Bauakten und Baupläne scannen bzw. digitalisieren

Ein großes Ingenieurbüro hat sehr viele Großprojekten in der ganzen Welt . Auf jeder Geschäftsreise müssen alle Unterlagen mitgenommen werden. Diese liegen meist nur in Papierform vor. So kann es durchaus vorkommen, dass über 15 volle Ordner mit Bauakten und Baupläne mitgenommen werden müssen. Das Handling mit diesen Ordnern ist sehr schwer und nimmt viel Zeit und Raum in Anspruch.
Eine Lösung dazu ist das Scannen bzw. Digitalisieren der Bauakten und die Speicherung auf einem File-Server. Jeder Mitarbeiter hat aufgrund seiner Zugriffrechte einen entsprechenden Zugang zu den jeweiligen Dokumenten und das an jedem Ort der Welt. Der Zugriff kann Mobil über Notebooks, Tablet-Pcs, oder Smartphones erfolgen. Aufgrund der modernen Hochleistungsscannern ist die Qualität der digitalisierten Dokumente sehr hoch und kaum vom Original zu unterscheiden – egal ob Schriftverkehr im DIN A4 Format oder Pläne im Format von DIN A3 bis DIN AO sowie in anderen Sonderformaten. Man kann diese Digitalisate jederzeit im ihrem Urspungsformat wieder ausdrucken.
Das Scannen bzw. Digitalisieren von Papierakten hat noch weitere Vorteile:

* Geringerer Platzbedarf im Archiv
* Reduzierung der Mietkosten bei externer Lagerung
* Enorme Zeitersparnis im laufenden Betrieb durch schnelles Auffinden der gesuchten Dokumenten

Das Scannen bzw. Digitalisieren von Papierakten stellt in erster Linie eine Investition dar. Jede Investition muss sich amortisieren, sonst wird Sie nicht getätigt. Die Investition in die Digitalisierung von Papierdokumenten amortisiert sich je nach Unternehmen schon nach zwei bis drei Jahren.