Aktenvernichtung und Datenvernichtung

Aktenvernichtung und Datenvernichtung – sicher, zertifiziert und planbar

Die sichere Entsorgung von vertraulichen Unterlagen und digitalen Speichermedien ist seit Inkrafttreten der DSGVO im Jahr 2018 keine freiwillige Maßnahme mehr, sondern eine gesetzliche Pflicht. Unternehmen, die personenbezogene Daten unsachgemäß entsorgen, riskieren empfindliche Bußgelder von bis zu 4 % des weltweiten Jahresumsatzes. Die professionelle Aktenvernichtung und Datenvernichtung schützt nicht nur vor rechtlichen Konsequenzen, sondern bewahrt auch die Privatsphäre Ihrer Kunden und Geschäftspartner und bietet einen umfassenden Schutz sensibler Informationen durch zuverlässige und datenschutzkonforme Vernichtung.

Aktenvernichtung und Datenvernichtung auf einen Blick

Die Einhaltung der DSGVO und des BDSG erfordert eine nachweisbare, normgerechte Vernichtung aller datenschutzrelevanten Dokumente und Datenträger. Unsachgemäße Entsorgung – etwa über den Hausmüll oder ungesicherte Altpapiercontainer – kann zu schwerwiegenden Datenschutzverletzungen führen. Ein Gesundheitsdienstleister wurde beispielsweise 2020 mit einem Bußgeld von 20.000 Euro belegt, weil auf weggeworfenen Festplatten wiederherstellbare Patientendaten gefunden wurden.

Wir bieten umfassende Leistungen im Bereich Aktenvernichtung und Datenvernichtung an, die individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind und höchste Sicherheitsstandards erfüllen.

 

Diese Hauptleistungen umfassen in der Regel:

• Vernichtung von Papierakten, Aktenordner und gebundenen Unterlagen
• Sichere Zerstörung von Festplatten (HDD) und SSDs
• Entsorgung von USB Sticks, Magnetbändern und optischen Medien
• Schreddern von CDs, DVDs und Blu-rays
• Vernichtung von Smartphones, Tablets und anderen elektronischen Datenträgern

Der Service ist bundesweit verfügbar – mit regionalen Schwerpunkten in Berlin, Brandenburg, Bayern sowie weiteren Standorten. Alle Prozesse erfolgen nach DIN 66399 / ISO/IEC 21964 und entsprechen den Anforderungen von Art. 28 DSGVO, inklusive eines vollständigen Auftragsverarbeitungsvertrags.

Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

• Transparente Preise mit festem Monatspreis oder Einmalkosten zzgl. MwSt.
• Verschließbare Sicherheitsbehälter in verschiedenen Größen
• Vernichtung in zertifizierter Hochsicherheitsanlage
• Lückenlose Dokumentation mit Vernichtungszertifikat
• Flexible Abholung im gewünschten Rhythmus
• Umweltschutz durch Recycling der geschredderten Materialien

Jetzt Akten- und Datenvernichtung beauftragen

Sie möchten keine Zeit verlieren? Die Bestellung Ihrer Akten und Datenvernichtung ist in wenigen Minuten online möglich. Neukunden können direkt über den Onlineshop oder das Bestellformular ihren Auftrag erteilen – ohne vorherigen Vor-Ort-Termin und mit sofortiger Auftragsbestätigung.

Das Angebot umfasst sowohl einmalige Archivräumungen – beispielsweise zum Jahreswechsel 2025/2026 – als auch dauerhafte Lösungen mit regelmäßiger Abholung ab einem Behälter pro Monat. So finden Sie für jeden Bedarf die passende Lösung.

So läuft die Bestellung ab:

• Gewünschtes Paket auswählen (BASIS, PRO, HIGH SECURITY oder VOR-ORT)
• Behältergröße festlegen (70 l, 120 l, 240 l oder 415 l)
• Leerungsrhythmus wählen (wöchentlich, monatlich oder quartalsweise)
• Firmendaten und Postleitzahl eingeben
• AGB und Auftragsverarbeitungsvertrag bestätigen

Vorteile der Online-Buchung:

• Transparente Preisübersicht ohne versteckte Kosten
• Feste Termine mit automatisierter E-Mail-Bestätigung
• DSGVO-konformes Vernichtungszertifikat nach Abschluss
• Direkter Download des Auftragsverarbeitungsvertrags

Leistungspakete für Aktenvernichtung und Datenvernichtung

Unterschiedliche Branchen und Dokumententypen erfordern unterschiedliche Sicherheitsniveaus. Eine Arztpraxis mit Patienteninformationen hat einen höheren Schutzbedarf als ein Handwerksbetrieb mit allgemeiner Geschäftskorrespondenz. Die Leistungspakete orientieren sich daher an den Schutzklassen (1–3) und Sicherheitsstufen (P4–P7 für Papier, H5–H7 für Festplatten) gemäß DIN 66399.

Für die meisten Unternehmen – vom Mittelstand über Agenturen bis hin zum Handwerk – bietet bereits Schutzklasse 2 mit Sicherheitsstufe P4 einen hohen Sicherheitsstandard, der den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Höhere Stufen werden projektspezifisch vereinbart.

Die folgenden Abschnitte erläutern die Details zu jedem Paket, damit Sie die passende Art der Vernichtung für Ihre Anforderungen finden.

Paket BASIS – für reguläre Geschäftsunterlagen

Das Paket BASIS richtet sich an Unternehmen mit Papierunterlagen, die einen normalen Schutzbedarf aufweisen. Typische Beispiele sind Buchhaltungsbelege nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen, allgemeine Korrespondenz, Angebote und Lieferscheine.

Sicherheitsniveau:

• Schutzklasse 2 nach DIN 66399 / ISO/IEC 21964
• Sicherheitsstufe P4 (Partikelgröße max. 160 mm², Streifenbreite max. 6 mm)

Leistungsumfang:

• Bereitstellung verschließbarer Sicherheitsbehälter (70 l, 240 l oder 415 l Metallbehälter)
• Abholung im Rhythmus von 1× pro Quartal bis 1× pro Monat
• Vernichtungszertifikat nach jeder Leerung

Dieses Paket eignet sich besonders für kleine Büros, Praxen und Freiberufler, die zwischen 2 und 50 Ordnern pro Quartal vernichten möchten. Die Preisstruktur ist transparent gestaltet – als Monatspreis oder Pauschalpreis zzgl. MwSt., wahlweise ohne Vertragsbindung oder mit kurzer Kündigungsfrist von einem Monat.

Paket PRO – für sensible personenbezogene Daten

Das Paket PRO ist konzipiert für personenbezogene Daten mit erhöhtem Schutzbedarf. Hierzu zählen Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Personalakten, Patienteninformationen und Sozialdaten.

Sicherheitsniveau:

• Schutzklasse 2–3 nach DIN 66399
• Sicherheitsstufe P5 für Papierakten
• Sicherheitsstufe H5 für Festplatten
• Sicherheitsstufe E5 für elektronische Datenträger

Leistungsumfang:

• Sicherheitsbehälter mit verstärkten Schließsystemen (Doppelbartschloss, Zahlenschloss oder elektronische Schließung)
• Versiegelter Transport mit protokollierter Übergabe
• Detailliertes Vernichtungsprotokoll inklusive Chargennummer

Typische Kunden:

• Arztpraxen und Kliniken
• Steuerberatungskanzleien ab 5 Mitarbeitern
• Rechtsanwaltskanzleien
• Versicherungen und Banken

Die Vernichtung erfolgt ausschließlich in einer zertifizierten Hochsicherheitsanlage. Die Expertise in der sicheren Verarbeitung sensibler Informationen gewährleistet die Einhaltung aller Datenschutz-Vorschriften.

Paket HIGH SECURITY – für besonders vertrauliche und geheime Daten

Für Daten mit höchstem Schutzbedarf bietet das Paket HIGH SECURITY maximale Sicherheit. Dieses Paket richtet sich an Organisationen, die mit Entwicklungsunterlagen, Forschungsdaten oder Dokumenten von Sicherheitsbehörden arbeiten.

Sicherheitsniveau:

• Schutzklasse 3 nach DIN 66399
• Sicherheitsstufen P6/P7 für Papier (Partikel kleiner als 10 mm² bzw. 5 mm²)
• Sicherheitsstufen H6/H7 für magnetische Datenträger
• Sicherheitsstufen E6/E7 für SSDs und Flash-Speicher

Leistungsumfang:

• Vernichtung ausschließlich in Hochsicherheitszentren
• Lückenlose Videoüberwachung und Zutrittskontrolle
• Vier-Augen-Prinzip bei allen Prozessschritten
• Dokumentation der vollständigen Transportkette

Optionaler Service: Nach Terminvereinbarung kann der Vernichtungsprozess durch den Auftraggeber vor Ort in der Anlage begleitet oder per Videoübertragung beobachtet werden.

Dieses Paket wird individuell kalkuliert und eignet sich besonders für Projekte mit klar definiertem Zeitraum – beispielsweise beim Umzug des Archivs 2025 oder der Migration ins digitale Archiv im Rahmen einer Digitalisierung.

Paket VOR-ORT – mobile Akten- und Datenträgervernichtung

Bei der mobilen Vernichtung kommt ein Spezialfahrzeug mit geschlossener Schredderanlage direkt auf das Firmengelände. Die Akten werden vor Ort zerkleinert – ohne Zwischenlagerung und ohne Transport unzerkleinerter Dokumente.

Einsatzgebiet:

• Städtische Ballungsräume wie München, Nürnberg, Berlin
• Definierte Landkreise im jeweiligen Einzugsgebiet
• Erweitertes Gebiet auf Anfrage

Vorteile der Vor-Ort-Vernichtung:

• Kein Abtransport lesbarer Akten – maximale Datensicherheit
• Ideal für große Mengen ab 200 Ordnern
• Besonders geeignet für komplette Archivauflösungen oder Projektabschlüsse
• Live-Beobachtung des Vernichtungsvorgangs am Fahrzeug möglich
• Sofortige Ausstellung des Vernichtungszertifikats

Die mobile Aktenvernichtung erfolgt im Regelfall in Sicherheitsstufe P4–P5. Höhere Stufen sind auf Anfrage verfügbar. Die Terminierung erfolgt üblicherweise mit 1–3 Wochen Vorlauf; ausreichend Stellfläche für das Fahrzeug sollte am Ort zur Verfügung stehen.

Neukunde werden – so einfach funktioniert die Bestellung

Der Einstieg als Neukunde ist unkompliziert und ohne Vor-Ort-Termin möglich. Ob Sie Akten aus dem Jahr 2024 vernichten oder eine langfristige Lösung etablieren möchten – der gesamte Prozess lässt sich online abwickeln.

Schritt-für-Schritt zur ersten Bestellung:

• Paket auswählen: BASIS, PRO, HIGH SECURITY oder VOR-ORT
• Behältergröße bestimmen: 70 l, 120 l, 240 l oder 415 l
• Leerungsrhythmus festlegen: wöchentlich, monatlich oder quartalsweise
• Firmendaten eingeben: Name, Adresse, Ansprechpartner
• AGB und Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO bestätigen
• Bestellung absenden und automatische Bestätigung per E-Mail erhalten

Ein Muster-Auftragsverarbeitungsvertrag wird automatisch bereitgestellt – entweder als Download-Link im Kundenbereich oder per E-Mail.

Einmalleistung ohne Dauervertrag: Für einmalige Räumungen von 100 bis 1.000 Ordnern ist eine separate Terminvereinbarung möglich. Die Aufstellung und Entleerung erfolgt innerhalb von 5–10 Werktagen nach Bestellung.

Vorteile für Bestandskunden

Bestandskunden profitieren von einem umfassenden Service, der weit über die reine Vernichtung hinausgeht. Über das Kundenportal oder eine feste Service-Hotline lassen sich Behältertausch, zusätzliche Behälter oder Sonderabholungen schnell und unkompliziert beauftragen.

Ihre Vorteile als Bestandskunde:

• Alle Vertrags- und Abholtermine im Portal einsehbar
• Zugriffe auf bereits ausgestellte Vernichtungszertifikate (ab 2020)
• Flexible Anpassung des Leerungsrhythmus (z. B. von quartalsweise auf monatlich)
• Zusatzbehälter für saisonale Archivräumungen buchbar
• Unkomplizierte Standortänderung bei Umzug

Unternehmen mit mehreren Standorten – etwa Filialnetze oder Arztpraxen-Gruppen – können einen zentralen Ansprechpartner und eine zentrale Abrechnung nutzen. Dies vereinfacht die Verwaltung erheblich und schafft Platz für das Wesentliche.

Persönlicher Service und Beratung

Bestandskunden erhalten einen festen Ansprechpartner mit direkter Durchwahl und persönlicher E-Mail-Adresse. Diese Stelle steht für alle Fragen rund um die Aktenvernichtung und Datenvernichtung zur Verfügung.

Typische Beratungsanlässe:

• Anpassung an neue Datenschutzanforderungen nach internen Audits
• Planung großer Archivauflösungen über mehrere Monate
• Optimierung der Behälteranzahl pro Abteilung
• Einbindung neuer Standorte in bestehende Verträge
• Beratung zur korrekten Schutzklasse für neue Dokumententypen

Auf Wunsch finden Vor-Ort-Begehungen statt, um den tatsächlichen Bedarf zu ermitteln. Diese Beratung ist besonders wertvoll für Organisationen ab etwa 20 Mitarbeitern oder mit mehreren Standorten. Die langjährige Erfahrung im Bereich Datenschutz und Dokumentenvernichtung fließt dabei in jede Empfehlung ein.

Unsere Services für Aktenvernichtung und Datenvernichtung im Detail

Das Leistungsspektrum umfasst sowohl die Vernichtung physischer Unterlagen als auch die sichere Zerstörung elektronischer Speichermedien. Die Bedeutung einer ganzheitlichen Lösung zeigt sich darin, dass über 80 % aller Datenschutzverletzungen laut Verizon DBIR 2023 den Verlust physischer Datenträger betreffen.

Abgedeckte Medientypen:

• Papierakten, Ordner und Hängeregister
• Mikrofilm und Mikrofiche
• CDs, DVDs und Blu-rays
• USB Sticks und SD-Karten
• Magnetbänder (Backup-Tapes)
• Festplatten (HDD) und SSDs
• Smartphones und Tablets

Für funktionsfähige Endgeräte ab Baujahr 2018 wird optional eine zertifizierte Datenlöschung mit anschließender Wiedervermarktung angeboten – ein Beitrag zur Nachhaltigkeit und zum Umweltschutz. Bei reinen Vernichtungsaufträgen erfolgt die mechanische Zerstörung durch Schreddern, Entmagnetisieren oder Zerstörung der Speicherchips nach ISO/IEC 21964.

Sicherheitsbehälter und Abholung

Die Sicherheitsbehälter bilden das Fundament der sicheren Aktenvernichtung. Es handelt sich um robuste Metallkonstruktionen mit verschließbarer Einwurfklappe und eindeutiger Kennzeichnung per Barcode oder RFID.

Verfügbare Größen (Richtwerte):

Behältergröße	Kapazität (ca.)	Typische Verwendung
70 Liter	bis 25 Ordner	Einzelbüros, Home-Office
120 Liter	bis 40 Ordner	Kleine Teams
240 Liter	bis 70 Ordner	Abteilungen
415 Liter	bis 140 Ordner	Große Abteilungen, Archivierung

Zusatzleistungen:

• Transport bis zu 2 Etagen ohne Aufzug gegen Aufpreis
• Aufstellung ausschließlich innerhalb des Gebäudes (nicht im Freien)
• Regelmäßige Reinigung und Wartung der Behälter

Der Abholprozess im Ablauf:

• Abholung durch geschultes Personal mit gesichertem Fahrzeug
• Scannergestützte Erfassung bei Übergabe
• Protokollierter Transport mit lückenloser Dokumentation
• Versiegelte Behälter bis zur Vernichtung

Mobile Aktenvernichtung vor Ort

Bei der mobilen Vernichtung kommt ein Spezialfahrzeug mit integrierter Schredderanlage direkt zum Kunden. Die Vernichtung erfolgt ohne Zwischenlagerung – ein wesentlicher Vorteil für die Datensicherheit.

Typische Einsatzfälle:

• Einmalige Archivräumung mit mehreren hundert Ordnern
• Projektabschluss in Kanzleien oder Behörden
• Stilllegung von Standorten
• Umzug in neue Büroräume mit vorheriger Aktenlagerung

Datenschutzaspekte:

• Dokumente verlassen die Kontrollsphäre des Kunden nicht in lesbarer Form
• Live-Kontrolle des Vernichtungsvorgangs durch den Auftraggeber möglich
• Sofortige Zertifikatsausstellung nach Abschluss
• Keine Zwischenlagerung unzerkleinerter Materialien

Die mobile Vernichtung wird üblicherweise mit 1–3 Wochen Vorlauf terminiert. Ausreichend Stellfläche für das Fahrzeug (ca. 10 × 4 Meter) sollte am Ort verfügbar sein.

Zertifizierte Datenlöschung auf Endgeräten

Für wiederverwendbare Hardware wie PCs, Notebooks und Server bietet die zertifizierte, softwarebasierte Datenlöschung eine nachhaltige Alternative zur physischen Zerstörung. Das Verfahren entspricht international anerkannten Standards wie NIST 800-88.

Vorteile der zertifizierten Datenlöschung:

• Löschzertifikat je Seriennummer bzw. Inventarnummer
• Verbesserung der CO₂-Bilanz durch Weiternutzung statt Zerstörung
• Wiedervermarktung funktionsfähiger Geräte möglich
• Nachweis der DSGVO-konformen Entsorgung

Typische Einsatzbeispiele:

• IT-Rollout 2024/2025 mit Austausch älterer Geräte
• Erneuerung von Notebooks im Außendienst
• Servererneuerung im Rechenzentrum
• Stilllegung von Arbeitsplatzrechnern bei Personalreduzierung

Studien zeigen, dass bei SSDs durch Wear-Leveling bis zu 60 % der Daten bei einmaligem Überschreiben wiederherstellbar bleiben. Daher empfiehlt sich für besonders sensible Daten die Kombination aus Verschlüsselung und anschließender physischer Zerstörung.

Größen und Mengenangaben – die passende Lösung für jedes Volumen

Die Wahl der passenden Sicherheitsbehälter ist ein entscheidender Faktor für eine effiziente und sichere Aktenvernichtung und Datenvernichtung. Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen – abhängig von der Menge der anfallenden Akten, der Art der zu vernichtenden Daten und dem gewünschten Abholrhythmus. Unsere Lösungen sind darauf ausgelegt, für jeden Bedarf die optimale Kombination aus Behältergröße, Service und Flexibilität zu bieten.

Unsere Sicherheitsbehälter stehen in verschiedenen Größen zur Verfügung, um sowohl kleinen Büros als auch großen Unternehmen mit umfangreicher Archivierung gerecht zu werden. Für geringes Aktenaufkommen eignen sich die kompakten 70-Liter-Behälter, die problemlos in Einzelbüros oder Home-Office-Umgebungen Platz finden. Mittelständische Unternehmen profitieren von den 240-Liter-Behältern, die ausreichend Kapazität für regelmäßige Aktenvernichtung bieten. Für große Abteilungen, Archive oder Unternehmen mit hohem Datenaufkommen empfehlen sich die 415-Liter-Behälter, die maximale Effizienz bei der Entsorgung gewährleisten.

Um den individuellen Anforderungen unserer Kunden gerecht zu werden, bieten wir flexible Abholrhythmen an: von wöchentlicher über monatliche bis hin zu quartalsweisen Abholungen. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Akten und Daten stets datenschutzkonform und ohne unnötigen Platzbedarf entsorgt werden. Unser Service umfasst die sichere Aufstellung der Behälter am gewünschten Ort, die fachgerechte Abholung und die zertifizierte Vernichtung gemäß DIN 66399 und den Vorgaben der DSGVO.

Unsere Experten unterstützen Sie gerne bei der Auswahl der passenden Behältergrößen und beraten Sie umfassend zu den optimalen Lösungen für Ihr Unternehmen. Eine kostenlose Bedarfsanalyse hilft dabei, die Anzahl und Größe der Sicherheitsbehälter exakt auf Ihr Akten- und Datenaufkommen abzustimmen – so vermeiden Sie unnötige Kosten und gewährleisten höchste Datensicherheit.

Selbstverständlich erhalten Sie nach jeder Vernichtung eine lückenlose Dokumentation und ein Vernichtungszertifikat, das die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften belegt. Unsere Lösungen für Aktenvernichtung und Datenvernichtung sind darauf ausgelegt, Ihnen maximale Sicherheit, Flexibilität und Transparenz zu bieten – unabhängig von der Unternehmensgröße oder dem Standort.

Kontaktieren Sie uns für eine individuelle Beratung und erfahren Sie, wie Sie mit unseren maßgeschneiderten Lösungen für Aktenvernichtung und Datenvernichtung Ihre Datenschutzanforderungen effizient und rechtssicher erfüllen.

Rechtssicherheit: DIN 66399, ISO/IEC 21964 und DSGVO

Die rechtssichere Vernichtung von Akten und Datenträgern basiert auf klar definierten Normen und Gesetzen. Die DSGVO verlangt in Art. 5 (Datenminimierung), Art. 17 (Recht auf Löschung) und Art. 32 (Sicherheit der Verarbeitung) technische und organisatorische Maßnahmen, die eine irreversible Vernichtung gewährleisten.

Ergänzend regelt § 35 BDSG die Löschung personenbezogener Daten im nationalen Kontext. Der Dienstleister agiert dabei als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und stellt entsprechende Verträge bereit.

Wesentliche rechtliche Grundlagen:

• DSGVO: Europäische Datenschutz-Grundverordnung seit 2018
• BDSG: Bundesdatenschutzgesetz mit nationalen Ergänzungen
• DIN 66399 / ISO/IEC 21964: Technische Norm für Datenträgervernichtung
• GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern

Schutzklassen nach DIN 66399 / ISO/IEC 21964

Die DIN 66399 definiert drei Schutzklassen, die den Schutzbedarf der zu vernichtenden Informationen kategorisieren:

Schutzklasse	Schutzbedarf	Beschreibung	Beispielunterlagen
Schutzklasse 1	Normal	Interne Daten ohne besondere Vertraulichkeit	Allgemeine Korrespondenz, Werbeunterlagen, Kataloge
Schutzklasse 2	Hoch	Vertrauliche Daten mit eingeschränktem Personenkreis	Personalakten, Kundendaten, Verträge, Finanzunterlagen
Schutzklasse 3	Sehr hoch	Geheime Daten mit existenzieller Bedeutung	Forschungsdaten, Sicherheitsunterlagen, Verschlusssachen

Im Standardgeschäft ist Schutzklasse 2 für die meisten Unternehmen ausreichend. Höhere Schutzklassen werden projektspezifisch vereinbart. Die Wahl der richtigen Schutzklasse ist Bestandteil der Beratung, um weder zu unter- noch zu übererfüllen – alles orientiert sich am tatsächlichen Schutzbedarf.

Sicherheitsstufen nach DIN 66399 / ISO/IEC 21964

Die Sicherheitsstufen definieren die maximale Partikelgröße nach der Zerkleinerung. Je höher die Stufe, desto kleiner die Partikel und desto unwahrscheinlicher eine Rekonstruktion.

Sicherheitsstufen für Papier (P):

Stufe	Max. Partikelgröße	Typische Verwendung
P4	160 mm² (max. 6 mm Breite)	Geschäftsunterlagen, Angebote
P5	30 mm² (max. 2 mm Breite)	Personalakten, Patientendaten
P6	10 mm² (max. 1 mm Breite)	Forschungsdaten, Entwicklungsunterlagen
P7	5 mm² (max. 1 mm Breite)	Höchste Geheimhaltungsstufe, Sicherheitsbehörden

Die meisten alltäglichen Vernichtungsaufträge werden mit P4–P5 ausgeführt. Die Einhaltung der jeweiligen Stufen wird regelmäßig durch externe Audits überprüft, um die Standards dauerhaft zu gewährleisten.

Materialklassifizierung und Datenträgerarten

Die folgende Übersicht enthält die Definition der Materialklassen und Kürzel nach DIN 66399 sowie ISO/IEC 21964. Sie erläutert die spezifischen Arten von Datenträgern und deren Eigenschaften.

Die DIN 66399 unterscheidet verschiedene Materialklassen, die unterschiedliche Vernichtungsverfahren erfordern:

Übersicht der Materialklassen:

• P (Papier): Akten, Dokumente, Ordner, Ausdrucke
• F (Film): Mikrofilm, Mikrofiche, Röntgenbilder
• O (Optisch): CDs, DVDs, Blu-rays
• T (Magnetbänder): Backup-Tapes, Datenbänder
• H (Festplatten): 3,5”- und 2,5”-HDDs
• E (Elektronisch): SSDs, USB Sticks, SD-Karten, Speicherchips

Unterschiedliche Materialien erfordern unterschiedliche Technologien zur Zerstörung. Während Papier geschreddert wird, müssen Festplatten zusätzlich entmagnetisiert und mechanisch zerstört werden. SSDs erfordern die physische Zerstörung der Speicherchips.

Praktischer Hinweis: Sie müssen im Büro keine Vorsortierung nach Materialklassen vornehmen. Es genügt, „Akten” und „Elektroschrott/Datenträger” zu trennen. Alles Weitere übernimmt der Dienstleister.

Aufbewahrungsfristen und richtiger Vernichtungszeitpunkt

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestimmen, wann Unterlagen frühestens vernichtet werden dürfen. Eine zu frühe Vernichtung verstößt gegen handels- und steuerrechtliche Vorschriften – eine zu späte Vernichtung gegen das Prinzip der Datenminimierung.

Wichtige Aufbewahrungsfristen nach HGB und AO:

Unterlagenart	Frist	Vernichtung möglich ab
Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Bilanzen	10 Jahre	11. Jahr nach Ablauf
Handels- und Geschäftsbriefe	6 Jahre	7. Jahr nach Ablauf
Personalakten	10 Jahre nach Austritt	11. Jahr nach Austritt
Medizinische Unterlagen	10–30 Jahre	Je nach Fachgebiet

Beispielrechnung: Unterlagen aus dem Jahr 2015 mit 10-jähriger Frist können ab dem 01.01.2026 vernichtet werden. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres 2015.

Empfehlung: Prüfen Sie intern jährlich, welche Jahrgänge vernichtet werden können, und bündeln Sie diese in einem Auftrag. Dies reduziert den Aufwand und die Kosten erheblich.

Typische Fragen von Unternehmen

„Dürfen wir Akten einfach selbst schreddern?” Grundsätzlich ja, aber nur mit nachweisbarer Normeinhaltung, lückenloser Dokumentation und gesicherter Prozesskette. Für die meisten Unternehmen ist ein zertifizierter Dienstleister die rechtssicherere und wirtschaftlichere Lösung.

„Was passiert mit den geschredderten Akten?” Das zerkleinerte Papier wird zu Recyclingmaterial („Bunte Akten”) verarbeitet und für neue Papierprodukte genutzt. So verbinden sich Datenschutz und Nachhaltigkeit.

„Kann ich auch privat Akten vernichten lassen?” Ja, Privatkunden können Unterlagen per Selbstanlieferung ab einer Mindestmenge von ca. 50 kg abgeben. Die Konditionen werden bei Kontaktaufnahme mitgeteilt.

„Wie schnell können wir Termine bekommen?” Reguläre Abholungen sind innerhalb von 5–7 Werktagen möglich. Größere Projekte werden nach individueller Planung terminiert.

„Welche Kosten entstehen?” Der Preis richtet sich nach Behältergröße, Leerungsrhythmus und Sicherheitsstufe. Transparente Preislisten sind online verfügbar; individuelle Angebote werden auf Anfrage erstellt.

Ablauf: So läuft die Akten- und Datenvernichtung ab

Der gesamte Prozess ist klar strukturiert und dokumentiert – von der ersten Beratung bis zum fertigen Vernichtungszertifikat.

Die Prozesskette im Überblick:

• Beratung und Bestellung: Auswahl des passenden Pakets, Festlegung von Behältergröße und Rhythmus
• Aufstellung der Sicherheitsbehälter: Lieferung und Platzierung am gewünschten Standort
• Befüllung durch Ihre Mitarbeitenden: Regelmäßiges Einwerfen vertraulicher Unterlagen
• Versiegelte Abholung: Protokollierter Transport durch geschultes Personal
• Vernichtung in der Anlage: Zerkleinerung gemäß vereinbarter Sicherheitsstufe
• Zertifikatsausstellung: Vernichtungsnachweis per E-Mail oder im Kundenportal

Zusatzservice: Auf Wunsch unterstützen Mitarbeitende des Dienstleisters beim Räumen von Archiven und beim Befüllen der Behälter – ideal bei großen Archivauflösungen.

Praxisbeispiel: Ein mittelständisches Unternehmen mit ca. 300 Ordnern kann eine komplette Archivräumung innerhalb eines Tages abwickeln – inklusive Abtransport und Vernichtung.

Einmalleistung vs. Dauergestellung

Je nach Bedarf stehen zwei Modelle zur Verfügung:

Einmalleistung – ideal für:

• Abschluss von Projekten oder Mandaten
• Firmenauflösung oder Standortschließung
• Umzug in neue Büroräume mit digitalem Archiv
• Einmalige Räumung nach Ablauf von Aufbewahrungsfristen

Dauergestellung – ideal für:

• Regelmäßig anfallende vertrauliche Unterlagen
• Unternehmen mit kontinuierlichem Aktenaufkommen
• Organisationen mit mehreren Abteilungen
• Langfristige Planbarkeit und feste Budgetierung

Preislogik: Bei regelmäßiger Leerung ab einmal pro Quartal entfallen die Mietkosten für die Behälter. Bei seltenerer Leerung fällt eine Mietpauschale pro Behälter und Monat an.

Selbstanlieferung von Akten und Datenträgern

Kunden mit größeren Mengen können diese in eigenen Fahrzeugen an einem definierten Standort anliefern. Die Anmeldung erfolgt vorab über ein Formular mit Auftragsnummer.

Rahmeninformationen zur Selbstanlieferung:

• Mindestmenge: ab 20 kg
• Maximalmenge: mehrere Tonnen pro Anlieferung
• Preisstaffeln nach Gewicht (Euro pro kg)
• Bearbeitungsentgelt bei Kleinmengen unter 20 kg

Ablauf der Selbstanlieferung:

• Vorab-Anmeldung mit Terminwunsch
• Anfahrt zum definierten Standort (Adresse nach Bestätigung)
• Anmeldung vor Ort mit Auftragsnummer
• Verwiegung und Erstellung des Begleitscheins
• Vernichtung in der Anlage
• Versand des Zertifikats per E-Mail

Selbstanlieferung ist besonders attraktiv für einmalige große Mengen oder für Kunden außerhalb des regulären Tourengebietes.

Was darf in die Aktenvernichtungsbehälter – und was nicht?

Die korrekte Befüllung der Behälter ist entscheidend für einen reibungslosen Ablauf und die Vermeidung von Zusatzkosten.

Das darf hinein (Positivliste):

• Papierakten und Aktenordner (mit Metallbügeln)
• Hängeregister und Schnellhefter
• Briefumschläge und Klarsichthüllen
• Post-its und Notizzettel
• Kleinere Mengen Büroklammern und Heftklammern
• Ausdrucke und Kopien

Das darf nicht hinein (Negativliste):

• Lebensmittelreste und Hausmüll
• Glas und größere Metallteile
• Kunststoffgebinde und Verpackungen
• Chemikalien und Batterien
• Elektronikschrott (außer in gekennzeichnete Datenträgerbehälter)
• Flüssigkeiten aller Art

Für elektronische Datenträger wie Festplatten, USB Sticks und Smartphones stehen separate Behältertypen zur Verfügung. Diese sollten nicht mit Papier vermischt werden.

Eine detaillierte Füllanleitung ist online abrufbar und hilft, Fehlbefüllungen und damit verbundene Probleme zu vermeiden.

Kontakt und individuelle Beratung

Sie haben Fragen zur Aktenvernichtung und Datenvernichtung oder benötigen ein individuelles Angebot? Die Kontaktaufnahme ist der erste Schritt zu einer rechtssicheren Lösung.

So erreichen Sie uns:

• Kontaktformular auf der Website
• Telefon: [Telefonnummer einfügen]
• E-Mail: [E-Mail-Adresse einfügen]

Auf Anfragen wird innerhalb von 24 Stunden an Werktagen reagiert. Ein individuelles Angebot wird nach Abstimmung der Anforderungen erstellt.

Warum sich die Kontaktaufnahme lohnt:

• Kostenlose und unverbindliche Erstberatung
• Kurzfristige Projekte durch Expressplanung unterstützbar
• Beratung gemeinsam mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und IT-Verantwortlichen möglich
• Langjähriges Know-how in allen Fragen der sicheren Datenvernichtung
• Transparente Preisgestaltung ohne versteckte Kosten

Ob einmalige Archivräumung vor einem Umzugstermin oder die Etablierung einer dauerhaften Lösung – als Partner für sichere Aktenvernichtung und Datenträgervernichtung stehen wir Ihnen mit umfassenden Dienstleistungen zur Verfügung.