Unternehmen mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Der Abwicklung des Schriftverkehrs in einem großen Unternehmen ging immer über die Poststelle. Alle Briefe kamen zur Poststellen und wurden dort händisch sortiert und anschließend ausgefahren oder die Mitarbeiter holten Ihre Post persönlich ab. Die Mitarbeiter bearbeiteten die Unterlagen und senden Sie mit der internen Post an die nächsten Mitarbeiter weiter. Dies dauert in der Regel ca. einen Tag pro Mitarbeiter.

Beispiel Rechnung:
* Rechnungsstellung erfolgt an den Einkauf, aufgrund der Bestellung
* Der Einkauf prüft ob die Konditionen stimmen
* Dann erfolgt eine Prüfung, ob alle in der Rechnung aufgeführter Artikel auch gekommen sind, anhand des Lieferscheins
* Anschließend erfolgt die Freigabe durch den Abteilungsleiter
* Zum Schluss wir die Rechnung zur Zahlung angewiesen
* Ablegen der Belege in Ordner
* Verwahren der Ordner im Archiv

Die Unternehmen mit DMS scannen Ihre ganze Eingangspost. Aufgrund von bestimmten Merkmalen, wie z. B. die Rechnungsnummer. Nach dem Scannen erfolgt der automatische Versand der Rechnung an den Einkauf. Der Einkauf überprüft die Rechnung und vergleicht Sie mit dem Lieferschein, der ebenfalls in digitaler Form versand worden ist, nach erfolgter Prüfung erfolgt ein automatischer Versand zum Abteilungsleiter zur Freigabe der Rechnung. Anschließend wird die Rechnung angewiesen mit entsprechendem Skontoabzug. Alle bezahlten Rechnungen werden automatisch im digitalen Archiv gesichert.
Die Papierbelge werden anschließend vernichtet. Der Durchlauf der Rechnung kann theoretisch an einem Tag erfolgen. Dies spart sehr viel Personalkosten.