Dokumente digitalisieren Preise: Was kostet das Scannen?

Dokumente digitalisieren Preise: Was kostet das Scannen Ihrer Akten?

Wie viel kostet es, Dokumente zu digitalisieren? Die Preise für das Dokumente digitalisieren preise beginnen bei 0,019 € pro Blatt. Weitere Kosten hängen von Dokumententyp, Zustand und zusätzlichen Dienstleistungen ab. Der Digitalisierungsvorgang erfolgt dabei besonders schonend und mit großer Sorgfalt, insbesondere bei empfindlichen oder wichtigen Dokumenten.

Lesen Sie weiter, um mehr über die verschiedenen Preisstrukturen zu erfahren und wie neben Akten auch Belege digitalisiert werden können.

Für eine korrekte Erfassung und Digitalisierung ist es wichtig, Belege wie Kassenbons oder Quittungen sorgfältig zu belegen, also vorzubereiten und zu organisieren.

 

Das Wichtigste auf einen Blick

• Die Preise für das Scannen von Dokumenten variieren je nach Art, Zustand und Umfang der Dokumente und liegen meist zwischen 0,019 € und 0,04 € pro Blatt.
• Zusätzliche Dienstleistungen wie OCR Texterkennung, Datenspeicherung und Aktenvernichtung können die Gesamtkosten beeinflussen und sollten im Preisangebot berücksichtigt werden.
• Digitalisierung erhöht die Effizienz, spart Platz und verbessert die Datensicherheit, indem Dokumente leichter verwaltet und abgerufen werden können, da sie als strukturierte Datei gespeichert werden.

Preise für das Scannen von Dokumenten

Die Preise für das Scannen von Dokumenten können stark variieren, abhängig von der Art und dem Zustand der Dokumente sowie den spezifischen Anforderungen des Kunden. Bereits beim Eingang der Originaldokumente beim Dienstleister wird der Umfang geprüft, da dieser Zeitpunkt für die weitere Planung und die Preisermittlung entscheidend ist. Im Allgemeinen liegen die Kosten für das Scannen eines Blattes zwischen 0,019 € und 0,04 € zzgl. MwSt. Dabei spielen Faktoren wie die Belegvorbereitung und die Dokumentenart eine entscheidende Rolle.

Interessanterweise bleibt der Preis für Farbscans identisch mit dem für Schwarzweißscans. Zusätzliche Kosten können für den Transport, die Speicherung und die Beschriftung der Dokumente anfallen, wobei die Anzahl der zu scannenden Seiten einen wichtigen Kostenfaktor darstellt.

Die Digitalisierung von Aktenordnern, einzelnen Dokumenten und der Digitalisierung von Akten bringt jeweils unterschiedliche Preisstrukturen mit sich, die im Folgenden näher erläutert werden. Verschiedene Größen und Formate der Dokumente, wie DIN-A-Formate oder großformatige Vorlagen, erfordern jeweils eine angepasste Preisgestaltung.

Aktenordner scannen

Die Digitalisierung von Aktenordnern erfolgt häufig über einen automatisierten Stapelscan mit modernen Einzugsscannern. Die Kosten hierfür liegen im Durchschnitt zwischen 20,00 € und 30,00 € netto pro Aktenordner. Bei klassischen Leitz-Ordnern können die Preise aufgrund des höheren Aufwands und der typischen Belegarten, wie umfangreiche Register und zahlreiche Rechnungen, variieren und teilweise höher ausfallen als bei anderen Ordnerarten. Zusätzlich können Kosten pro Blatt anfallen, die zwischen 0,02 € und 0,04 € variieren. Die akten digitalisieren kann in verschiedenen Formaten wie PDF, TIFF oder JPG erfolgen.

Für Aktenordner in DIN A3 und größer betragen die Kosten ab 40 Cent pro Seite. Es sind auch Mengenrabatte verfügbar, die bei 28,20 € ab 20 Aktenordnern beginnen, wobei Ordner mit vielen Registern und Rechnungen einen zusätzlichen Bearbeitungsaufwand verursachen können.

Die Aufbereitung der Belege, wie das Entfernen von Heft- und Büroklammern sowie die Behandlung beschädigter Dokumente, kann bis zu 60 Minuten pro Aktenordner in Anspruch nehmen und kostet zwischen 0,005 € und 0,03 € pro Blatt zzgl. MwSt. Register und Registern helfen dabei, die Dokumente innerhalb der Ordner zu strukturieren und zu organisieren, was den Digitalisierungsprozess und die spätere Suche nach bestimmten Rechnungen oder Dokumenten deutlich erleichtert. Die Kosten für die Abholung von Dokumenten betragen 0,50 € pro Kilometer.

Einzelne Dokumente scannen

Das Scannen einzelner Dokumente, insbesondere von Akten bis DIN A4, kostet ab 0,09 € in Schwarzweiß und ab 0,19 € in Farbe. Dokumente, die nicht mit Einzugsscannern verarbeitet werden können, werden manuell auf einem Flachbettscanner digitalisiert. Für diese Art der Digitalisierung wird keine Umsatzsteuer berechnet, gemäß §19 UStG. Die maximale Größe für nicht-einzugsfähige Dokumente zur Digitalisierung beträgt 90 x 130 cm.

Dieser manuelle Ansatz stellt sicher, dass auch ältere oder beschädigte Dokumente in hoher Qualität digitalisiert werden können. Dabei ist es wichtig, die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen jedes Dokuments zu berücksichtigen, um optimale Ergebnisse zu erzielen. Besonders beim Scannen wird darauf geachtet, die Originalqualität zu erhalten und die rechtliche Gleichwertigkeit zum Original sicherzustellen.

Großformate digitalisieren

Für das Scannen von Großformaten wie Plänen werden spezielle Flachbett-Systeme genutzt, die Vorlagen bis zu einer Größe von 145 x 300 cm im Format digitalisieren können. Besonders bei der Digitalisierung von Plänen und technischen Zeichnungen wird auf höchste Präzision und Qualität geachtet, um eine exakte Weiterverarbeitung und Archivierung zu ermöglichen. Diese Scanner schützen die Vorlagen durch eine Spezialglasscheibe während des Scan, um Beschädigungen zu vermeiden. Der Platz für die Vorlagen ist dabei entscheidend.

Bei Fragen zur Großformat-Digitalisierung steht eine Kundenberatung zur Verfügung, die den gesamten Prozess begleitet und sicherstellt, dass alle Anforderungen erfüllt werden. Dies ermöglicht es, auch sehr große Dokumente in hoher Qualität und sicher zu digitalisieren, wobei die Ausgabe in Graustufen als Option für die Archivierung und Qualitätssicherung zur Verfügung steht.

Faktoren, die die Scanpreise beeinflussen

Die Digitalisierung von Akten ist ein entscheidender Schritt für Unternehmen, um Effizienz zu steigern und Kosten besser zu kontrollieren.

Die Kosten für das Scannen von Dokumenten variieren je nach:

• Art der Dokumente
• Zustand der Dokumente
• Belegart
• Umfang pro Ordner

Besonders die Aufbereitung der Dokumente hat den größten Einfluss auf die Gesamtkosten, da ältere oder beschädigte Dokumente einen höheren Aufwand erfordern.

Weitere Faktoren, die die Scanpreise beeinflussen, sind:

• Die gewünschte Auflösung: Höhere Auflösungen erfordern mehr Speicherplatz und Verarbeitungszeit, was die Kosten erhöht.
• Der Farbmodus: Farbdokumente benötigen ebenfalls mehr Speicherplatz und Verarbeitungszeit, was die Kosten steigert.
• Mengenrabatte: Größere Aufträge führen oft zu Preisnachlässen.

Dokumentenart und -zustand

Der Zustand der Dokumente hat einen direkten Einfluss auf die Preise, da beispielsweise ältere oder beschädigte Akte einen manuellen Einzelscan auf einem Flachbettscanner erfordern. Farbdokumente kosten in der Regel mehr als Schwarzweißscans aufgrund des zusätzlichen Aufwands.

Angebote können auf spezifische Kundenbedürfnisse angepasst werden, indem verschiedene Dokumententypen berücksichtigt werden.

Auflösung und Farbmodus

Die Scanauflösung wird in der Einheit ppi (Pixel pro Zoll) angegeben, und eine höhere Auflösung führt zu größeren Bilddateien. Ein Standardwert für eine scharfe Ausgabe beträgt mindestens 300 dpi, was für viele Druckanwendungen erforderlich ist.

Die Kosten für Scans in hoher Auflösung sind höher, da sie mehr Speicherplatz erfordern und zeitintensiver sind.

Mengenrabatte

Bei großen Mengen an Dokumenten sind erhebliche Rabatte möglich, die ab 500 bis 1.000 Akten steigen. Dienstleister bieten häufig Preisnachlässe an, wenn große Mengen an Dokumenten in einem Auftrag bearbeitet werden.

Wiederkehrende Kunden profitieren oft von speziellen preisen für ihre regelmäßigen Digitalisierungsprojekte, was zu einer erheblichen zeitersparnis führt.

Zusätzliche Dienstleistungen und deren Kosten

Zusätzliche Dienstleistungen rund um den Scanservice werden wie folgt abgerechnet:

• Nach Aufwand.
• Bei größeren Aufträgen sind Nebentätigkeiten im Preis enthalten und werden nicht gesondert in Rechnung gestellt.
• Bei Kleinaufträgen wird eine geringe Pauschale pro Auftrag erhoben, die zur Deckung der Verwaltungskosten dient. Die digitalisierten Dateien werden den Kunden nach Abschluss des Prozesses bequem per Download-Link zur Verfügung gestellt.

Eine individuelle Kostenaufstellung kann durch einen Kostenvoranschlag erhalten werden. Der Ablauf ist wie folgt:

• Nach einer Probearchivierung wird ein ausführliches und detailliertes Angebot erstellt.
• Nach der Digitalisierung erhalten die Kunden die Originaldokumente zurück.
• Die digitalisierten Daten werden den Kunden zum Download oder auf Datenträger bereitgestellt, wobei durchsuchbare PDF-A-Dateien und PDF-Dokumente als Standardoption angeboten werden. Die effiziente Lagerung und Organisation der digitalisierten Dateien sorgt für eine schnelle und sichere Auffindbarkeit.

OCR Texterkennung

Die OCR Texterkennung ist eine optionale Dienstleistung beim Scannen von Dokumenten. Sie ist besonders beim Scannen von DIN A4 Dokumenten verfügbar und die Kosten für die Datenerfassung betragen zwischen 0,01 € und 0,10 € pro Feld und Dokument zzgl. MwSt.

Datenspeicherung und Ausgabeformate

Die Speicherung der digitalisierten Dokumente, einschließlich pdf dateien und dateien, kann in einer Cloud oder auf physischen Datenträgern erfolgen. Besonders die Ablage als pdf datei bietet eine flexible und leicht zugängliche Möglichkeit, Dokumente zu archivieren und zu verwalten. Cloud-Speicherung bietet den Vorteil des einfachen Zugriffs und der Sicherung der Daten online.

Die Speicherung auf physischen Datenträgern ermöglicht eine direkte Kontrolle über die Daten und deren Sicherheit.

Aktenvernichtung

Die Aktenvernichtung kostet pro Blatt 0,001 €. Es ist möglich, dass im Preis ein Mengenrabatt für die Aktenvernichtung enthalten ist. Daher könnte es sich lohnen, dies zu überprüfen.

Die sichere Vernichtung von Dokumenten wird meist in Verbindung mit einem Zertifikat angeboten. Die zertifizierte Aktenvernichtung stellt eine zusätzliche, wertsteigernde Leistung im Rahmen des Dokumentenmanagements dar.

Angebote und Probescans

Ein kostenloser Probescan hilft, den Preis für die Digitalisierung besser einschätzen zu können. Kunden können eine kostenlose Testdigitalisierung anfordern, um die Kosten besser einschätzen zu können. Die Preisermittlung für Digitalisierungsdienstleistungen erfolgt oft durch kostenlose Probescans.

Durch Probescans können Sie sicherstellen, dass Ihre Anforderungen erfüllt werden und Sie einen genauen Kostenvoranschlag erhalten. Das Ergebnis des Probescans ist eine hochauflösende, detailgetreue digitale Kopie Ihres Originals, die die Qualität der Digitalisierung veranschaulicht. Individuelle Angebote können an die spezifischen Bedürfnisse jedes Kunden angepasst werden, was Flexibilität und Transparenz bei der Preisgestaltung bietet.

Unverbindliche Probearchivierung

Eine unverbindliche Probearchivierung ist eine kostenlose Testdigitalisierung von Dokumenten zur Preisermittlung. Bei der Probearchivierung wird ein Ordner pro Dokumententyp oder ein Querschnitt der Unterlagen gescannt.

Nach dem Rückversand der Originale wird eine Empfangsbestätigung ausgestellt.

Individuelle Angebote

Die Angebote können an die spezifischen Bedürfnisse jedes Kunden angepasst werden. Dies ermöglicht es, maßgeschneiderte Leistungen zu entwickeln, die den individuellen Anforderungen gerecht werden und gleichzeitig kosteneffizient sind.

Vorteile der Digitalisierung

Die Digitalisierung von Dokumenten bietet zahlreiche Vorteile, die weit über die bloße Kosteneinsparung hinausgehen. Durch die Digitalisierung wird nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch der Platzbedarf erheblich reduziert und die Datensicherheit erhöht. Die Digitalisierung erfolgt dabei in mehreren Schritten, um optimale Ergebnisse zu erzielen.

Die digitale Archivierung ermöglicht eine schnellere Informationsbeschaffung, da Dokumente einfach durchsucht und abgerufen werden können. Zudem trägt die OCR Texterkennung dazu bei, die durchsuchbaren Qualitäten der gescannten Dokumente erheblich zu verbessern. Im Folgenden werden die einzelnen Vorteile der Digitalisierung und der Indexierung näher beleuchtet.

Effizienzsteigerung

Digitalisierte Dokumente ermöglichen:

• eine schnellere interne und externe Kommunikation, wodurch Arbeitsabläufe optimiert werden
• eine schnellere Bearbeitung von Anfragen durch digitale Verwaltung
• eine Verringerung des Zeitaufwands für die Suche nach Informationen
• eine verbesserte Zusammenarbeit, da mehrere Benutzer gleichzeitig auf Informationen zugreifen können, was die Aktendigitalisierung unterstützt.

Durch automatisierte Prozesse in der digitalen Dokumentenverwaltung wird die Bearbeitungszeit erheblich reduziert.

Platzersparnis

Durch die digitale Aktenarchivierung wird der physische Platzbedarf signifikant reduziert, was besonders in Büroflächen von Vorteil ist. Unternehmen können durch digitale Archivierung den Raumbedarf für Aktenschränke, Ablage und Papierarchive drastisch minimieren.

Diese Umstellung ermöglicht es, wertvollen physischen Raum für andere Zwecke zu nutzen, da weniger Aktenordner benötigt werden.

Erhöhte Sicherheit

Der sichere Transport der Dokumente zum Scandienstleister gewährleistet, dass die Unterlagen unversehrt und vertraulich behandelt werden. Nach der Digitalisierung besteht die Möglichkeit einer sicheren Vernichtung der Originaldokumente, um sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Die Nachbetreuung nach dem Digitalisierungsprozess beinhaltet Unterstützung bei der Rücksendung der Originale oder der sicheren Vernichtung, was zur langfristigen Datensicherheit beiträgt.

Service und Support

Ein umfassender Service und Support sind entscheidend, um den Digitalisierungsprozess reibungslos und effizient zu gestalten. Persönliche, fachmännische Beratungen werden angeboten, um den Kunden bestmöglich zu unterstützen. Kunden können zudem jederzeit per E-Mail Kontakt aufnehmen, um Preise, Angebote oder den Ablauf der Digitalisierung zu klären. Der Scandienstleister ist seit 50 Jahren im Geschäft, was Vertrauen in die Qualität der Dienstleistungen schafft.

Digitale Systeme ermöglichen:

• eine präzisere Zugriffskontrolle, wodurch vertrauliche Daten besser geschützt werden können
• durch digitale Speicherung die Sicherung von Dokumenten an sicheren Orten, was den Schutz vor Verlust oder Beschädigung erhöht
• durch digitale Archivierungssysteme Schutz vor unbefugtem Zugriff und Datenverlust durch gezielte Sicherheitsmaßnahmen

Kundenberatung

Die Dokumente werden vor dem Transport sicher verpackt und sortiert, um maximale Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Bei der Abholung von Akten wird eine lückenlose Dokumentation der Übergaben sichergestellt.

Unser Service bietet persönliche Beratung und Unterstützung bei Fragen zur Digitalisierung an.

Sicherer Transport

Der Transport der Dokumente erfolgt unter höchsten Sicherheitsstandards, um sicherzustellen, dass sie unversehrt am Scandienstleister ankommen. Die Dokumente werden in speziellen, gesicherten Transportbehältern transportiert, um Schäden und Verlust zu vermeiden.

Dokumente werden in speziellen, geschützten Verpackungen transportiert, um ihre Sicherheit während des Transports zu gewährleisten. Der Transport von Dokumenten erfolgt durch geschultes Personal in manipulationssicheren Behältern, wobei auch der Schriftverkehr berücksichtigt wird.

Nachbetreuung

Nach dem Scanning werden die Originale entweder zurückgesendet oder sicher vernichtet, je nach Kundenwunsch. Kunden haben die Möglichkeit, die Originaldokumente nach der Digitalisierung sicher in ihrer Wunschanschrift zurückzusenden.

Alternativ zur Rücksendung können die Originale datenschutzkonform vernichtet werden, um Sicherheitsrisiken zu minimieren. Ein Zertifikat wird nach erfolgreicher Vernichtung bereitgestellt.

Zusammenfassung

Die Digitalisierung von Dokumenten bietet zahlreiche Vorteile, von der Effizienzsteigerung über Platzersparnis bis hin zu erhöhter Sicherheit. Die Preise für das Scannen variieren je nach Art und Zustand der Dokumente sowie den spezifischen Anforderungen. Faktoren wie die Belegvorbereitung, die Auflösung und der Farbmodus spielen eine entscheidende Rolle bei der Preisgestaltung.

Zusätzliche Dienstleistungen wie OCR Texterkennung und sichere Aktenvernichtung können den Gesamtprozess der Digitalisierung optimieren. Probescans und individuelle Angebote ermöglichen es, die Kosten besser einzuschätzen und maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln. Nutzen Sie die Vorteile der Digitalisierung, um Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und Ihre Dokumente sicher zu verwalten.

Häufig gestellte Fragen

Was kostet das Scannen eines Blattes?

Das Scannen eines Blattes kostet zwischen 0,019 € und 0,04 € zzgl. MwSt.

Gibt es Mengenrabatte beim Scannen von Dokumenten?

Ja, beim Scannen von Dokumenten sind bei großen Mengen ab 500 bis 1.000 Akten erhebliche Rabatte möglich. Es lohnt sich, die Konditionen zu vergleichen.

Was kostet die Aktenvernichtung?

Die Kosten für die Aktenvernichtung liegen bei etwa 0,001 € pro Blatt. Es ist wichtig, die Kosten im Vorfeld zu kalkulieren, um unerwartete Ausgaben zu vermeiden.

Kann ich eine kostenlose Testdigitalisierung anfordern?

Ja, Sie können eine kostenlose Testdigitalisierung anfordern, um eine bessere Preisvorstellung für die Digitalisierung zu erhalten.

Welche zusätzlichen Dienstleistungen werden angeboten?

Zusätzliche Dienstleistungen umfassen OCR-Texterkennung, Datenspeicherung in unterschiedlichen Formaten und sichere Aktenvernichtung, die nach Aufwand berechnet werden.