Revisionssichere Archivierung

Revisionssichere Archivierung: Best Practices und Tipps für Unternehmen

Revisionssichere Archivierung schützt Dokumente vor nachträglichen Änderungen und Manipulationen. Der Begriff ‚revisionssichere Archivierung‘ bezeichnet die gesetzeskonforme und unveränderbare Speicherung von elektronischen Dokumenten und Daten, wie sie beispielsweise von den GoBD gefordert wird. Unternehmen müssen diese Praxis anwenden, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen und die Integrität ihrer Daten sicherzustellen. Ein zentrales Element dabei ist das elektronische Archiv, das die sichere und nachvollziehbare Aufbewahrung aller relevanten Unterlagen gewährleistet. Erfahren Sie hier, wie Sie revisionssicher archivieren und welche Vorteile dies bietet.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Revisionssichere Archivierung schützt Dokumente vor Veränderungen und erfüllt rechtliche Anforderungen gemäß GoBD, HGB und AO.
• Technologien wie digitale Signaturen, Hashwerte und verschlüsselte Cloud-Lösungen sind entscheidend für die Sicherheit und Nachvollziehbarkeit archivierter Dokumente.
• Fehler in der revisionssicheren Archivierung können durch strukturiertes Vorgehen, Schulungen und Zertifizierungen minimiert werden.
• Ein wichtiger Unterschied zwischen GoB und GoBD besteht darin, dass GoB allgemeine Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung regelt, während GoBD speziell Anforderungen an die elektronische Buchführung und revisionssichere Archivierung definiert.

Was ist revisionssichere Archivierung?

Revisionssichere Archivierung ist mehr als nur das einfache Speichern von Dokumenten. Dies bedeutet, dass Dokumente so archiviert werden, dass sie vor nachträglichen Änderungen geschützt sind. Sie bleiben fälschungssicher und unveränderbar. Dies ist besonders wichtig für Unternehmer, da alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente revisionssicher archiviert werden müssen. Aber was macht diese Art der Archivierung so besonders?

Ein wesentlicher Vorteil der revisionssicheren Archivierung ist die Erfüllung rechtlicher Anforderungen zur digitalen Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten. Unternehmen, Geschäftsleute und juristische Personen profitieren davon enorm, da die Unveränderbarkeit der Dokumente nicht nur die rechtliche Sicherheit erhöht, sondern auch die Effizienz bei Prüfungen erheblich verbessert. Denken Sie nur an die Erleichterung, wenn Sie bei einer Steuerprüfung alle benötigten Dokumente schnell und zuverlässig bereitstellen können.

Doch Vorsicht: Nicht alle Speichermedien sind revisionssicher. Manipulation oder Löschung von Daten ist bei lokalen Datenträgern oder in unsicheren Cloud-Speichern möglich, wodurch sie nicht revisionssicher sind. Eine revisionssichere Archivierung schützt digitale Dokumente vor Veränderungen, Fälschungen und Manipulationen und ist somit unerlässlich für die Revisionssicherheit sowie die Sicherheit und Nachvollziehbarkeit Ihrer Daten.

Gesetzliche Grundlagen und Normen

Um die Relevanz der revisionssicheren Archivierung zu verstehen, müssen wir einen Blick auf die gesetzlichen Grundlagen und Normen werfen. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung der Anforderungen an die revisionssichere Archivierung werden durch Gesetze wie die GoBD, das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO) festgelegt. Bei der revisionssicheren Archivierung müssen vor allem alle relevanten gesetzlichen und organisatorischen Anforderungen berücksichtigt werden, um eine rechtssichere Archivierung zu gewährleisten. Diese Gesetze regeln die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Dokumenten in elektronischer Form sowie den Datenzugriff. Diese Vorschriften legen fest, dass Unternehmen Dokumente gemäß den gesetzlichen Vorgaben ablegen und unveränderlich speichern müssen. Der Zusammenhang der grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung ist dabei von zentraler Bedeutung.

Die GoBD und die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) definieren spezifische Anforderungen, die Unternehmen erfüllen müssen, um die Rechtssicherheit ihrer archivierten Dokumente zu gewährleisten, insbesondere im Hinblick auf die Einhaltung der GoBD-Richtlinien sowie zum Datenzugriff GoBD für eine gesetzeskonforme Archivierung. Das gesamte Archivierungsverfahren muss dokumentiert werden, um als Nachweis gegenüber Prüfbehörden zu dienen und um die Belege zu belegen. Stellen Sie sich vor, welche Konsequenzen es haben könnte, wenn archivierte Belege bei einer Prüfung als ungültig erklärt werden, weil sie nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Die Anforderung an die Dokumentation ist dabei besonders wichtig.

Dokumente müssen in der Regel für zehn Jahre aufbewahrt werden, gemäß §147 AO. Die Nichtbeachtung dieser Aufbewahrungsfristen kann schwerwiegende rechtliche Konsequenzen haben. Daher ist es unerlässlich, sich mit den relevanten gesetzlichen Vorgaben vertraut zu machen und diese strikt einzuhalten, um die Ordnungsmäßigkeit, die Sicherheit und die Dauer Ihrer Dokumente zu gewährleisten.

Merkmale einer revisionssicheren Archivierung

Die Merkmale einer revisionssicheren Archivierung sind vielfältig und entscheidend für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben. Ein zentrales Merkmal ist die Unveränderlichkeit der Dokumente. Dies wird durch technische Mittel wie digitale Signaturen und Hashwerte sichergestellt, die jede Änderung am Dokument sofort erkennbar machen. Dadurch ist gewährleistet, dass die archivierten Dokumente mit dem Original übereinstimmen und unveränderbar bleiben.

Ein weiteres wichtiges Merkmal ist die Vollständigkeit der Archivierung:

• Alle relevanten Dokumente und Begleitinformationen müssen ohne Auslassungen archiviert werden.
• Keine Informationen dürfen verloren gehen.
• Sämtliche Vorgänge müssen lückenlos protokolliert werden, um die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit zu gewährleisten.
• Jede Änderung und jeder Zugriff auf die Dokumente wird dokumentiert, um einen Überblick zu behalten.

Zudem ist der Zugriffsschutz ein unverzichtbarer Bestandteil der revisionssicheren Archivierung. Dabei gilt:

• Nur autorisierte Personen sollten Zugriff auf die zuge archivierten Dokumente haben.
• Ein Berechtigungskonzept unterstützt diesen Zugriffsschutz.
• Dies stellt sicher, dass die Dokumente vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
• Gleichzeitig bleibt die Sicht der Verfügbarkeit der Dokumente jederzeit gewährleistet.

Für die langfristige Lesbarkeit und Integrität der archivierten Dokumente ist es außerdem entscheidend, geeignete technische Formate zu wählen, damit die Daten auch bei technologischen Veränderungen zugänglich und unverändert bleiben.

Arten von Dokumenten, die revisionssicher archiviert werden müssen

Die revisionssichere Archivierung betrifft eine Vielzahl von Dokumenten, die gesetzlich vorgeschrieben sind, darunter:

• Finanzdokumente wie Buchhaltungsunterlagen, Steuererklärungen und Rechnungen
• Verträge
• Angebote
• Geschäftsberichte
  Diese Verpflichtung betrifft unterschiedlichste Unternehmen und juristische Personen, die gesetzliche Aufbewahrungsfristen einhalten müssen, einschließlich büchern, aufzeichnungen und unterlagen. Die Archivierungspflicht umfasst dabei alle relevanten Dokumente und archivs. Besonders wichtig ist die revisionssichere Archivierung verschiedener Dokuments wie Lieferscheine, Rechnungen und Lohnunterlagen, um gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen.

Folgende Dokumente müssen revisionssicher archiviert werden:

• Geschäftskorrespondenz, einschließlich E-Mails und Briefe
• Compliance-Dokumente wie Lizenzen und Zertifizierungen
• Personalakten
• Technische Dokumente wie Patente und Forschungsberichte
• Eine sorgfältige Dokumentenarchivierung ist dabei unerlässlich. Elektronische Dokumente sollten in bestimmten Formaten wie PDF, TIFF oder anderen langlebigen und unveränderbaren Formaten archiviert werden, um die Lesbarkeit und Unveränderbarkeit langfristig zu gewährleisten.

In verschiedenen Branchen ist es notwendig, spezielle Dokumente revisionssicher zu archivieren. Dazu gehören unter anderem:

• Akten in der pharmazeutischen Forschung
• Patientenakten in der Medizin
• Verträge mit Kunden, Lieferanten und Partnern, die essenziell für die revisionssichere Archivierung zur Wahrung der Integrität sind. Die PDF-Datei gilt dabei als bevorzugtes Format für die digitale Archivierung, da sie manipulationssicher und weit verbreitet ist.

Gerade im Hinblick auf die revisionssichere und datenschutzkonforme Archivierung kommt PDF-Dateien eine zentrale Bedeutung zu, da sie die gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung und den Schutz sensibler Daten optimal erfüllen.

E-Mail-Archivierung: Besonderheiten und Anforderungen

Die E-Mail-Archivierung ist ein zentraler Bestandteil der revisionssicheren Archivierung in Unternehmen. E-Mails enthalten häufig geschäftsrelevante Informationen, Verträge, Rechnungen oder andere wichtige Dokumente, die unter die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten fallen. Daher müssen Unternehmen sicherstellen, dass alle relevanten E-Mails und deren Anhänge revisionssicher archiviert werden.

Die Anforderungen an die E-Mail-Archivierung sind durch die GoBD und weitere gesetzliche Vorgaben klar definiert. Es reicht nicht aus, E-Mails einfach im Posteingang oder auf lokalen Rechnern zu speichern. Vielmehr müssen E-Mails so archiviert werden, dass sie unveränderbar, vollständig und jederzeit auffindbar sind. Dies betrifft sowohl ein- als auch ausgehende E-Mails, die im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit stehen.

Ein geeignetes E-Mail-Archivierungssystem sorgt dafür, dass E-Mails und deren Anhänge automatisch und revisionssicher archiviert werden. Solche Systeme bieten Funktionen wie die lückenlose Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen, die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen sowie den Schutz vor unbefugtem Zugriff. Die E-Mail-Archivierung muss zudem gewährleisten, dass die gespeicherten Daten jederzeit verfügbar und nachvollziehbar sind, um den Anforderungen an die revisionssichere Archivierung zu entsprechen.

Unternehmen sollten darauf achten, dass ihr E-Mail-Archivierungssystem GoBD-konform ist und regelmäßig auf die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen überprüft wird. Nur so kann sichergestellt werden, dass E-Mails als Teil der Unternehmensdokumentation revisionssicher archiviert sind und im Falle einer Steuerprüfung oder anderer behördlicher Anfragen problemlos vorgelegt werden können.

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Technologien zur Unterstützung der revisionssicheren Archivierung

Die Technologie spielt eine entscheidende Rolle bei der Unterstützung der revisionssicheren Archivierung. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) hilft, Dokumente sicher und rechtskonform in einer Cloud zu speichern. Elektronische Archivsysteme ermöglichen die strukturierte Ablage von Dokumenten und verbessern die Nachvollziehbarkeit von Änderungen. Ein archivsystem kann dabei die Effizienz weiter steigern.

Die Sicherheit der archivierten Daten wird durch folgende Technologien gewährleistet:

• Verschlüsselung, die Daten in Chiffretext umwandelt und den Zugriff auf autorisierte Benutzer beschränkt
• Digitale Signaturen, die zur Authentifizierung von Dokumenten beitragen
• Zeitstempel, die die Integrität von Dokumenten sicherstellen

Im Spiel um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und die revisionssichere Archivierung übernehmen moderne Technologien eine Schlüsselrolle, indem sie Unternehmen dabei unterstützen, gesetzliche Aufbewahrungspflichten zuverlässig und effizient zu erfüllen.

Die elektronische Archivierung unterstützt auch ein papierloses Büro und vereinfacht die Digitalisierung von Geschäftsprozessen, was zu einer effizienteren und umweltfreundlicheren Arbeitsweise führt. Die digitale Archivierung spielt dabei eine entscheidende Rolle. Die elektronischen archivierung ist ein wichtiger Bestandteil dieses Prozesses, insbesondere wenn es um unterlagen in elektronischer Form und papier geht.

Softwarelösungen für die revisionssichere Archivierung

Es gibt verschiedene Softwarelösungen, die Unternehmen bei der revisionssicheren Archivierung unterstützen. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ermöglicht die orts- und geräteunabhängige Speicherung, Katalogisierung und Verwaltung von Dokumenten. M-Files zum Beispiel bietet eine metadatenbasierte Verwaltung von Dokumenten, die die Suche erheblich vereinfacht. Cloud-DMS bieten höchste Datensicherheit, Speicherung in Hochsicherheits-Rechenzentren und verschlüsselte Übertragung.

Die ECM-Lösungen und ihre Besonderheiten:

• Die ELO ECM Suite ist modular aufgebaut und passt sich den spezifischen Anforderungen der Unternehmen an, was sie besonders für KMUs attraktiv macht.
• d.velop documents integriert elektronische Signaturen und Workflow-Automatisierung, was die Bearbeitung von Geschäftsdokumenten erheblich beschleunigt.
• OpenText Documentum bietet fortschrittliches Inhaltsmanagement und ist besonders für regulierte Branchen geeignet.
• EASY SOFTWARE DMS ermöglicht eine schnelle Implementierung durch vorkonfigurierte Lösungen für verschiedene Unternehmensbereiche und ist ein Beispiel für enterprise content management systeme.

SharePoint Online ist stark in das Microsoft 365 Ökosystem integriert und erleichtert die Zusammenarbeit und das Dokumentenmanagement in Unternehmen. DocuWare bietet umfassende Sicherheits- und Compliance-Funktionen und eignet sich gut für Unternehmen, die ihre papierbasierten Prozesse digitalisieren möchten.

DMS sollten folgende gesetzliche Vorschriften und Anforderungen erfüllen:

• Aufbewahrungspflicht
• Revisionssichere Archivierung
• Änderungen müssen nachvollziehbar und rückgängig zu machen sein
• Originaldokumente bleiben unverfälscht

Dies stellt sicher, dass Dokumente in der Cloud revisionssicher archiviert werden und revisionssicher archivieren.

Revisionssichere Archivierung in der Cloud

Cloud-basierte Archivierung bietet:

• Eine zentrale Speicherung, die den Zugriff auf Dokumente von verschiedenen Standorten ermöglicht.
• Skalierbarkeit von Cloud-Lösungen, von der kleine und mittlere Unternehmen profitieren, da sie mit dem Wachstum des Unternehmens mithalten können.
• Zentralen, geräteunabhängigen Zugriff auf Daten.
• Automatische Katalogisierung, die den Arbeitsalltag erheblich erleichtert.

Professionelle Cloud-Anbieter nutzen fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Zugriffskontrollen, um Daten zu schützen. Cloud-Dienste ermöglichen automatisierte Backups und Versionierung, was die Verwaltung von Dokumenten erleichtert und die Datensicherheit erhöht.

Datenschutz und DSGVO bei der revisionssicheren Archivierung

Die DSGVO verlangt von Unternehmen:

• Personenbezogene Daten so zu speichern, dass ihre Integrität und Vertraulichkeit gewährleistet sind.
• Die Einhaltung der GoBD und DSGVO ist unerlässlich, um die Rechtssicherheit der in der Cloud gespeicherten Dokumente zu gewährleisten.
• Personenbezogene Daten dürfen nur solange gespeichert werden, wie eine rechtliche Grundlage besteht, andernfalls müssen sie gelöscht werden.

Unternehmen müssen sicherstellen, dass:

• ihre Lösch- und Archivierungspraktiken nachvollziehbar und gemäß der DSGVO konform sind.
• nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen Daten datenschutzkonform gelöscht oder vernichtet werden.
• externe Dienstleister, die mit der Datenvernichtung beauftragt werden, einen schriftlichen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO benötigen.

Praxisbeispiele und Best Practices

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) nutzen häufig cloudbasierte Lösungen, um Kosten zu minimieren und gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen an die revisionssichere Archivierung zu erfüllen. Die Implementierung einer revisionssicheren Archivierung bei KMUs sollte schrittweise erfolgen und sich auf die wichtigsten Bereiche konzentrieren, um die Effizienz zu steigern. Erfolgreiche Archivierungsstrategien umfassen klare Verantwortlichkeiten und regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter, um Fehler im Archivierungsprozess zu vermeiden.

Ein mittelständisches Unternehmen konnte durch den Einsatz einer cloudbasierten Archivierungslösung seine Papierarchive erheblich reduzieren und die Dokumentensuche verbessern. Unternehmen, die cloudbasierte Archivierungslösungen implementieren, berichten von einer signifikanten Reduzierung von Papierarchiven und einer verbesserten Auffindbarkeit von Dokumenten.

Eine automatisierte E-Mail-Archivierung hat es Unternehmen ermöglicht, Compliance-Anforderungen effizient zu erfüllen und die Effizienz im Tagesgeschäft zu steigern.

Häufige Fehler bei der revisionssicheren Archivierung

Ein strukturiertes Vorgehen bei der Implementierung von Archivierungssystemen minimiert Fehler und verbessert die Effizienz. Die Auswahl geeigneter Technologien und die Optimierung von Archivierungsprozessen sind Schlüsselstrategien für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), um die Kosten für revisionssichere Archivierung zu minimieren. Die Analyse bestehender Prozesse sowie die Identifizierung archivierungspflichtiger Dokumente sind entscheidende Schritte für eine erfolgreiche Implementierung revisionssicherer Archivierung.

Die Verwendung unsicherer Medien wie USB-Sticks und veränderbare Festplatten kann zu einem Verlust der Datenintegrität führen. Fehlende Sicherheitsmaßnahmen, wie regelmäßige Datensicherungen und Zugriffsschutz, stellen ein erhebliches Risiko für die revisionssichere Archivierung dar.

Eine unzureichende Schulung der Mitarbeitenden zu den Anforderungen der revisionssicheren Archivierung kann zu zahlreichen Fehlern im Prozess führen. Die Zertifizierung nach GoBD ermöglicht es, die Konformität des Archivierungsprozesses zu überprüfen und Schwachstellen zu identifizieren, um gobd konform zu sein.

Zertifizierung und Prüfung von Archivsystemen

Die Zertifizierung von revisionssicheren Archivsystemen ist ein entscheidender Schritt, um die Compliance zu gewährleisten. Diese Zertifizierung erfolgt durch unabhängige Dritte, wie beispielsweise Wirtschaftsprüfer vor Ort. Organisationen wie TÜV-Informationstechnik (TÜViT) sind befugt, Zertifizierungen durchzuführen. Die Prüfung basiert auf den Prüfkriterien des Verbands für Organisations- und Informationssysteme (VOI) und stellt sicher, dass die Archivsysteme den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.

Das Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) hat die Prüfungsrichtlinie IDW RS FAIT 3 für Dokumentenmanagementsysteme entwickelt, die als Maßstab für die Zertifizierung im Format dient. Die Überprüfbarkeit des Archivierungssystems durch Dritte ist entscheidend, um gesetzliche Vorgaben einzuhalten und die Sicherheit der archivierten Dokumente zu gewährleisten, einschließlich des code of practice.

Es ist entscheidend zu erwähnen, dass die Software allein keine revisionssichere Archivierung bieten kann. Eine Zertifizierung ist hierbei unerlässlich.

Vorteile der revisionssicheren Archivierung für Unternehmen

Die revisionssichere Archivierung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, die weit über die reine Erfüllung gesetzlicher Anforderungen hinausgehen. Durch die digitale Archivierung von Dokumenten und Unterlagen können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse deutlich effizienter gestalten. Die schnelle und strukturierte Ablage sowie der einfache Zugriff auf archivierte Daten sparen Zeit und Ressourcen im Arbeitsalltag.

Ein wesentlicher Vorteil liegt in der erhöhten Rechtssicherheit: Unternehmen, die ihre Dokumente und Unterlagen revisionssicher archivieren, erfüllen die Anforderungen der GoBD und anderer relevanter Gesetze. Dies schützt vor möglichen Konsequenzen wie Bußgeldern oder Nachteilen bei Steuerprüfungen. Die ordnungsgemäße Archivierung sorgt zudem dafür, dass alle wichtigen Informationen und Belege im Bedarfsfall vollständig und nachvollziehbar zur Verfügung stehen.

Darüber hinaus trägt die revisionssichere Archivierung maßgeblich zum Schutz vor Datenverlust und Manipulation bei. Durch den Einsatz moderner Archivierungssysteme werden Dokumente und Daten sicher gespeichert und sind vor unbefugtem Zugriff geschützt. Die digitale Archivierung unterstützt zudem die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und ermöglicht es Unternehmen, papierbasierte Ablagen zu reduzieren oder ganz abzuschaffen.

Insgesamt profitieren Unternehmen von einer verbesserten Organisation, einer höheren Transparenz und einer nachhaltigen Sicherung ihrer geschäftsrelevanten Informationen. Die revisionssichere Archivierung ist somit ein wichtiger Baustein für die Zukunftsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit moderner Unternehmen.

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Zusammenfassung

Die revisionssichere Archivierung ist ein komplexes, aber unverzichtbares Thema für Unternehmen jeder Größe. Sie stellt sicher, dass Dokumente unveränderbar, vollständig und sicher archiviert werden, und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen. Die Einhaltung von Vorschriften wie GoBD, HGB und DSGVO ist unerlässlich, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden und die Integrität der Daten zu gewährleisten.

Durch den Einsatz geeigneter Technologien und Softwarelösungen können Unternehmen die revisionssichere Archivierung effizient umsetzen und so ihre Prozesse optimieren. Best Practices und Praxisbeispiele zeigen, dass eine sorgfältige Implementierung und regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter entscheidend für den Erfolg sind. Mit einer revisionssicheren Archivierung sind Unternehmen bestens gerüstet, um den Herausforderungen der digitalen Welt zu begegnen und ihre Daten sicher und rechtskonform zu verwalten.

Häufig gestellte Fragen

Was bedeutet revisionssichere Archivierung?

Revisionssichere Archivierung garantiert, dass Dokumente unveränderbar und fälschungssicher aufbewahrt werden, wodurch sie vor nachträglichen Änderungen geschützt sind. Dies ist entscheidend für die rechtliche und organisatorische Integrität von Unternehmensunterlagen.

Welche gesetzlichen Grundlagen müssen bei der revisionssicheren Archivierung beachtet werden?

Bei der revisionssicheren Archivierung sind insbesondere die GoBD, das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO) zu beachten, da sie die relevanten Anforderungen festlegen.

Welche Dokumente müssen revisionssicher archiviert werden?

Revisionssicher archiviert werden müssen Finanzdokumente, Verträge, Geschäftsberichte, E-Mails, Compliance-Dokumente sowie branchenspezifische Unterlagen wie Patente und Personalakten. Diese Dokumente sind essenziell für die gesetzliche Nachweispflicht und Unternehmensintegrität.

Welche Technologien unterstützen die revisionssichere Archivierung?

Die revisionssichere Archivierung wird durch Technologien wie Dokumentenmanagementsysteme, Verschlüsselung, digitale Signaturen und Zeitstempel unterstützt. Diese Tools gewährleisten die Integrität und Nachvollziehbarkeit von archivierten Dokumenten.

Warum ist die Zertifizierung von Archivsystemen wichtig?

Die Zertifizierung von Archivsystemen ist entscheidend, da sie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sichert und die revisionssichere Archivierung garantiert. Dies schützt die Integrität und Verfügbarkeit wichtiger Daten.

Glossar

• Archivierung: Die Speicherung und Aufbewahrung von Dokumenten und Unterlagen an einem Ort, um späteren Zugriff zu ermöglichen.
• E-Mails: Elektronische Nachrichten, die zwischen Unternehmen und Personen ausgetauscht werden.
• Revisionssicherheit: Die Sicherheit, dass Dokumente und Unterlagen so aufbewahrt werden, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
• Dokumente: Schriftliche oder elektronische Aufzeichnungen, die Informationen enthalten.
• Unternehmen: Einzelunternehmen, Personengesellschaften oder Kapitalgesellschaften, die geschäftliche Aktivitäten ausüben.
• GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
• Daten: Informationen, die in elektronischer Form gespeichert werden.
• Aufbewahrung: Die Speicherung und Aufbewahrung von Dokumenten und Unterlagen an einem Ort, um späteren Zugriff zu ermöglichen.
• Archivieren: Die Speicherung und Aufbewahrung von Dokumenten und Unterlagen an einem Ort, um späteren Zugriff zu ermöglichen.
• Rechnungen: Dokumente, die die Lieferung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen bestätigen.
• Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen: Dokumente, die Informationen über die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens enthalten.
• Digitalisierung: Die Umwandlung von analogen in digitale Daten.
• Unterlagen in elektronischer Form: Dokumente, die in elektronischer Form gespeichert werden.
• DMS: Dokumenten-Management-System, ein System zur Verwaltung und Archivierung von Dokumenten.
• Archivsystem: Ein System zur Speicherung und Aufbewahrung von Dokumenten und Unterlagen.
• Revisionssicher archivieren: Die Speicherung und Aufbewahrung von Dokumenten und Unterlagen so, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
• Definition: Die Erklärung eines Begriffs oder einer Bezeichnung.
• Nachvollziehbarkeit: Die Fähigkeit, die Herkunft und den Verbleib von Dokumenten und Unterlagen nachzuvollziehen.
• Sicherheit: Die Schutzmaßnahmen, die ergriffen werden, um Dokumente und Unterlagen vor Verlust oder Manipulation zu schützen.
• Speicherung: Die Aufbewahrung von Dokumenten und Unterlagen an einem Ort, um späteren Zugriff zu ermöglichen.
• Code of Practice: Ein Leitfaden, der die Anforderungen an die revisionssichere Archivierung von Dokumenten und Unterlagen festlegt.
• Aufbewahrungsfrist: Die Zeit, während der Dokumente und Unterlagen aufbewahrt werden müssen.
• Vorgaben: Die Anforderungen, die an die revisionssichere Archivierung von Dokumenten und Unterlagen gestellt werden.
• Ordnungsmäßigkeit: Die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen an die revisionssichere Archivierung von Dokumenten und Unterlagen.
• Vollständigkeit: Die Sicherstellung, dass alle Dokumente und Unterlagen aufbewahrt werden.
• Form: Die Gestaltung von Dokumenten und Unterlagen.
• Grundsätze: Die allgemeinen Regeln, die die revisionssichere Archivierung von Dokumenten und Unterlagen bestimmen.
• Richtlinien: Die spezifischen Anforderungen, die an die revisionssichere Archivierung von Dokumenten und Unterlagen gestellt werden.
• Gesetzgeber: Die Behörde, die die Gesetze und Vorschriften erlässt.
• Zugriffsschutz: Die Maßnahmen, die ergriffen werden, um den Zugriff auf Dokumente und Unterlagen zu schützen.
• Unveränderlichkeit: Die Sicherstellung, dass Dokumente und Unterlagen nicht verändert werden können.
• Zusammenhang: Die Beziehung zwischen Dokumenten und Unterlagen.
• Verfügbarkeit: Die Sicherstellung, dass Dokumente und Unterlagen jederzeit zugänglich sind.
• Dateien: Die elektronischen Dokumente, die Informationen enthalten.
• Aufzeichnungen: Die Dokumente, die Informationen über die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens enthalten.
• GoBD-Richtlinien: Die spezifischen Anforderungen, die an die revisionssichere Archivierung von Dokumenten und Unterlagen gestellt werden.
• Konsequenzen: Die Folgen, die sich ergeben, wenn die revisionssichere Archivierung von Dokumenten und Unterlagen nicht eingehalten wird.
• Belege: Die Dokumente, die die Lieferung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen bestätigen.
• Belegen: Die Dokumente, die die Lieferung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen bestätigen.
• Bezug: Die Beziehung zwischen Dokumenten und Unterlagen.
• Form sowie zum Datenzugriff: Die Gestaltung von Dokumenten und Unterlagen sowie die Maßnahmen, die ergriffen werden, um den Zugriff auf Dokumente und Unterlagen zu schützen.
• Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung: Die allgemeinen Regeln, die die revisionssichere Archivierung von Dokumenten und Unterlagen bestimmen.
• Bücher: Die Dokumente, die Informationen über die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens enthalten.
• Digitale Archivierung: Die Speicherung und Aufbewahrung von Dokumenten und Unterlagen in elektronischer Form.
• Vorteile: Die Vorteile, die sich ergeben, wenn die revisionssichere Archivierung von Dokumenten und Unterlagen eingehalten wird.
• Führung: Die Leitung und Verwaltung eines Unternehmens.
• Datenschutz: Die Maßnahmen, die ergriffen werden, um die Privatsphäre von Personen zu schützen.
• Sicht: Die Transparenz und Übersichtlichkeit von Dokumenten und Unterlagen.
• Software: Die Programme, die zur Verwaltung und Archivierung von Dokumenten und Unterlagen eingesetzt werden.
• Archivierungspflicht: Die Verpflichtung, Dokumente und Unterlagen aufzubewahren.
• Dokumentenarchivierung: Die Speicherung und Aufbewahrung von Dokumenten und Unterlagen.
• Verträge: Die Dokumente, die die Beziehung zwischen Unternehmen und Personen regeln.
• GoBD-konform: Die Einhaltung der GoBD-Richtlinien.
• Handels: Die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens.
• Elektronische Archivierung: Die Speicherung und Aufbewahrung von Dokumenten und Unterlagen in elektronischer Form.