Akten scannen & Akten archivieren

Akten scannen: Ihr Weg zur effizienten und kostengünstigen Dokumentenverwaltung

In Unternehmen, Kommunen und anderen Einrichtungen fällt jeden Tag eine Vielzahl von Papierdokumenten an. Ob Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen oder Auftragsbestätigungen – alle diese Unterlagen müssen mindestens zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahrt werden. Diese gesetzliche Vorgabe bedeutet oft vollen Lagerraum und aufwendige Suchprozesse, wenn bestimmte Informationen benötigt werden. Genau hier setzt das Akten scannen als moderne Lösung an. Durch digitale Speicherungen lassen sich Arbeitsabläufe deutlich vereinfachen, Kosten reduzieren und die Produktivität steigern. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, warum das Scannen und Archivieren von Akten sinnvoll ist, wie Sie von professionellen Scan-Dienstleistungen profitieren und welche Rolle die zukünftige, digitale Archivierung dabei spielt.

Warum Akten scannen? – Die Vorteile der Digitalisierung im Überblick

Die Arbeitswelt verändert sich rasant, und vielerorts sind papierbasierte Prozesse ein Relikt aus vergangenen Zeiten. Zwar haben elektronische Lösungen in vielen Bereichen längst Einzug gehalten, doch manche Unternehmen und Verwaltungen zögern noch, ihre Papierbestände zu digitalisieren. Die Vorteile, die sich durch das Scannen von Akten ergeben, liegen jedoch auf der Hand:

• Platzersparnis: Dokumente füllen oft ganze Räume. Wer seine Akten archivieren und digitalisieren lässt, gewinnt wertvollen Lagerraum zurück.
• Zeitersparnis: Statt langwierig in Ordnern zu blättern, können Sie digitale Dateien in Sekundenschnelle über Suchfunktionen auffinden – ein enormer Effizienzgewinn.
• Rechtssicherheit: Digitalisierte Akten erfüllen die gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung. Mit revisionssicheren Systemen lassen sich Dokumente archivieren, ohne dass Authentizität und Integrität gefährdet sind.
• Kostensenkung: Langfristig reduziert das Akten scannen nicht nur Raumkosten, sondern auch Personalkosten, da Mitarbeiter weniger Zeit mit dem Suchen von Dokumenten verbringen.
• Schneller Zugriff: Unabhängig vom Standort können berechtigte Personen auf wichtige Dokumente zugreifen. Das fördert kollaboratives Arbeiten und beschleunigt Entscheidungsprozesse.

Insbesondere die Aspekte der Kosten- und Zeitersparnis überzeugen viele Betriebe. So geben Studien an, dass Mitarbeiter einen nicht unerheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Unterlagen verbringen – Zeit, die in wertschöpfende Tätigkeiten fließen könnte. Durch Dokumente scannen und cleveres digitales Archivieren lässt sich dieser ineffiziente Aufwand massiv reduzieren.

„Wer jeden Tag stapelweise Papier wälzt, verliert wertvolle Arbeitszeit. Durch das Akten scannen steigern Unternehmen nicht nur ihre Effizienz, sondern gewinnen neue Ressourcen für ihr Kerngeschäft.“

Beispielrechnung: Wie viel kosten Papierarchive wirklich?

Eine Dokumente archivieren bedeutet in der Regel, alte Ordner und Papierbestände über mehrere Jahre hinweg aufzubewahren. Diese kostenintensive Praxis zeigt sich besonders deutlich in der nachfolgenden Beispielrechnung. Sie verdeutlicht, wie viel Lager- und Personalkosten durch die analoge Aufbewahrung von Akten anfallen können. Nehmen wir ein kleines Unternehmen, das einen Lagerraum von 10 qm nutzt und schätzen den Aufwand für die Suche nach Dokumenten:

• Raumkosten: 5 € pro qm und Monat
  Daraus ergeben sich 50 € pro Monat, also 600 € pro Jahr und 6.000 € über zehn Jahre hinweg.
• Personalkosten: Nach einer Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft (iwd 2003) verbringt jeder Mitarbeiter im Durchschnitt 2,44 Stunden pro Woche mit der Suche nach Dokumenten. Bei 10 Mitarbeitern ergeben sich rund 24 Stunden pro Woche und 1268 Stunden im Jahr. Bei durchschnittlichen Personalkosten von 30 € pro Stunde entspricht das 38.040 € jährlich.

Zusammengerechnet betragen die geschätzten Gesamtkosten über zehn Jahre also 386.400 €. Diese enorme Summe verdeutlicht eindrucksvoll, welches Einsparpotenzial sich ergibt, wenn Unternehmen ihre Akten archivieren und digitalisieren lassen. Durch modernes Dokumente scannen verringert sich nicht nur der Raumbedarf, sondern auch die Arbeitszeit für Recherche und Verwaltung sinkt erheblich.

„Jede Stunde, die Mitarbeiter bei der Suche nach Papierakten verbringen, ist eine Stunde weniger für Produktentwicklung, Vertrieb oder Kundenservice. Digitale Ablagen schaffen hier Abhilfe.“

Akten archivieren – Welche Möglichkeiten gibt es?

Einerseits haben Unternehmen die Option, ein eigenes Scanteam aufzubauen, andererseits können sie auf einen professionellen Scandienstleister zurückgreifen. Je nach Unternehmensgröße und Bedarf kann sich die eine oder andere Lösung als effizienter erweisen. Wer nur ab und zu Dokumente digitalisieren muss, setzt eventuell auf Inhouse-Scanner, doch bei größeren Altbeständen oder einer kontinuierlichen Digitalisierung stellt ein externer Scanservice oft eine sinnvolle Wahl dar. Erfahrene Scandienstleister bieten mehrere Vorteile:

• Professionelle Hardware und Software: Hochleistungsscanner verarbeiten große Papiermengen effizient und bieten eine exzellente Bildqualität.
• Erfahrung im Umgang mit verschiedenen Dokumentenformaten: Ob A0-Pläne, A4-Rechnungen oder A7-Notizzettel – externe Dienstleister kennen die passenden Einstellungen für jeden Dokumententyp.
• Beratung für revisionssichere Prozesse: Ein guter Scanservice weiß, wie Dokumente archivieren in Einklang mit GoBD und anderen Vorschriften gelingt.
• Skalierbarkeit: Auftragsumfang wächst? Kein Problem – der Dienstleister passt Kapazitäten flexibel an.

Dabei ist zu bedenken, dass Akten scannen kein Einheitsprozess ist. Jeder Ordner kann unterschiedliche Papiere enthalten: dünnes Durchschlagpapier, dicke Karten oder Formate, die von A0 bis A7 reichen. Die Heterogenität der Dokumente erfordert eine sorgfältige Prüfung durch den Scandienstleister. Aus diesem Grund bieten seriöse Anbieter meist einen kostenlosen und unverbindlichen Test mit einer repräsentativen Menge an Ordnern an. Dieser bildet dann die Grundlage für ein verbindliches Angebot.

Feste Scanpreise und Stundenlöhne – So erfolgt die Angebotskalkulation

Der Preis für Dokumente scannen setzt sich in der Regel aus zwei Bestandteilen zusammen: einem festen Scanpreis pro Seite und einem Stundenlohn für die „Aufarbeitung“ eines Ordners. Dabei geht es um Tätigkeiten wie das Herausnehmen der Dokumente aus Hüllen und Klammern, das Glätten von Knicken oder das Sortieren ungeordneter Blätter. Nur wenn das Material sorgfältig vorbereitet wird, lassen sich einheitliche Ergebnisse erreichen. Hinzu kommt, dass ein professioneller Scandienstleister nach dem Scan meist auch eine Qualitätssicherung durchführt, um fehlerhafte Aufnahmen oder Schräglagen zu korrigieren.

• Scanpreis pro Seite: Hier unterscheiden sich Dienstleister oft im Cent-Bereich. Je nach Auftragsvolumen und Komplexität liegen die Kosten zwischen 2 und 15 Cent pro Seite.
• Stundenlohn für die Ordneraufbereitung: Dieser kann variieren, je nachdem wie viele Belege geklammert, geheftet oder besonders empfindlich sind.

Diese Kalkulation ist transparent und gibt Unternehmen die Möglichkeit, im Voraus zu planen, welche Kosten auf sie zukommen. Wenn man die langfristigen Einsparungen bei Raum- und Personalkosten in Betracht zieht, wird schnell klar, dass sich Akten scannen binnen weniger Jahre amortisieren kann.

„Die Digitalisierung von Papierunterlagen birgt enorme Potenziale für die Kosten- und Zeitersparnis. Umso wichtiger ist es, eine seriöse und transparente Kostenstruktur zu haben.“

Dokumente archivieren: Zukunftssichere Lösungen als Schlüssel zum Erfolg

„Zukunftssichere Archivierung“ bedeutet, dass digitalisierte Unterlagen nicht nur heute zugänglich sind, sondern auch in Zukunft problemlos genutzt und weiterverarbeitet werden können. Dazu gehört eine stabile Datenstruktur, regelmäßige Backups und die Wahl geeigneter Dateiformate (z. B. PDF/A für Langzeitarchivierung). Ein Scandienstleister kann Unternehmen beraten, wie sie ihre digitalisierten Dokumente archivieren sollten. Wichtig ist etwa:

• Revisionssicherheit: Eine ordnungsgemäße, unveränderbare Ablage, die den Vorgaben aus GoBD und DSGVO entspricht.
• Klassifizierung und Indexierung: Metadaten ermöglichen es, Dokumente nach Stichworten oder Kategorien zu filtern, was die Suche enorm beschleunigt.
• Offene Standards: Proprietäre Formate bergen das Risiko, dass sie in einigen Jahren nicht mehr gelesen werden können. Offene Standards gewährleisten Langlebigkeit.

Damit wird klar: Eine reine Digitalisierung von Papier ist zwar ein erster wichtiger Schritt, jedoch reicht sie allein nicht aus. Wer wirklich davon profitieren möchte, baut eine durchdachte Archivierungsstrategie auf und nutzt gegebenenfalls ein Dokumentenmanagement-System (DMS). Dort lassen sich die digitalisierten Akten strukturiert verwalten und mit Workflows zur Bearbeitung verbinden. So entsteht eine effiziente, digitale Organisation, in der Suchvorgänge, Freigabeprozesse und Zusammenarbeit reibungslos funktionieren.

„Zukunftssichere Archivierung heißt nicht nur, PDF-Dateien in Ordnern abzulegen, sondern eine Gesamtlösung zu schaffen, in der Dokumente langfristig nutzbar bleiben.“

Digitalisierung als kontinuierlicher Prozess

Wer den Mehrwert des Akten scannen erkannt hat, sollte dabei nicht stehen bleiben. Die konsequente Umstellung auf digitale Prozesse in der Dokumentenverwaltung ist ein fortlaufender Prozess. Neue Dokumente, die täglich anfallen, lassen sich oft bereits digital erzeugen, verschicken und archivieren, ohne dass sie jemals gedruckt werden. So verhindert man, dass erneut große Papiermengen entstehen, während das Archiv immer auf dem aktuellsten Stand bleibt.

Die digitale Transformation bietet zudem Gelegenheit, bestehende Arbeitsabläufe zu überdenken. Vielleicht lassen sich Genehmigungen oder Freigaben online realisieren, statt Papierstapel durch verschiedene Abteilungen wandern zu lassen? Das Ziel lautet, möglichst viele Abläufe zu automatisieren und Standardaufgaben zu reduzieren. Ein begleitender Kulturwandel in der Belegschaft – weg von verstaubten Aktenordnern, hin zu schlanken E-Prozessen – ist hierfür allerdings unerlässlich.

„Digitalisierung ist kein einmaliger Kraftakt, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der die Unternehmensstruktur und -kultur nachhaltig beeinflusst.“

Fazit: Akten scannen als Fundament zukunftssicherer Archivierung

Jede Einrichtung, ob großes Unternehmen, kleine Kommune oder gemeinnützige Organisation, steht vor der Aufgabe, wichtige Unterlagen aufzubewahren. Statt weiterhin immense Lagerflächen zu füllen und Personal damit zu beschäftigen, verstaubte Akten aus Ordnern herauszusuchen, lohnt es sich, die Dokumente scannen zu lassen. Eine professionelle Digitalisierung bedeutet mehr Effizienz, geringere Raumkosten und eine deutlich vereinfachte Recherchemöglichkeit. Das Akten archivieren in digitaler Form bietet so deutliche Wettbewerbsvorteile, weil Papierberge schrumpfen und der Zugang zu Informationen deutlich schneller wird.

Dank seriöser Scandienstleister müssen Unternehmen die Digitalisierung nicht alleine meistern. Experten sichten die Unterlagen, führen Testscans durch und erstellen transparente Angebote. Die Kostenstruktur – bestehend aus Scanpreis pro Seite und Stundenlohn für die Aufarbeitung – erlaubt eine zuverlässige Planung. Bereits nach wenigen Jahren amortisieren sich die Ausgaben, weil Lagerkosten und Personalkosten für die Dokumentensuche drastisch sinken.

Obwohl Digitalisierung in vielen Bereichen bereits fortgeschritten ist, bleibt das Dokumente archivieren in papierloser Form für viele Betriebe noch eine offene Herausforderung. Die anfangs erwähnte Beispielrechnung über Raum- und Personalkosten hat jedoch gezeigt, welch enormes Einsparpotenzial freigesetzt werden kann. Hinzu kommt, dass gesetzliche Vorgaben und Datenschutzbestimmungen besser eingehalten werden, wenn Dokumente revisionssicher in einem digitalen System verwaltet sind. Zukünftig wird die Bedeutung schlanker, digitaler Archive weiter wachsen, da die Arbeitswelt immer schnelllebiger und ortsunabhängiger wird.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Akten scannen ist der Schlüssel, um kostengünstiger, effizienter und sicherer mit Dokumenten umzugehen. In Kombination mit einer zukunftssicheren Archivierung haben Unternehmen, Kommunen und andere Einrichtungen die Chance, alte Zettelwirtschaft hinter sich zu lassen und die Weichen für eine papierlose Organisation zu stellen. Damit wird das Akten archivieren zum strategischen Vorteil, und der Lohn sind nicht nur gesparte Ressourcen, sondern auch mehr Zeit für das Wesentliche: die eigentlichen Aufgaben und Ziele, die Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation erfolgreich machen.