Aufbereitung von Ordnern mit Papierdokumenten

Bevor man Papierdokumente scannen bzw. digitalisieren kann, müssen diese entsprechend aufbereitet werden. Für den Scannvorgang werden Papierseiten ohne Klammern, Klebezettel oder sonstigen Anhaftungen benötigt. Die Aufbereitung der Papierdokumente ist reine Handarbeit. Je mehr Klammern entfernt werden müssen, desto länger dauert die Aufarbeitung und entsprechend teurer wird das Digitalisieren.

Bei der Aufbereitung werden die Dokumente gleichzeitig nach entsprechenden Kriterien sortiert. Vor jeden Papierstapel kommen in der der Regel Kreuzblätter oder Strichcodeblätter, anhand der Scanner erkennt, dass er die nächsten Dokumente in einen neuen Ordner abspeichern muss. Bei sehr großen Projekten ist es auch möglich, die Strichcode-Blätter im Voraus nach der Kundenvorgabe zu indexieren, so dass der Ordner schon entsprechend den Informationen im Strichcode benannt wird. Dies spart die Indexierung im nachhinein.

Nach dem Scannen bzw. Digitalisieren sind folgende Konvertierung möglich:

• Multitifs
• Single Pdf bzw. PDF/A
• Multipage Pdf bzw. PDF/A
• OCR-Auslesung der Multipage Pdf bzw. PDF/A

Grundsätzlich kann die Aufbereitung der Papierdokumente auch vom Auftragsnehmer übernommen werden, allerdings sind kleine Feinarbeiten durch den Scandienstleister immer noch von Nöten.Durch diese Vorgehensweise kann der Auftraggeber durchschnittlich ca. 30 bis 50 % sparen.