Akten & Dokumente digitalisieren in Mannheim

Akten & Dokumente digitalisieren in Mannheim

Maßgeschneiderter Scanservice für Unternehmen, Kanzleien, Praxen und öffentliche Stellen in Mannheim – von der
sicheren Abholung über die strukturierte Digitalisierung bis zur revisionsfähigen Datenübergabe. Diese Seite ist
speziell für den Standort Mannheim erstellt und beschreibt unser regionales Leistungsangebot in besonderer Tiefe.

Compliance & Zertifizierungen

• DIN EN ISO 9001 – Qualitätsmanagement (Prozesssicherheit, Nachvollziehbarkeit, Dokumentation)
• DIN EN ISO/IEC 27001 – Informationssicherheits-Management (ISMS, Risiko- und Maßnahmensteuerung)
• DSGVO-konforme Verarbeitung mit Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO)
• Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) nach Art. 32 DSGVO (Zutritts-/Zugriffskontrolle, Protokollierung, Verschlüsselung)
• Umgang mit Papieroriginalen nach Vereinbarung: Rücklieferung, sichere Einlagerung oder Vernichtung
  gemäß den Anforderungen der DIN 66399 bzw. über einen entsprechend zertifizierten Fachbetrieb – jeweils mit Nachweis

Leistungsbausteine für Mannheim

• Abholung & Transport: Terminierte Abholung in Mannheim und Umland, Übergabe- und Transportdokumentation
• Vorbereitung: Entklammern, Heftungen lösen, Trennblätter, Sortierung nach Ihren Vorgaben
• Scanproduktion: s/w, Graustufen oder Farbe; passende Auflösung je Dokumententyp; Großformat nach Absprache
• Qualitätssicherung: Prüfschritte für Vollständigkeit, Lesbarkeit, Seitenreihenfolge; Stichproben- und Regelkontrollen
• OCR & Datenaufbereitung: Volltexterkennung, PDF/A-Erzeugung, Dublettenprüfung, Leerseitenbehandlung
• Indexierung/Benennung: Aktenzeichen, Laufnummern, Geschäftsvorfälle, Datums- und ID-Felder nach Schema
• Datenübergabe: PDF/PDF-A, TIFF, PNG/JPEG; Metadaten als CSV/JSON/XML; auf Wunsch Prüfsummen- oder Übergabeprotokoll

Welche Unterlagen wir in Mannheim typischerweise digitalisieren (Auswahl)

• Personal- und Bewerbungsakten, Lohn-/Gehaltsdokumente
• Kunden-, Lieferanten- und Vertragsakten
• Buchhaltungsbelege: Rechnungen, Gutschriften, Kassenberichte, Kontoauszüge
• Steuerunterlagen, Jahresabschlüsse, Betriebsprüfungsakten
• Projekt- und Bauakten, technische Dossiers, Wartungs- und Maschinenakten
• Immobilien- und Objektakten, Grundrisse, Lagepläne (inkl. Großformat nach Vereinbarung)
• Schulungsunterlagen, Sitzungsprotokolle, Korrespondenz
• Patienten-/Praxisakten (gesonderte Vereinbarung, erhöhtes Schutzbedürfnis)
• Gerichts-, Fall- und Complianceakten
• Archivbestände, Hängeregister, Mappen, Mischordner, historische Dokumente

Indexfelder & Metadaten – Beispiele

Datenformate & Übergabewege

Projektablauf – so gehen wir in Mannheim vor

1. Kick-off & Anforderungsprofil – Dokumententypen, Mengen, Zielsystem, Indexfelder
2. Abholung – Übergabeprotokoll, Transportkette, eindeutige Kennzeichnung
3. Vorbereitung & Scan – Heftungen lösen, Trennung, Produktionsscan mit definierter Auflösung
4. OCR, Index & QS – Volltext, Metadaten, stichprobenbasierte sowie regelbasierte Qualitätsprüfungen
5. Export & Übergabe – Datenlieferung nach Vorgabe inkl. optionaler Prüfsummen-/Übergabeprotokolle
6. Originale – Rücklieferung, Einlagerung oder Vernichtung gemäß den Anforderungen der DIN 66399 (oder über zertifizierten Fachbetrieb)

Branchenbeispiele aus der Rhein-Neckar-Region

Servicegebiet Mannheim

Leistungen in allen Stadtteilen, u. a.: Quadratestadt (Innenstadt/Jungbusch), Schwetzingerstadt/Oststadt,
Lindenhof, Neckarau, Rheinau, Seckenheim, Friedrichsfeld, Wallstadt, Vogelstang, Käfertal, Sandhofen,
Schönau, Gartenstadt, Waldhof, Neckarstadt-Ost, Neckarstadt-West, Feudenheim.

Qualität & Nachvollziehbarkeit

• Dokumentierte Arbeitsanweisungen und Vier-Augen-Prinzip
• Protokolle zu Übergabe, Transport, Produktion und Export auf Wunsch
• Optionale Stichprobenlisten, Fehlerquoten-Reports, Korrektur- und Freigabeprozesse

FAQ – häufige Fragen zur Digitalisierung in Mannheim

Welche Scanauflösung empfehlen Sie?

Für Standardakten 200–300 dpi (s/w oder Graustufen), für farbige oder bildlastige Unterlagen höher. Wir richten
die Parameter am Zweck (Lesbarkeit, Dateigröße, Archiv) aus.

Erhalte ich durchsuchbare PDFs?

Ja, per OCR. Auf Wunsch liefern wir PDF/A mit Volltext sowie Metadaten (CSV/JSON/XML) für den Import in Ihr Zielsystem.

Wie weisen Sie den Umgang mit Originalen nach?

Über Übergabe- und Transportprotokolle sowie – je nach Vereinbarung – Vernichtungs- oder Rückliefernachweise.
Die Vernichtung erfolgt gemäß den Anforderungen der DIN 66399 bzw. über einen entsprechend zertifizierten Fachbetrieb.

Wie starten wir das Projekt?

1. Kurze Bedarfsklärung (Mengen, Dokumentarten, Zielsystem)
2. Angebot mit Leistungsbeschreibung
3. Falls personenbezogene Daten: Abschluss AV-Vertrag (Art. 28 DSGVO)
4. Terminierung, Abholung, Umsetzung
5. Datenübergabe & Nachweise

Checkliste für Ihre Anfrage

• Volumen (Ordner/Seiten, Mischordner?)
• Farbmodus & Auflösung
• Indexfelder/Benennung (z. B. Aktenzeichen, Datum, ID)
• Datenformate (PDF/A, PDF, TIFF, PNG/JPEG) und Metadaten (CSV/JSON/XML)
• Umgang mit Originalen (Rücklieferung, Einlagerung, Vernichtung)
• Besondere Anforderungen (Fristen, Zugriffsrechte, Protokolle)