Technische Zeichnungen und Pläne auf Mikrofilmen

Technische Zeichnungen und Pläne auf Mikrofilmen: Wie Unternehmen im Maschinenbau von Digitalisierung profitieren

In vielen Bereichen des Maschinenbaus und verwandter Branchen spielen Dokumentationen und Zeichnungen eine zentrale Rolle. Ob es sich um Konstruktionspläne handelt, um Stücklisten für den Zusammenbau oder um Wartungs- und Reparaturanleitungen – all diese Unterlagen sind essenziell, um komplexe Anlagen und Maschinen über Jahrzehnte hinweg einsatzfähig zu halten. Je größer und langlebiger die produzierten Maschinen sind, desto länger ist der Hersteller verpflichtet, Ersatzteile zu liefern. In manchen Fällen erstreckt sich diese Verpflichtung auf 30 Jahre oder sogar länger. Genau hier kommen die Technischen Zeichnungen und Pläne auf Mikrofilmen ins Spiel. In vielen Unternehmen wurden diese Informationen in analoger Form auf Mikrofilm, Mikrofiche oder Mikrofilm-Lochkarten archiviert. Zwar war dies für viele Jahrzehnte eine effektive und platzsparende Methode, doch in einer Zeit, in der Digitalisierung immer wichtiger wird, stellen sich Fragen zu Aufwand und Wirtschaftlichkeit. Dieser Blogbeitrag zeigt, warum die Archivierung auf Mikrofilm noch immer existiert, welche Herausforderungen damit einhergehen und wie eine Digitalisierung dieser Bestände für mehr Effizienz und geringere Kosten sorgen kann.

Warum Technische Zeichnungen und Pläne auf Mikrofilmen archiviert werden

Im Bereich Maschinenbau und in anderen technischen Branchen werden jeden Tag unzählige Zeichnungen erstellt: Entwurfsskizzen, Konstruktionspläne, Explosionszeichnungen, elektrotechnische Schaltpläne oder auch komplette Stücklisten. Da viele Maschinen über Jahrzehnte hinweg einsatzfähig bleiben, ist der Hersteller oftmals verpflichtet, Ersatzteile nachzuliefern. Das führt zu einem enormen Volumen an Dokumenten, die lange aufbewahrt werden müssen – teils mehr als 30 Jahre. Zwar existieren heute digitale CAD-Programme, doch lange Zeit war es üblich, diese Pläne in Papierform aufzubewahren oder auf Mikrofilmen bzw. Mikrofiche zu archivieren. Die Gründe dafür waren:

• Platzersparnis: Große Papierbestände wurden reduziert, indem man Zeichnungen auf Mikrofilm verkleinerte. Ein vergleichsweise kleiner Archivschrank konnte tausende Seiten fassen.
• Langlebigkeit: Mikrofilme sind bei korrekter Lagerung (20°C, 50% relative Luftfeuchte) sehr lange haltbar, oft über mehrere Jahrzehnte hinweg.
• Rechtliche Vorgaben: In manchen Branchen existieren Normen oder Archivrichtlinien, die das Mikrofilmen als zulässige Methode definiert haben, um Dokumente rechtssicher aufzubewahren.
• Schutz der Originale: Indem man Baupläne auf Mikrofilm kopierte, konnten empfindliche Originale geschont werden. Gerade bei großen Zeichnungen, die bei jeder Nutzung beansprucht werden, war das ein großer Vorteil.

Nicht nur in der Vergangenheit, sondern auch heute greifen einige Firmen daher noch auf Mikrofiche und Mikrofilm-Lochkarten zurück, um ihre Pläne und Zeichnungen zu organisieren. Doch mit dem Aufkommen digitaler Archivierungssysteme stellt sich natürlich die Frage, ob und wie lange man an der analogen Methode festhalten sollte.

„Mikrofilme und Mikrofiche waren über Jahrzehnte eine praktische Alternative zur Lagerung unzähliger Papierdokumente – doch im digitalen Zeitalter geraten ihre Grenzen zunehmend in den Fokus.“

Herausforderungen bei der Nutzung von Mikrofilm und Mikrofiche

Einer der Hauptnachteile der Archivierung auf Mikrofilm besteht darin, dass der Zugriff auf die enthaltenen Informationen nicht sehr komfortabel ist. Um eine bestimmte Zeichnung zu finden, müssen Mitarbeiter oft stunden- oder gar tagelang Mikrorollen durchforsten, Lesegeräte (Reader) vorbereiten und den richtigen Ausschnitt reproduzieren. In einem großen Unternehmen, das auf Kundenanfragen Ersatzteile fertigt oder Pläne für eine Revision heraussuchen muss, kann dieser Prozess erhebliche Verzögerungen verursachen. Dies wird besonders teuer, wenn ein Ingenieur mit einem Stundensatz von 50 € mehrere Stunden damit verbringt, den richtigen Film zu suchen und den Reader-Printer zu bedienen.

• Suche und Reproduktion: Um herauszufinden, welcher Mikrofilm oder welche Mikrofiches den passenden Satz Zeichnungen enthält, braucht es Zeit und organisatorisches Know-how. Einzelne Pläne zu reproduzieren, erfordert zudem ein Reader-Printer-Gerät, was weitere Ressourcen bindet.
• Beschädigungsrisiko: Häufiger Gebrauch von Mikrofilmen führt zu Kratzern und Verschleiß. Geht ein Film unwiederbringlich kaputt, sind die enthaltenen Informationen verloren oder nur bruchstückhaft rekonstruierbar.
• Hohe Lager- und Wartungskosten: Zwar nehmen Mikrofilme weniger Platz ein als Papier, dennoch müssen sie in klimatisierten Räumen gelagert werden. Reader-Printer und andere Geräte erfordern Wartung und gelegentliche Ersatzteile, die rar werden.

Fazit: Während Mikrofilme eine lange Zeit eine sinnvolle Lösung darstellten, sind sie heute in vielen Fällen ein Hemmschuh für schnelle Abläufe. Dass Technische Zeichnungen und Pläne auf Mikrofilmen vorhanden sind, ist zwar besser als riesige Papierarchive, aber im Vergleich zur modernen digitalen Ablage entstehen hohe Opportunitätskosten, wenn viel Arbeitszeit im Archiv verschwindet.

„Wenn ein Ingenieur 10 Stunden sucht und reproduziert, entstehen allein 500 € Personalkosten – ohne den Wertverlust durch die verzögerte Kundenlieferung zu berücksichtigen.“

Digitalisierung von Mikrofilmen: So werden analoge Bestände effizient nutzbar

Die naheliegende Lösung besteht darin, die vorhandenen Mikrofilme zu digitalisieren und so den Zugriff auf die wertvollen Informationen zu vereinfachen. Dank moderner Hochleistungsscanner ist es möglich, Technische Zeichnungen und Pläne auf Mikrofilmen in hoher Qualität in eine digitale Form zu übertragen. Dabei kommen spezielle Lesegeräte zum Einsatz, die die Filme in hoher Auflösung auslesen. Häufig erfolgt zudem eine automatische Texterkennung (OCR), wenn Textteile enthalten sind, oder zumindest eine systematische Indexierung, die das Wiederfinden bestimmter Zeichnungen und Dokumente vereinfacht.

• Massendigitalisierung: Für sehr große Bestände – mehrere tausend Mikrofiches oder -filme – kann ein professioneller Scan-Service oder ein internes Scan-Projekt zum Einsatz kommen. Das sichert gleichbleibende Qualität und Effizienz.
• Metadaten-Erfassung: Jede Rolle bzw. jeder Fiche wird katalogisiert, mit Titeln, Stichworten oder Nummern versehen. So lassen sich die digitalisierten Bestände rasch durchsuchen.
• Revisionssichere Archivierung: Je nach Branchenanforderung kann die digitale Ablage in ein Dokumentenmanagement-System (DMS) eingebunden werden, das Versionierung und Aufbewahrungsfristen regelt.

Nachdem der Digitalisierungsvorgang abgeschlossen ist, stehen digitale Dokumente zur Verfügung, die ohne Verzögerung in CAD-Programmen, ERP-Systemen oder einfachem PDF-Viewer geöffnet werden können. Dadurch reduzieren sich Suchzeiten auf ein Minimum. Ingenieure und andere Fachkräfte können sich wieder auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, anstatt Zeit im Archiv zu verbringen. Gleichzeitig sinkt das Risiko, dass wertvolle Pläne unbrauchbar werden, weil die analogen Filme zerkratzen oder mechanisch beschädigt werden.

„Die Digitalisierung von Mikrofilmen verschafft Unternehmen die Möglichkeit, historische Bestände schnell zu nutzen und neue Projekte effizienter zu gestalten – ein klarer Wettbewerbsvorteil.“

Wie rechnet sich das Digitalisieren von Mikrofilm und Mikrofiches?

Bei einem Projekt, das Technische Zeichnungen und Pläne auf Mikrofilmen digitalisiert, fallen zunächst Investitions- bzw. Dienstleistungskosten an. Die eigentliche Rentabilität zeigt sich jedoch, wenn man die eingesparten Arbeitsstunden, die gesteigerte Reaktionsfähigkeit bei Kundenanfragen und die höhere Qualitätssicherung betrachtet. Schätzungen zufolge amortisiert sich ein solches Digitalisierungsvorhaben oft binnen weniger Jahre, teils sogar schon nach wenigen Monaten, je nach Auftragsvolumen und Nutzungsintensität.

• Personalkosten-Einsparung: Jeder Tag, den Ingenieure nicht im Archiv verbringen müssen, ist ein gewonnener Tag für wertschöpfende Tätigkeiten wie Konstruktion, Angebotserstellung oder Kundenberatung.
• Schnellere Lieferung: Wird ein Ersatzteil angefragt, kann man digitalisierte Pläne in Minuten finden, anstatt Stunden im Lesegerät zu verbringen. Das steigert die Kundenzufriedenheit.
• Weniger Fehler und Ausfälle: Eine schnelle und korrekte Identifikation der richtigen Zeichnung oder Stückliste vermindert das Risiko von Fehllieferungen oder Reklamationen.

Gerade in Branchen, in denen Zeit gleichbedeutend mit Geld ist – etwa bei teuren Ausfallzeiten von Maschinen –, liefert eine digitale Ablage der Konstruktionsunterlagen einen enormen Mehrwert. Zudem wird die Archiv- und Lagerlogistik verschlankt: Reader-Printer-Geräte sowie große Archivräumlichkeiten können reduziert werden.

„Unternehmen, die mit hoher Taktung Ersatzteile oder Baugruppen herstellen, profitieren besonders stark von einer digitalen Ablage, da jeder Tag Wartezeit erhebliche Kosten verursachen kann.“

Hybrid-Verfahren für maximale Sicherheit: Mikrofilm plus digitale Kopie

Einige Unternehmen sind sich der robusten Langlebigkeit von Mikrofilm bewusst – schließlich hält er bei richtiger Lagerung über viele Jahrzehnte. Dennoch wollen sie auf die Vorteile eines digitalen Systems nicht verzichten. Hier bietet sich ein Hybrid-Verfahren an: Technische Zeichnungen und Pläne auf Mikrofilmen bleiben erhalten, um ein physisches Backup zu gewährleisten, während gleichzeitig eine Digitalisierung stattfindet. So kann im Alltag auf die digitale Kopie zurückgegriffen werden, was alle Vorteile der schnellen Suche, Verfügbarkeit und Reproduzierbarkeit mit sich bringt. Sollte jedoch (aus welchem Grund auch immer) einmal die digitale Kopie verloren gehen, stünde noch immer die analoge Variante zur Verfügung.

Dieses Vorgehen vereint das Beste aus beiden Welten. Es empfiehlt sich insbesondere für Firmen, die existenziell von ihren Konstruktionszeichnungen abhängig sind und keinerlei Risiko in Bezug auf Datenverlust eingehen möchten. Allerdings steigt natürlich der Aufwand – sowohl für die Pflege der Mikrofilme als auch für deren Digitalisierung –, wodurch die Investitionskosten zunächst höher ausfallen. Doch wenn eine Firma große Projekte mit jahrzehntelangen Verpflichtungen betreut, kann das Hybrid-Konzept ein überzeugendes Sicherheitsnetz darstellen.

„Das Hybrid-Verfahren ist ein doppelter Boden: Mikrofilme stehen für Langlebigkeit, die digitale Kopie für Alltagstauglichkeit und Geschwindigkeit.“

Wie man das Projekt „Mikrofilm-Digitalisierung“ strukturiert

Damit das Scannen von Mikrofiche, Mikrofilm-Lochkarten oder Rollfilmen reibungslos und erfolgreich läuft, empfiehlt sich eine zielgerichtete Projektplanung:

1. Bestandsaufnahme: Wie viele Mikrofilme bzw. Fiches existieren? Welche Formate (16mm, 35mm)? Sind sie in gutem Zustand oder schon beschädigt?
2. Scan-Strategie: Wird intern gescannt oder ein spezialisiertes Dienstleistungsunternehmen beauftragt? Steht entsprechende Hardware bereit (Hochleistungsscanner, Software)?
3. Qualitätskontrolle: Stichprobenprüfungen, um sicherzugehen, dass Schrift, Zeichnungen und Graustufen korrekt erfasst werden. Gerade bei technischen Zeichnungen kann die Lesbarkeit winziger Details entscheidend sein.
4. Indexierung und Metadaten: Wie werden die digitalisierten Dateien benannt und verschlagwortet, damit das Finden per Suchfunktion oder CAD-Tool problemlos gelingt?
5. Integration in bestehende Systeme: Soll eine Verknüpfung mit ERP-Systemen, PDM-Systemen (Product Data Management) oder speziellen Konstruktionsprogrammen erfolgen?

Erst wenn diese Schritte sorgsam abgewogen und umgesetzt werden, erreicht man eine digitale Ablage, die tatsächlich den Arbeitsalltag verbessert. Gleichzeitig bleibt wichtig, welche Zugriffsberechtigungen gelten und wie man Datensicherheit gestaltet. Eine revisionssichere Archivierung (etwa nach GoBD) könnte ebenso relevant sein, wenn die Zeichnungen steuerlich oder behördlich bedeutsam sind.

„Sorgfältige Planung und Qualitätskontrolle entscheiden darüber, ob die Digitalisierung von Mikrofilmen ein Erfolg wird – oder nur weitere Komplexität schafft.“

Zukunft: Digitale Zeichnungen als Standard, Mikrofilme als Backup?

Die Realität in vielen Konstruktionsabteilungen sieht bereits anders aus als vor einigen Jahrzehnten: CAD-Systeme ermöglichen es, 3D-Modelle und Zeichnungen direkt digital anzulegen. Sie veralten nicht so schnell, da Updates zeitnah eingepflegt werden können. Neue Maschinen und Anlagen existieren größtenteils nur noch in digitaler Form, gedruckt werden sie allenfalls bei Bedarf für Besprechungen.

In dieser modernen Umgebung könnten Technische Zeichnungen und Pläne auf Mikrofilmen eigentlich ihren Platz verlieren, wären da nicht die Bestände aus den vergangenen Jahrzehnten. Hinzu kommen langlebige Maschinen, für die es nie eine rein digitale Dokumentation gab. Doch je mehr Unternehmen ihre Akten digitalisiert haben, desto wahrscheinlicher wird es, dass Mikrofiche und Mikrofilm-Lochkarten sich zu einer reinen Sicherheitsstrategie wandeln – falls man überhaupt noch an ihnen festhält. Viele Betriebe entscheiden sich inzwischen, Mikrofilme vollständig auszumustern, wenn sie erst einmal digitalisiert wurden.

Dennoch bleibt anzunehmen, dass gewisse Branchen – ähnlich wie Archive und Bibliotheken – im Hybrid-Modus bleiben: Mikrofilme für die ultimative Langzeitarchivierung, digitale Varianten für den schnellen Zugriff. Eine solche Zweigleisigkeit kann Sinn ergeben, sofern die Kosten tragbar sind und die Bedeutung der Dokumente hoch genug ist, um einen doppelten Aufwand zu rechtfertigen.

„Wie lange Mikrofilm sich noch hält, hängt von technischen Entwicklungen und Kosten ab. Solange es hochkritische Dokumente gibt, bleibt das analoge Medium relevant.“

Fazit: Mikrofilme digitalisieren – Effiziente Wege zu modernem Dokumentenmanagement

Technische Zeichnungen und Pläne auf Mikrofilmen – was einst eine fortschrittliche Lösung war, stellt heute viele Maschinenbau- und Industrieunternehmen vor Herausforderungen: lange Suchzeiten, aufwendiger Umgang mit Reader-Printer-Geräten und das Risiko von Beschädigungen am Filmmaterial. Genau hier setzt die Digitalisierung an: Durch professionelles Scannen und Indexieren der Mikrofilm-Bestände gelangen die Dokumente in eine zeitgemäße, digitale Form. Das Ergebnis sind verkürzte Bearbeitungszeiten, niedrigere Personalkosten und eine insgesamt verbesserte Informationslogistik. Jede angefragte Zeichnung oder Stückliste lässt sich binnen Minuten statt Stunden auffinden, was vor allem bei dringenden Ersatzteilbestellungen von Vorteil ist.

Für Firmen, die auf jahrzehntelange Ersatzteil-Lieferverpflichtungen eingeschworen sind, kann diese Beschleunigung schnell zu einem Wettbewerbsvorteil werden. Auf Kundenseite stärkt es das Vertrauen, wenn man kompetent und rasch reagieren kann, ohne Ordner wälzen oder Mikrofiches durchforsten zu müssen. Hinzu kommt der Aspekt der strategischen Sicherheit: Ein digitaler Datenpool kann automatisierte Workflows, Versionskontrollen und Kooperationen mit Partnern ermöglichen, ohne dass man ständig physische Medien austauscht.

Auch die Wirtschaftlichkeit spricht für das Mikrofilm-Digitalisieren. Zwar mögen die anfänglichen Kosten für einen größeren Scan-Auftrag oder eine Inhouse-Scanstrecke beachtlich sein, aber die jahrelang anfallenden Kosten durch Personalsuche im Archiv oder den Versatz von Projekten sind oft deutlich höher. Außerdem lässt sich die Digitalisierung problemlos mit einer revisionssicheren Archivierung verbinden, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen.

Die Zukunft bleibt spannend: Während bei Neubauprojekten die meisten Zeichnungen längst digital entstehen und archiviert werden, schafft das Scannen der vorhandenen Mikrofiche und Mikrofilm-Lochkarten die Basis, um ältere Maschinen und Anlagen in die digitale Welt zu überführen. Ob man Mikrofilm in einer Art Hybrid-Archiv bewahren möchte oder komplett auf digitale Kopien setzt, hängt von individuellen Strategien ab. Klar ist jedoch: Die Zeit, in der Ingenieure mühselig am Reader-Printer sitzen, um Pläne aus den 1980er Jahren herauszusuchen, geht dem Ende zu. Die Digitalisierung schafft mehr Effizienz, senkt Kosten und öffnet die Türen zu neuen Arbeitsweisen – ein Muss für alle, die in einer globalisierten und schnelllebigen Maschinenbau-Welt bestehen wollen.

„Im Maschinenbau zählen Reaktionsgeschwindigkeit und kostengünstige Prozesse – das Digitalisieren von Mikrofilmen ist hier der Schlüssel, um Altbestände in modernen Arbeitsabläufen nutzbar zu machen.“

Somit erweist sich das Mikrofilmen historisch als unverzichtbare Methode zur Langzeitaufbewahrung, verliert aber zunehmend an Alleinstellungsmerkmal, sobald digitale Alternativen verfügbar und praktikabel sind. Für diejenigen, die jetzt ihre analogen Bestände transformieren, liegt ein riesiges Potenzial in beschleunigten Abläufen, reduzierten Personalkosten und einer vorteilhaften Position am Markt. In einer Branche, in der jede Stunde zählt und Kunden schnelle Lieferungen erwarten, wird die Digitalisierung zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor, der weit über das bloße Einscannen hinausgeht.