Einbürgerungsakten auf Mikrofilm

Die Einbürgerungsakten einer großen Stadt in Baden-Württemberg wurden bis in die neunziger Jahre mikroverfilmt für die Archivierung. Die Aufbewahrungsfrist für Einbürgerungsakten beträgt 50 Jahre. Auf einem Mikrorollfilm sind zwischen 80 und 150 Akten mit durchschnittlich 100 Papierseiten. Für die Suche an einem Mikrofilm-Lesegerät benötigt man in der Regel eine halbe bis eine ganze Stunde. Das Ausdrucken der kompletten Akte dauert nochmals gut eine halbe Stunde.

Im Zuge der Straffung des Personalbestandes hat man entschlossen, alle Mikrorollfilme zu scannen bzw. zu digitalisieren. Im ersten Schritt wurden die Mikrorollfilme komplett scannt bzw. digitalisiert und auf Vollständigkeit überprüft. Im zweiten Schritt wurden die zusammengehörenden Dokumente in einen Ordner verschoben. Die Trennung erfolgte meist durch ein sogenanntes Kreuzblatt, leider aber nicht immer. Deshalb musste man oft ganze Seiten durchschauen, um Sie der richtigen Akte zuzuordnen. Der dritte Schritt war die Indexierung der Akte mit Name_Vorname_Geburtsdatum.
Der vierte und letzte Schritt war die Konvertierung zu einer Multipage-Pdf für jede Akte. Für alle Sachbearbeiter ist dies eine wesentliche Erleichterung. Kein muss mehr in den Keller und mühsam die Mikrofilme suchen sondern ganz bequem vom PC-Arbeitsplatz zugreifen.