Scannen bzw. Digitalisieren von Papierakten

In kleinen, mittleren und großen Unternehmen fallen jeden Tag eine große Mengen an Papierbelegen, die zwischen 10 und 20 Jahren aufbewahrt werden müssen wie z. B.:

* Eingangsrechnungen
* Ausgangrechnungen
* Lieferscheine
* Bestellungen
* Auftragsbestätigungen
* Angebote
* Verträge

Diese ganzen Papierbelege müssen von verschiedenen Mitarbeitern bearbeitet werden. Bei kleinen und Mittelständischen Unternehmen die kein Dokumentenmanagementsystem (DMS) besitzen, werden Die Papierakten wie üblich in Ordnern abgelegt. Aufgrund von steigenden Kosten für die Lagerungen sowie aus Platzmangel, gehen Unternehmen dazu über, die ganzen Papierbelege Digitalisieren bzw. Scannen zu lassen.
In diesem Zug wird auch meistens über den Einsatz eines DMS nachgedacht. Es gibt aber auch vielen Firmen, die Ihre Daten nur Scannen bzw. Digitalisieren lassen und als PDF auf Ihren Server oder auf einer USB-Festplatte mit entsprechender Sicherung ablegen. Das sind meistens Firmen, welche nur selten einen Zugriff auf Ihre Daten haben oder sich die Kosten eines DMS im ersten Schritt sparen wollen. In nächsten Blog werde ich auf ein Unternehmen mit DMS eingehen.