Akten und Dokumente digitalisieren in Frankfurt am Main

Akten und Dokumente digitalisieren in Frankfurt am Main – Scan-Service für Unternehmen und Kanzleien

Papierstapel, überquellende Kellerarchive und endlose Suchzeiten nach einem einzigen Beleg: Für viele Unternehmen und Kanzleien in Frankfurt am Main gehört das noch zum Alltag. Dabei lässt sich der gesamte Aktenbestand heute effizient, rechtssicher und wirtschaftlich digitalisieren. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie ein professioneller Scan-Service der wjw Digital GmbH & Co KG funktioniert, welche rechtlichen Anforderungen gelten und was die Digitalisierung Ihrer Akten konkret kostet.

 

Akten digitalisieren in Frankfurt am Main – Ihr schneller Überblick

Ob Rechtsanwaltskanzlei im Westend, Steuerberatungsbüro in Bockenheim oder mittelständisches Unternehmen in Fechenheim: Die Digitalisierung von Akten und Dokumenten betrifft nahezu jede Branche im Raum Frankfurt am Main. Die wjw Digital GmbH & Co KG digitalisiert alle gängigen Aktenarten – von klassischen Aktenordnern und Hängeregistern über Personalakten und Verträge bis hin zu kompletten Bauakten mit Plänen und Zeichnungen.

Der professionelle Scan-Service der wjw Digital GmbH & Co KG umfasst die Abholung Ihrer Unterlagen in Frankfurt, Offenbach, Eschborn, Bad Homburg und der gesamten Umgebung im Rhein-Main-Gebiet. Die Digitalisierung von Akten erfolgt durch spezialisierte Dienstleister, die jeden Schritt – von der Belegaufbereitung über das Scannen bis zur Indexierung – nach dokumentierten Qualitätsstandards durchführen.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Deutlich weniger Lagerfläche und Platzbedarf für physische Archive
• Digitale Dokumente sind innerhalb von Sekunden auffindbar statt nach stundenlanger Suche
• Standortunabhängiger Zugriff – ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs
• Revisionssichere Archivierung nach GoBD-Anforderungen

Warum Akten und Dokumente digitalisieren? – Vorteile für Unternehmen in Frankfurt

Frankfurt am Main ist Heimat zahlreicher Banken, Versicherungen, Kanzleien, Steuerberater, Logistikunternehmen und Start-ups. All diese Branchen eint ein gemeinsames Problem: ein enormes Aufkommen an Papierdokumenten, das verwaltet, archiviert und bei Bedarf schnell gefunden werden muss.

Die wichtigsten Vorteile einer Digitalisierung im Überblick:

• Platzersparnis: Digitale Archivierung spart bis zu 50 % der Lagerkosten. In Frankfurt, wo Büroflächen zwischen 25 und 30 Euro pro Quadratmeter kosten, rechnet sich das schnell.
• Schnelle Recherche: Dank OCR-Volltextsuche finden Sie Namen, Aktenzeichen oder Rechnungsnummern in Sekundenbruchteilen.
• Homeoffice-Fähigkeit: Teams greifen standortunabhängig auf dieselben Dokumente zu.
• Bessere Auskunftsfähigkeit: Gegenüber Kunden, Mandanten oder Behörden liefern Sie Informationen sofort statt mit Tagen Verzögerung.

Die Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen beträgt bis zu 10 Jahre – bei Büchern, Jahresabschlüssen und Inventaren sogar zwingend gemäß § 147 AO und § 257 HGB. Weitere Unterlagen wie Geschäftsbriefe müssen mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden. Digitale Archive unterstützen diese Fristen effizient, weil sie keinen physischen Platz beanspruchen und automatisch mit Lösch- oder Aufbewahrungsmarkierungen versehen werden können.

Konkretes Beispiel: Ein Unternehmen in Frankfurt mit 500 Aktenordnern belegt damit leicht einen Archivraum von 20 Quadratmetern. Bei Mietkosten von rund 500 bis 600 Euro monatlich amortisiert sich ein einmaliges Digitalisierungsprojekt bereits innerhalb weniger Monate – und der Raum steht für produktive Nutzung frei.

Unser Scan-Service der wjw Digital GmbH & Co KG für Frankfurt am Main im Überblick

Als Scandienstleister für die Region Frankfurt am Main bietet die wjw Digital GmbH & Co KG einen Full-Service, der den gesamten Prozess von der Abholung bis zur Datenübergabe abdeckt. Full-Service-Anbieter übernehmen Abholung, Aufbereitung und Scannen aus einer Hand.

Unsere Leistungsbausteine:

• Abholung Ihrer Akten direkt an Ihrem Standort in Frankfurt und Umgebung
• Belegaufbereitung: Entheften, Klammern entfernen, Belege glätten
• Scannen mit Hochleistungsscannern in Auflösungen bis zu 600 dpi
• OCR-Texterkennung für durchsuchbare Dateien
• Indexierung nach Ihren individuellen Vorgaben
• Datenausgabe in Formaten wie PDF/A, TIFF, JPG oder weiteren Formaten
• Optionale Aktenvernichtung nach DIN 66399 mit Vernichtungszertifikat

Wir übernehmen sowohl kleine Projekte mit wenigen Ordnern als auch Großprojekte mit mehreren tausend Aktenordnern. Unsere Scandienstleistungen sind ISO-zertifiziert nach 9001:2015, was hohe Qualitätsstandards in jedem Schritt sicherstellt. Die gesamte Verarbeitung erfolgt datenschutzkonform nach DSGVO.

Geeignete Dokumente: Welche Akten digitalisiert die wjw Digital GmbH & Co KG in Frankfurt?

Wir scannen und digitalisieren eine breite Palette von Aktenarten und Dokumenten:

• Finanzbuchhaltung und Geschäftsunterlagen (Rechnungen, Belege, Kontoauszüge)
• Personalakten und Bewerbungsunterlagen
• Patientenakten und medizinische Befunde
• Kreditakten und Anlageunterlagen
• Bauakten mit zugehörigen Plänen und Zeichnungen
• Vertragsordner und Projektakten
• Bücher, Protokolle und Korrespondenz
• Fotos, Bilder und historische Medien

Unsere Scanner verarbeiten Papierformate von DIN A7 (etwa Quittungsgröße) bis DIN A0 und darüber. Dokumente können in Formaten bis zu 44 Zoll gescannt werden. Auch ältere und empfindliche Papierdokumente werden schonend digitalisiert – etwa brüchige Altakten aus Kellerarchiven oder vergilbte Bauzeichnungen.

Praxisbeispiel: Für ein Unternehmen in Frankfurt-Westend hat die wjw Digital GmbH & Co KG den kompletten Archivbestand aus einem Bürogebäude digitalisiert – über 800 Ordner mit gemischten Formaten, von Quittungen bis hin zu Großformatplänen.

Scan-Prozess: So läuft die Digitalisierung Ihrer Akten in Frankfurt mit der wjw Digital GmbH & Co KG ab

Unser Scan-Prozess ist transparent, nachvollziehbar und in klar definierte Schritte unterteilt. Der Prozess der Digitalisierung umfasst Vorbereitung, Scannen, Indexierung und Vernichtung – jede Phase wird dokumentiert und protokolliert.

Jeder Ordner und jede Transportkiste erhält eine eindeutige Kennzeichnung. So ist jederzeit nachvollziehbar, wo sich Ihre Unterlagen befinden. Auf Wunsch bieten wir während des Projekts einen Scan-on-Demand-Service an: Wenn Sie eine bestimmte Akte dringend benötigen, priorisieren wir diese und stellen sie digital bereit.

1. Beratung und Bestandsaufnahme vor Ort in Frankfurt

Bei größeren Projekten – in der Regel ab 50 bis 100 Ordnern – bietet die wjw Digital GmbH & Co KG einen Vor-Ort-Termin in Frankfurt am Main an. Dabei erfassen wir gemeinsam mit Ihnen:

• Aktenvolumen und Aktenarten
• Prioritäten (welche Bestände zuerst?)
• Gewünschte Ausgabeformate (PDF/A, TIFF, JPG)
• Lager- und Transportbedingungen (Kellerarchive, Hochhäuser, mehrere Standorte)

Auf Basis dieser Bestandsaufnahme erstellen wir ein transparentes Angebot mit klarem Zeit- und Kostenrahmen. So wissen Sie vor dem Auftrag genau, was auf Sie zukommt.

2. Sichere Abholung und Aktentransport im Rhein-Main-Gebiet

Wir organisieren die Abholung Ihrer Akten in Frankfurt, Offenbach, Eschborn, Bad Vilbel, Hanau, Wiesbaden und der weiteren Umgebung. Der Transport erfolgt in verschließbaren Archivboxen oder Sicherheitsbehältern mit Übergabeprotokoll. Die Verpackung ist so gestaltet, dass Ihre Unterlagen während des gesamten Transportwegs geschützt bleiben.

Wir setzen auf eigene Fahrzeuge oder geprüfte Logistikpartner – keine Sammeltransporte mit Fremdgut. Der DSGVO-konforme Umgang mit sensiblen personenbezogenen Daten ist während des gesamten Transports gewährleistet.

Praxisbeispiel: Bei einem Frankfurter Finanzdienstleister hat die wjw Digital GmbH & Co KG Akten aus drei verschiedenen Standorten in der Innenstadt abgeholt – koordiniert über zwei Tage, mit lückenloser Protokollierung jeder einzelnen Kiste.

3. Belegaufbereitung und Sortierung Ihrer Dokumente

Bevor der eigentliche Scan-Vorgang beginnt, bereiten wir alle Dokumente sorgfältig auf:

• Aktenordner werden entheftet, Büro- und Heftklammern entfernt
• Belege werden geglättet und auf Scanfähigkeit geprüft
• Die ursprüngliche Reihenfolge und Aktenstruktur bleibt erhalten
• Sonderfälle wie Haftnotizen, angeklebte Belege oder Registerblätter werden gesondert behandelt
• Gemischte Formate (Quittungen, DIN A5, DIN A3) verarbeiten wir ohne Vorsortierung durch Sie

Dieser Schritt ist besonders wichtig für Kanzleien und Steuerberater, bei denen die Aktenstruktur die fachliche Logik abbildet.

4. Scannen der Akten mit Hochleistungsscannern

Unsere technische Ausstattung umfasst Hochleistungsscanner für Formate von DIN A7 bis DIN A3 sowie Großformatscanner für Pläne bis DIN A0 und darüber. Dokumente werden in Auflösungen bis zu 600 dpi gescannt – Standard ist 300 dpi in Farbe oder Graustufe, was eine optimale Balance zwischen Lesbarkeit und Dateigröße bietet.

Automatische Funktionen sichern die Qualität:

• Doppeleinzugskontrolle verhindert, dass Seiten übersprungen werden
• Leerseitenerkennung reduziert unnötige Dateien
• Automatische Ausrichtung und Zuschneiden sorgen für gleichmäßige Scans

Die wjw Digital GmbH & Co KG kann bis zu 500.000 Seiten pro Tag digitalisieren. Das revisionssichere Scannen orientiert sich an den GoBD-Anforderungen und – falls gefordert – an den Vorgaben der BSI TR-RESISCAN.

5. OCR-Texterkennung, Indexierung und PDF/A-Erstellung

Alle gescannten Dokumente werden per OCR (optische Zeichenerkennung) durchsuchbar gemacht. Die wjw Digital GmbH & Co KG bietet OCR zur Texterkennung in Dokumenten, sodass Sie anschließend per Volltextsuche nach Namen, Aktenzeichen, Rechnungsnummern oder Datumsangaben suchen können.

Zusätzlich bieten wir eine individuelle Indexierung an – zum Beispiel nach:

• Ordnerbezeichnung oder Aktennummer
• Kundennummer oder Mandantenname
• Jahrgang, Filiale oder Projekt

Dokumentenmanagementsysteme bieten Funktionen wie Volltextsuche und revisionssichere Archivierung. Auf Wunsch erzeugen wir PDF/A-Dateien für die Langzeitarchivierung und integrieren die Daten in Ihr bestehendes DMS.

6. Datenausgabe, Übergabe und Integration in Ihr System

Nach Abschluss des Scanprojekts übergeben wir Ihre digitalen Daten auf dem von Ihnen bevorzugten Weg:

• Verschlüsselte Festplatte oder USB-Datenträger
• SFTP-Server oder gesicherter Cloud-Transfer
• Direkte Anbindung an Ihr DMS

Unterstützte Formate sind PDF/A als Standard sowie TIFF und JPG auf Wunsch. Metadaten liefern wir als CSV, XLSX oder XML. Die Struktur der digitalen Ordner kann an Ihre bisherige Papierstruktur angelehnt werden – etwa nach Standort, Jahr oder Kunde.

Typisches Szenario: Ein Frankfurter Steuerberatungsbüro erhält seine digitalisierten Mandantenakten als PDF-Dateien mit Indexdaten, die direkt in DATEV oder eine vergleichbare Software importiert werden. Dokumente werden häufig nach der Digitalisierung in einer Cloud-Umgebung archiviert, was den Zugriff für alle Berechtigten vereinfacht.

7. Optionale Aktenrücklieferung, Lagerung oder Vernichtung

Nach erfolgreicher Digitalisierung haben Sie drei Optionen:

1. Rücktransport: Wir liefern Ihre Originalakten in der ursprünglichen Reihenfolge an Ihren Standort zurück.
2. Zwischenlagerung: Befristete Lagerung (z. B. 4 bis 8 Wochen) für interne Prüfungen, bevor Sie über die Vernichtung entscheiden.
3. Datenschutzkonforme Vernichtung: Die Vernichtung von Dokumenten erfolgt nach DIN 66399 – erst nach Ihrer schriftlichen Freigabe und mit Vernichtungszertifikat.

Sensible Akten wie Personalakten werden dabei nach besonders strengen Sicherheitsstandards behandelt. Die Aktenvernichtung ist ein optionaler Baustein, den Sie jederzeit hinzubuchen können.

Technik und Scanqualität: So sorgt die wjw Digital GmbH & Co KG für lesbare und sichere digitale Dokumente

Die Qualität der Scans entscheidet darüber, ob Ihre digitalen Unterlagen dauerhaft lesbar, rechtlich verwertbar und praktisch nutzbar sind. ISO-zertifizierte Scandienstleister müssen hohe Qualitätsstandards einhalten – das gilt für Auflösung, Farbmodus, Dateiformat und Kompression gleichermaßen.

Unsere Qualitätskontrollen umfassen Stichproben während des Scanprozesses und Vollständigkeitsprüfungen nach Projektabschluss. Schlecht lesbare Altakten werden durch angepasste Einstellungen (z. B. Kontrasterhöhung, Farbkorrektur) optimiert, sodass auch verblasste oder verschmutzte Dokumente lesbar digitalisiert werden.

Scanformate und Auflösungen für Akten, Pläne und Zeichnungen

Dokumenttyp	Format	Empfohlene Auflösung	Ausgabeformat
Standardakten	DIN A7 – A4	300 dpi	PDF/A mit OCR
Großformate / Pläne	DIN A2 – A0	200–300 dpi	PDF oder TIFF
Detailzeichnungen	Variabel	bis 600 dpi	TIFF oder JPG
Fotos und Bilder	Variabel	300–600 dpi	JPG oder TIFF
Für Archivzwecke bevorzugen wir PDF/A mit integrierter OCR-Texterkennung. Für CAD-Prozesse oder technische Abteilungen stellen wir bei Bedarf zusätzliche Formate bereit.

Dateiformate: Warum PDF/A für Frankfurt-Unternehmen sinnvoll ist

PDF/A ist ein ISO-standardisiertes Format, das speziell für die Langzeitarchivierung entwickelt wurde. Der entscheidende Vorteil: PDF/A-Dateien sind unabhängig von Spezialsoftware lesbar – auch in 10 oder 20 Jahren.

Für Unternehmen in Frankfurt bedeutet das:

• Steuerprüfungen und interne Audits lassen sich mit sofort lesbaren Dokumenten bewältigen
• Die Integration in DMS-Lösungen und E-Akte-Systeme funktioniert reibungslos
• GoBD-Anforderungen an Unveränderbarkeit und Lesbarkeit werden erfüllt

Zusätzlich können Originalscans im TIFF-Format gespeichert werden, falls interne Richtlinien dies verlangen. So erhalten Sie maximale Flexibilität bei der Archivierung.

Rechtliche Anforderungen: GoBD, DSGVO und ersetzendes Scannen

Rechtssichere Digitalisierung ist für Unternehmen und Kanzleien in Frankfurt keine Option, sondern Pflicht. Rechtliche Anforderungen an die Digitalisierung umfassen die DSGVO und GoBD-konforme Archivierung. Die wjw Digital GmbH & Co KG bietet Prozesse an, die sich an GoBD, DSGVO und – sofern gefordert – an der TR-RESISCAN orientieren. Eine enge Abstimmung mit Ihrem Steuerberater, Datenschutzbeauftragten oder Ihrer internen Revision ist dabei jederzeit möglich.

GoBD-konformes Scannen von Geschäftsunterlagen

Die Aufbewahrungsfrist von Geschäftsunterlagen beträgt bis zu 10 Jahre. Die Digitalisierung muss GoBD-konform sein für revisionssichere Archive. Das bedeutet konkret:

• Unveränderbarkeit: Digitale Belege dürfen nachträglich nicht verändert werden
• Nachvollziehbarkeit: Jeder Scan-Vorgang wird protokolliert
• Vollständigkeit: Alle Belege müssen lückenlos erfasst sein

Revisionssichere Archivierung reduziert rechtliche Risiken und Kosten – etwa bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt. Unsere Scan-Prozesse unterstützen diese Anforderungen durch lückenlose Protokollierung, dokumentierte Qualitätssicherung und standardisierte Workflows.

Beispiel: Ein Frankfurter Unternehmen digitalisiert seine Eingangspost und Eingangsrechnungen. Die Belege werden gescannt, per OCR erkannt, indexiert und direkt in einen digitalen Freigabe- und Buchungsworkflow überführt. Unternehmen sparen durch Digitalisierung Zeit und Personalkosten, weil manuelle Sortierung und physische Ablage entfallen.

DSGVO und Datenschutz beim Digitalisieren sensibler Akten

Bei Personalakten, Patientenakten und Kreditakten gelten besondere Sorgfaltspflichten. Die wjw Digital GmbH & Co KG setzt folgende Maßnahmen um:

• Zutrittskontrolle zu allen Scan- und Lagerbereichen
• Zugriffskonzepte, die sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Ihre Daten sehen
• Verschwiegenheitserklärungen für alle beteiligten Mitarbeiter
• Ein Auftragsverarbeitungsvertrag regelt die DSGVO-konforme Datenverarbeitung
• Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert

Datenschutzmaßnahmen werden von einer IHK-zertifizierten Beauftragten überwacht. Bei Unternehmen mit Betriebsräten und Datenschutzbeauftragten in Frankfurt stimmen wir die Prozesse vorab gemeinsam ab. Die Sicherheit Ihrer Daten hat für uns oberste Priorität – ohne unrealistische Versprechen zu machen.

Ersatzscannen: Wann Papierdokumente nach dem Scan weg dürfen

Ersetzendes Scannen bedeutet: Das Papieroriginal wird durch den digitalen Scan rechtlich ersetzt und darf anschließend vernichtet werden. Damit das funktioniert, müssen bestimmte Anforderungen erfüllt sein:

• Dokumentierte Prozesse und eine vollständige Verfahrensdokumentation
• Klare Verantwortlichkeiten im Unternehmen
• Technische Maßnahmen zur Sicherstellung von Integrität und Authentizität (z. B. Transfervermerk)

Wir unterstützen Sie bei der Erstellung einer unternehmensinternen Verfahrensdokumentation nach den Vorgaben der BSI TR-RESISCAN. Die Entscheidung zur Vernichtung sollte immer in Abstimmung mit Ihrem Steuerberater, Ihrer Rechtsabteilung oder der zuständigen Aufsichtsbehörde getroffen werden.

Praxisbeispiel: Ein Steuerbüro in Frankfurt stellt seine gesamte Belegarchivierung auf ersetzendes Scannen um. Nach der Digitalisierung und einer vierwöchigen Prüfphase werden die Papierbelege datenschutzkonform vernichtet. Das Ergebnis: Zwei Kellerräume werden frei, die Zeitersparnis bei der Belegsuche liegt bei über 80 %.

Scan-on-Demand und digitale Aktenbereitstellung aus Frankfurt

Nicht immer ist es sinnvoll, den gesamten Aktenbestand auf einmal zu digitalisieren. Unser Scan-on-Demand-Service bietet eine flexible Alternative: Wir lagern Ihre physischen Akten sicher zwischen und digitalisieren jeweils nur die Unterlagen, die Sie aktuell benötigen.

Die Vorteile:

• Geringere Anfangskosten, da nicht alles sofort gescannt wird
• Schnelle Verfügbarkeit einzelner Akten auf Anfrage
• Flexible Skalierung – Sie bestimmen das Tempo der Digitalisierung
• Digitale Bereitstellung per gesichertem Portal, SFTP oder individuell vereinbartem Übertragungsweg

Fallbeispiel: Ein Frankfurter Unternehmen mit einem stark genutzten Archiv von 2.000 Ordnern entscheidet sich zunächst für Scan-on-Demand. Die am häufigsten angefragten Akten werden zuerst digitalisiert, der Rest folgt schrittweise über mehrere Monate.

Zwischenlagerung Ihrer Akten während des Digitalisierungsprojekts

Während des Digitalisierungsprojekts lagern wir Ihre Akten in sicheren, videoüberwachten Bereichen mit geregeltem Zutritt und klimatisch geeigneten Bedingungen. Jeder Ordner bleibt eindeutig gekennzeichnet und ist jederzeit auffindbar.

Auf Anfrage können einzelne Ordner priorisiert eingescannt und Ihnen digital bereitgestellt werden – ohne dass das Gesamtprojekt verzögert wird.

Schnelle digitale Bereitstellung für Teams in Frankfurt und weltweit

Digitalisierte Dokumente stehen standortunabhängig zur Verfügung. Ob Frankfurt, Homeoffice oder internationale Standorte – autorisierte Personen greifen über Ihr DMS oder Filesystem auf dieselben Dateien zu. Berechtigungen und Zugriff werden individuell geregelt.

Beispiel: Projektteams in Frankfurt und London greifen gleichzeitig auf dieselben digitalen Bauakten zu. Die Verfügbarkeit ist sofort gegeben, ohne dass physische Kopien verschickt werden müssen.

Großformate, Pläne und technische Zeichnungen digitalisieren

Bauunternehmen, Architekturbüros und Ingenieurbüros in Frankfurt arbeiten häufig mit Großformatplänen, CAD-Ausdrucken und technischen Zeichnungen. Diese lassen sich mit spezialisierten Großformatscannern digitalisieren – schonend, in hoher Auflösung und mit originalgetreuer Farbtreue.

Typische Anwendungsfälle:

• Bestandspläne von Frankfurter Bürogebäuden
• Technische Dokumentationen für Anlagenbetreiber
• Historische Bauzeichnungen aus Archivbeständen

Scanservice für CAD-Pläne und Bauakten im Rhein-Main-Gebiet

Bauakten bestehen typischerweise aus einer Kombination von Großformatplänen und zugehörigen Papierakten in Ordnern. Die wjw Digital GmbH & Co KG integriert beides in ein einheitliches digitales Archiv mit einheitlicher Dateibenennung – zum Beispiel nach Projekt, Gebäude, Etage oder Gewerk.

Auch bereits digital vorhandene Dateien können in das Archivkonzept integriert werden, sodass Sie am Ende eine vollständige, einheitliche Dokumentation erhalten.

Optimale Dateiausgabe für Technik, Verwaltung und Archiv

• Pläne werden typischerweise als PDF-Dateien mit 200 bis 300 dpi bereitgestellt, optional auch als TIFF oder JPG
• Dateigrößen werden optimiert: Ein DIN A0 Plan in Farbe umfasst ca. 3–5 MB, in Schwarzweiß unter 1 MB
• Dateien sind so dimensioniert, dass sie per E-Mail, in der Cloud oder im DMS gut handhabbar sind
• Auf Wunsch hebt die wjw Digital GmbH & Co KG Planstempel oder Legenden durch höhere Scanqualität besonders hervor

Konditionen, Preise und Beispielkalkulationen für Frankfurt

Die Kosten für die Digitalisierung hängen von mehreren Faktoren ab: Umfang, Aktenzustand, gewünschte Auflösung und Indexierungstiefe. Preise variieren je nach Umfang und Aufbereitung der Dokumente. Die wjw Digital GmbH & Co KG erstellt transparente Angebote und kalkuliert nachprüfbar – nach Ordnern, Seiten oder Projektpaketen.

Unsere Empfehlung: Starten Sie zunächst mit einem Pilotprojekt oder einer Testdigitalisierung. So können Sie die Qualität prüfen und die endgültigen Kosten realistisch einschätzen.

Preisfaktoren beim Digitalisieren von Akten und Dokumenten

Die wichtigsten Kostentreiber im Überblick:

Faktor	Einfluss auf den Preis
Anzahl Ordner / Seiten	Grundlage der Kalkulation
Belegdichte pro Ordner	Mehr Blatt = mehr Scanaufwand
Belegaufbereitung	Stark geheftete oder beschädigte Akten erhöhen den Aufwand
Indexierungstiefe	Einfache Benennung vs. detaillierte Schlagwortvergabe
Auflösung	300 dpi Standard, höhere Auflösung bei Bedarf
Sonderformate	Großformate, Kleinbelege, gemischte Formate
Die Preise für das Digitalisieren von Aktenordnern liegen zwischen 15 und 30 Euro. Konkret: Standardordner scannen kostet 18,50 € pro Aktenordner, Mischordner scannen kostet 24,50 € pro Aktenordner. Scanpreise beginnen bei 13,90 € für 500 Blatt. Zusatzleistungen wie komplexe Datenschnittstellen oder besonders detaillierte Indexierung können Mehrkosten verursachen.

Beispielhafte Projektgrößen im Raum Frankfurt am Main

Beispiel 1 – Kleine Kanzlei in Frankfurt-Bockenheim: 50 Ordner Jahresakten, überwiegend DIN A4 Korrespondenz. Projektlaufzeit etwa 1 bis 2 Wochen. Überschaubare Kosten, schnelle Umsetzung.

Beispiel 2 – Mittelständisches Unternehmen in Frankfurt-Fechenheim: 500 Ordner mit gemischten Hängeregistern und teilweise beschädigten Altakten. Projektlaufzeit mehrere Wochen, inklusive aufwendiger Belegaufbereitung. Die Kosten bewegen sich hier im mittleren vierstelligen Bereich.

Beispiel 3 – Großprojekt im Rhein-Main-Gebiet: Mehrere tausend Ordner aus verschiedenen Standorten. Projektlaufzeit mehrere Monate, mit Meilensteinen und Pilotphase. Individuelle Rahmenverträge und eine detaillierte Kostenübersicht werden vorab erstellt.

Für jedes Projekt erstellt die wjw Digital GmbH & Co KG einen realistischen Zeitplan und eine transparente Kalkulation – ohne versteckte Kosten.

Für wen eignet sich der Scan-Service der wjw Digital GmbH & Co KG in Frankfurt besonders?

Unser Scanservice richtet sich an alle Organisationen im Rhein-Main-Gebiet, die physische Aktenbestände effizient in digitale Dokumente überführen wollen. Je nach Branche unterscheiden sich die konkreten Anforderungen.

Unternehmen, Kanzleien und Steuerberater in Frankfurt am Main

Wirtschaftsprüfer, Steuerkanzleien und Rechtsanwaltskanzleien arbeiten täglich mit Mandatsakten, Jahresabschlussordnern, Prozessakten und Fristensachen. Digitale Akten beschleunigen die Zusammenarbeit mit Mandanten, Finanzämtern und Gerichten erheblich. Ein Partner für die Digitalisierung sorgt dafür, dass die fachliche Aktenstruktur erhalten bleibt und alle Kunden jederzeit bedient werden können.

Banken, Finanzdienstleister und Versicherungen im Rhein-Main-Gebiet

Kreditakten, Vertragsordner, Anlageunterlagen und Reporting-Dokumente stellen besondere Anforderungen an Sicherheit, Revisionssicherheit und Nachvollziehbarkeit. Internationale Teams, die von Frankfurt aus auf digitale Archive zugreifen, profitieren von standortunabhängiger Verfügbarkeit. Die Digitalisierung ist revisionssicher und datenschutzkonform.

Gesundheitswesen, Kliniken und Praxen in Frankfurt

Patientenakten, Befunde, Laborberichte und Röntgenbefunde in Papierform beanspruchen in Praxen und Kliniken wertvollen Platz. Die Digitalisierung verkürzt Wege, beschleunigt die Versorgung und erfüllt strenge Datenschutzanforderungen und Schweigepflichten.

Öffentliche Verwaltung, Bildungseinrichtungen und Verbände

Einwohnerakten, Bauakten, Schulakten und Verbandsdokumentationen – die Verwaltung in Frankfurt steht vor der Aufgabe, Altakten schrittweise auf E-Akten umzustellen. Die wjw Digital GmbH & Co KG unterstützt Behörden und Bildungseinrichtungen bei der Entlastung überfüllter Kellerarchive und der Umsetzung von E-Government-Initiativen.

Projektplanung: Schritt für Schritt zur digitalen Akte in Frankfurt

Eine gute Planung ist der Schlüssel für ein erfolgreiches Digitalisierungsprojekt. Die typischen Phasen sind: Analyse, Konzeption, Pilot, Rollout und Optimierung. Die wjw Digital GmbH & Co KG begleitet Unternehmen in Frankfurt durch alle Phasen und bringt Erfahrungen aus vergleichbaren Projekten ein.

Start mit einem Pilotprojekt und Testscans

Wir empfehlen, zunächst einen Teilbestand von 5 bis 20 Ordnern als Pilot zu digitalisieren. Im Pilotprojekt testen und optimieren Sie:

• Dateibenennung und Ordnerstruktur
• Indexierung und Verschlagwortung
• Ausgabeformate und Bildqualität
• Workflows für die spätere Nutzung

Auf Basis der Erfahrungen aus dem Pilotprojekt erfolgt die endgültige Projektplanung für den Gesamtbestand. So minimieren Sie Risiken und schaffen eine belastbare Grundlage für die Lösung Ihres Archivproblems.

Ressourcenplanung und interne Verantwortlichkeiten

Erfolgreiche Digitalisierungsprojekte brauchen interne Ansprechpartner. Definieren Sie vorab:

• Wer übernimmt die Projektleitung?
• Welche Fachabteilungen (IT, Buchhaltung, Personalabteilung) sind eingebunden?
• Welche internen Prozesse sollten parallel überarbeitet werden (z. B. digitale Freigaben, DMS-Nutzung)?

Die wjw Digital GmbH & Co KG stellt Ihnen bei Wunsch Vorlagen für Checklisten, Projektpläne und Ablagestrukturen bereit.

FAQ: Häufige Fragen zur Digitalisierung von Akten in Frankfurt

Im Folgenden beantworten wir die Fragen, die uns Kunden in Frankfurt am häufigsten stellen.

Müssen wir die Akten vorher sortieren? Nein. Die wjw Digital GmbH & Co KG übernimmt die komplette Belegaufbereitung und verarbeitet auch gemischte Formate ohne Vorsortierung. Sie übergeben Ihre Ordner so, wie sie im Archiv stehen.

Wie lange dauert ein Digitalisierungsprojekt? Das hängt vom Umfang ab. 50 Ordner schaffen wir in ein bis zwei Wochen, bei Großprojekten planen wir gemeinsam einen Zeitrahmen über mehrere Monate. Unsere Kapazitäten erlauben es, bis zu 500.000 Seiten pro Tag zu digitalisieren.

Wie sicher sind unsere Daten während des Projekts? Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Der Datenschutz wird über Zutrittskontrolle, Zugriffskonzepte und einen Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt. Unsere Prozesse sind ISO-zertifiziert nach 9001:2015.

Was passiert mit den Originalen nach dem Scannen? Sie entscheiden: Rücktransport, befristete Lagerung oder datenschutzkonforme Vernichtung nach DIN 66399 mit Zertifikat.

Welche Formate erhalten wir? Standard ist PDF/A mit OCR-Texterkennung. Auf Wunsch liefern wir zusätzlich TIFF, JPG oder weitere Formate. Metadaten stellen wir als CSV oder XML bereit.

Bieten Sie auch einen Service für die Eingangspost an? Ja, wir können auch Ihre laufende Eingangspost digitalisieren und per E-Mail oder über eine sichere Plattform bereitstellen.

Kontakt und nächster Schritt: Scan-Service in Frankfurt am Main anfragen

Der erste Schritt zur digitalen Akte ist einfacher als gedacht. Nehmen Sie Kontakt mit der wjw Digital GmbH & Co KG auf – per Telefon, E-Mail oder über unser Kontaktformular.

Für ein erstes Angebot sind folgende Informationen hilfreich:

• Geschätzte Anzahl der Ordner oder Akten
• Aktenarten (z. B. Buchhaltung, Personalakten, Bauakten)
• Gewünschter Zeitraum für die Digitalisierung
• Ihr Standort in Frankfurt oder der Umgebung

Wir bieten Ihnen eine unverbindliche Beratung und – wenn gewünscht – einen Vor-Ort-Termin im Raum Frankfurt an. Als Ihr Digitalisierungspartner begleiten wir Sie von der ersten Anfrage bis zur fertigen digitalen Akte.

Ob 50 Ordner oder 5.000: Sprechen Sie uns an und erhalten Sie ein transparentes Angebot für Ihr Digitalisierungsprojekt in Frankfurt am Main.