Dokumente digital archivieren

Dokumente digital archivieren – was ist zu beachten?

Die Digitalisierung ist in aller Munde. Viele administrative Arbeitsabläufe in Unternehmen laufen mittlerweile größtenteils automatisiert ab. Die herkömmlichen Arbeitsweisen ändern sich, alles wird schneller, die benötigten Informationen sollten am besten sofort verfügbar sein.

Was bedeutet das für die bestehenden Dokumente in Papierform?

Mittels moderner Archivierungssoftware lassen sich so ziemliche alle auf Papier vorliegenden Informationen verarbeiten. Dazu müssen sie in einem ersten Schritt erst einmal digitalisiert werden. Dies wird durch das Scannen der Dokumente erreicht. Nach dem sogenannten Capturing der Daten werden die Dokumente indexiert und entsprechend in der Archivierungssoftware abgelegt. Dort können sie dann abgerufen werden.

Welche Anforderungen gibt es an die Archivierungssoftware & die Dokumentenarchivierung?

Auch die Bedürfnisse der Nutzer an eine Dokumentenarchivierung hat sich im Rahmen der Digitalisierung verändert. Gerade durch die pandemischen Ereignisse der letzten Jahre hat sich gezeigt, dass auch aus dem Homeoffice heraus auf viele Dokumente zugegriffen werden muss. Das bedeutet also, dass archivierte Daten immer zur Verfügung stehen müssen. Sie müssen sich zudem mit jeder gängigen Archivierungssoftware in unverfälschter Form problemlos anzeigen lassen. Ein proprietäres Datenformat ist daher nicht zielführend und führt zu Mehraufwand oder Verdruss beim Anwender.

Intelligente Archivierungssysteme gehen einen Schritt weiter.

Hochmoderne Systeme können sowohl strukturierte wie auch unstrukturierte Daten verarbeiten. Sind die Dokumente einmal digitalisiert und beispielsweise durch eine OCR-Software in ein durchsuchbares PDF umgewandelt worden, können weitere Vorteile einer aktuellen Archivierungssoftware genutzt werden. Durch eine geschickte Anreicherung der vorliegen Daten mit weiterführenden Informationen (Metadaten) können die Dokumente und Informationen entsprechend klassifiziert werden. Diese Informationen werden in unstrukturierter Form im System abgelegt. Ein Wiederauffinden der Daten erfolgt durch einen einfachen Suchbefehl, ähnlich dem Suchen bei Google oder anderen Suchmaschinen. Alle relevanten Daten werden dann auf einen Blick angezeigt. Der Paradigmenwechsel besteht im Ablegen der Daten. Die Informationen werden nicht mehr wie jahrzehntelang gewohnt in fest definierten Ordnern und Strukturen abgelegt.

Wo werden die Dokumente gespeichert?

Durch das Umwandeln der Dokumente in digitale Informationen können die archivierten Daten nun überall abgelegt werden. Ob nun auf dem Firmenserver oder in der Cloud, beides ist möglich. Für welche Lösung man sich entscheiden sollte, ist sicher von verschiedenen Faktoren abhängig. So könnte z. B. die volle Datenkontrolle ein Thema sein, das zu berücksichtigen ist. In jedem Fall gehören Lagerräume für die Aufbewahrung der meisten physischen Akten zukünftig der Vergangenheit an. Dies kann durchaus eine Kostenreduzierung bedeuten.

Ist eine Archivierungssoftware nur für Firmen geeignet?

Das Bedürfnis, Dokumente zu archivieren, ist nicht nur für Unternehmen relevant. Auch Privathaushalte müssen sich mit der Aufgabe auseinandersetzen, mit einer Archivierungssoftware Dokumente sinnvoll zu archivieren. Über die letzten Jahrzehnte haben sich in fast allen Haushalten viele Dokumente angesammelt, die zum einen gesetzlich aufbewahrt werden müssen, zum anderen aus persönlichen Gründen archiviert werden sollen. Die Dokumentenbestände in eine digitale Archivsoftware zu überführen ist sicherlich ein wichtiger und richtiger Schritt in Richtung Digitalisierung.