Bauakten bzw. Papierakten auf Mikrofiche (Microfiche) und Mikrofilme (Microfilme)

In der heutigen Zeit findet die Digitalisierung von Bauakten bzw. Papierakten statt um Platz, Zeit und Personalkosten zu sparen und Sie langfristig zu archivieren. In der Vergangenheit wurde dies durch die Mikroverfilmung bzw. Mikroverfichung erreicht. Auf diese damals verfilmtem Bauakten bzw. Papierakten muss heute immer noch zugriffen werden. Wir haben aktuell ein Projekt einer Kommune, die eine größere Anzahl an solchen Bauakten auf Mikrofilme (Microfilme) besitzen. Seither wurden die Mikrofilme(Microfilme) in einem Reader-Printer (Mikrofilm-Lesegerät mit Drucker) eingespannt und nach der entsprechenden Akte gesucht. Eine Akte besteht aus durchschnittlich 160 Vorder und Rückseiten. Im Durchschnitt sind etwa 100 Akten auf einem 16 mm Mikrofilm (Microfilm), entsprechend sind das über 16.000 DIN A4 Seiten auf einem Mikrofilm (Microfilm). Allein die Zeit für das Suchen der Akten innerhalb des Mikrofilms kann bis zu einer Stunde dauern. Im aktuellen Fall dauert es noch länger, da zwischen den Akten keine Kreuzblätter als Markierung für den Beginn der neuen Akte mitverfilmt wurden. Ist die Akte gefunden, beginnt erst die eigentliche Arbeit, nämlich das ausdrucken der einzelnen Seite. Bei einem Reader-Printer dauert der Ausdruck inklusive dem „Einfangen“ der Bilder etwa eine halbe Minute. Bei 160 Seiten sind das circa 1,4 Stunden. Insgesamt ist der Mitarbeiter ca. 2,5 Stunden beschäftig. Bei einem kalkulatorischen Stundensatz (inkl. aller Personalnebenkosten) von 25 €, ergeben sich Personalkosten in Höhe von 62,5 € pro Akte. Bei einer Digitalisierung bzw. Scannen der Mikrofilme (Microfilme) entstehen Kosten in Höhe von ca. 3,00 € pro Akte. Diese Kosten beinhalten:

* Mikrofilme scannen 200dpi
* Sortieren der Einzelbilder zu einer Akte
* Indexierung der Akte (Vorgangsnummer_Nachname_Vorname)
* Pdf- Multipage Konvertierung der Einzelakten

Das Auffinden der Akte ist aufgrund der eindeutigen Indexierung innerhalb von wenigen Minuten möglich. Somit ist die Investition in das Digitalisieren bzw. Scannen Mikrofiche (Microfiche) und Mikrofilme (Microfilme) der richtige Schritt um auf lange Sicht Personalkosten zu sparen. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Akte auch als pdf-Datei per Email verschickt werden kann. Der Zugriff auf die Daten kann von jedem PC mit den entsprechenden Rechten innerhalb des Netzwerkes erfolgen.