Akten scannen, Akten archivieren, scannen und Dokumente archivieren

In Unternehmen, Kommunen und anderen Einrichtungen fallen jeden Tag eine Vielzahl von Papierdokumenten wie z. B. Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Auftragsbestätigungen und andere Belege an, welche mindestens zwischen 6 und 10 Jahren aufbewahrt werden müssen.
Die Arbeitsabläufe in einem Unternehmen lassen sich durch digitale Speicherungen der Daten erheblich erleichtern und vereinfachen. Durch die Digitalisierung und Archivierung Ihrer Papierdokumente erreichen Sie eine langfristige Kostenersparnis bei den Personalkosten sowie bei den Raumkosten.
Beispielrechnung:

Kosten für kleines Unternehmen mit einem Lagerraum von 10 qm:
* Raumkosten: 5 €/qm und Monat, das entspricht 600 €/Jahr und 6000 € in zehn Jahren
* Personalkosten: Nach einer Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft (iwd 2003) verbringt jeder Mitarbeiter durchschnittlich 2,44 Std. / Woche mit der Suche nach Dokumenten. Hochgerechnet sind das bei 10 Mitarbeitern ca. 24 h/Woche und 1268 h im Jahr.
Bei durchschnittlichen Personalkosten von 30 €/h entspricht dies 38.040 €/Jahr.
* Die geschätzten Gesamtkosten in zehn Jahren betragen somit 386.400 €.

Ein seriöser Scandienstleister kommt in Ihr Unternehmen und sichtet allen vorhanden Akten.
Ordner ist nicht gleich Ordner. In jedem Unternehmen, Kommune oder in anderen Einrichtungen werden unterschiedliche Formate – von A0 –Plänen bis A7 Notizzettel – in einem Ordner abgelegt.
Hierbei kann die Qualität der Akten von ganz dünnem Durchschlagpapier bis hin zu dicken Karten stark schwanken.
Deshalb wird einen ein Scanservice immer einen kostenlosen und unverbindlichen Test anhand einer repräsentativen Menge an Ordnern anbieten.
Dieser Test ist dann die Basis für ein verbindliches Angebot. Das Angebot besteht in der Regel aus zwei Bestandteilen: zum einen aus einem festen Scanpreis pro Seite und einem Stundenlohn für die Aufarbeitung des Ordners.
Zukunftssichere Archivierung heißt für uns, Ihnen eine individuelle Lösung auszuarbeiten, bei der Sie den größtmöglichen Nutzen haben.