden. Man sollte auf das Know-how erfahrener Unternehmen zugreifen, um einen Datenverlust zu vermeiden. Eine besondere Anforderung ist die Langzeitarchivierung.

Dokumente digital archivieren und die Effizienz der modernen Technik nutzen

Ein Klick und schon erfüllt das digitale Archivierungssystem seine Aufgabe. Ein sofortiger Zugriff auf die eingescannten Dokumente und der Arbeitsprozess kann sofort beginnen. Der rasante Zugriff und die Ordnung sind Garanten für eine effiziente Nutzung. Digitale Archivierungssysteme sind ein wichtiger Bestandteil der modernen Bürostruktur. Kein Büromanagement wird ohne diesen digitalen Fortschritt nur ansatzweise konkurrenzfähig sein. Quittungen, Rechnungen, Schriftstücke, Mailverkehr, alles einmal digital archiviert und sofort ist der schnelle Zugriff möglich.

Diese Vorteile erwarten die Kunden, die eine digitale Archivierung nutzen und Dokumente digital archivieren:

  • Schneller Datenzugriff auch bei großen Datenmengen
  • Von unterschiedlichen Orten können die Mitarbeiter auf die Daten zugreifen
  • Digital zu archivieren bedeutet eine Kostenersparnis in den Bereichen Lagerplatz und Material
  • Digital Archivieren bedeutet Einsparung von Personalkosten
  • Die digitale Archivierung von Dokumenten eröffnet die transparente Nutzung für ausgewählte Mitarbeiter
  • Sicherheit und Datenschutz werden garantiert, wenn Kunden digital archivieren

Akten-Digitalisierung und Akten-Archivierung

Was versteht man genau unter einer Akten-Archivierung?

Eine Akten-Archivierung wird in der Regel von einer speziellen Einrichtung oder Organisationseinheit durchgeführt. Hierbei werden Akten, die zur kontinuierlichen Aufgabenerfüllung nicht mehr berücksichtigt werden, aufgenommen, aufbewahrt, ausgewertet und verfügbar gemacht. Ein Archivieren von Akten kann mit allen Aktenarten erfolgen, beispielsweise sind hier zu nennen:

  • Personalakten
  • Kundenakten
  • Lieferantenakten
  • Vertragsakten
  • Anwaltsakten
  • Gerichtsakten
  • Bestandsakten
  • Versicherungsakten
  • Kreditakten (bei Banken)
  • Patientenakten

Aktenarchivierung heute

Heute werden Akten in der Regel in ein digitales (oder auch elektronisches) Archiv überführt bzw. einer digitalen (oder auch elektronischen) Archivierung unterzogen.

Eine Akten-Archivierung ist weiterhin gekennzeichnet von Kriterien wie Unveränderbarkeit, langfristige Auffindbarkeit sowie Wiedergabefähigkeit. Die bloße Akten-Digitalisierung oder Sicherung auf einem Medium kann nicht als Archivierung bezeichnet werden, da in diesem Fall der langfristige Aufbewahrungscharakter nicht vorhanden ist.

Die Lebensdauer von Akten bei einer Digitalisierung und Archivierung kann nicht etwa als konstant bzw. dauerhaft bezeichnet werden.

Die Aufbewahrungsdauer ist beim Start der Archivierung zu bestimmen, hierbei sollte ggfs. eine erforderliche Aktenvernichtung zu einem bestimmten Zeitpunkt festgelegt werden. Bei historischen Akten, die keine Aufbewahrungsfristen haben, ist die Lebensdauer der in Frage kommenden Speichermedien zu beachten, so dass in bestimmten Zeitintervallen Sicherheitskopien anzulegen sind. Akten von Ämtern und Behörden müssen gewöhnlich nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist der zuständigen Archiveinrichtung übergeben werden.

Bessere Qualität durch Akten- und Dokumenten-Digitalisierung

Die analogen Informationen von Akten oder sonstigen Dokumenten erleiden bei jedem Kopiervorgang einen Qualitätsverlust.

Anders verhält sich dies bei einer Akten- oder Dokumenten- Digitalisierung: Digitale Inhalte sind sog. diskrete Werte, welche lesbar und somit dem digitalen Original gleichwertig sind, oder nicht mehr lesbar sind, was durch redundante Speicherung der Inhalte bzw. Berichtigungsalgorithmen vermieden werden soll.

Das heißt, dass bei einer Kopie von digitalen Datenträgern in der Regel nicht nur eine dem Original gleichwertige Kopie erstellt wird, sondern die Korrekturdaten neu generiert werden und somit die Digitalkopie sogar über höhere Qualitativ verfügt als das digitale Originaldokument. Es lohnt sich also in jedem Fall Akten digital zu archivieren.

Warum eine Archivierung durchführen?

Ein wichtiger Vorteil der Akten-Digitalisierung und -Archivierung ist die enorme Platzersparnis. Wussten Sie etwa, dass die Daten auf einer CD-ROM ca. 35 Ordnern auf fünf Regalmeter entsprechen?

Ein weiterer Pluspunkt stellt die Arbeitszeitersparnis durch schnelleres Auffinden von Aktendaten dar. Per Mausklick können die Nutzer alle Akten, Dokumente in Sekundenschnelle am Monitor betrachten, ausdrucken, mit anderen Programmen weiterverarbeiten und ggfs. per Telefax oder E-Mail versenden.

Als weitere Vorteile sind noch Material- und Lohnkostenersparnis zu nennen. In Ämtern und Behörden stellt die digitale Akten-Archivierung die Basis für das funktionierende Verwaltungshandeln dar und ist grundlegend für das dort benötigte Wissensmanagement. Sie sehen also ganz deutlich, dass digitale Archivierung & elektronische Archivierung vielerlei Vorteile hat.

Archivierung von Dokumenten im virtuellen Lagerraum – digitale Archivierungssysteme die begeistern

Digitales Archivieren bedeutet keine Lagerkosten mehr. Tief im Keller können Schimmel und Moder drohen. Doch wenn digitale Archivierungssysteme diesen Part übernehmen, dann sind alle Dokumente und Mitarbeiter dauerhaft geschützt. Dokumente digital zu archivieren und Unterlagen zu digitalisieren löst viele herkömmliche Problematiken. Und schneller geht das Heraussuchen auch noch. Die Zeit kann der Mitarbeiter mit anderen wichtigen Aufgaben füllen. Die digitale Archivierung von Dokumenten ist für jeden Kunden branchenunabhängig sofort umsetzbar.

Rechtssicher und geschützt – die digitale Archivierung von Dokumenten

Dokumente digital zu archivieren ist rechtlich zulässig und entspricht dem hiesigen Recht. Eine Aufbewahrung der Papierform ist somit nicht mehr nötig. Natürlich müssen hier zum Beispiel auch die Punkte Datenschutz und Sicherheit der gespeicherten Daten ordnungsgemäß ausgeführt werden. Eine speziell angepasste Nutzerverwaltung hilft den Chefetagen den Zugriff genau zu steuern. Unbefugte können ohne eine Genehmigung niemals den Zugriff erlangen. Die Archivierung von Dokumenten und digitale Archivierungssysteme ist ein unverzichtbarer Schritt in ein neues Zeitalter des Büromanagements.

Fazit zu digitalen Archivierungssystemen

Durch den Einsatz von moderner Technik zur Digitalisierung können Dokumente langfristig gesichert und archiviert werden. Die Daten der Dokumente können wesentlich schneller und einfacher verarbeitet werden und der Zugriff ist sicherer und kann auch von mehreren Arbeitsplätzen gleichzeitig erfolgen. Nutzen Sie deswegen die Vorteile moderner Archivierungssysteme.

Quellenangaben:

Buchtitel: Digitale Archivierung: Grundlagen, Techniken, Vorgehen in Projekten
Verfasser: Roger Odenthal
Seitenumfang: 130 Seiten
Verlag: Datakontext; 2. Auflage; überarbeitete, erw. Auflage
Sprache: Deutsch
ISBN-10: 3895776025
ISBN-13: 978-3895776021