Akten & Dokumente digitalisieren in Stuttgart
Wir digitalisieren Akten, Ordner und Belege in Stuttgart und Umgebung – von der sicheren Abholung bis zur strukturierten
Datenauslieferung. Unsere Leistungen sind auf Unternehmen, Kanzleien, Praxen und Behörden in der Region Stuttgart zugeschnitten.
Ihr Ansprechpartner: Jürgen Hermann
wjw-digital GmbH & Co. KG
Brühlstr. 16/1
73249 Wernau
E-Mail: jh@wjw-digital.de
Jetzt kostenlose & unverbindliche Anfrage senden
- Unverbindliche Anfrage – kostenlos
- Antwort i. d. R. innerhalb von 24 Std.
Zertifizierungen & Compliance
- DIN EN ISO 9001 – Qualitätsmanagement
- DIN EN ISO/IEC 27001 – Informationssicherheits-Management
- DSGVO-konforme Verarbeitung mit Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO)
- Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) nach Art. 32 DSGVO
- Vernichtung von Papieroriginalen gemäß den Anforderungen der DIN 66399 oder über einen
entsprechend zertifizierten Fachbetrieb – mit Nachweis
Leistungsübersicht
- Abholung vor Ort in Stuttgart und allen Stadtbezirken (gesicherte Transportkette)
- Belegaufbereitung: Entklammern, Glätten, Sortieren, Trennung
- Hochvolumen-Scan in definierter Auflösung (s/w, Graustufen, Farbe)
- Qualitätskontrolle (Stichproben, Vollständigkeit, Lesbarkeit)
- OCR/Texterkennung für durchsuchbare PDFs und Datenextraktion
- Indexierung/Benennung nach Vorgaben (z. B. Aktenzeichen, Kundennummer, Belegdatum)
- Datenübergabe: PDF/A, PDF, TIFF, PNG, JPEG; Metadaten als CSV/JSON/XML
- Option: Rücklieferung der Papieroriginale oder datenschutzkonforme Vernichtung
- Option: sichere Einlagerung der Originale
Beispiel-Workflow
- Abholung & Übergabeprotokoll
- Registrierung/Barcode-Zuordnung pro Ordner oder Vorgang
- Aufbereitung & Scan
- OCR, Indexierung, Qualitätskontrolle
- Datenexport & Übergabe (inkl. Prüfsummenprotokoll)
- Rücklieferung, Einlagerung oder Vernichtung mit Nachweis
Dokumentarten – Beispiele
- Personalakten, Bewerbungsunterlagen, Lohn-/Gehaltsdokumente
- Kunden-, Lieferanten- und Vertragsakten
- Rechnungen, Gutschriften, Kassenbelege, Kontoauszüge
- Steuerunterlagen, Buchhaltungsbelege, Jahresabschlüsse
- Projekt-, Bau- und Immobilienakten (inkl. Pläne/Zeichnungen bis Großformat)
- Technische Dokumentationen, Maschinen- und Serviceakten
- Schulungsunterlagen, Protokolle, Korrespondenz
- Medizinische Unterlagen, Patientenakten (nach gesonderter Vereinbarung)
- Gerichts- und Fallakten, Compliance-/Audit-Dokumente
- Archivbestände, Mischordner, Hängeregister, Mappen, Belege aller Art
Indexfelder & Metadaten (Auswahl)
- Belegdatum, Zeitraum, Jahrgang
- Vorgangs-/Aktenzeichen, Projektnummer
- Kunden-/Mitarbeiter-/Lieferantennummer
- Rechnungsnummer, Betrag, Kostenstelle
- Kategorie, Dokumententyp, Version
Datenformate & Übergabe
| Format | Typische Nutzung | Besonderheiten |
|---|---|---|
| PDF/A oder PDF (mit OCR) | Langzeitarchiv, Aktenmappe, E-Akte | durchsuchbar, mehrseitig, kompatibel |
| TIFF | Langzeit, Systeme mit Bildformat-Anforderung | verlustfrei, einzelne Seiten möglich |
| PNG/JPEG | Einzelseiten, Belegbilder | kompakt, webtauglich |
| CSV/JSON/XML | Index-/Metadaten-Export | für Import in DMS/ERP/ECM |
Typische Einsatzfälle in Stuttgart
- Umzug, Flächenoptimierung, Aktenauslagerung
- Einführung/Erweiterung von DMS/ECM-Systemen
- Digitaler Posteingang und schnelle Vorgangsbearbeitung
- Revisions- und Audit-Vorbereitung
- Altbestände, Mischordner, historisches Archiv
Servicegebiet Stuttgart
Leistung in allen Stadtbezirken, u. a.: Mitte, Bad Cannstatt, Vaihingen, Zuffenhausen, Degerloch, Feuerbach,
Sillenbuch, Möhringen, Botnang, Hedelfingen, Stammheim, Mühlhausen, Münster, Obertürkheim, Plieningen,
Untertürkheim, Weilimdorf, Wangen, West, Ost, Süd, Nord.
Qualität, Sicherheit & Nachweise
- Dokumentierte Prozesse und Vier-Augen-Prinzip
- Zutritts-/Zugriffskontrollen, Protokollierung, verschlüsselte Datenübergabe
- Auf Wunsch: Verfahrensdokumentation, Übergabe-/Vernichtungsprotokolle
- Transport- und Kettennachweis von der Abholung bis zur Übergabe
Häufige Fragen (FAQ)
Welche Auflösung empfehlen Sie?
Für Standardakten 200–300 dpi (s/w oder Graustufen), für Bilder/Farbunterlagen höher – je nach Lesbarkeit
und Anforderung. Wir beraten fallbezogen.
Wie werden doppelte Seiten oder Leerseiten behandelt?
Leerseiten werden auf Wunsch automatisch erkannt und entfernt; doppelte Seiten werden in der Qualitätskontrolle
gekennzeichnet und bereinigt.
Erhalte ich durchsuchbare PDFs?
Ja. Wir führen eine OCR-Texterkennung durch und liefern auf Wunsch PDF/A mit Volltext sowie Metadaten
für Ihr DMS/ECM.
Was passiert mit den Papieroriginalen?
Rücklieferung, sichere Einlagerung oder datenschutzkonforme Vernichtung – je nach Vereinbarung.
Die Vernichtung erfolgt gemäß den Anforderungen der DIN 66399 oder über einen entsprechend
zertifizierten Fachbetrieb, jeweils mit Nachweis.
Wie läuft die Beauftragung ab?
- Kurze Bedarfsaufnahme
- Angebot mit Leistungsbeschreibung
- AV-Vertrag (falls personenbezogene Daten verarbeitet werden)
- Terminierung, Abholung, Durchführung
- Datenübergabe & Nachweise
Beispiele für branchenspezifische Scans
| Branche | Typische Unterlagen | Besonderheiten |
|---|---|---|
| Industrie/Automotive | Fertigungsdokumente, QS-Unterlagen, Maschinenakten | Versionierung, Serien-/Chargennummern als Index |
| Kanzleien/Steuerberatung | Mandatsakten, Buchhaltungsbelege, Schriftsätze | Mandanten-ID, Fristen, GoBD-konforme Ablage |
| Gesundheitswesen | Patientenakten, Befunde, Formulare | Zugriffskonzepte, sensible Daten, Schutzbedarf |
| Immobilien/Bau | Bau-/Objektakten, Pläne bis Großformat | Planzusammenführung, Maßstab, Planstempel |
| Öffentliche Verwaltung | Vorgangsakten, Personalakten, Archivbestände | E-Akte, Aktenzeichen-Logik, Aktenplan |
Checkliste für Ihre Anfrage
- Umfang (Anzahl Ordner/Seiten, Mischordner?)
- Gewünschte Auflösung/Farbmodus
- OCR/Indexfelder und Benennungsregeln
- Datenformate und Importvorgaben (CSV/JSON/XML, PDF/A)
- Umgang mit Originalen (Rücklieferung, Einlagerung, Vernichtung)
- Besondere Anforderungen (Fristen, Prioritäten, Verfahrensdokumentation)
