Der Unterschied zwischen Backup und Archivierung
Ein Backup ist eine kurz- bis mittelfristige zusätzliche Speicherung von Daten. Dies dient zur temporären Verfügbarkeit von Daten als auch zur Wiederherstellung verlorener Daten bspw. Nach physikalischen Festplatten-Schäden oder Datenverlust durch Fehlverhalten der Anwender. Für Backup-Bänder gibt es derzeit keine festen Aufbewahrungspflichten. Allerdings ist wichtig, dass ein Unternehmen jederzeit aus dem Backup seine Daten wiederherstellen kann um in Notfall ein Arbeitsstopp zu verhindern. Eine Archivierung hingegen ist die langfristige Speicherung von Daten auf einem abgesonderten Datenträger. Hierbei ist in erster Linie nicht die Wiederherstellung der Daten im Bedarfsfall im Vordergrund, sondern vielmehr die Dokumentation wesentlich. Wie lange eine aufbewahrungspflichtige Datei auf dem separaten Datenträger aufzubewahren ist, hängt von ihrer Art ab. Die wichtigsten Regelungen für ihr Unternehmen finden sie hierzu im HGB und AO. Diese Normen regeln die unterschiedlichen Fristen für kaufmännische Dokumente.