Top Scandienstleistung für Akten und Dokumente

Scandienstleistungen digitalisieren Ihre physischen Dokumente – insbesondere Belege wie Rechnungen und Lieferscheine –, wodurch Platz gespart und der Zugriff auf Informationen erleichtert wird.

Durch die Digitalisierung erhalten Ihre Mitarbeitern die Möglichkeit, von überall schnell auf wichtige Dokumente zuzugreifen, was die Zusammenarbeit verbessert und die Effizienz im Arbeitsalltag, etwa im Homeoffice oder bei Kundengesprächen, deutlich steigert.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Scandienstleistungen funktionieren, welche Vorteile sie bieten und worauf Sie bei der Auswahl eines Scandienstleistungs-Anbieters achten sollten. Die Wahl der richtigen Scandienstleistung stellt eine moderne Lösung für die effiziente Dokumentenverwaltung Ihres Unternehmens dar.

 

Das Wichtigste auf einen Blick

• Scandienstleistungen ermöglichen die effiziente Digitalisierung physischer Dokumente, was Platz und Kosten spart sowie den Zugriff auf Informationen erleichtert.
• Professionelle Scanservices bieten maßgeschneiderte Lösungen für Unternehmen, einschließlich Beratung, Transport und digitale Archivierung, wobei hohe Strukturen für Datenschutz und Qualitätssicherung eingehalten werden.
• Digitale Archive ermöglichen es Mitarbeitenden, von überall auf Dokumente zuzugreifen und effizient zusammenzuarbeiten, zum Beispiel im Homeoffice oder bei Kundenterminen.
• Bei Fragen oder Unsicherheiten zur Digitalisierung und Archivierung erhalten Kunden umfassende Hilfe und Unterstützung, etwa durch individuelle Beratung oder praktische Serviceleistungen.
• Die Kosten für Scandienstleistungen sind transparent und variieren je nach Dokumentenart und -anzahl, was Unternehmen eine präzise Budgetplanung ermöglicht.

Was ist eine Scandienstleistung?

Eine Scandienstleistung umfasst die Digitalisierung physischer Dokumente und Bilder mithilfe moderner Scanner-Technologien. Dabei werden die Dokumente von Scandienstleistern in digitale Formate umgewandelt, die leicht gespeichert, durchsucht und verteilt werden können. Zu den typischen Dokumenten, die digitalisiert werden, gehören:

• Akten
• Ordner
• Pläne
• Rechnungen
• Formulare
• Kundenakten
• Gesundheitsunterlagen
• Belege
• Lieferscheine
• Personalakten
• Eingangsrechnungen

Durch den Einsatz von Hochleistungsscannern können nicht nur Standardformate wie DIN A4, sondern auch spezielle Formate wie Baupläne und große Zeichnungen bis zu einer Größe von DIN A0 verarbeitet werden. Auch die Digitalisierung von Plänen, wie technischen Zeichnungen oder Bauplänen, ist problemlos möglich und sorgt für eine effiziente elektronische Archivierung. Die Bereitstellung dieser dms-Dienstleistungen ermöglicht es Unternehmen, ihre Papierarchive zu reduzieren und den Zugriff auf wichtige Informationen zu beschleunigen.

Besonders praktisch ist, dass Scandienstleister oft auch die Abholung und Rücklieferung der papierdokumente übernehmen, sodass Sie sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Ob Vertragsunterlagen, Überweisungsbelege oder historische Dokumente – moderne Scanservices bieten maßgeschneiderte Lösungen für jede Art von Papierdokumenten. Die Anzahl der zu scannenden Seiten (Seite) ist dabei ein wichtiger Faktor für die Preisgestaltung.

Durch die Digitalisierung wird die Verwaltung von Dokumenten nicht nur effizienter, sondern auch sicherer, da digitale Kopien vor Verlust und Beschädigung geschützt sind. Ein effektives Dokumentenmanagementsysteme trägt zusätzlich zur Optimierung dieses Prozesses bei. Die digitalisierten Daten können per E-Mail, auf DVD oder durch Import in Ihr DMS bereitgestellt werden.

Vorteile der Digitalisierung

Die Digitalisierung von Dokumenten bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die den Arbeitsalltag in vielen Bereichen erleichtern und optimieren. Einer der größten Vorteile ist die erhebliche Zeitersparnis, da Dokumente schnell und einfach mit Schlüsselworten durchsucht werden können. Dies spart wertvolle Zeit bei der Suche nach Informationen und erhöht die Effizienz der Arbeitsabläufe durch die Indexierung. Zudem werden typische Probleme bei der Suche und Verwaltung von Papierdokumenten durch die Digitalisierung effektiv gelöst.

Ein weiterer Vorteil ist die Platzersparnis. Durch das Digitalisieren und Archivieren von Papierdokumenten kann wertvoller Büroraum freigemacht werden, der für andere wichtige Zwecke genutzt werden kann. Zudem reduzieren sich langfristig die Betriebskosten, da weniger physische Speicherorte und weniger Material für die Dokumentenverwaltung benötigt werden.

Flexibles Arbeiten wird ebenfalls durch die Digitalisierung ermöglicht. Dokumente können von jedem Ort aus abgerufen und bearbeitet werden, was besonders in Zeiten von Homeoffice und mobilem Arbeiten von großem Vorteil ist. Auch die langfristige Archivierung von Dokumenten im PDF/A-Format ist durch die Digitalisierung gewährleistet, was die Verfügbarkeit und Sicherheit wichtiger Informationen langfristig sicherstellt. Diese Möglichkeiten fördern die Effizienz und Flexibilität im Arbeitsalltag. Zudem bietet ein online archiv eine einfache Zugriffsmöglichkeit auf alle relevanten Dokumente, unterstützt durch geeignete archivsoftware.

Akten und Archivierung

Akten und Archivierung sind zentrale Bestandteile einer effizienten Unternehmensorganisation. Die Digitalisierung von Akten und Dokumenten durch einen erfahrenen Scandienstleister bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre papierbasierten Informationen in moderne, digitale Formate zu überführen. Dadurch wird nicht nur wertvoller Platz im Büro eingespart, sondern auch die Suche nach relevanten Informationen erheblich beschleunigt.

Mit der digitalen Archivierung können Unternehmen ihre Dokumente sicher und strukturiert in einem Online Archiv ablegen. Mitarbeitende profitieren davon, jederzeit und von jedem Ort aus auf die benötigten Akten und Dokumente zugreifen zu können – sei es im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Dies fördert die Flexibilität und Effizienz der täglichen Arbeit und unterstützt die Zusammenarbeit im Team.

Ein weiterer Vorteil der digitalen Archivierung ist die langfristige Sicherung und Integrität der Unternehmensinformationen. Durch die professionelle Digitalisierung und Archivierung werden Akten und Dokumente vor Verlust, Beschädigung oder unbefugtem Zugriff geschützt. So bleibt das Wissen im Unternehmen erhalten und steht den Mitarbeitenden dauerhaft zur Verfügung.

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Professionelle Scanservices

Professionelle Scanservices bieten maßgeschneiderte Lösungen für Unternehmen jeder Größe. Diese Dienstleistungen umfassen:

• das Scannen von Dokumenten
• die Beratung
• den Transport
• die digitale Archivierung

Ein besonderer Vorteil digitaler Archive ist, dass digitalisierte Dokumente und Belege jederzeit schnell nachgewiesen und belegt werden können, was die Dokumentenverwaltung erheblich vereinfacht.

Besonders praktisch sind Scan-on-Demand-Modelle, bei denen nur die aktuell benötigten Dokumente gescannt werden, was Flexibilität und Effizienz erhöht.

Der Rund-um-Service eines Scandienstleisters beinhaltet die Abholung der Dokumente, deren Aufbereitung, das eigentliche Scannen und die Rücklieferung der digitalisierten Dateien. Dabei werden verschiedene Dokumentenarten wie Eingangspost, Rechnungen, Akten und vieles mehr gescannt und klassifiziert. Dank moderner Hochleistungsscanner und regelmäßiger Qualitätsprüfungen wird eine hohe Qualität der Scans sichergestellt.

Durch den Einsatz leistungsstarker Scanner können sogar große Pläne und empfindliche historische Unterlagen in hervorragender Qualität digitalisiert werden. Moderne Scanservices lösen dabei jedes Problem beim Digitalisieren von Akten, Plänen oder Belegen zuverlässig. Diese umfassenden Scanservices ermöglichen es Unternehmen, ihre Papierarchive effizient zu verwalten und die Verfügbarkeit wichtiger Dokumente zu gewährleisten, ohne dass physische Kopien benötigt werden.

Scanprozess Schritt für Schritt

Der Scanprozess beginnt mit der Vorbereitung der Dokumente. Bevor diese gescannt werden können, müssen sie in einem guten Zustand vorliegen und vollständig sein, um den logischen Zusammenhang zu bewahren. Dabei werden auch Belege wie Rechnungen, Lieferscheine oder Großformatdokumente sorgfältig für die Digitalisierung vorbereitet. Störende Gegenstände wie Büroklammern und Heftklammern werden entfernt, um ein reibungsloses Scannen zu gewährleisten.

Das Scannen selbst erfolgt mit Hochleistungsscannern, die eine Auflösung von 300 dpi in Farbe bieten. Diese Scanner können pro Tag bis zu 500.000 Seiten digitalisieren, was eine enorme Menge an Papierdokumenten in kurzer Zeit umwandeln kann. Mithilfe von OCR-Software werden die gescannten Dokumente bearbeitet, sodass Texte aus Rastergrafiken erkannt und durchsuchbar gemacht werden.

Nach dem Scannen erfolgt die Nachbearbeitung der Dateien, um die Qualität der gescannten Dokumente sicherzustellen. Es finden zwei Kontrollvorgänge statt, um die Qualität zu gewährleisten, bevor die Originalscans gelöscht werden. Abschließend werden die Dokumente entweder in einem digitalen Archiv gespeichert, zur Aktenlagerung bereitgestellt oder gemäß den gesetzlichen Vorgaben datenschutzkonform vernichtet.

Qualität und Texterkennung

Die Qualität der Digitalisierung ist entscheidend, wenn es um die Umwandlung von Akten, Ordnern, Verträgen, Rechnungen und anderen Dokumenten in digitale Formate geht. Nur durch hochwertige Scans und eine präzise Texterkennung (OCR) wird sichergestellt, dass Ihre digitalisierten Dokumente nicht nur lesbar, sondern auch effizient durchsuchbar und weiterverarbeitbar sind.

Moderne OCR-Software spielt dabei eine zentrale Rolle: Sie erkennt automatisch Texte, Zahlen und sogar komplexe Strukturen wie Tabellen in Ihren Dokumenten. So werden gescannte Akten, Verträge oder Eingangspost in durchsuchbare Dateien umgewandelt, die Sie nach Stichworten durchsuchen und gezielt weiterverarbeiten können. Das erleichtert die tägliche Arbeit Ihrer Mitarbeiter und sorgt dafür, dass wichtige Informationen jederzeit schnell zur Verfügung stehen.

Unsere Scandienstleistungen setzen auf hochleistungsfähige Scanner und erfahrene Mitarbeiter, um eine konstant hohe Qualität bei jedem Scan zu gewährleisten. Jedes Dokument wird in einem optimalen Format digitalisiert – von klassischen DIN-Formaten bis hin zu individuellen Anforderungen. Die Qualitätssicherung erfolgt durch sorgfältige Kontrolle jedes einzelnen Scans, damit alle Details und Inhalte zuverlässig erhalten bleiben.

Ein weiterer Vorteil: Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre digitalisierten Dokumente direkt in Ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu importieren. So können Sie Ihre Akten, Rechnungen, Verträge und weitere Unterlagen zentral, sicher und effizient verwalten. Die Integration in bestehende DMS-Lösungen sorgt für eine reibungslose Archivierung und einen schnellen Zugriff auf alle relevanten Informationen – unabhängig vom Standort, ob in Frankfurt am Main oder an einem unserer weiteren Standorte.

Durch die professionelle Digitalisierung Ihrer Dokumente sparen Sie nicht nur Platz im Büro, sondern schaffen auch die Grundlage für ein modernes, flexibles Arbeiten. Ihre Mitarbeiter werden entlastet, da die Suche nach Informationen deutlich schneller und einfacher wird. Gleichzeitig profitieren Sie von einer sicheren und nachhaltigen Archivierung Ihrer Unterlagen.

Wenn Sie Wert auf höchste Qualität, zuverlässige Texterkennung und flexible Lösungen legen, sind wir als erfahrener Scandienstleister der richtige Partner für Ihr Unternehmen. Kontaktieren Sie uns gerne, um mehr über unsere Scandienstleistungen und die Möglichkeiten der Digitalisierung Ihrer Akten und Dokumente zu erfahren. Wir beraten Sie individuell und unterstützen Sie dabei, Ihre papierbasierten Prozesse effizient und zukunftssicher zu gestalten.

Kosten und Preise

Die Kosten für Scandienstleistungen hängen von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Anzahl und Art der Dokumente sowie die gewählte Digitalisierungsmethode. Die Digitalisierung eines breiten Aktenordners kostet beispielsweise zwischen 20 € und 32 €, während der durchschnittliche Preis pro Scan zwischen 0,06 € und 0,08 € liegt.

Zusätzliche Dienstleistungen und ihre Preise:

• Belegaufbereitung: 0,005 € bis 0,03 € pro Blatt. Die Belegaufbereitung ist insbesondere für Belege wie Rechnungen und Lieferscheine relevant, da diese Dokumente häufig digitalisiert und elektronisch archiviert werden.
• Datenerfassung für digitalisierte Dokumente: 0,01 € bis 0,10 € pro Datenfeld pro Dokument, abhängig von der Anzahl der Datenfelder
• Scan von einzelnen Blättern: 0,02 € bis 0,04 € pro Blatt

Diese transparenten und fairen Preisstrukturen ermöglichen es Unternehmen, die Kosten für die Digitalisierung ihrer Dokumente genau zu kalkulieren und von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren, ohne ihr Budget zu überschreiten.

Datenschutz und Sicherheit

Die Digitalisierung erfolgt unter Berücksichtigung höchster Sicherheitsstandards, um den Schutz vertraulicher Dokumente zu gewährleisten. Dabei werden folgende Maßnahmen umgesetzt:

• Dokumente werden nach den speziellen Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes vernichtet, um höchste Sicherheitsstandards zu gewährleisten.
• Die Qualität der Digitalisierungsprozesse wird durch regelmäßige Audits sichergestellt.
• Die Einhaltung der Norm ISO 9001:2015 wird gewährleistet, um die Prozessqualität zu sichern.

Die Verarbeitung der Daten erfolgt gemäß den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die technische und organisatorische Maßnahmen zur Sicherstellung der Datensicherheit umfasst. Ein interner Datenschutzbeauftragter überwacht und sichert die Einhaltung der Datenschutzmaßnahmen und ist bei der Industrie- und Handelskammer registriert.

Die Sicherheit beim Transport von Dokumenten wird durch folgende Maßnahmen gewährleistet:

• Spezielle Sicherheitsstufen, die von der Verpackung bis zur Abholung durch geschultes Personal reichen
• Lagerung in einem alarmgesicherten Sicherheitslager, das nur für autorisierte Mitarbeiter zugänglich ist
• Einsatz von revisionssicheren Dokumentenmanagementsystemen, die unbefugte Zugriffe auf digitale Dokumente verhindern

Zugriff und Dokumentenzuwachs

Der schnelle und unkomplizierte Zugriff auf digitale Dokumente ist ein entscheidender Faktor für die Effizienz moderner Unternehmen. Durch die Digitalisierung von Dokumenten und die Unterstützung eines erfahrenen Scandienstleisters können Unternehmen sicherstellen, dass alle wichtigen Informationen jederzeit und ortsunabhängig verfügbar sind. Dies erleichtert nicht nur die tägliche Arbeit der Mitarbeitenden, sondern verbessert auch die Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern.

Mit der fortschreitenden Digitalisierung wächst die Menge an digitalen Dokumenten stetig. Um den Überblick zu behalten, ist eine intelligente Indexierung und Kategorisierung unerlässlich. Moderne Scandienstleistungen bieten hierfür Lösungen, die es ermöglichen, Dokumente automatisch zu erfassen, zu verschlagworten und in einem Dokumentenmanagementsystem zu organisieren. So wird der Dokumentenzuwachs effizient bewältigt und die Suche nach Informationen deutlich beschleunigt.

Unternehmen profitieren von einer verbesserten Arbeitsorganisation, da Mitarbeitende weniger Zeit mit der Suche nach Dokumenten verbringen und sich stärker auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können. Ein professioneller Scandienstleister unterstützt Sie dabei, die Digitalisierung und das Management Ihrer Dokumente optimal umzusetzen.

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Das Papierarme Büro

Das papierarme Büro ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu mehr Effizienz und Nachhaltigkeit im Unternehmen. Durch die konsequente Digitalisierung von Akten und Dokumenten können Unternehmen den Verbrauch von Papier deutlich reduzieren und so einen aktiven Beitrag zum Umweltschutz leisten. Ein erfahrener Scandienstleister unterstützt Sie dabei, Papierdokumente in digitale Formate umzuwandeln und so die Grundlage für ein papierarmes Arbeiten zu schaffen.

Die Umstellung auf digitale Dokumentenprozesse ermöglicht es, Arbeitsabläufe zu optimieren und die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden zu verbessern. Mit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems werden digitale Akten und Dokumente zentral verwaltet, was die Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Unternehmen erhöht. Gleichzeitig werden Mitarbeitende durch gezielte Schulungen auf die neuen digitalen Prozesse vorbereitet und in die Lage versetzt, effizient mit den neuen Lösungen zu arbeiten.

Das papierarme Büro bietet nicht nur ökologische Vorteile, sondern steigert auch die Produktivität und Flexibilität im Unternehmen. Die Digitalisierung von Akten und Dokumenten ist somit ein wichtiger Baustein für die Zukunftsfähigkeit moderner Unternehmen.

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Online-Archivierung

Die Online-Archivierung von Akten und Dokumenten ist ein entscheidender Schritt in der modernen Digitalisierung von Unternehmen. Sie ermöglicht es, papierbasierte Unterlagen wie Verträge, Rechnungen, Personalakten, Lieferscheine und Eingangspost effizient in digitale Formate umzuwandeln und zentral zu speichern. Durch die Nutzung eines sicheren Online Archivs können Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen jederzeit und von jedem Ort auf die digitalisierten Dokumente zugreifen – sei es im Büro, im Homeoffice oder unterwegs beim Kunden. Das steigert die Verfügbarkeit und fördert die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen.

Ein großer Vorteil der Online-Archivierung ist die enorme Zeitersparnis: Dank intelligenter Indexierung und moderner OCR Software lassen sich relevante Informationen in Akten, Belegen oder Verträgen in Sekundenschnelle finden. Die Datenextraktion aus digitalisierten Dokumenten erleichtert zudem die Weiterverarbeitung und Integration in bestehende Dokumentenmanagementsysteme (DMS). So können Unternehmen ihre papierbasierten Prozesse effizient digitalisieren und die Verwaltung von Unterlagen deutlich vereinfachen.

Die Digitalisierung und Archivierung erfolgt mit Hochleistungsscannern, die auch große Mengen an Papierdokumenten, verschiedene Formate und komplexe Aktenordner schnell und zuverlässig erfassen. Nach der Umwandlung in digitale Formate wie PDF werden die Dokumente in einem benutzerfreundlichen Online Archiv abgelegt. Hier können digitale Ordnerstrukturen angelegt, Dokumente importiert und verwaltet sowie Zugriffsrechte individuell vergeben werden. Die sichere Verbindung und der Schutz sensibler Daten stehen dabei stets im Vordergrund und unterstützen die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, insbesondere im Bereich Datenschutz.

Ein weiterer Pluspunkt: Nach der erfolgreichen Digitalisierung und Archivierung kann eine sichere Aktenvernichtung der Papierdokumente erfolgen, wodurch zusätzlicher Platz im Unternehmen geschaffen wird. Die Online-Archivierung ist somit nicht nur ein wichtiger Schritt zur Optimierung der Dokumentenverwaltung, sondern bietet auch nachhaltige Vorteile wie Platzersparnis, erhöhte Sicherheit und eine verbesserte Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden.

Ob für die Verwaltung von Rechnungen, Verträgen, Personalakten oder Lieferscheinen – die digitale Archivierung von Dokumenten und Aktenordnern unterstützt Unternehmen jeder Größe dabei, ihre papierbasierten Prozesse zukunftssicher und effizient zu gestalten. Die Möglichkeit, Dokumente jederzeit im Online Archiv zu finden, zu teilen und in DMS-Lösungen zu importieren, macht die Online-Archivierung zu einer unverzichtbaren Lösung für die moderne Arbeitswelt.

Häufige Anwendungsfälle

Im Gesundheitswesen spielt die Digitalisierung von medizinischen Dokumenten eine wichtige Rolle. Sie erleichtert den Zugriff auf Patientendaten und erhöht die Effizienz bei der Verwaltung von Gesundheitsakten. Ein weiterer Anwendungsfall ist die Digitalisierung von Personalakten im HR-Bereich, um die sichere und effiziente Verwaltung sensibler Mitarbeiterunterlagen zu gewährleisten. Dies führt zu einer verbesserten Patientenversorgung und optimierten Arbeitsabläufen in Kliniken und Praxen.

In der Finanzdienstleistungsbranche ermöglicht die Digitalisierung von Finanzunterlagen eine schnellere Verarbeitung und Analyse von Daten. Besonders die Digitalisierung und Verwaltung von Eingangsrechnungen und Belegen sorgt für eine effiziente, papierlose Bearbeitung und zentrale Archivierung, was die Einhaltung von Vorschriften erleichtert und die Entscheidungsfindung durch den schnellen Zugriff auf relevante Informationen verbessert.

Auch im Rechtswesen ist die Digitalisierung von Verträgen und rechtlichen Dokumenten entscheidend. Durchsuchbare digitale Dokumente verbessern die Effizienz bei der Vertragsverwaltung und erleichtern den Zugriff auf wichtige rechtliche Informationen, die zur Verfügung stehen.

In der Logistikbranche verbessert die Digitalisierung von Fracht- und Versanddokumenten die Nachverfolgbarkeit und Effizienz in der Lieferkette. Zusätzlich ermöglicht die Digitalisierung und Archivierung von Lieferscheinen eine zentrale, digitale Verwaltung dieser wichtigen Belege und trägt zur Optimierung der Geschäftsprozesse bei.

Kundenreferenzen und Erfolgsgeschichten

Erfolgsgeschichten von zufriedenen Kunden zeigen die Vorteile der Scandienstleistungen eindrucksvoll. Zum Beispiel:

• Archivwerk hat für die Universität Bremen 90 Studienordner gescannt.
• Die Dokumente wurden OCR indiziert.
• Dies hat den Zugriff auf wichtige Informationen erheblich erleichtert.

Die erreichte 100 % Erfolgsquote in den Projekten von Alphapreis signalisiert bedeutendes Vertrauen in die Dienstleistung. Sven Schröder beschreibt den Akten Scanservice als zielführende Beratung und schnelle Umsetzung, was die Effizienz seiner Arbeit alles allem deutlich verbessert hat.

Heiko Paasch hebt die einfach zu bedienende Suchfunktion des Services von DOPA hervor, die ohne Bedarf an zusätzlicher Hardware auskommt. Die digitalisierten Daten wurden den Kunden je nach Wunsch per E-Mail, auf DVD oder durch Import in das jeweilige DMS bereitgestellt. Diese Erfolgsgeschichten zeigen, wie unterschiedliche Kunden von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren können.

Unser Team

Unser Team besteht aus engagierten und erfahrenen Fachleuten, die sich auf die Digitalisierung von Akten und Dokumenten spezialisiert haben. Mit umfassendem Know-how und modernster Technik bieten wir maßgeschneiderte Scandienstleistungen für Unternehmen jeder Größe an. Unser Ziel ist es, gemeinsam mit unseren Kunden individuelle Lösungen zu entwickeln, die optimal auf deren Anforderungen und Arbeitsumgebung abgestimmt sind.

Wir legen großen Wert auf eine enge Zusammenarbeit mit unseren Kunden, um deren Bedürfnisse genau zu verstehen und die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen. Von der ersten Beratung über die Digitalisierung bis hin zur sicheren Archivierung Ihrer Dokumente begleiten wir Sie in jedem Schritt des Prozesses. Dabei steht die sichere und effiziente Speicherung sowie die schnelle Verfügbarkeit von Informationen stets im Mittelpunkt unserer Arbeit.

Mit unseren Scandienstleistungen unterstützen wir Unternehmen dabei, ihre Akten und Dokumente zukunftssicher zu digitalisieren, die Effizienz zu steigern und die Umweltbilanz nachhaltig zu verbessern. Vertrauen Sie auf unser Team, wenn es um die professionelle Digitalisierung und Archivierung Ihrer Unternehmensdokumente geht.

Zusammenfassung

Die Digitalisierung von Dokumenten bietet zahlreiche Vorteile, von der Zeit- und Platzersparnis bis hin zur verbesserten Effizienz und Flexibilität. Sie ist die moderne Lösung für Unternehmen jeder Größe und Branche, unabhängig von ihrer Umgebung – ob in städtischen Zentren oder ländlichen Regionen. Professionelle Scanservices bieten umfassende Lösungen, die auf die individuellen Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten sind und höchste Sicherheitsstandards gewährleisten. Durch die Digitalisierung können Unternehmen ihre Dokumentenverwaltung optimieren und sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Lassen Sie sich von den Erfolgsgeschichten inspirieren und entdecken Sie die vielfältigen Möglichkeiten, die die Digitalisierung bietet. Nutzen Sie die Vorteile moderner Scandienstleistungen und bringen Sie Ihr Unternehmen auf das nächste Level.

Häufig gestellte Fragen

Welche Arten von Dokumenten können gescannt werden?

Sie können eine Vielzahl von Dokumenten scannen, einschließlich Akten, Rechnungen, Gesundheitsunterlagen, Belegen, Lieferscheinen, Personalakten, Eingangsrechnungen und Plänen. Dies ermöglicht eine effiziente digitale Archivierung und Verwaltung Ihrer Unterlagen.

Wie viel kostet es, ein Dokument zu scannen?

Die Kosten für das Scannen eines Dokuments liegen in der Regel zwischen 0,06 € und 0,08 € pro Scan, während ein breiter Aktenordner zwischen 20 € und 32 € kosten kann. Somit hängen die Preise stark von der Art und Anzahl der Dokumente ab.

Wie werden Dokumente während des Scannens sicher aufbewahrt?

Dokumente werden während des Scannens sicher aufbewahrt durch die Einhaltung hoher Sicherheitsstandards, die DSGVO, regelmäßige Audits und die Lagerung in alarmgesicherten Sicherheitslagern. Diese Maßnahmen garantieren einen hohen Schutz der Informationen.

Nach der Digitalisierung ist zudem eine sichere und datenschutzkonforme Vernichtung der Originaldokumente möglich.

Was sind die Vorteile der Digitalisierung?

Die Digitalisierung bietet entscheidende Vorteile wie Zeit- und Platzersparnis, Kostenreduktion sowie flexible Arbeitsmöglichkeiten. Sie stellt eine effiziente Lösung für viele typische Probleme der Dokumentenverwaltung dar, indem sie hilft, Probleme wie aufwendige Suche oder unsichere Archivierung zu vermeiden. Bei Fragen oder individuellen Anforderungen erhalten Sie jederzeit Hilfe durch unsere Experten. Zudem ermöglicht sie eine nachhaltige Archivierung von Dokumenten im PDF/A-Format.

Wie schnell können Dokumente gescannt werden?

Dokumente können mit Hochleistungsscannern sehr schnell gescannt werden, bis zu 500.000 Seiten pro Tag. Dies ermöglicht eine effiziente Umwandlung großer Papiermengen in digitale Formate.