Emails archivieren

Effizient Emails archivieren: Ein umfassender Leitfaden

Emails archivieren bedeutet, Nachrichten sicher und langfristig aufzubewahren. Die Anzahl der täglich im geschäftlichen Umfeld versendeten und empfangenen E-Mails steigt stetig, was das Volumen der E-Mail-Kommunikation enorm erhöht und die Notwendigkeit einer effizienten Archivierung unterstreicht.

Es erfüllt gesetzliche Vorgaben, sichert Daten und spart Speicherplatz. Dieser Artikel zeigt, wie Sie richtig archivieren, welche gesetzlichen Anforderungen es gibt und welche Software hilfreich ist.

Das Wichtigste auf einen Blick

• E-Mail-Archivierung sichert langfristig den Zugriff auf geschäftlich relevante Daten, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen.
• Unternehmen sind verpflichtet, alle geschäftlichen E-Mails für mindestens sechs Jahre archivieren, einschließlich relevanter Dokumente und Vereinbarungen.
• E-Mail-Archivierungssoftware reduziert Speicherbedarf und unterstützt die revisionssichere Aufbewahrung von Nachrichten, indem sie die Aufgaben der IT-Abteilung bei der Verwaltung großer E-Mail-Datenmengen automatisiert und erleichtert.

Was bedeutet E-Mails archivieren?

Die E-Mail-Archivierung bezieht sich auf die sichere und langfristige Aufbewahrung von elektronischen Nachrichten im e mail archiv. Diese Aufbewahrung ist unveränderlich und gewährleistet die Sicherheit der Inhalte. Ziel ist es, die E-Mails dauerhaft verfügbar und wiederherstellbar zu machen. Dies bedeutet, dass alle E-Mails, die archiviert werden, in ihrem ursprünglichen Zustand bleiben und auch nach Jahren noch zugänglich sind, wobei die E-Mail als zentrales Kommunikationsmittel im Unternehmen eine entscheidende Rolle spielt.

Eine zentrale Rolle bei der Speicherung und Verwaltung archivierter E-Mails spielen dabei E-Mail-Servern, da sie die technische Infrastruktur für die sichere Ablage und den Zugriff auf E-Mails im Unternehmen bereitstellen.

Durch die E-Mail-Archivierung können Unternehmen sicherstellen, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen und jederzeit abgerufen werden können. Dies ist besonders wichtig für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Aufrechterhaltung einer effizienten E-Mail-Kommunikation.

E-Mail-Nachrichten, einschließlich geschäftskritischer Dokumente, Dateien und Dateianhänge, gelten als zentrale Informationsquellen im Unternehmen. Da diese Dokumente und Dateianhänge oft steuerlich relevante oder rechtsverbindliche Inhalte enthalten, ist eine manipulationssichere und regelkonforme Archivierung unerlässlich. Die Archivierungslösung muss daher gewährleisten, dass alle E-Mail-Nachrichten und zugehörigen Dokumentenarten sicher gespeichert, verwaltet und vor Datenverlust sowie Manipulationen geschützt werden, um gesetzlichen und rechtlichen Anforderungen zu entsprechen.

Gesetzliche Grundlagen der E-Mail-Archivierung

Die gesetzlichen Grundlagen für die E-Mail-Archivierung basieren auf:

• dem Handelsgesetzbuch (HGB)
• der Abgabenordnung (AO)
• dem Archivierungsgesetz
• der Grundlage der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Die E-Mail-Archivierungspflicht ist ein zentrales Thema der gesetzlichen Anforderungen und verpflichtet Unternehmen, geschäftliche E-Mails revisionssicher und rechtskonform zu archivieren.

Die GoBD schreibt vor, dass alle steuerlich relevanten Daten, einschließlich archivierter E-Mails, maschinell auswertbar und aufbewahrt werden müssen, wobei die Frage im Mittelpunkt steht, wie diese gesetzlichen Vorgaben in der Praxis umgesetzt werden können.

Alle Unternehmen in Deutschland, unabhängig von ihrer Größe, sind verpflichtet, E-Mails zu archivieren, die geschäftliche oder steuerliche Relevanz haben. Diese Pflicht stellt sicher, dass im Falle von Prüfungen oder rechtlichen Auseinandersetzungen alle relevanten E-Mail-Daten vollständig, originalgetreu und manipulationssicher vorliegen. Eine lückenlose Dokumentation ist dabei entscheidend, um die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben nachweisen zu können.

Um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen, ist es unerlässlich, spezielle E-Mail-Archivierungssoftware zu verwenden. Diese Softwarelösungen gewährleisten, dass E-Mails vollständig und unveränderbar archiviert werden und somit den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Auch Dokumente, die lediglich über E-Mails übertragen werden, wie zum Beispiel eine Rechnung als eines der wichtigsten steuerlich relevanten Dokumente, müssen archiviert werden, sofern sie wichtige Hinweise enthalten.

Abschließend lässt sich sagen, dass das Thema E-Mail-Archivierung im Kontext der rechtlichen und organisatorischen Anforderungen eine zentrale Rolle für Unternehmen spielt.

Welche E-Mails müssen archiviert werden?

In der Praxis müssen E-Mails archiviert werden, wenn sie Handels- oder Geschäftsbriefe enthalten oder steuerlich relevant sind. Dies schließt E-Mails ein, die Angebote, Rechnungen oder andere geschäftliche Informationen enthalten. Unternehmen sind daher verpflichtet, solche E-Mails zu archivieren, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Zu beachten ist, dass nur geschäftliche E-Mail-Adressen und deren Inhalte unter die Archivierungspflicht fallen, während private E-Mail-Adressen von Mitarbeitern besonderen Datenschutzbestimmungen unterliegen.

Es gibt jedoch auch Ausnahmen. E-Mails, die lediglich als Transportmittel für Anhänge dienen, müssen nur archiviert werden, wenn der E-Mail-Text wichtige Hinweise enthält. Dies bedeutet, dass reine Transaktions-E-Mails ohne zusätzlichen Informationsgehalt nicht archivierungspflichtig sind; dabei ist insbesondere die private Nutzung durch Mitarbeiter im Hinblick auf Datenschutz und Archivierung zu berücksichtigen.

Darüber hinaus müssen E-Mails archiviert werden, die zur Vorbereitung, Durchführung, Beendigung oder Stornierung von Geschäftsaktivitäten dienen. Dies schließt auch vertragliche Vereinbarungen ein, die durch E-Mail-Kommunikation getroffen werden, und erfordert ein effektives e mail management. Die Organisation der E-Mails in Ordnern und Postfächern ist dabei entscheidend, um eine effiziente Archivierung und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherzustellen. Ordner spielen eine zentrale Rolle bei der Kategorisierung, der automatischen Archivierung und dem rechtssicheren Zugriff auf E-Mails, da sie eine übersichtliche und strukturierte Verwaltung ermöglichen. Um die Unmengen an E-Mails zu bewältigen, sind strukturierte Prozesse und eine leistungsfähige Infrastruktur notwendig, damit die Archivierung rechtssicher und effizient erfolgt.

Aufbewahrungsfristen für archivierte E-Mails

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für geschäftliche E-Mails beträgt in Deutschland in der Regel sechs Jahre, beginnend am Ende des Kalenderjahres, in dem die E-Mail empfangen oder versendet wurde. Dies gilt insbesondere für E-Mails, die Rechnungen oder Angebote enthalten.

Die Aufbewahrungspflicht für geschäftsrelevante E-Mails ergibt sich unter anderem aus der Buchführungspflicht gemäß §238 HGB. Während Buchungsbelege zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen, müssen empfangene Handelsbriefe nur sechs Jahre archiviert werden; diese Fristen gelten auch für verschiedene Arten von Dokumenten, die im Rahmen der geschäftlichen Kommunikation entstehen.

Die genauen Aufbewahrungsfristen können sich je nach Art der E-Mail und den spezifischen gesetzlichen Anforderungen unterscheiden. Daher ist es wichtig, die jeweiligen Vorgaben genau zu kennen und einzuhalten. Eine vollständige Dokumentation der Einhaltung der Aufbewahrungsfristen ist für die Nachweisführung bei Prüfungen unerlässlich.

Unterschied zwischen Backup und E-Mail-Archivierung

Backups dienen vor allem der kurzfristigen Speicherung von Daten im Kontext, um sie im Schadensfall wiederherstellen zu können. Sie stellen eine Momentaufnahme der Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt dar und sind oft zeitlich begrenzt.

Viele Anwender speichern ihre E-Mails lokal als PST-Datei auf dem eigenen Rechner, was jedoch im Vergleich zu professionellen Archivierungslösungen weniger effizient und sicher ist. In vielen Unternehmen werden E-Mails jedoch direkt auf E-Mail-Servern gespeichert und verwaltet, was zusätzliche Anforderungen an die Archivierungslösung stellt.

Im Gegensatz dazu zielt die E-Mail-Archivierung auf die langfristige, manipulationssichere Aufbewahrung von E-Mails ab. Während Backups regelmäßig erstellt und überschrieben werden, erfassen Archivierungssysteme alle E-Mails kontinuierlich und speichern sie dauerhaft, wodurch die Problematik von PST-Dateien vermieden und die Vorteile einer zentralen Archivierungslösung genutzt werden.

Vorteile einer E-Mail-Archivierungssoftware

Eine E-Mail-Archivierungssoftware hilft Unternehmen, gesetzliche Vorschriften einzuhalten und unterstützt in der Verwaltung der Archivdaten. Durch die Archivierung von E-Mails kann der Speicherplatz auf dem E-Mail-Server um bis zu 70% reduziert werden. Eine E-Mail-Archivierungslösung wie MailStore Server bietet zudem eine effiziente und rechtssichere technische Lösung, um die Daten langfristig zu sichern.

MailStore ermöglicht eine schnelle Volltextsuche über E-Mails und Anhänge, was die Effizienz in der E-Mail-Nutzung steigert. Darüber hinaus archiviert MailStore Server nicht nur E-Mails, sondern auch Dateien und Dateianhänge sicher und manipulationssicher, sodass steuerlich relevante Dokumente regelkonform gespeichert werden. Zudem kann die Nutzung von E-Mail-Archivierungslösungen die Backup- und Wiederherstellungszeiten erheblich verkürzen. Ein effektives E-Mail-Programm und e mail programms können dabei unterstützen.

Die Entscheidung für MailStore wird von den Nutzern aufgrund der Kosteneffizienz und positiven Rückmeldungen geschätzt. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von den speziell auf die Bedürfnisse der kunden zugeschnittenen Lösungen, die durch die Automatisierung von Prozessen und die Entlastung der IT-Aufgaben eine effiziente Verwaltung großer E-Mail-Mengen ermöglichen.

E-Mails in Microsoft Outlook archivieren

E-Mail-Konten in Outlook bieten unterschiedliche Archivierungsoptionen. Microsoft 365-, Outlook.com- und Exchange-Konten haben standardmäßig einen Archivordner. Das Onlinearchiv, verfügbar für Microsoft 365 Enterprise-Nutzer, dient als zusätzliches Konto für große Postfächer, wobei die Organisation der Archivierung durch die Nutzung von Ordnern und die Verwaltung der Postfächer besonders effizient gestaltet werden kann.

Die Archivierungsfunktion in Outlook ermöglicht es, E-Mails in den Archivordner zu verschieben, ohne diese zu löschen. Benutzer können E-Mails im neuen Outlook durch Auswahl der Nachricht und Betätigung der Archivieren-Taste archivieren, während im klassischen Outlook das Archivieren über das Menüband erfolgt.

Wenn E-Mails archiviert werden, können sie weiterhin über das Suchfeld im Bereich gefunden werden, da Outlook standardmäßig das gesamte Postfach durchsucht. Viele Nutzer greifen zudem auf PST-Dateien zurück, um E-Mails außerhalb des Postfachs zu speichern, was jedoch zu Problemen bei der Datensicherheit und Verwaltung führen kann.

Revisionssichere E-Mail-Archivierungslösungen

Manipulationssichere Archivierung garantiert die Unveränderlichkeit von E-Mails und ermöglicht eine Möglichkeit für einen sicheren Zugriff im Falle von Audits. Die richtige Archivierungssoftware sollte revisionssicher sein und alle relevanten gesetzlichen Anforderungen erfüllen, um E-Mails sicher zu archivieren und im Archiv zu speichern, wodurch auch die Rechtssicherheit gewährleistet wird – als bewährte Lösung gilt hier insbesondere der MailStore Server.

MailStore bietet verschiedene Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen sowie private Nutzer an und hat über 100.000 Unternehmenskunden. Strukturierte Prozesse und eine stabile Infrastruktur sind dabei entscheidend, um die Rechtssicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bei der E-Mail-Archivierung zu gewährleisten. MailStore Home ist eine kostenfreie Archivierungslösung für private Anwender.

Durch De-Duplizierung und Komprimierung reduziert MailStore den Speicherbedarf für E-Mails um bis zu 70%. Die Lösungen von MailStore sind mit vielen E-Mail-Systemen kompatibel, einschließlich Microsoft 365 und Google Workspace, und ermöglichen die Verwaltung verschiedener Dokumentenarten sowie eine lückenlose Dokumentation aller archivierten E-Mails und Dokumente.

Die Einhaltung eines bestimmten Standards oder Gesetzes, wie beispielsweise der GoBD, bildet die Grundlage für die Rechtssicherheit bei der E-Mail-Archivierung.

Datenschutz und E-Mail-Archivierung

Unternehmen müssen eine Balance zwischen der Archivierungspflicht und dem Schutz personenbezogener Daten wahren, um DSGVO-konform zu handeln. Die Aufbewahrung personenbezogener Daten in E-Mails muss auf den notwendigen Zeitraum beschränkt sein. Besonders wichtig ist die Unterscheidung zwischen geschäftlicher und privater E-Mail-Adresse, da nur geschäftliche E-Mails unter die Archivierungspflicht fallen und private E-Mail-Adressen speziellen Datenschutzbestimmungen unterliegen. Private E-Mails dürfen nur mit Zustimmung der betroffenen Personen archiviert werden.

Automatisierte Dokumentenmanagementsysteme (DMS) können helfen, die DSGVO-konforme E-Mail-Archivierung zu gewährleisten. MailStore-Lösungen sind nach IDW PS 880 und DSGVO zertifiziert, was ihre rechtliche Sicherheit bestätigt. E-Mail-Archivierung schützt vor Datenverlust und unbefugtem Zugriff auf unternehmenswichtige Informationen. Das e mail system trägt ebenfalls zur Effizienz bei. Mitarbeiter spielen hierbei eine zentrale Rolle, da die private Nutzung von E-Mails durch Mitarbeiter und die Archivierung von Mitarbeiterdaten besondere Anforderungen an Datenschutz und Compliance stellen.

Bei der Umsetzung der E-Mail-Archivierung ist eine sorgfältige Dokumentation der Datenschutzmaßnahmen unerlässlich, um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und die Nachweisführung im Prüfungsfall zu gewährleisten.

Das Thema Datenschutz ist somit ein zentrales Element der E-Mail-Archivierung und betrifft sowohl die Auswahl der zu archivierenden E-Mails als auch den Umgang mit den Daten von Mitarbeitern und deren E-Mail-Adressen.

Praktische Tipps zur Implementierung der E-Mail-Archivierung

Die Archivierung kann automatisiert erfolgen, um sicherzustellen, dass alle relevanten E-Mails lückenlos erfasst werden und die Aufgaben sowie Prozesse der E-Mail-Archivierung effizient und zuverlässig ablaufen. Kleinere Unternehmen könnten von der Autoarchivierung profitieren, um die Herausforderungen bei der Einhaltung der Archivierungspflicht zu bewältigen.

Experten ist wichtig, um sowohl die Softwarelösung als auch die Erstellung und Pflege von Verfahrensdokumentationen zu unterstützen. Für eine erfolgreiche Implementierung ist zudem eine leistungsfähige Infrastruktur unerlässlich, um große E-Mail-Datenmengen sicher und effizient zu verwalten. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre E-Mail-Archivierungslösungen sowohl On-Premise als auch Cloud-basierte Dienste unterstützen.

Darüber hinaus ist es notwendig, eine lückenlose Dokumentation der Archivierungsprozesse zu gewährleisten, um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und die Nachvollziehbarkeit bei Prüfungen sicherzustellen.

Die Auswahl der passenden Lösung ist ein entscheidender Erfolgsfaktor, um die individuellen Anforderungen an Sicherheit, Effizienz und Rechtssicherheit optimal zu erfüllen.

Zusammenfassung

Die E-Mail-Archivierung ist ein wesentliches Element des modernen Unternehmensmanagements und ein zentrales Thema für Unternehmen, da sie zahlreiche rechtliche und organisatorische Anforderungen berührt. Sie gewährleistet nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern verbessert auch die Effizienz und Sicherheit der E-Mail-Kommunikation.

Nutzen Sie die in diesem Leitfaden vorgestellten Tipps und Lösungen, um Ihre E-Mail-Archivierung zu optimieren und so sicherzustellen, dass Ihre E-Mails jederzeit verfügbar und rechtlich abgesichert sind. Die Auswahl der richtigen Lösung, effizienter Prozesse und einer stabilen Infrastruktur sind dabei Schlüsselfaktoren für eine erfolgreiche und gesetzeskonforme Archivierung.

Häufig gestellte Fragen

Was ist E-Mail-Archivierung?

E-Mail-Archivierung ist die langfristige, unveränderliche und sichere Speicherung elektronischer Nachrichten, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und die Datenintegrität zu gewährleisten.

Welche E-Mails müssen archiviert werden?

E-Mails, die Handels- oder Geschäftsbriefe enthalten sowie steuerlich relevante Informationen, müssen archiviert werden. Diese E-Mails sind wichtig für rechtliche und steuerliche Nachweise.

Wie lange müssen geschäftliche E-Mails archiviert werden?

Geschäftliche E-Mails müssen in Deutschland in der Regel sechs Jahre lang archiviert werden, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Was ist der Unterschied zwischen Backup und E-Mail-Archivierung?

Backup dient der kurzfristigen Speicherung von Daten, während E-Mail-Archivierung auf langfristige und manipulationssichere Aufbewahrung abzielt. Beide haben unterschiedliche Ziele in der Datensicherung und -verwaltung.

Welche Vorteile bietet eine E-Mail-Archivierungssoftware?

Eine E-Mail-Archivierungssoftware bietet Ihnen die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, reduziert den Speicherbedarf und steigert die Effizienz der E-Mail-Nutzung erheblich. Diese Vorteile tragen zu einer effektiveren und rechtssicheren Verwaltung Ihrer Kommunikationsdaten bei.