Papier-Dokumente scannen bzw. digitalisieren und organisieren

Digitalisierte Dokumente werden mit Hilfe eines Dokumenten-Management-System (DMS) verwaltet und organisiert. Jedes digitale Dokument muss auch schnell wieder gefunden werden. Dies ist der entscheidende Vorteil gegenüber einer Papierablage bzw. einem Papierarchiv. Die Investition eine DMS Software scheint auf den ersten Blick sehr hoch zu sein. Allerdings muss die Kosten im Vergleich zu den momentan „versteckten Archivkosten“ sehen. Diese bestehen überwiegend aus Personalkosten. Das Suchen von Dokumenten kostet jeden Mitarbeiter im Durchschnitt 2,44 h pro Woche (iwd 2003). Rechnet man diese Zeit hoch auf 50 Mitarbeitern, so kommt man auf 122 h pro Woche. Die „versteckten Archivkosten“ betragen bei angenommenen Personalkosten von 30,00 € pro Stunde

* 3.660,00 € pro Woche
* 14.600,00 € pro Monat
* 175.968,00 € pro Jahr

Aufgrund dieser Rechnung kommen auch kleine mittelständische Unternehmen nicht an einer Digitalisierung Ihrer Dokumente und der Einführung einer für das Unternehmen zugeschnittenen Dokumenten-Management-System herum.
Mit folgenden Fragen sollten Sie sich vor der Einführung eines Dokumenten-Management-System auseinandersetzen:

* Welche DMS-Software ist für Ihr Unternehmen und Branche geeignet?
* Welche Altenaktenbestände müssen gescannt bzw. digitalisiert werden?
* Werden die Altenaktenbestände in Ihrem Unternehmen gescannt oder wird der Auftrag fremd vergeben
* Werden die laufenden Akten in Ihrem Unternehmen gescannt oder wird der Auftrag fremd vergeben