Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Effizientes Arbeiten: Das beste Dokumentenmanagementsystem für Ihr Unternehmen

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine spezielle Software, die Unternehmen hilft, ihre Dokumente digital zu verwalten. Mit einem DMS können Sie Dokumente erfassen, speichern, organisieren und bei Bedarf schnell abrufen. Warum sollten Sie ein DMS nutzen? Es spart Zeit und Kosten, verbessert die Zusammenarbeit und sorgt für eine bessere Organisation. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie ein DMS funktioniert und welche Vorteile es Ihrem Unternehmen bieten kann.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) verbessert die Effizienz durch automatisierte Prozesse, die Dokumentenerfassung, -speicherung und -verteilung verwalten.
• Die Implementierung eines DMS führt zu Zeit- und Kosteneinsparungen sowie zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie der DSGVO.
• Wichtige Kriterien bei der Auswahl eines DMS sind Benutzerfreundlichkeit, Anpassbarkeit und Sicherheitsstandards, unterstützt durch eine gründliche Bedarfsanalyse.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, ist eine spezifische Software. Sie dient der Verwaltung elektronischer Dokumente. Es ermöglicht Unternehmen, ihre Dokumente systematisch zu erfassen, zu speichern, zu organisieren und bei Bedarf abzurufen. Besonders für Unternehmen mit mittlerem bis hohem Dokumentenaufkommen und einem hohen Bedarf an Datenschutz ist ein dokumenten management system unverzichtbar.

Die Hauptaufgaben eines DMS umfassen die Aufnahme, Aufbewahrung und Bereitstellung von Dokumenten, wodurch Prozesse automatisiert und die Zusammenarbeit verbessert werden. Ein DMS bietet eine vollständige und einheitliche Informationsbasis, die es den Mitarbeitern ermöglicht, effizienter zu arbeiten und die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Die Verwaltung von Dokumenten in einem Unternehmen, auch als Dokumentenmanagement bezeichnet, wird durch ein DMS erheblich erleichtert. Dies führt zu einer verbesserten Kontrolle und einem optimierten Umgang mit Dokumenten, was letztlich zu einer höheren Produktivität und besseren Entscheidungsprozessen beiträgt. Das Dokumentenmanagements spielt dabei eine zentrale Rolle.

Wie funktioniert ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist darauf ausgelegt, den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments zu verwalten, einschließlich:

• der Erfassung
• der Speicherung und Organisation
• der Verteilung
• dem Zugriff.

Die Hauptfunktionen eines DMS umfassen das Erfassen digitaler Dokumente, das Speichern und Organisieren in einer zentralen Datenbank sowie die Verteilung und den kontrollierten Zugriff auf die Dokumente. Lassen Sie uns diese Funktionen im Detail betrachten.

Erfassen von Dokumenten

Die Erfassung von Dokumenten ist der erste Schritt im Leben eines Dokuments innerhalb eines Dokumentenmanagementsystems. Dokumente können auf verschiedene Weise ins System aufgenommen werden, sei es durch Scannen von Papierdokumenten, Import von E-Mails oder direkte digitale Erstellung. Besonders praktisch ist die Integration von Papier durch Scannen und anschließende digitale Klassifizierung, wodurch sie in das digitale Archiv aufgenommen werden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die automatische Erfassung von Metadaten, die die Suche nach Dokumenten erheblich erleichtert. Diese Metadaten umfassen:

• Datum
• Autor
• Dokumententyp Diese Informationen ermöglichen eine effiziente Dokumentensuche. Dadurch wird sichergestellt, dass alle relevanten Informationen schnell und einfach gefunden werden können, was den Arbeitsablauf deutlich verbessert.

Speichern und Organisieren

Nach der Erfassung werden Dokumente in einer zentralen Datenbank revisionssicher gespeichert und mit Metadaten versehen, um die Auffindbarkeit zu gewährleisten. Die Organisation und Speicherung der Dokumente erfolgt in digitalen Ordnersystemen, die eine einfachere und schnellere Nutzung sowie mehr Organisation als physische Akten bieten. Die Dokumentenablage spielt dabei eine entscheidende Rolle. Dokumente können zudem archivieren werden, um die langfristige Aufbewahrung zu sichern.

Der Zugriff auf Dokumente in einem Dokumentenmanagementsystem wird durch die Vergabe von Benutzer- und Administratorenrechten gesteuert, was die Sicherheit der Dokumente gewährleistet. Durch diese kontrollierten Zugriffe wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen und diese bearbeiten können. Dies trägt nicht nur zur Sicherheit, sondern auch zur Effizienz bei, da jeder Nutzer genau die Informationen erhält, die er benötigt.

Verteilung und Zugriff

Ein weiteres wichtiges Merkmal eines DMS ist die Verteilung und der Zugriff auf Dokumente:

• Automatisierte Prozesse im DMS ermöglichen eine nahtlose Bearbeitung von Dokumenten durch mehrere Benutzer ohne E-Mail-Kommunikation.
• Dokumente werden durch automatisierte Workflows an zuständige Abteilungen verteilt.
• Die Verteilung basiert auf vordefinierten Parametern wie Kategorie oder Projekt.

Der Zugriff auf Dokumente wird kontrolliert basierend auf Berechtigungen, was die Sicherheit und Integrität der Dokumente gewährleistet. Automatisierte Prozesse zur Weiterverarbeitung von Dokumenten unterstützen die Effizienz und Sicherheit im DMS.

Diese Funktionen tragen dazu bei, dass Dokumente schnell und sicher den richtigen Mitarbeitern zur Verfügung stehen, was die Zusammenarbeit und die Produktivität im Unternehmen verbessert und die Arbeit mit den Produkten optimiert. Diese Funktion ist entscheidend für den Erfolg.

Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems

Die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) bietet zahlreiche Vorteile, darunter erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Ein Vorteil ist die Verbesserung der Effizienz.

Ein DMS bietet folgende Vorteile:

• Spart Zeit durch schnellere Dokumentensuche und automatisierte Arbeitsabläufe
• Reduziert Kosten durch weniger Papierverbrauch und geringere Aufbewahrungskosten
• Hilft, gesetzliche Vorgaben wie Datenschutzbestimmungen einzuhalten.

Zeitersparnis und Effizienzsteigerung

Die Nutzung eines DMS führt zu signifikanten Einsparungen bei den Suchzeiten, die die Effizienz in Unternehmen steigern. Dokumente sind per Klick innerhalb von Sekunden verfügbar, was die Suche stark vereinfacht. Durch die Automatisierung von Dokumentenprozessen können Unternehmen ihre Produktivität erheblich steigern und dabei auch nach neuen Lösungen suchen.

Optimierte und automatisierte Abläufe führen zu signifikanten Zeit- und Kostenersparnissen. Die Vorteile sind:

• Eliminierung unnötiger Abläufe durch Anwendung eines DMS, was die Effizienz in nahezu jedem Geschäftsbereich verbessert
• Automatisierte Workflows ermöglichen eine schnelle Bearbeitung und Verteilung von Dokumenten
• Dadurch werden die Arbeitsabläufe weiter optimiert

Kostenreduktion

Ein Dokumentenmanagementsystem bietet ein hohes Einsparpotenzial bei den Betriebskosten. Die Vorteile eines DMS sind:

• Cloud-DMS-Lösungen bieten schnelle Bereitstellung, Flexibilität und Kosteneffizienz.
• Ein DMS reduziert die Druckkosten durch weniger Papierverbrauch.
• Dadurch werden auch die Papierkosten verringert.

Die Archivierung von Papierakten und die damit verbundene Digitalisierung sparen langfristig Kosten und Zeit. Durch die effizientere Abbildung aller dokumentenbasierten Geschäftsprozesse spart ein Unternehmen Geld und reduziert den Aufwand. Die Kosten für ein Dokumentenmanagementsystem variieren je nach Betriebsmodell, wobei On-Premises hohe Anfangsinvestitionen und Cloud-Lösungen laufende Kosten haben.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ist für Dokumentenmanagementsysteme essenziell, da sie die Fristen und Datenschutz-Konformität sicherstellt. Ein DMS hilft, das Risiko von Compliance-Verstößen zu reduzieren, indem es Ablaufdaten automatisiert und Dokumente in Ordnung überwacht.

Das System ermöglicht eine automatische Archivierung, die gesetzliche Löschfristen einhält und die Dokumente von Anfang an digital verwaltet. Bei Nichterfüllung von gesetzlichen Vorschriften können empfindliche Bußgelder fällig werden, weshalb ein DMS eine wichtige Rolle bei der Einhaltung dieser Vorgaben spielt.

Arten von Dokumentenmanagementsystemen

Es gibt verschiedene Typen von Dokumentenmanagementsystemen, darunter On-Premises, Cloud-basierte und hybride DMS. Ein Dokumentenmanagementsystem verwaltet den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten, angefangen bei der Erstellung und Erfassung bis hin zur Archivierung oder Löschung.

Mobile Zugriffsmöglichkeiten auf DMS sind unerlässlich für die Nutzung außerhalb des Büros, allem voran für die Flexibilität der Sinne der Mitarbeiter.

On-Premises-DMS

On-Premises-Software ist digitale DMS-Software, die im eigenen Rechenzentrum betrieben wird. Die Kosten für ein On-Premises DMS beginnen bei etwa 5.000 Euro für Einstiegslösungen und können bis zu 20.000 Euro für umfassende Systeme betragen, zuzüglich laufender Wartungskosten.

Notwendige Ressourcen für den Betrieb eines On-Premises DMS umfassen geeignete Server und Software. Eine wichtige Anforderung an moderne Dokumentenmanagementsysteme ist die nahtlose Anbindung an gängige Microsoft-Produkte. Die Erfahrung des Anbieters spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg des DMS-Projekts.

Cloud-basierte DMS

Der Zugriff auf das DMS ist von verschiedenen Standorten aus möglich, sowohl über einen Webbrowser als auch durch einen installierten Client. Dokumente sind überall zugänglich. Das ermöglicht ortsunabhängiges Arbeiten. Moderne DMS sind cloudbasiert und mobil, was die Flexibilität in der Dokumentenverwaltung erhöht.

Ein DMS ermöglicht den standortübergreifenden Zugriff auf Informationen, was die Zusammenarbeit beschleunigt.

Hybride DMS-Lösungen

On-Premises-DMS werden lokal auf den Servern des Unternehmens installiert und bieten volle Kontrolle über Daten und Sicherheit. Cloud-Lösungen ermöglichen flexiblen Zugriff auf Dokumente von überall und erleichtern die Zusammenarbeit. Eine on premises lösung kann ebenfalls in Betracht gezogen werden.

Die Nutzung einer hybriden Lösung kombiniert die Sicherheitskontrolle von On-Premises-DMS mit der Flexibilität und Zugänglichkeit von Cloud-basierten DMS. Diese hybriden Lösungen bieten das Beste aus beiden Welten und sind besonders für Unternehmen attraktiv, die sowohl hohe Sicherheitsanforderungen als auch Flexibilität benötigen.

Wichtige Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems

Ein Dokumentenmanagementsystem sollte verschiedene Kernfunktionen bieten, die den täglichen Betrieb eines Unternehmens unterstützen und Unterstützung bieten. Dazu gehören:

• Speicherung
• Verteilung
• Versionierung
• Archivierung
• Suche
• Organisation von Dokumenten.

Diese Funktionen reduzieren Fehler, verbessern die Zusammenarbeit und sorgen dafür, dass alle Beteiligten stets auf dem gleichen Informationsstand sind.

Versionskontrolle und Revisionssicherheit

Ein DMS ermöglicht:

• Die Nachverfolgung von Versionen, sodass immer die aktuelle Version eines Dokuments zur Verfügung steht.
• Revisionen, die garantieren, dass das Originaldokument unverändert bleibt und neue Versionen für Änderungen erstellt werden.
• Die revisionssichere Archivierung, die dafür sorgt, dass Dokumente unverändert bleiben und den ursprünglichen Zustand der Unterlagen sichert.

Die Integration von Kommentarfunktionen zu Revisionen hilft, Änderungen besser zu dokumentieren. Ein DMS unterstützt die Revisionssicherheit, indem es Vorgaben erfüllt, den Zugriff auf Daten kontrolliert und Sicherheitsstrukturen bietet.

Nach einer Berichtigung muss ein Dokument so behandelt werden, dass es nicht unter falschen Daten gefunden wird, jedoch das Original erhalten bleibt.

Automatisierte Workflows

Die Automatisierung von Dokumentfreigaben ist eine der wesentlichen Stärken eines DMS. Im DMS können pdf dokumente nicht nur archiviert, sondern auch in verschiedenen Kontexten verknüpft und gemeinsam bearbeitet werden.

Automatisierte Workflows erleichtern die Bearbeitung und Weiterleitung von Dokumenten an die zuständigen Abteilungen. Diese Automatisierung von Löschfristen und Weiterleitungen steigert die Effizienz und minimiert Fehler, was zu einer insgesamt verbesserten Produktivität im Unternehmen führt. Zudem unterstützt ein effektives workflow management die Optimierung dieser Prozesse.

Sicherheitsfunktionen

Ein detailliertes Rechtemanagement im DMS legt fest, welche Benutzer auf welche Dokumente zugreifen oder sie bearbeiten dürfen. Der Einsatz von biometrischen Überprüfungen und Multi-Faktor-Authentifizierung steigert die Sicherheit beim Zugriff auf Dokumente.

Verschlüsselungstechniken sichern die Daten im DMS und schützen vor unbefugtem Zugriff. Weitere Schutzmaßnahmen umfassen:

• Backup- und Wiederherstellungspläne sowie digitale Archivierung zum Schutz vor Datenverlust
• Funktionen wie Passwortschutz
• Möglichkeit zur Verschlüsselung von Dokumenten, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten.

Auswahl des richtigen Dokumentenmanagementsystems

Die Auswahl des richtigen Dokumentenmanagementsystems erfordert eine sorgfältige Planung. Wichtige Kriterien bei der Auswahl sind anpassbare Funktionen, Benutzerfreundlichkeit und Sicherheitsstandards.

Auch die Erfüllung der DSGVO-Anforderungen ist entscheidend.

Bedarfsanalyse

Eine gründliche Bedarfsanalyse hilft, die spezifischen Anforderungen an das Dokumentenmanagementsystem zu identifizieren, um die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden zu erhöhen. Die Schritte zur Bewertung des Status Quo bei der Implementierung eines DMS umfassen das Klären der Verantwortlichkeiten, die Bestandsaufnahme der verwendeten Programme sowie die Identifizierung von Problemen und Verbesserungspotenzial.

Viele Firmen haben das Hauptproblem der Vielzahl an Auswahlmöglichkeiten, die es erschwert, das passende DMS zu finden. Um die passenden Funktionen für das Unternehmen zu identifizieren und Fallstricke zu vermeiden, sollte ein Berater für die Auswahl eines DMS hinzugezogen werden und relevante Abteilungen wie Finanzen, Personal, Recht und IT einbezogen werden.

Anbieter vergleichen

Durch Filter, User-Bewertungen und Meinungen der OMT-Club-Mitglieder kann man unterschiedliche DMS-Anbieter im Überblick vergleichen. Die Vergleichbarkeit von DMS-Anbietern kann durch User-Bewertungen und spezifische Kriterien, wie Funktionen, Supportleistungen und Kunden, verbessert werden.

Ein flexibles Kostenmodell ermöglicht es:

• Nur für die benötigten Funktionen zu zahlen.
• Die Kosten für eine Software können steigen, wenn mehr Funktionen beansprucht werden.
• Eine höhere Anzahl an Funktionen führt oft zu höheren Ausgaben.

Implementierung und Schulung

Zeit für Einrichtung und Einarbeitung sollte eingeplant werden. Vor dem Kauf eines DMS sollten Verantwortliche Testversionen nutzen und gründlich prüfen.

Eine effektive Schulung ist besonders wichtig bei komplexen DMS, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die Funktionen verstehen und anwenden können. Dabei spielen folgende Punkte eine Rolle:

• Eine intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht den Entfall kostenintensiver Schulungen.
• Der Onboarding-Prozess bei DocuWare benötigt verhältnismäßig viel Zeit.
• Der Onboarding-Prozess wird durch ein Onboarding-Tutorial unterstützt.

Dokumentenmanagementsysteme und DSGVO

Ein Dokumentenmanagementsystem muss sicherstellen, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten den DSGVO-Vorgaben entspricht.

Ein DMS ermöglicht eine revisionssichere Ablage, die gesetzlichen Anforderungen entspricht und somit rechtliche Sicherheit bietet.

Datenschutz und Datensicherheit

Dokumentenmanagementsysteme sollten über folgende Funktionen verfügen:

• Sichere Speicherung und Übertragung von persönlichen Daten in einer Datei
• Lückenlose, unveränderbare und maschinell auswertbare Speicherung der Daten in Systems
• Schutz der Daten durch Datentrennung
• Einsatz von Verschlüsselung zur weiteren Erhöhung der Sicherheit von dateien

Für die Einhaltung von Compliance-Vorschriften ist es wichtig, die Interessen aller Beteiligten zu wahren. Ein DMS kann automatische Löschfristen hinterlegen, um die gesetzliche Aufbewahrungspflicht zu erfüllen.

Rechte der Betroffenen

Betroffene Personen haben das Recht, ihre personenbezogenen Daten zu berichtigen, wenn diese ungenau sind.

Ein DMS hilft dabei, diese Rechte zu verwalten und sicherzustellen, dass Berichtigungen schnell und effizient durchgeführt werden.

Integration von Dokumentenmanagementsystemen

Die Integration eines DMS mit anderen Anwendungen ist entscheidend für die Effizienz und Nutzung vorhandener Technologien. Eine sorgfältige Planung zur Anpassung des DMS an bestehende IT-Strukturen ist erforderlich, um eine erfolgreiche Integration zu gewährleisten.

ERP- und CRM-Systeme

Die Integration eines Dokumentenmanagementsystems ermöglicht einen reibungslosen Datenaustausch zwischen verschiedenen Unternehmenssystemen. Spezifische Schnittstellen zu ERP- und CRM-Lösungen unterstützen diesen Datenaustausch und erleichtern die Zusammenarbeit und den Informationsfluss innerhalb des Unternehmens.

Diese nahtlose Integration trägt dazu bei, dass Dokumente direkt in der Anwendung geöffnet, bearbeitet und gespeichert werden können, was die Effizienz und Produktivität weiter steigert.

E-Mail-Integration

Dokumentenmanagementsysteme können E-Mails automatisch analysieren und relevante Informationen extrahieren, um den Archivierungsprozess zu optimieren. Ein DMS ermöglicht die automatisierte Archivierung und Verwaltung von E-Mails, was die Effizienz verbessert und den Zeitaufwand für die manuelle Durchsuchung von E-Mails reduziert.

Die automatisierte Archivierung von E-Mails trägt dazu bei, dass alle wichtigen Informationen zentral gespeichert und leicht zugänglich sind. Dies erleichtert nicht nur die Dokumentensuche, sondern sorgt auch für eine bessere Organisation und Verwaltung der E-Mails im Unternehmen.

Zusammenfassung

Ein Dokumentenmanagementsystem bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, darunter Zeit- und Kosteneinsparungen, verbesserte Effizienz und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Es gibt verschiedene Arten von DMS, darunter On-Premises, Cloud-basierte und hybride Lösungen, die jeweils unterschiedliche Vorteile bieten. Die Wahl des richtigen DMS hängt von den spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen des Unternehmens ab.

Zusammengefasst kann ein DMS die Arbeitsabläufe in einem Unternehmen erheblich verbessern, indem es die Erfassung, Speicherung, Organisation und Verteilung von Dokumenten automatisiert. Es sorgt für eine sichere und effiziente Verwaltung von Dokumenten und hilft dabei, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten. Unternehmen, die ein DMS implementieren, können ihre Produktivität steigern und gleichzeitig Kosten senken. Nutzen Sie die Vorteile eines DMS und bringen Sie Ihr Unternehmen auf das nächste Level.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine spezialisierte Software, die die systematische Erfassung, Speicherung und Organisation elektronischer Dokumente in Unternehmen ermöglicht. Dadurch wird die Verwaltung von Informationen effizienter und zugänglicher.

Welche Vorteile bietet ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ermöglicht Zeit- und Kosteneinsparungen, verbessert die Effizienz und Zusammenarbeit und sichert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Diese Vorteile tragen entscheidend zur Optimierung von Geschäftsprozessen bei.

Welche Arten von Dokumentenmanagementsystemen gibt es?

Es gibt verschiedene Arten von Dokumentenmanagementsystemen, wie On-Premises, Cloud-basierte und hybride Lösungen, die jeweils spezifische Vorteile und Einsatzmöglichkeiten bieten. Die Wahl des richtigen Systems hängt von den individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab.

Wie funktioniert die Versionskontrolle in einem DMS?

Die Versionskontrolle in einem DMS gewährleistet, dass immer die aktuelle Dokumentenversion verfügbar ist, während das Originaldokument unverändert bleibt. Durch Revisionen werden neue Versionen für Änderungen erstellt und nachvollzogen.

Wie hilft ein DMS bei der Einhaltung der DSGVO?

Ein DMS hilft bei der Einhaltung der DSGVO, indem es die revisionssichere Ablage personenbezogener Daten gewährleistet und automatische Löschfristen zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten einrichtet. Dadurch wird die rechtliche Sicherheit in der Datenverarbeitung erhöht.