Handakten digitalisieren

Handakten digitalisieren – Leitfaden für Kanzleien, Praxen und Verwaltung

Ob Mandantenakten in der Kanzlei, Patientenakten in der Arztpraxis oder Projektakten im Ingenieurbüro – Handakten sind das Rückgrat der täglichen Arbeit in dokumentenintensiven Berufen. Doch wer heute noch regelmäßig in den Keller steigt, um Ordner zu suchen, verliert wertvolle Zeit. Seit 2020 hat der Homeoffice-Zwang den Druck auf Unternehmen massiv erhöht: Wer auf Papierakten angewiesen ist, kann nicht flexibel arbeiten. Ein Papierberg aus unübersichtlich gestapelten Papierakten sammelt sich in vielen Büros und behindert die Effizienz sowie die Nachvollziehbarkeit von Arbeitsprozessen. Hinzu kommt die E-Akte-Pflicht für die Justiz bis zum 01.01.2026 und steigende Archivmietkosten in deutschen Städten.

Dieser Leitfaden liefert Ihnen eine praxisnahe Schritt für Schritt Anleitung zur Aktendigitalisierung – vom ersten Ordner und Aktenordner bis zur laufenden digitalen Handakte, wobei auch die Übernahme und Digitalisierung von Aktenordnern als strukturierter Teil des Prozesses erfolgt. Anschließend vertiefen wir rechtliche Grundlagen, technische Lösungen und wirtschaftliche Aspekte. Die Digitalisierung von Akten ist dabei mehr als ein Projekt: Als professionelle Dienstleistung umfasst Akten digitalisieren den vollständigen Prozess von der Erfassung über die OCR-Texterkennung bis zur sicheren Verwaltung digitaler Akten für Unternehmen und ist ein entscheidender Baustein auf dem Weg zum papierarmen Büro.

 

Gründe, Handakten zu digitalisieren

Die Entscheidung, Papierakten zu digitalisieren, fällt selten aus einem einzigen Grund. Vielmehr summieren sich die täglichen Reibungsverluste: lange Suchzeiten im Archiv, doppelte Ablagen in Zweigstellen, die Gefahr, dass einzelne Mappen verschwinden. Wer diese Probleme kennt, versteht sofort, warum digitale Dokumente einen echten Unterschied machen.

Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:

• Schneller Zugriff: Statt 5–15 Minuten pro Akte im Papierarchiv finden Sie Informationen per Volltextsuche in Sekunden
• Paralleler Zugriff: Mehrere Mitarbeiter arbeiten gleichzeitig mit derselben Akte – ohne Kopien anzufertigen
• Weniger Registraturfläche: Reduktion der Archivfläche um 80–95 % nach vollständiger Digitalisierung
• Kostensenkung: In Berlin liegen Archivflächenpreise bei 10–20 €/m² jährlich, in München bis 25 €/m² – bei typischen Archiven von 50–200 m² entstehen Einsparungen von 500–5.000 € pro Jahr

Digitale Handakten erleichtern außerdem Revisionen, Mandatsprüfungen und die Erfüllung medizinischer Dokumentationspflichten erheblich. Wenn das Finanzamt oder die Ärztekammer prüft, haben Sie alle Unterlagen in Sekunden parat.

Für Unternehmer ist die Digitalisierung von Handakten besonders wichtig, da sie die Wettbewerbsfähigkeit stärkt und Geschäftsprozesse effizienter gestaltet.

Erhöhte Sicherheit und Vertraulichkeit

Handakten enthalten häufig besonders schutzwürdige Inhalte: medizinische Befunde, Gutachten zu laufenden Verfahren, Personalakten oder interne Notizen zu Mandaten. Physische Akten bergen dabei erhebliche Risiken.

Risiken physischer Handakten:

Risiko	Beschreibung
Diebstahl	Unbefugte können Akten entwenden
Brand/Wasser	Elementarschäden zerstören unwiederbringlich
Unkontrollierte Einsicht	Bis zu 40 % der Datenvorfälle entstehen durch internes Missmanagement
Verlust	Einzelne Mappen verschwinden in Außenstellen

Moderne Dokumentenmanagement Systeme bieten dagegen rollenbasierte Zugriffsrechte: Nur die verantwortliche Anwältin sieht bestimmte Gutachten, nur die behandelnde Ärztin hat Zugang zu sensiblen Befunden. Ergänzt wird dies durch tägliche Backups, georedundante Speicherung in EU-Rechenzentren und AES-256-Verschlüsselung.

Rechtlich relevant: Die DSGVO fordert in Art. 32 angemessene Sicherheitsmaßnahmen, während § 203 StGB die Verschwiegenheitspflichten für Berufsgeheimnisträger regelt. Digitale Systeme mit Protokollierung erfüllen diese Anforderungen systematisch.

Eine zentrale Rolle spielen dabei Metadaten und die korrekte Vergabe von Zugriffsrechten, da sie die Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Compliance beim Handakten digitalisieren maßgeblich unterstützen.

Mehr Flexibilität und mobiles Arbeiten

Digitalisierte Handakten ermöglichen Zugriff von überall: per VPN aus dem Homeoffice, vom Gerichtstermin oder aus dem Hotel. In hybriden Arbeitsmodellen mit 2–3 Tagen Büro und 2–3 Tagen Heimarbeit ist das kein Luxus, sondern Notwendigkeit.

Typische Szenarien:

• Die Anwältin ruft beim Gerichtstermin 2025 die komplette Akte auf ihrem Laptop auf
• Der Chefarzt visitiert mit Tablet und hat alle Patientendaten griffbereit
• Der Bauingenieur prüft Pläne direkt auf der Baustelle

Teamzusammenarbeit profitiert massiv: Sachbearbeitung und Partner greifen parallel auf dieselbe Handakte zu, ohne dass jemand auf den Rücklauf warten muss. Auch ergonomisch gewinnen alle Beteiligten – kein physisches Schleppen von 10–20 kg schweren Aktenordnern mehr, Arbeiten mit Suchfunktionen und Filtern statt endlosem Blättern.

Effizienzgewinn im Arbeitsalltag

Der Effizienzgewinn lässt sich konkret beziffern: Im Papierarchiv dauert ein Aktenzugriff durchschnittlich 5–15 Minuten. Die Volltextsuche in einer digitalen Handakte liefert Ergebnisse in Sekunden.

Rechenbeispiel: Bei 10–20 Minuten täglicher Einsparung pro Sachbearbeiter und 20 Mitarbeitern summiert sich das auf über 50.000 € Personalkosten pro Jahr, die für wertschöpfende Arbeit frei werden.

Standardprozesse beschleunigen sich spürbar:

• Fristenprüfung erfolgt automatisch durch das DMS
• Wiedervorlagen werden systemgesteuert angezeigt
• Auskünfte an Mandanten oder Patienten sind in Minuten statt Tagen möglich

Besonders wertvoll: Die automatische Zuordnung von eingehenden E Mails oder Scans zur richtigen Akte. Intelligent Document Processing (IDP) klassifiziert monatlich Hunderte Dokumente automatisch und extrahiert relevante Daten wie Kontaktinformationen oder Fristen. Weniger Medienbrüche bedeuten, dass Arbeitsprozesse in einem System laufen – nicht teils digital, teils im Papierordner.

Rechtliche und organisatorische Grundlagen der Handakten-Digitalisierung

Bei Handakten gelten immer mehrere Regelwerke gleichzeitig: Fachrecht der jeweiligen Branche, DSGVO und berufsrechtliche Vorgaben. Ein Überblick über die relevanten Normen ist daher unverzichtbar.

Branchenspezifische Normen:

Branche	Relevante Normen	Mindestaufbewahrung
Rechtsanwälte	BRAO, BORA	6 Jahre (§ 50 BRAO)
Ärzte	Berufsordnung, SGB V, § 630f BGB	10 Jahre
Steuerberater	GoBD, AO, HGB	10 Jahre
Verwaltung	Archivgesetze der Länder	variabel

Die Aufbewahrungsfristen reichen je nach Fallkonstellation bis zu 30 Jahren. Interne Richtlinien zur Aktenanlage, zur Aktenführung und zur Vernichtung sollten verbindlich dokumentiert werden. Dieser Artikel gibt Orientierung zur GoBD-konformen Archivierung, ersetzt jedoch keine individuelle Rechtsberatung.

Die Bedeutung von Metadaten für die Organisation, die effiziente Suche und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen in der digitalen Aktenverwaltung ist dabei besonders hervorzuheben.

Revisionssicherheit und GoBD

Steuerliche und handelsrechtliche Unterlagen finden sich häufig in Handakten: Rechnungen, Verträge, Korrespondenz mit Mandanten oder Lieferanten. Für diese Geschäftsdokumente gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung (GoBD).

Was bedeutet „revisionssicher”?

• Unveränderbare Speicherung (kein nachträgliches Löschen oder Ändern)
• Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge
• Vollständigkeit der Dokumentation
• Ordnung und Strukturierung
• Jederzeitige Verfügbarkeit

Konkret fordert die GoBD eine Verfahrensdokumentation für den Digitalisierungsprozess. Diese beschreibt: Wer scannt? Mit welchen Einstellungen? Wie erfolgt die Qualität der Kontrolle? Wer gibt frei? Technisch unterstützen PDF A als Langzeitformat, Hashwerte zur Integritätsprüfung und WORM-Speicher (Write Once Read Many) die Revisionssicherheit.

Datenschutz und Berufsgeheimnis

Handakten mit medizinischen Befunden, Therapieverläufen, strafrechtlichen Mandaten oder Arbeitsrechtsfällen unterliegen besonderem Schutz. Die DSGVO fordert bei der Verarbeitung solcher Daten erhöhte Sorgfalt.

Zentrale Anforderungen:

• Art. 28 DSGVO: Auftragsverarbeitungsvertrag mit jedem Scandienstleister obligatorisch
• Art. 9 DSGVO: Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Gesundheitsdaten) erfordern zusätzliche Schutzmaßnahmen
• § 203 StGB: Berufsgeheimnisträger müssen Verschwiegenheit auch bei Datenübergabe sicherstellen

Technische Maßnahmen umfassen Verschlüsselung, 2-Faktor-Authentifizierung und lückenlose Zugriffsprotokolle. Vor der Vernichtung von Papier-Handakten muss geprüft werden, ob die digitale Fassung alle rechtlichen Anforderungen vollständig erfüllt.

Handakten digitalisieren: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Der folgende Abschnitt führt Sie durch den kompletten Ablauf – von der Bestandsaufnahme bis zur laufenden digitalen Handakte. Die Anleitung eignet sich sowohl für interne Umsetzung als auch für die Zusammenarbeit mit einem externen Scandienstleister. Professionelle Dienstleister bieten dabei alle Leistungen rund um die Digitalisierung aus einer Hand an.

Wichtig ist die Unterscheidung: Die einmalige Digitalisierung des Altaktenbestands (Archiv) folgt anderen Prioritäten als die laufende Digitalisierung neuer Akten. Beide Szenarien werden hier berücksichtigt.

Schritt 1: Bestandsaufnahme und Priorisierung

Ziel dieses ersten Schritts: Verschaffen Sie sich einen Überblick, wie viele Handakten existieren, aus welchen Jahren sie stammen und in welchen Formaten sie vorliegen.

Vorgehen:

1. Zählen Sie Ordner, Hängeregister und Mappen
2. Sortieren Sie nach Kategorien: laufende Fälle, abgeschlossene Fälle, Fachgebiet, Aufbewahrungsfrist
3. Priorisieren Sie: Beginnen Sie mit frequentierten oder risikoreichen Akten (aktuelle Mandate, laufende Behandlungen)
4. Schätzen Sie grob die Menge (Ordneranzahl × 200–500 Seiten) für Zeitplan und Kostenkalkulation

Typische Projektgrößen:

• 200 Personalakten in einer Verwaltung
• 1.000 Patientenakten einer Gemeinschaftspraxis
• 500 Bauakten einer Kommune

Schritt 2: Zielstruktur und Aktenplan definieren

Bevor Sie mit dem Scannen beginnen, muss die digitale Struktur feststehen. Wie soll die Handakte aufgebaut sein? Welche Register gibt es?

Beispiel Aktenplan Kanzlei:

• Register 1: Allgemein (Vollmachten, Stammdaten)
• Register 2: Korrespondenz
• Register 3: Fristen und Termine
• Register 4: Belege und Rechnungen
• Register 5: Gutachten und Beweismittel

Legen Sie Dateinamen und Ordnerstrukturen fest: Aktenzeichen_Mandant_Jahr oder Patient-ID_Behandlungsjahr. Die Felder im DMS (Aktenzeichen, Mandant/Patient, Jahr, Fachgebiet) sollten vorab definiert werden.

Eine gute Struktur reduziert später Suchaufwand und Schulungsaufwand. Empfehlung: Spiegeln Sie die bestehende Papierstruktur (Registerblätter) soweit sinnvoll, um die Umstellung zu erleichtern.

Schritt 3: Make or Buy – selbst scannen oder Dienstleister beauftragen?

Die Entscheidung zwischen Inhouse-Scanning und externem Scanservice hängt von mehreren Faktoren ab.

Entscheidungskriterien:

Kriterium	Inhouse	Externer Dienstleister
Menge	< 500 Akten	> 1.000 Akten
Zeitfenster	flexibel	eng terminiert
Personal	verfügbar	knapp
Datenschutz	volle Kontrolle	AV-Vertrag erforderlich
Qualität	Eigenverantwortung	professionelle Erfahrung

Vorteile Inhouse: Volle Kontrolle, Flexibilität bei der Zeiteinteilung, keine Datenübergabe nach außen

Vorteile Scandienstleister: Geschwindigkeit (bis 100.000 Seiten pro Tag), professionelle Scantechnologie, Erfahrung mit komplexen Beständen

Bei ausgelagertem Scannen ist immer ein DSGVO-konformer Auftragsverarbeitungsvertrag Pflicht. Klären Sie vorab, wie die Abholung und Rückgabe der Originale erfolgt.

Professionelle Scandienstleister erstellen auf Wunsch ein individuelles, unverbindliches Angebot, das exakt auf Ihre spezifischen Anforderungen beim Handakten digitalisieren zugeschnitten ist.

Schritt 4: Vorbereitung der Handakten

Die Dokumentenvorbereitung ist zeitintensiv, aber entscheidend für die Qualität des Ergebnisses.

Vorbereitungsschritte:

• Heftklammern, Büroklammern und Klebezettel entfernen
• Stark beschädigte Seiten kennzeichnen (manuelle Nachbearbeitung)
• Thermopapier (Kassenbons, Faxe) separat behandeln
• Nicht aufbewahrungspflichtige Unterlagen aussortieren (spart Kosten und vermeidet Datenballast)
• Registertrennblätter als Trennseiten nutzen für automatische Registerbildung

Führen Sie während der Vorbereitung ein Verzeichnis: Aktenliste mit Aktenzeichen, Jahrgang und Umfang. Rechnen Sie mit 5–10 Minuten Aufwand pro Akte für die Vorbereitung.

Schritt 5: Scannen der Handakten

Für das Scannen eignen sich Dokumentenscanner mit Duplex-Funktion (beidseitiges Scannen). Bei großen Volumina kommen Produktionsscanner zum Einsatz.

Empfohlene Scan-Einstellungen:

• Auflösung: 300 dpi (Standard für Textdokumente)
• Farbmodus: Graustufe für Textdokumente, Farbe für Fotos und Farbgrafiken
• Zielformat: PDF A für langfristige Archivierung

Besondere Formate:

• Gebundene Akten: Ggf. entbinden oder Flachbettscanner nutzen
• Großformate (A0-Pläne): Spezialscanner oder externe Dienstleister
• Röntgenbilder: Digitalisierung über medizinische Bildarchive

Die Reihenfolge der Dokumente muss beim Scannen gewahrt bleiben. Führen Sie Qualitätskontrollen direkt am Scanner durch: Stichproben auf Vollständigkeit, Lesbarkeit von Stempeln und Unterschriften.

Schritt 6: OCR, Indexierung und Ablage

Ohne Optical Character Recognition (OCR Software) sind gescannte Handakten nur Bilddateien. Erst die Texterkennung ermöglicht die Volltextsuche.

Indexfelder definieren:

• Aktenzeichen / Mandant / Patient
• Name / Geburtsdatum
• Laufzeit (von–bis)
• Fachgebiet / Abteilung
• Zuständige Person

Konsistente Metadaten sind entscheidend: gleiche Schreibweisen, Pflichtfelder, Vorgabewerte. Die Klassifizierung nach Aktenplan erfolgt entweder manuell oder automatisiert über Barcode-Trennseiten.

Die Ablage erfolgt im Zielsystem: DMS, ECM, Kanzleisoftware oder Praxisverwaltung. Automatisierte Workflows beschleunigen die Zuordnung – das System erkennt beispielsweise den Barcode und ordnet das Dokument der richtigen Handakte zu.

Schritt 7: Qualitätskontrolle, Freigabe und Umgang mit Originalen

Eine dokumentierte Qualitätsprüfung ist unverzichtbar: Vollständigkeit, Lesbarkeit, richtige Zuordnung.

Prüfpunkte:

• Sind alle Seiten vorhanden?
• Ist der Text lesbar (OCR-Qualität >95 %)?
• Stimmt die Zuordnung zum richtigen Aktenzeichen?
• Sind die Register korrekt gebildet?

Richten Sie Freigabeprozesse ein: Die verantwortliche Sachbearbeitung oder der Partner gibt die digitalisierte Handakte formal frei.

Optionen für Papieroriginale:

1. Rückführung ins Papierarchiv (während Übergangsphase)
2. Externe Lagerung bei Archivdienstleister
3. Datenschutzkonforme Vernichtung nach DIN 66399

Wichtig: Erst nach Sicherstellung der rechtssicheren digitalen Aufbewahrung vernichten. Bewahren Sie Übergabe- und Vernichtungsprotokolle auf – für Prüfungen durch Finanzamt, Ärztekammer oder Rechtsanwaltskammer.

Scanservice: Externe Unterstützung für die Digitalisierung

Ein professioneller Scanservice ist für viele Unternehmen der Schlüssel zu einer effizienten und ressourcenschonenden Digitalisierung von Akten und Dokumenten. Gerade wenn große Mengen an Papierakten im Archiv lagern oder die internen Kapazitäten begrenzt sind, bietet ein externer Scanservice die Möglichkeit, den gesamten Digitalisierungsprozess auszulagern und von erfahrenen Spezialisten durchführen zu lassen.

Der Scanservice übernimmt dabei nicht nur das reine Scannen der Akten, sondern auch die Klassifizierung und Indexierung der digitalen Dokumente. So entstehen strukturierte, durchsuchbare Dateien, die sich nahtlos in bestehende Archivierungs- und Dokumentenmanagementsysteme integrieren lassen. Unternehmen profitieren von einer professionellen Archivierung, die den Zugriff auf wichtige Daten beschleunigt und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben unterstützt.

Durch die Auslagerung der Digitalisierung können interne Ressourcen gezielt für das Kerngeschäft eingesetzt werden. Gleichzeitig werden Prozesse optimiert, da die digitale Aktenführung eine schnellere Bearbeitung und bessere Nachvollziehbarkeit ermöglicht. Ein moderner Scanservice sorgt zudem für eine sichere Speicherung der Daten und unterstützt Unternehmen dabei, ihre Aktenbestände zukunftssicher zu transformieren.

Auswahlkriterien für Scan-Dienstleister

Die Wahl des richtigen Scan-Dienstleisters ist entscheidend für den Erfolg der Digitalisierung. Unternehmen sollten bei der Auswahl auf mehrere Faktoren achten:

• Erfahrung und Expertise: Ein etablierter Dienstleister bringt das notwendige Know-how für unterschiedliche Dokumententypen und Branchenanforderungen mit.
• Scantechnologie: Moderne, leistungsfähige Scanner und Software sorgen für eine hohe Qualität der digitalen Akten und ermöglichen effiziente Prozesse.
• Datensicherheit und DSGVO-Konformität: Der Schutz sensibler Daten steht an erster Stelle. Achten Sie darauf, dass der Scanservice alle Anforderungen der DSGVO erfüllt und sichere Übertragungswege sowie verschlüsselte Speicherung bietet.
• Flexibilität: Der Dienstleister sollte individuelle Lösungen anbieten, die auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind – von der Abholung bis zur Integration ins DMS.
• Kosten und Transparenz: Ein transparentes Angebot mit klaren Kostenstrukturen hilft, das Budget im Blick zu behalten. Vergleichen Sie verschiedene Anbieter und achten Sie auf versteckte Zusatzkosten.
• Qualitätssicherung: Regelmäßige Kontrollen und dokumentierte Prozesse gewährleisten, dass die digitalen Dokumente den gewünschten Qualitätsstandards entsprechen.

Ein persönliches Beratungsgespräch hilft, die Anforderungen zu klären und sicherzustellen, dass der Scanservice optimal zu den Zielen Ihres Unternehmens passt.

Vorteile und Risiken von Scanservices

Die Zusammenarbeit mit einem Scanservice bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen:

• Effizienzsteigerung: Durch die Auslagerung der Digitalisierung werden interne Ressourcen geschont und Prozesse beschleunigt.
• Optimale Nutzung von Ressourcen: Personal und Technik müssen nicht intern vorgehalten werden, was Kosten spart und Flexibilität schafft.
• Hohe Qualität: Professionelle Dienstleister garantieren eine gleichbleibend hohe Qualität der digitalen Akten und Dokumente.
• Revisionssichere Archivierung: Die Daten werden sicher und nachvollziehbar archiviert, was die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben erleichtert.
• Skalierbarkeit: Auch große Mengen an Akten können in kurzer Zeit digitalisiert werden.

Dennoch gibt es auch Risiken, die Unternehmen im Blick behalten sollten:

• Abhängigkeit vom Dienstleister: Die Qualität und Zuverlässigkeit des Scanservices beeinflussen direkt das Ergebnis.
• Datensicherheit: Die Übergabe sensibler Akten erfordert höchste Sicherheitsstandards und eine lückenlose Dokumentation.
• Qualitätskontrolle: Fehler bei der Digitalisierung können zu Problemen bei der späteren Nutzung führen.

Um diese Risiken zu minimieren, empfiehlt es sich, den Scanservice sorgfältig auszuwählen, klare Vereinbarungen zu treffen und regelmäßige Qualitätskontrollen einzuplanen. So profitieren Unternehmen von den Vorteilen der Digitalisierung, ohne Kompromisse bei Sicherheit und Qualität eingehen zu müssen.

Regelmäßige Aktenabholung und Mengenrabatte

Für Unternehmen, die kontinuierlich Akten und Dokumente digitalisieren möchten, bietet die regelmäßige Aktenabholung durch einen Scanservice eine besonders komfortable und effiziente Lösung. Statt große Papierberge anzusammeln, können Akten laufend digitalisiert und direkt in die digitalen Arbeitsprozesse integriert werden. Das spart nicht nur Platz im Archiv, sondern sorgt auch für aktuelle, jederzeit verfügbare digitale Aktenbestände.

Ein weiterer Vorteil: Viele Scanservices bieten attraktive Mengenrabatte an, wenn regelmäßig größere Mengen an Akten digitalisiert werden. So lassen sich die Kosten für die Digitalisierung spürbar senken und das Budget optimal nutzen.

Wie funktioniert die regelmäßige Aktenabholung?

Die regelmäßige Aktenabholung ist einfach und flexibel gestaltbar. Unternehmen und Scanservice vereinbaren feste Abholtermine – zum Beispiel wöchentlich, monatlich oder quartalsweise, je nach Bedarf und Aktenaufkommen. Am vereinbarten Termin werden die Akten und Dokumente sicher abgeholt und zum Scanservice transportiert.

Nach der Digitalisierung werden die digitalen Dateien dem Unternehmen zur Verfügung gestellt – entweder per sicherem Datentransfer oder auf verschlüsselten Datenträgern. Die Integration in das firmeneigene Dokumentenmanagementsystem (DMS) erfolgt reibungslos, sodass die digitalen Akten sofort im Arbeitsalltag genutzt werden können.

Wichtige Punkte bei der regelmäßigen Aktenabholung:

• Klare Vereinbarungen: Legen Sie gemeinsam mit dem Scanservice die Abholintervalle, die zu digitalisierenden Dokumente und die gewünschten Qualitätsstandards fest.
• Transparente Kosten: Profitieren Sie von Mengenrabatten und behalten Sie die Kosten für die Digitalisierung im Blick.
• Qualitätssicherung: Achten Sie darauf, dass die digitalen Akten den Anforderungen an Lesbarkeit, Struktur und Format (z.B. PDF A) entsprechen.
• Sichere Übergabe: Die Abholung und der Transport der Akten erfolgen dokumentiert und unter Einhaltung aller Datenschutzvorgaben.

Mit einer regelmäßigen Aktenabholung schaffen Unternehmen die Grundlage für eine kontinuierliche, effiziente und kostengünstige Digitalisierung ihrer Akten und Dokumente – und machen einen weiteren Schritt in Richtung papierarmes Büro und optimierte Prozesse.

Checkliste für die Digitalisierung

Die Digitalisierung von Akten und Dokumenten ist ein entscheidender Schritt, um die Effizienz, Flexibilität und Datensicherheit in Unternehmen, Kanzleien und Verwaltungen nachhaltig zu steigern. Mit einer klaren Planung und strukturierten Umsetzung lassen sich die Vorteile der digitalen Aktenführung voll ausschöpfen. Die folgende Checkliste unterstützt Sie dabei, den Prozess Schritt für Schritt erfolgreich zu gestalten:

1. Zieldefinition Legen Sie fest, welches Ziel Sie mit der Digitalisierung Ihrer Akten verfolgen. Möchten Sie Prozesse beschleunigen, Kosten senken, Platz sparen oder die Datensicherheit erhöhen? Eine klare Zielsetzung hilft, die passenden Lösungen und Prioritäten zu bestimmen.
2. Dokumentenanalyse Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre vorhandenen Akten und Dokumente. Entscheiden Sie, welche Unterlagen digitalisiert werden sollen – etwa nach Wichtigkeit, Aufbewahrungsfristen oder Nutzungshäufigkeit. So vermeiden Sie unnötigen Aufwand und konzentrieren sich auf die relevanten Bestände.
3. Scantechnologie auswählen Wählen Sie die passende Scantechnologie für Ihre Anforderungen. Je nach Menge und Art der Dokumente kommen Dokumentenscanner, Flachbettscanner oder Hochleistungsscanner zum Einsatz. Moderne Scanner sorgen für hohe Qualität und effiziente Verarbeitung.
4. Dokumentenmanagement-System (DMS) einführen Entscheiden Sie sich für ein Dokumentenmanagement-System, das zu Ihrem Unternehmen passt. Ein DMS ermöglicht die strukturierte Ablage, schnelle Suche und sichere Verwaltung Ihrer digitalen Akten und unterstützt die Integration in bestehende Arbeitsabläufe.
5. Klassifizierung und Indexierung Strukturieren Sie Ihre digitalen Dokumente durch eine sinnvolle Klassifizierung und Indexierung. Nutzen Sie Metadaten wie Aktenzeichen, Datum oder Schlagwörter, um die spätere Auffindbarkeit und das Dokumentenmanagement zu optimieren.
6. Datensicherheit gewährleisten Schützen Sie Ihre digitalen Daten durch Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Backups. So stellen Sie sicher, dass vertrauliche Informationen jederzeit sicher und DSGVO-konform gespeichert sind.
7. Abholung und Transport organisieren Planen Sie die sichere Abholung und den Transport Ihrer Papierakten zum Scandienstleister. Achten Sie darauf, dass alle Unterlagen vertraulich behandelt und lückenlos dokumentiert werden, um die Integrität Ihrer Daten zu gewährleisten.
8. Digitalisierung durchführen Lassen Sie Ihre Akten und Dokumente mit der gewählten Scantechnologie digitalisieren. Achten Sie auf die Einhaltung der Qualitätsstandards und darauf, dass alle relevanten Formate (z.B. PDF A) für die Langzeitarchivierung genutzt werden.
9. Qualitätskontrolle Überprüfen Sie die digitalisierten Dokumente auf Vollständigkeit, Lesbarkeit und korrekte Zuordnung. Eine sorgfältige Qualitätskontrolle ist entscheidend, um spätere Fehler und Nacharbeiten zu vermeiden.
10. Integration in DMS und Prozesse Integrieren Sie die digitalen Akten in Ihr Dokumentenmanagement-System und passen Sie Ihre Arbeitsprozesse entsprechend an. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit dem neuen System, damit die Vorteile der Digitalisierung im Arbeitsalltag voll zur Geltung kommen.

Mit dieser Checkliste behalten Sie alle wichtigen Schritte im Blick und schaffen die Grundlage für eine erfolgreiche Digitalisierung Ihrer Akten. Ein erfahrener Scandienstleister kann Sie dabei unterstützen, die Digitalisierung effizient, sicher und in höchster Qualität umzusetzen – damit Ihr Unternehmen von allen Vorteilen der digitalen Transformation profitiert.

Technische Basis: DMS, E-Akte und sichere Infrastruktur

Ein professionelles Dokumentenmanagementsystem ist das Fundament für digitale Handakten. Es bietet weit mehr als einen Fileserver: Rechte- und Rollenverwaltung, vollständige Protokollierung, Suchfunktionen, Fristenmanagement und Integrationen in Fachsoftware.

Systemarten:

• On-Premises: Installation in der eigenen Kanzlei oder Praxis
• Cloud: Betrieb in zertifizierten Rechenzentren (ISO 27001) in Deutschland
• Hybrid: Kombination beider Ansätze

Branchenspezifische Lösungen existieren für nahezu jeden Anwendungsfall: Kanzleisoftware mit integrierter eHandakte, Krankenhausinformationssysteme mit digitaler Patientenakte, E-Akte-Lösungen für die öffentliche Verwaltung.

Sicherheitsanforderungen:

• Verschlüsselung im Ruhezustand und bei Übertragung
• 2-Faktor-Authentifizierung
• Regelmäßige Updates und Patches
• Dokumentierte Backup- und Notfallkonzepte

Cloud oder On-Premises für digitale Handakten?

Die Möglichkeit, zwischen Cloud und lokalem Server zu wählen, hängt von Größe und IT-Kompetenz des Betriebs ab.

Vorteile Cloud:

• Kein eigener Serverbetrieb nötig
• Ortsunabhängiger Zugriff
• Skalierbare Ressourcen
• Professionelle Datensicherheit im Rechenzentrum

Vorteile On-Premises:

• Volle Datenhoheit
• Individuelle Anpassungsmöglichkeiten
• Integration in bestehende Infrastruktur

Datenschutzaspekte sind zentral: Achten Sie auf Serverstandort Deutschland/EU, prüfen Sie den AV-Vertrag und die technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOMs). Für kleine Kanzleien und Praxen ist eine Cloud-Lösung oft wirtschaftlicher; größere Unternehmen prüfen Hybrid-Modelle.

Integration in bestehende Fachsoftware

Digitale Handakten entfalten ihren vollen Nutzen erst durch Integration in bestehende Systeme.

Integrationsbeispiele:

• Verknüpfung mit Aktenzeichen in Anwaltssoftware
• Patienten-ID in Praxisverwaltungssoftware
• Projektnummern im ERP-System des Ingenieurbüros

Standards wie PDF A für den Import, strukturierte Metadaten und REST-Schnittstellen ermöglichen die Anbindung. Eine gute Integration vermeidet Doppelablagen und bündelt die Aktenführung in einem führenden System.

Empfehlung: Berücksichtigen Sie Integrationsanforderungen bereits bei der Auswahl des DMS oder des Scandienstleisters. Fragen Sie gezielt nach vorhandenen Schnittstellen zu Ihrer Fachsoftware.

Kosten, Zeitaufwand und Wirtschaftlichkeit der Handakten-Digitalisierung

Die Kosten für die Digitalisierung von Handakten variieren stark – abhängig von Umfang, Zustand der Akten und gewünschter Qualität.

Kostenarten:

Art	Interne Digitalisierung	Externe Dienstleistung
Scanner	1.000–10.000 € (einmalig)	entfällt
Personalzeit	20–50 €/h × 5–10 min/Akte	entfällt
Preis pro Seite	–	0,20–1,50 €
OCR-Zuschlag	–	ca. +0,10 €/Seite

Beispielrechnung: 10.000 Seiten extern digitalisieren kostet je nach Anbieter und Aufwand zwischen 2.000 und 15.000 €.

Die Transformation amortisiert sich oft schnell: Zeitersparnis von 20–30 % bei Suchvorgängen, Flächeneinsparung von 80–95 %, weniger Transportkosten. Studien zeigen, dass sich die Investition bei mittleren Kanzleien innerhalb von 1–3 Jahren rechnet.

Fördermöglichkeiten existieren über Digitalisierungsprogramme von Bund und Ländern – KfW-Programme bieten Zuschüsse bis 50.000 € für Digitalisierungsprojekte.

Welche Faktoren beeinflussen die Kosten?

Kostentreiber:

• Anzahl der Handakten und durchschnittliche Seitenzahl (typisch: 200–500 Seiten pro Akte)
• Zustand: Klammern, Klebungen, Beschädigungen erhöhen den Aufwand um bis zu 20 %
• Farbanteil: Farbscans kosten mehr als Graustufen
• Thermosensitive Belege und alte Durchschläge erfordern Spezialbehandlung

Zusatzleistungen:

• OCR-Texterkennung
• Klassifizierung nach Aktenplan
• Metadaten-Erfassung
• Strukturierung nach Registern

Vergessen Sie nicht die internen Personalkosten: Zeit für Vorbereitung, Kontrolle, Schulung und Projektkoordination. Erstellen Sie vor Projektstart ein grobes Budget und eine realistische Zeitplanung – bei einer mittleren Kanzlei rechnen Sie mit 3–6 Monaten.

Wann lohnt sich die Digitalisierung von Handakten besonders?

Typische Auslöser:

• Umzug in neue Räume (kein Platz für Aktenberge)
• Auflösung von Außenstellen
• Einführung eines neuen DMS
• Generationswechsel in Kanzlei oder Praxis

Besonders lohnend bei:

• Hohem Druck durch Platzmangel im Archiv
• Viel mobiler Arbeit und Homeoffice
• Vielen parallelen Beteiligten pro Handakte

Beispielrechnung Flächeneinsparung:

• 100 m² Archivfläche × 15 €/m² × Jahr = 1.500 €/Jahr
• Bei 90 % Reduktion: 1.350 € jährliche Einsparung
• Einmaliger Digitalisierungsaufwand: 5.000–15.000 €
• Amortisation: 4–11 Jahre allein durch Flächeneinsparung

Dazu kommen Zeiteinsparungen, die den Nutzen erheblich steigern. Die Risiken des Nichtstuns sind real: zunehmende Unübersichtlichkeit, rechtliche Risiken durch verlorene Dokumente, Wettbewerbsnachteil gegenüber digitalisierten Wettbewerbern.

Empfehlung: Starten Sie mit einem Pilotprojekt und bewerten Sie die Wirtschaftlichkeit anhand realer Daten.

Best Practices und Praxisbeispiele für digitale Handakten

Theorie ist wichtig – aber wie sieht die Umsetzung in der Praxis aus? Die folgenden Beispiele zeigen, was erfolgreiche Projekte gemeinsam haben: klare Ziele, definierte Prozesse, geschulte Mitarbeiter und konsequente Nutzung.

Anwaltskanzlei: Von Papier-Handakten zur eHandakte

Ausgangssituation: Eine mittelgroße Kanzlei mit 20 Mitarbeitern an zwei Standorten digitalisiert zwischen 2019 und 2021 rund 2.000 Handakten.

Vorher:

• Transport von Aktenordnern zwischen Standorten
• Doppelablagen und Duplikate
• Fristenzettel in Papierform
• Suchzeiten von 10–15 Minuten pro Akte

Nachher:

• Zentrale eHandakte im DMS
• Digitale Fristen mit automatischen Erinnerungen
• Mobiles Arbeiten bei Gerichtsterminen
• Zugriff in Sekunden

Best Practices:

• Standard-Aktenplan für alles Fachgebiete
• Tägliches Scannen aller Eingangspost
• Schulungen für alle Mitarbeiter
• Klare Verantwortlichkeiten

Ergebnisse: 70 % reduzierte Suchzeiten, keine Kurierfahrten mehr, 60 % weniger Archivfläche.

Arztpraxis oder MVZ: Digitale Patienten-Handakten

Ausgangssituation: Eine internistische Gemeinschaftspraxis digitalisiert zwischen 2022 und 2024 ein Archiv mit 10.000 Patientenakten.

Besondere Anforderungen:

• Höchste Datenschutzanforderungen (DSGVO Art. 9)
• Zugriff nur für behandelnde Personen
• Integration in bestehendes Praxisverwaltungssystem

Verbesserungen im Alltag:

• Befunde in Sekunden gefunden
• Bessere Vorbereitung auf Sprechstunden
• Telemedizin-Konsultationen mit vollständiger Akte
• Schnellere Antwort auf Patientenanfragen

Die Praxis digitalisierte selektiv: Nur Jahrgänge mit laufender Behandlungsrelevanz wurden vollständig erfasst. Ältere Bestände blieben zunächst im Papierarchiv.

Kommunale Verwaltung: Digitale Bau- und Projektakten

Ausgangssituation: Das Bauamt einer Mittelstadt digitalisiert Bauakten und Projektakten, um E-Government-Anforderungen zu erfüllen.

Besonderheiten:

• Große Formate (Baupläne DIN A0)
• Lange Aufbewahrungsfristen (bis 30 Jahre)
• Häufige Bürgeranfragen
• Zusammenarbeit mit externen Architekten und Ingenieuren

Best Practices:

• Scanrichtlinien für Großformate
• Indexierung nach Flurstück, Bauantragsnummer, Straße
• Digitale Freigabeprozesse für Bauanträge

Digitale Bauakten erleichtern nicht nur aktuelle Projekte – sie sind auch für zukünftige Sanierungen und Anbauten sofort verfügbar.

Change Management: Mitarbeitende auf dem Weg zur digitalen Handakte mitnehmen

Technik allein reicht nicht. Die Einführung digitaler Handakten erfordert, dass Mitarbeiter ihre Arbeitsweisen ändern – und das braucht Zeit und Begleitung.

Typische Vorbehalte:

• „Das haben wir schon immer so gemacht”
• Misstrauen gegenüber digitalen Systemen
• Angst vor Mehraufwand beim Scannen
• Sorge, wichtige Inhalte zu übersehen

Strategien für erfolgreiche Einführung:

• Frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter
• Pilotbereiche statt „Big Bang”
• Klare Verantwortlichkeiten
• Regelmäßige Schulungen

Schaffen Sie einfache, gut dokumentierte Prozesse. Ein Leitfaden „Wie lege ich eine neue digitale Handakte an?” hilft im Alltag. Kommunizieren Sie schnelle Erfolgserlebnisse: Die deutlich schnellere Suche überzeugt Skeptiker oft am besten.

Tipps für die Einführung in der Praxis

Konkrete Handlungsempfehlungen:

1. Pilotteam bestimmen: Starten Sie mit einer motivierten Gruppe
2. Projektleitung festlegen: Eine Person trägt die Verantwortung
3. Realistischen Zeitplan erstellen: Lieber länger planen als hektisch umsetzen
4. Stichtag definieren: Ab wann wird nur noch digital gearbeitet?
5. Übergangsphase gestalten: Alte und neue Akten klar kennzeichnen (digital, hybrid, nur Papier)

Schulungen:

• Regelmäßige kurze Einheiten (30–60 min)
• Sprechstunden für Fragen einrichten
• Fehler als Lernchance nutzen

Erfolgsmessung (KPIs):

• Anzahl digitaler Handakten
• Reduzierte Archivfläche
• Durchschnittliche Suchzeit
• Quote digitalisierter Neuzugänge (Ziel: >90 %)

Fazit: In 5 Schritten zur digitalen Handakte

Die Digitalisierung von Handakten ist kein Mammutprojekt – sondern eine Transformation, die sich in überschaubare Schritte gliedern lässt. Der Nutzen ist erheblich: schnellerer Zugriff, mehr Flexibilität, höhere Datensicherheit und weniger Ressourcenverbrauch für Archivflächen.

Die 5 Kernschritte:

1. Bestandsaufnahme: Wie viele Akten existieren? Was hat Priorität?
2. Struktur definieren: Aktenplan und Metadatenfelder festlegen
3. Technik und Partner wählen: DMS auswählen, ggf. Scanservice beauftragen
4. Umsetzung: Vorbereiten, scannen, indexieren, ablegen
5. Schulung und Nutzung: Mitarbeiter mitnehmen, Prozesse leben

Die digitale Handakte ist kein Endpunkt. Sie ist die Basis für weiterführende Digitalisierungsschritte: automatisierte Workflows, E-Signaturen, Mandanten- oder Patientenportale. Wer heute mit einem klar abgegrenzten Pilotprojekt startet – etwa einem Fachbereich oder einem Jahrgang – schafft die Grundlage für eine zukunftsfähige Aktenführung.

Machen Sie den ersten Schritt. Die Aktenberge werden nicht kleiner, wenn Sie warten.

Weitere Digitalisierungsservices: Von Aktenvernichtung bis Archivierung

Die Digitalisierung von Akten ist für Unternehmen, Kanzleien und Verwaltungen ein entscheidender Schritt, um Effizienz und Flexibilität im Arbeitsalltag zu steigern. Doch der Weg zur vollständig digitalen Aktenführung endet nicht beim Scannen der Unterlagen. Viele professionelle Scandienstleister bieten ein umfassendes Servicepaket, das weit über die reine Digitalisierung von Akten hinausgeht.

Ein zentraler Baustein ist die sichere Aktenvernichtung. Nach erfolgreicher Digitalisierung können sensible Papierakten datenschutzkonform vernichtet werden – selbstverständlich nach den geltenden gesetzlichen Vorgaben. So stellen Unternehmen sicher, dass vertrauliche Informationen nicht in falsche Hände geraten und der Datenschutz jederzeit gewährleistet ist.

Ebenso wichtig ist die Archivierung der digitalen Akten. Moderne Archivierungslösungen sorgen dafür, dass alle Daten langfristig, strukturiert und jederzeit zugänglich gespeichert werden. Ein professionelles Dokumentenmanagement-System (DMS) unterstützt die Verwaltung, Suche und Nutzung der digitalen Akten und erleichtert die Einhaltung von Compliance-Anforderungen. Unternehmen profitieren von einer zentralen Plattform, die den Zugriff auf alle relevanten Informationen ermöglicht und die Verwaltung von Akten und Dokumenten deutlich vereinfacht.

Mit diesen ergänzenden Digitalisierungsservices schaffen Unternehmen und Verwaltungen die Grundlage für eine zukunftssichere, effiziente und flexible Aktenverwaltung – Schritt für Schritt auf dem Weg zum digitalen Archiv und einer modernen Arbeitswelt.

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FAQ zur Aktendigitalisierung

Die Digitalisierung von Akten wirft in Unternehmen, Kanzleien und Verwaltungen immer wieder Fragen auf. Hier finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um das Thema Aktendigitalisierung:

Was bedeutet Aktendigitalisierung?Aktendigitalisierung bezeichnet den Prozess, bei dem physische Akten und Dokumente mithilfe moderner Scantechnologie in digitale Formate umgewandelt werden. So werden Papierakten zu durchsuchbaren, elektronisch verwaltbaren Dateien.

Warum sollte ich meine Akten digitalisieren?Die Digitalisierung von Akten steigert die Effizienz und Flexibilität im Unternehmen. Digitale Akten ermöglichen einen schnellen Zugriff, sparen Platz und erleichtern die Einhaltung von Datenschutz- und Compliance-Vorgaben.

Wie funktioniert die Aktendigitalisierung?Beim Akten digitalisieren werden die Unterlagen mit professionellen Scannern erfasst, durch OCR-Software lesbar gemacht und in ein Dokumentenmanagement-System (DMS) integriert. Ein erfahrener Scandienstleister begleitet Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess.

Was passiert mit den Originalakten nach der Digitalisierung?Nach der Digitalisierung können die Originalakten entweder datenschutzkonform vernichtet, sicher archiviert oder auf Wunsch an das Unternehmen zurückgegeben werden. Die Entscheidung hängt von rechtlichen Vorgaben und individuellen Anforderungen ab.

Wie sicher ist die Aktendigitalisierung?Die Aktendigitalisierung ist sicher, wenn sie von einem zertifizierten Scandienstleister durchgeführt wird. Moderne Sicherheitsmaßnahmen, verschlüsselte Datenübertragung und DSGVO-konforme Prozesse sorgen dafür, dass Ihre Akten und Daten jederzeit geschützt sind.

Sie haben weitere Fragen zur Digitalisierung von Akten? Ein professioneller Scandienstleister berät Sie gerne individuell und unterstützt Sie bei allen Schritten der digitalen Transformation.

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Zukunft der Büros: Wie die Digitalisierung Arbeitswelten verändert

Die Digitalisierung von Akten und Dokumenten ist der Schlüssel zur Transformation moderner Arbeitswelten. Unternehmen, Kanzleien und Verwaltungen profitieren von einer neuen Flexibilität: Digitale Akten ermöglichen es, jederzeit und von überall auf wichtige Informationen zuzugreifen – ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Das steigert nicht nur die Effizienz, sondern fördert auch die Zusammenarbeit im Team und beschleunigt Entscheidungsprozesse.

Durch die Digitalisierung von Akten reduzieren Unternehmen ihre Kosten für Lagerung und Verwaltung von Papierdokumenten erheblich. Gleichzeitig werden Compliance-Anforderungen leichter erfüllt, da digitale Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) die strukturierte Ablage, sichere Archivierung und schnelle Suche nach relevanten Daten ermöglichen.

Die Zukunft der Büros ist digital: Wer frühzeitig auf die Digitalisierung von Akten setzt, verschafft sich einen klaren Wettbewerbsvorteil. Unternehmen, die ihre Prozesse optimieren und auf digitale Lösungen umstellen, sind besser aufgestellt, um auf Veränderungen im Markt zu reagieren und neue Arbeitsmodelle flexibel umzusetzen.

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, die Digitalisierung von Akten aktiv anzugehen. Mit der Unterstützung erfahrener Scandienstleister und moderner Dokumentenmanagement-Systeme schaffen Sie die Basis für effiziente, sichere und zukunftsfähige Arbeitsprozesse – und machen Ihr Unternehmen fit für die Herausforderungen der digitalen Arbeitswelt.

Einführung in die Digitalisierung

Die Digitalisierung von Akten und Dokumenten ist heute ein entscheidender Schritt, um die Effizienz und Flexibilität in Unternehmen, Kanzleien und Verwaltungen nachhaltig zu steigern. Durch die Umwandlung von Papierdokumenten in digitale Dateien wird die Aktenführung deutlich vereinfacht: Informationen sind schneller auffindbar, Arbeitsprozesse werden beschleunigt und wertvoller Platz im Archiv oder Büro wird eingespart. Unternehmen können so ihre Ressourcen gezielter einsetzen und gewinnen an Flexibilität, da digitale Akten ortsunabhängig verfügbar sind.

Ein professioneller Scanservice unterstützt Unternehmen dabei, die Digitalisierung von Akten strukturiert und sicher umzusetzen. Von der Erfassung über die Klassifizierung bis zur Integration in ein Dokumentenmanagement-System (DMS) begleitet der Scanservice jeden Schritt des Prozesses. Moderne DMS-Lösungen ermöglichen es, digitale Akten und Dokumente zentral zu verwalten, Zugriffsrechte zu steuern und Arbeitsabläufe zu optimieren. So profitieren Unternehmen nicht nur von einer verbesserten Aktenführung, sondern auch von einer nachhaltigen Steigerung der Effizienz und einer optimalen Nutzung ihrer Ressourcen.

Die Digitalisierung von Akten ist damit weit mehr als ein technischer Trend – sie ist die Grundlage für zukunftsfähige, flexible und ressourcenschonende Arbeitsprozesse.

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Einzelne Dokumente digitalisieren: Vorgehen und Besonderheiten

Nicht immer müssen ganze Aktenordner digitalisiert werden – oft reicht es, einzelne Dokumente gezielt zu digitalisieren, um wichtige Informationen schnell verfügbar zu machen und die Effizienz im Unternehmen zu steigern. Gerade bei der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) ist das Digitalisieren einzelner Dokumente ein sinnvoller erster Schritt, um die Vorteile der digitalen Aktenführung direkt zu erleben.