Dokumente digital archivieren

Die Digitalisierung ist in aller Munde. Viele administrative Arbeitsabläufe in Unternehmen laufen mittlerweile größtenteils automatisiert ab. Die herkömmlichen Arbeitsweisen ändern sich, alles wird schneller, und die benötigten Informationen sollten am besten sofort verfügbar sein. Genau hier setzt das Konzept „Dokumente digital archivieren“ an. Es geht darum, klassische Papierakten in ein digitales Format zu überführen und auf diese Weise einfacher, schneller und sicherer zugänglich zu machen.

Doch was bedeutet das konkret? Wer sich für eine digitale Dokumentenarchivierung entscheidet, muss nicht nur einen technischen, sondern auch einen organisatorischen Wandel anstoßen. Alte Strukturen – vom Aktenschrank bis hin zum Ordner – werden zunehmend durch Archivsoftware und andere Archivierungssysteme ersetzt. Diese ermöglichen es, Dokumente langfristig, revisionssicher und ortsunabhängig verfügbar zu halten. Entscheidend ist dabei eine klare Vorgehensweise: von der Auswahl der passenden Software über die Digitalisierung bis hin zur rechtskonformen Ablage der Daten.

„Eine erfolgreiche Digitalisierung beginnt mit der richtigen Strategie: Ziele definieren, Abläufe analysieren und passende Tools auswählen.“

Was bedeutet das für die bestehenden Dokumente in Papierform?

Mittels moderner Archivierungssoftware lassen sich so ziemlich alle auf Papier vorliegenden Informationen verarbeiten. Dazu müssen sie in einem ersten Schritt zunächst digitalisiert werden – ein Prozess, der sich unter dem Begriff „Capturing“ zusammenfassen lässt. Beim Scannen werden die Daten indexiert und anschließend in der Archivsoftware abgelegt, sodass sie sich problemlos wiederfinden lassen.

Praktisch sieht das so aus: Ein Stapel Papierdokumente wird durch einen leistungsfähigen Scanner geschickt. Anschließend werden die gewonnenen Informationen mithilfe von Softwarelösungen in ein durchsuchbares Format, beispielsweise PDF, umgewandelt. Dieser Schritt ist essenziell, damit Mitarbeiter oder auch Privatpersonen später schnell und komfortabel über Suchbegriffe auf die Dokumente zugreifen können. Ob es sich um Rechnungen, Verträge, Lieferscheine oder Privatkorrespondenz handelt: Sobald die Dokumente digital vorliegen, profitieren alle Beteiligten von einer deutlichen Zeitersparnis bei der Recherche.

• Scannen: Moderne Scanner erfassen Seiten schnell und in hoher Qualität. Je nach Bedarf lassen sich Schwarz-Weiß-, Farb- oder Graustufenscans erstellen.
• Indexierung: Hierbei werden Metadaten (wie Datum, Absender, Schlagworte) hinterlegt, um später eine gezielte Suche zu ermöglichen.
• Ablage: Das Dokument wird in der Archivsoftware gespeichert und ist sofort im Archivierungssystem verfügbar.

Gerade in Zeiten, in denen vermehrt im Homeoffice gearbeitet wird, zeigt sich der Nutzen dieses Vorgehens: Wer Dokumente digital archivieren lässt, stellt sicher, dass relevante Informationen jederzeit – und von überall – abgerufen werden können.

Welche Anforderungen gibt es an die Archivierungssoftware & die Dokumentenarchivierung?

Auch die Bedürfnisse der Nutzer an eine Dokumentenarchivierung haben sich im Rahmen der Digitalisierung verändert. Gerade durch die pandemischen Ereignisse der letzten Jahre hat sich gezeigt, dass auch aus dem Homeoffice heraus auf viele Dokumente zugegriffen werden muss. Das bedeutet also, dass archivierte Daten rund um die Uhr zur Verfügung stehen sollten. Zugleich müssen sich diese Daten mit jeder gängigen Software in unverfälschter Form anzeigen lassen. Ein proprietäres Datenformat ist in diesem Zusammenhang nicht zielführend und führt zu Mehraufwand oder Verdruss beim Anwender.

Darüber hinaus ist es wichtig, auf folgende Punkte zu achten:

• Rechtskonformität: In vielen Ländern gelten Vorschriften für die digitale Aufbewahrung von Dokumenten. Themen wie GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) oder DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) spielen hierbei eine große Rolle.
• Datensicherheit: Die Archivierungssysteme sollten über Zugriffs- und Rollenverwaltung verfügen, damit nur autorisierte Personen auf sensible Inhalte zugreifen können. Verschlüsselung und regelmäßige Backups sind Pflicht.
• Skalierbarkeit: Unternehmen wachsen, und mit ihnen wächst auch das Datenvolumen. Eine Archivsoftware muss daher in der Lage sein, größere Datenmengen ohne Leistungseinbußen zu verwalten.
• Benutzerfreundlichkeit: Ein intuitives Interface und eine leistungsfähige Suchfunktion erleichtern die Akzeptanz bei den Mitarbeitern.

„Gute Archivsoftware ist weit mehr als ein digitales Ablagesystem – sie bietet smarte Werkzeuge, um Informationen gezielt zu organisieren und effizient zu nutzen.“

Intelligente Archivierungssysteme gehen einen Schritt weiter.

Hochmoderne Archivierungssysteme können sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten verarbeiten. Sind die Dokumente einmal digitalisiert und beispielsweise durch eine OCR-Software in ein durchsuchbares PDF umgewandelt worden, können weitere Vorteile einer aktuellen Archivsoftware genutzt werden. Durch eine geschickte Anreicherung der vorliegenden Daten mit weiterführenden Informationen (Metadaten) werden die Dokumente klassifiziert. Diese Informationen liegen in unstrukturierter Form im System vor, sind jedoch über eine Suchabfrage schnell auffindbar – ähnlich wie bei einer Suchmaschine.

Der Paradigmenwechsel besteht im Ablegen der Daten: Die Informationen werden nicht mehr wie jahrzehntelang gewohnt in fest definierten Ordnern und Strukturen archiviert, sondern nach Kriterien wie Schlagworten, Kategorien oder Datum. Diese Flexibilität steigert die Effizienz, da nicht mehr starr in Hierarchien gesucht werden muss. Stattdessen hilft die Volltextsuche, in Sekundenschnelle auf ein bestimmtes Dokument zuzugreifen.

• OCR (Optical Character Recognition): Wandelt gescannte Bilder in durchsuchbaren Text um, sodass jede Textstelle auffindbar ist.
• Metadatenanreicherung: Die Dokumente lassen sich um Felder wie Kundennummer, Projektnummer oder andere Kennzeichen erweitern.
• Automatische Workflows: Manche Systeme bieten die Möglichkeit, Dokumente nach Eingang automatisch an bestimmte Personen weiterzuleiten oder Prozesse anzustoßen (z. B. Rechnungsfreigabe).

Unternehmen, die Dokumente digital archivieren und dabei auf diese erweiterten Funktionen setzen, sparen langfristig Zeit und gewinnen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil, da Informationen zielgenau verfügbar sind.

Wo werden die Dokumente gespeichert?

Durch das Umwandeln der Dokumente in digitale Informationen können die archivierten Daten nun überall abgelegt werden – sei es auf dem Firmenserver oder in der Cloud. Für welche Lösung man sich entscheidet, hängt von verschiedenen Faktoren ab:

• Datenkontrolle: Wer sensible Daten bevorzugt im eigenen Haus behalten möchte, setzt oft auf eine On-Premise-Lösung. Dies bietet maximale Kontrolle, erfordert jedoch auch entsprechende IT-Ressourcen und Wartung.
• Verfügbarkeit und Skalierbarkeit: Die Cloud ermöglicht einen ortsunabhängigen Zugriff und wächst bei Bedarf mit. Dafür sind jedoch Fragen des Datenschutzes und der Ausfallsicherheit zu klären.
• Kosten: Lokale Server sind mit Anschaffungs- und Betriebskosten verbunden. Cloud-Modelle setzen oft auf ein nutzungsabhängiges Preismodell, was insbesondere für kleinere Firmen interessant sein kann.

In jedem Fall gehört das Anmieten großer Lagerräume für Akten in vielen Bereichen der Vergangenheit an. Die Kostenersparnis durch die Umstellung auf digitale Archivierungssysteme ist oft beträchtlich. Nicht zu unterschätzen ist zudem der Zugewinn an Flexibilität: Mitarbeiter können auch von zu Hause oder unterwegs auf wichtige Dokumente zugreifen, sofern sie über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen.

„Die Umstellung auf digitale Archivierungssysteme ist ein großer Schritt – sowohl organisatorisch als auch kulturell. Wer ihn geht, profitiert jedoch langfristig von erheblichen Vorteilen.“

Ist eine Archivierungssoftware nur für Firmen geeignet?

Das Bedürfnis, Dokumente digital archivieren zu wollen, ist keineswegs allein auf Unternehmen beschränkt. Auch Privathaushalte müssen sich damit auseinandersetzen, wie sie ihre wachsenden Unterlagen sinnvoll verwalten können. Über die letzten Jahrzehnte haben sich in fast allen Haushalten Aktenordner mit Versicherungen, Verträgen oder Rechnungen angesammelt. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen treffen auf viele dieser Dokumente zu, sodass eine Aufbewahrungspflicht besteht. Die Dokumentenarchivierung in digitaler Form stellt hier einen modernen Lösungsansatz dar.

Für Privatpersonen stellen sich ähnliche Fragen wie für Unternehmen:

• Welche Archivsoftware nutze ich? Hier kann man auf einfach bedienbare Lösungen setzen, die nicht zwingend alle Profi-Funktionen bieten müssen.
• Wie sichere ich meine Daten? Ob Cloudspeicher oder externe Festplatte – regelmäßige Backups sind unerlässlich, um Verluste zu vermeiden.
• Welche Unterlagen gehören ins digitale Archiv? Grundsätzlich ist es sinnvoll, alles zu digitalisieren, was man nicht regelmäßig im Original benötigt. Wichtige Dokumente, wie Zeugnisse, bewahrt man zusätzlich weiter als Papier-Version auf.

Wer sich privat mit dem Thema Archivierungssysteme befasst, kann durchaus von den Erfahrungswerten aus der Geschäftswelt profitieren. Selbst einfache Lösungen helfen, das Chaos im heimischen Aktenschrank zu beheben und wichtige Dokumente auf Knopfdruck bereitzustellen. Zudem ermöglicht die digitale Ablage ein einfaches Teilen mit Familienmitgliedern oder Beratern.

Fazit: „Dokumente digital archivieren“ als zentrales Element moderner Arbeitsabläufe

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Dokumente digital archivieren ein wesentlicher Bestandteil der modernen Arbeitswelt geworden ist. Ob im privaten Haushalt oder im Unternehmensumfeld: Die Umwandlung von Papierunterlagen in digitale Formate bietet eine Reihe von Vorteilen – von der schnelleren Suche über die platzsparende Lagerung bis hin zur ortsunabhängigen Verfügbarkeit. Dank moderner Archivsoftware, Dokumentenarchivierung und fortschrittlicher Archivierungssysteme lässt sich dieser Wandel effektiv und sicher gestalten.

Ein erfolgreicher Umstieg ist jedoch kein Selbstläufer. Er erfordert eine sorgfältige Planung, die Berücksichtigung rechtlicher Vorgaben sowie die Wahl der passenden technischen Infrastruktur. Ein durchdachter Projektablauf, bei dem zunächst Altbestände gescannt und indexiert werden, legt den Grundstein für eine effiziente Nutzung. Wer sich hier professionell beraten lässt und auf bewährte Lösungen setzt, vermeidet typische Stolpersteine und macht den Weg frei für schlankere Prozesse und mehr Effizienz. Damit ist klar: Wer heute zukunftsfähig agieren will, sollte das Thema digitale Archivierung nicht länger aufschieben – sondern die Chance nutzen, die darin steckt.