Akten und Dokumente digitalisieren in Offenbach am Main

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Professionelle Scan-Dienstleister und Digitalisierungsservices für Offenbach am Main

Unternehmen in Offenbach am Main stehen vor einer klaren Herausforderung: Papierdokumente in Aktenschränken und Kellern blockieren wertvolle Räumlichkeiten, verlangsamen Prozesse und gefährden die Datensicherheit. Die professionelle Digitalisierung Ihrer Akten und Dokumente schafft hier sofort Abhilfe – mit messbarer Zeitersparnis, rechtssicherer Archivierung und einem modernen Büro ohne Papierberge.

Als erfahrener Scan-Dienstleister für Offenbach und Umgebung bietet die wjw-digital GmbH & Co. KG Ihnen den kompletten Service aus einer Hand – als verlässliche Lösung für Unternehmen: von der Abholung Ihrer Ordner über die hochauflösende Digitalisierung bis zur zertifizierten Aktenvernichtung. Lokale Scandienstleister bieten Abholung und Digitalisierung von Dokumenten an – und genau das ist unser Kerngeschäft, ergänzt durch unseren professionellen Scan-Service.

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Schnell, sicher und zuverlässig – Ihr Digitalisierungsprojekt startet mit einem Anruf.

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Warum Dokumentendigitalisierung für Ihr Unternehmen unverzichtbar ist

Die Digitalisierung von Akten und Dokumenten ist längst keine Option mehr, sondern eine strategische Notwendigkeit. Wer heute noch auf Papier setzt, verschenkt Effizienz, riskiert Datenverlust und zahlt unnötig für Lagerflächen. Digitale Archive erleichtern zudem die tägliche Nutzung von Informationen. Die Vorteile sind konkret und messbar:

• Platzersparnis: Unternehmen können durch Digitalisierung 80 % ihrer Fläche einsparen. Physische Aktenlager belegen oft ganze Räume unter ungünstigen Bedingungen – Feuchtigkeit, Lichteinfall und mangelnde Sicherheit gefährden wertvolle Unterlagen.
• Zeitersparnis: Digitalisierung spart bis zu 70 % Zeit bei der Dokumentensuche. Dank OCR-Texterkennung und intelligenter Verschlagwortung finden Ihre Mitarbeiter Dokumente in Sekunden statt Stunden und beschleunigen die Suche nach einzelnen Unterlagen deutlich.
• Kostensenkung: Wegfall von Lager-, Klimatisierungs- und Personalkosten für die manuelle Aktensuche. Jeder eingesparte Quadratmeter Lagerfläche reduziert Ihre Mietkosten direkt.
• Rechtssicherheit: DSGVO-konforme Archivierung nach dem TR-RESISCAN-Standard (BSI TR-03138) gewährleistet, dass Ihre digitalen Dokumente die volle Beweiskraft des Papieroriginals behalten. Revisionssichere Digitalisierung gewährleistet rechtssichere Dokumentenvernichtung.
• Mobilität: Zugriff auf Ihre Daten von überall und jederzeit – ob im Büro in Offenbach, im Homeoffice oder unterwegs.
• Sicherheit: Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und georedundante Speicherung schützen vor Datenverlust, Brand, Wasserschäden und unbefugtem Zugriff. Dokumente sollten an mindestens zwei Orten gespeichert werden.

Digitalisierung verbessert darüber hinaus die Kundenkommunikation und das Unternehmensimage und schafft die Basis für effizientere Unternehmensprozesse – ein echter Mehrwert für jedes Unternehmen in der Stadt Offenbach.

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Unsere Digitalisierungsservices

Geschäftskunden in Offenbach

Die wjw-digital GmbH & Co. KG bietet maßgeschneiderte Digitalisierungslösungen für Unternehmen aller Größen in Offenbach und der gesamten Umgebung – von Frankfurt am Main über Hanau bis Wiesbaden. Unsere Spezialisierung umfasst Banken und Finanzdienstleister, Kanzleien, Steuerberater und Industriebetriebe mit ihren jeweils spezifischen Anforderungen an Datenschutz und Compliance.

Der Komplettservice reicht von der Abholung Ihrer Aktenordner über das professionelle Scannen und die OCR-Erfassung, inklusive Datenerfassung und Indexierung, bis zur sicheren Aktenvernichtung – alles aus einer Hand. Externe Digitalisierungsdienste können große Mengen an Bestandsakten digitalisieren, und mit einer Kapazität von bis zu 500.000 Seiten täglich bewältigen wir selbst umfangreiche Archive zuverlässig – als zentral organisierter Ort-Service, bei dem die Unterlagen nicht vor Ort beim Kunden gescannt werden müssen.

Behörden und öffentliche Einrichtungen

Behörden und öffentliche Einrichtungen unterliegen besonderen Compliance-Anforderungen. Neben der DSGVO müssen Landesgesetze, Archivgesetze und Schriftgutbewahrungsverordnungen beachtet werden. Die Stadt Offenbach hat viele Bestände auf digitalen Workflow umgestellt – ein Trend, der sich im Rahmen von Programmen wie „Digitale Kommune@Hessen“ weiter beschleunigt.

Die wjw-digital GmbH & Co. KG bietet rechtssichere Digitalisierung für Verwaltungsunterlagen, Amtsakten und historische Dokumente. Die Digitalisierung erfolgt nach der technischen Richtlinie TR-RESISCAN, und digitale Akten werden revisionssicher nach GoBD abgelegt.

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Top 10 Dokumententypen, die wir digitalisieren

1. Personalakten: Sichere Verarbeitung sensibler Mitarbeiterdaten mit Schutzklasse 2–3 und höchsten Datenschutzstandards.
2. Rechnungen und Belege: Optimierung für digitale Buchhaltung – seit 2025 gilt für Buchungsbelege eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren.
3. Verträge und Vereinbarungen: Rechtssichere Archivierung wichtiger Dokumente mit Volltextsuche und schneller Auffindbarkeit.
4. Medizinische Akten: Höchste Vertraulichkeit bei Patientendaten – Schutzklasse 3, Sicherheitsstufe P-5 oder höher.
5. Baupläne und technische Zeichnungen: Großformate bis DIN A0 – Dokumente können in Formaten bis 44 Zoll gescannt werden.
6. Gerichtsakten: Spezielle Bearbeitung für Anwaltskanzleien unter Wahrung des Mandantengeheimnisses.
7. Steuerunterlagen: Langzeitarchivierung nach gesetzlichen Vorgaben – zehn Jahre für Jahresabschlüsse, sechs Jahre für Geschäftsbriefe.
8. Versicherungsdokumente: Sichere Digitalisierung und Archivierung für Versicherungsunternehmen und Makler.
9. Archivalien und Urkunden: Schonende Digitalisierung historischer Dokumente mit spezialisierten Flachbettscannern.
10. Korrespondenz: E-Mail-Integration und digitale Ablage – eine logische Ordnerstruktur erleichtert die Ablage digitaler Dokumente.

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Unser Digitalisierungsprozess in Offenbach am Main

Schritt 1: Kostenlose Beratung und Angebotserstellung

Jeder Digitalisierungsprozess beginnt mit einer fundierten Analyse Ihres Dokumentenbestands. Wir klären individuelle Anforderungen: Welche Art von Dokumenten liegt vor? Welche Aufbewahrungsfristen gelten? Welche Formate und Zugriffsrechte werden benötigt?

Die Erstberatung erfolgt wahlweise vor Ort in Offenbach oder telefonisch. Sie erhalten eine transparente Kostenkalkulation ohne versteckte Gebühren. Es gibt drei Hauptwege zur Digitalisierung von Dokumenten: lokal mittels eigener Scanner, mittels Apps oder durch professionelle Auslagerung – wir beraten Sie ehrlich, welcher Weg für Ihren Bedarf der richtige ist.

Schritt 2: Sichere Abholung in Offenbach

Termingerechte Abholung durch qualifiziertes Fachpersonal direkt an Ihrem Standort. Akten werden in Sicherheitsbehältern transportiert, und der Transport erfolgt in der Regel als Direktfahrt. Dokumente werden sicher und datenschutzkonform transportiert – jeder Transport wird mit einem Übernahmeprotokoll dokumentiert.

Alternativ können Dokumente per Kurier oder Post versendet werden – je nach Umfang und Sensibilität Ihrer Unterlagen.

Schritt 3: Professionelle Aufbereitung und Digitalisierung

Die Aufbereitung umfasst die sorgfältige Entfernung von Heft- und Büroklammern, die Reparatur beschädigter Seiten und die Sortierung der Dokumente. Anschließend erfolgt die hochauflösende Digitalisierung mit modernster Scanner-Technologie – mindestens 300 dpi, bei Bedarf 400 dpi oder höher. Scans in Schwarz-Weiß oder Farbe sind möglich, je nach Dokumententyp.

Die Texterkennung erfolgt standardmäßig bei der Digitalisierung. OCR-Software ermöglicht Volltextsuche in gescannten Dokumenten, und die Verschlagwortung erfasst spezifische Kenndaten wie Kundennummern, Vertragsnummern oder Datumsangaben. Datenerfassung und Kategorisierung unterstützen dabei auch die spätere Ablage. Die digitale Archivierung ermöglicht eine Volltextsuche in Dokumenten – so wird jedes Blatt Papier zum durchsuchbaren digitalen Dokument.

Schritt 4: Sichere Datenlieferung und Aktenvernichtung

Die fertigen Scans werden verschlüsselt übertragen oder auf dem gewünschten Datenträger geliefert. Dokumentenmanagementsysteme erleichtern die digitale Archivierung von Akten, und Langzeitarchivierung kann in sicheren Servern oder Cloud-Speichern erfolgen.

Nach der Digitalisierung erfolgt eine vierwöchige kostenfreie Lagerung zur sicheren Zwischenaufbewahrung vor Rückgabe oder Vernichtung und zur Qualitätskontrolle. Die Rückgabe der Dokumente erfolgt in der ursprünglichen Reihenfolge. Auf Wunsch übernimmt die wjw-digital GmbH & Co. KG die zertifizierte Aktenvernichtung nach DIN 66399 – Sie erhalten ein Vernichtungszertifikat als Nachweis. Akten können nach der Digitalisierung gemäß DIN 66399 vernichtet werden.

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Kundenstimmen aus Offenbach am Main

„Wir haben über 2.000 Aktenordner digitalisieren lassen – die Zusammenarbeit war von der Abholung bis zur Datenlieferung erstklassig. Unsere Mitarbeiter finden Dokumente jetzt in Sekunden statt Stunden. Die Zeitersparnis ist enorm!“ – Steuerberatungskanzlei, Offenbach am Main

„Die Qualität der Scans und die professionelle Bearbeitung haben uns überzeugt. Besonders die lokale Nähe und persönliche Betreuung durch das Team vor Ort machen den Unterschied zu überregionalen Anbietern.“ – Verwaltungsleiter, mittelständisches Unternehmen in Offenbach

„Als Kanzlei haben wir höchste Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit. Der gesamte Digitalisierungsprozess – vom Transport bis zur Vernichtung – war absolut zuverlässig und DSGVO-konform.“ – Rechtsanwaltskanzlei, Frankfurt am Main

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Häufig gestellte Fragen zur Dokumentendigitalisierung in Offenbach

Wie lange dauert die Digitalisierung meiner Akten?

Die Bearbeitungszeit hängt vom Umfang und der Art Ihrer Dokumente ab. Bis zu 500.000 Seiten werden täglich digitalisiert – selbst umfangreiche Archive bearbeiten wir in wenigen Wochen. Für dringende Projekte bieten wir einen Express-Service an. Nach der kostenlosen Beratung erhalten Sie einen verbindlichen Zeitplan.

Sind meine Daten während der Digitalisierung sicher?

Absolute Sicherheit hat höchste Priorität. Dokumente werden in versiegelten Sicherheitsbehältern transportiert, der Transport erfolgt als Direktfahrt. In unseren Räumlichkeiten gelten strenge Zugangskontrollen, Verschlüsselung und DSGVO-konforme Verarbeitung. Die Digitalisierung erfolgt nach der technischen Richtlinie TR-RESISCAN, und jeder Schritt wird dokumentiert.

Was passiert mit meinen Originalakten nach der Digitalisierung?

Sie haben die Wahl: Die Rückgabe der Dokumente erfolgt in der ursprünglichen Reihenfolge, oder die wjw-digital GmbH & Co. KG übernimmt die zertifizierte Vernichtung nach DIN 66399 mit Vernichtungszertifikat. Vor der Entscheidung bieten wir eine kostenfreie Zwischenlagerung für vier Wochen. Einige Dokumente – wie notarielle Urkunden – sollten im Original aufbewahrt werden; hierzu beraten wir Sie individuell.

Kann ich auch einzelne Dokumente digitalisieren lassen?

Selbstverständlich. Eigenes Scannen ist für kleinere Dokumentenmengen möglich, und Smartphone-Apps ermöglichen das Abfotografieren und Scannen von Dokumenten. Doch für professionelle Qualität und rechtssichere Erfassung lohnt sich unser Scan-Service auch bei kleineren Mengen. Unsere Preise sind transparent: Aktenordner werden ab 13,90 € (500 Blatt) gescannt, Scan-Standardordner kosten 18,50 € pro Aktenordner, Scan-Mischordner 24,50 € pro Aktenordner. Der Preis pro gescannter Seite beträgt 0,06 €, die Indexierung pro Dokument kostet 0,30 €. Hängeregister scannen kostet ab 2,90 € (100 Blatt). Spezialisierte Dienstleister bieten Lösungen für große Archive ebenso wie für einzelne Ordner.

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Kontakt

Starten Sie noch heute Ihr Digitalisierungsprojekt!

Ihre Akten und Dokumente verdienen eine sichere, digitale Zukunft. Die wjw-digital GmbH & Co. KG in Offenbach am Main steht Ihnen als zuverlässiger Partner für die professionelle Digitalisierung zur Seite – persönlich, kompetent und mit der Erfahrung aus tausenden erfolgreich abgeschlossenen Projekten.

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Telefon: (069) XXXX-XXXX E-Mail: info@wjw-digital.de Adresse: Offenbach am Main

Unser Servicegebiet: Offenbach, Frankfurt, Hanau, Dreieich, Wiesbaden und die gesamte Rhein-Main-Region.

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