Akten & Dokumente digitalisieren in München

Effizient: Akten & Dokumente digitalisieren in München: Ihr Scanservice

Suchen Sie nach einer zuverlässigen Methode, um Ihre Akten und Dokumente zu digitalisieren in München? Unser umfassender Scanservice in München bietet Ihnen eine effiziente, sichere und maßgeschneiderte Lösung für die Digitalisierung Ihrer physischen Unterlagen. Professionelle Aktendigitalisierung als Dienstleistung steigert die Effizienz, verbessert die Organisation und erleichtert den Zugang zu wichtigen Unternehmensinformationen erheblich. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie unser Service Ihnen nicht nur bei der Digitalisierung, sondern auch bei der sicheren Archivierung und dem Dokumentenmanagement helfen kann, insbesondere wenn es darum geht, Akten Dokumente digitalisieren in München.

 

Das Wichtigste auf einen Blick

• Der Scanservice in München bietet maßgeschneiderte Digitalisierungslösungen für Unternehmen und öffentliche Einrichtungen unter Einhaltung aller Datenschutzstandards.
• Effiziente Dokumentenvorbereitung, hochwertige Scans mit OCR-Technologie und digitale Archivierung optimieren die Dokumentenverwaltung und erhöhen die Datensicherheit.
• Die Digitalisierung und digitale Archivierung vereinfachen den büroalltag durch optimierte Workflows und platzsparende Archivierung, wodurch Arbeitsprozesse effizienter gestaltet werden.
• Flexible nachgelagerte Dienstleistungen wie Aktenvernichtung und transparente Preisgestaltung unterstützen Unternehmen bei der Digitalisierung und helfen, Ressourcen und Platz zu sparen.

Überblick über unseren Scanservice in München

Unser Scanservice München konzentriert sich auf höchste Qualität, maximale Sicherheit und effiziente Abläufe. Dabei bieten wir eine breite Palette von Dienstleistungen an, die die Digitalisierung von Dokumenten wie Akten, Urkunden und Geschäftsunterlagen umfassen. Egal, ob Sie Personalakten, Patientenakten oder Mandantenakten digitalisieren möchten – wir haben die passende Lösung für Sie.

Unser Service richtet sich an Unternehmen aller Größen sowie an Behörden und öffentliche Einrichtungen. Wir verstehen, dass jedes Unternehmen individuelle Anforderungen hat, und entwickeln daher maßgeschneiderte Lösungen, die perfekt auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sind. Dabei stellen wir sicher, dass alle Scanprozesse gemäß den geltenden Datenschutzstandards durchgeführt werden, inklusive DSGVO-Konformität. Ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter überwacht die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Maßnahmen, um höchste Sicherheit zu gewährleisten. Als Dienstleister im Bereich Scandienstleister bieten wir Ihnen zudem umfassende Unterstützung in allen Bereichen des Dokumentenmanagements. Unser Scanservice kann Dokumente unabhängig von deren Größe und Umfang digitalisieren.

Unsere hochmodernen Hochleistungsscanner ermöglichen es uns, große Mengen an Dokumenten schnell und effizient zu digitalisieren. Wir übernehmen auch die Digitalisierung kompletter Ordner und sorgen für deren elektronische Archivierung, um Platz zu sparen und Ihre Prozesse zu optimieren. Die Kombination aus modernster Technologie und erfahrenen Mitarbeitern macht uns zu Ihrem zuverlässigen Partner in Sachen Dokumentendigitalisierung. Überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen unseres Scanservices und verbessern Sie Ihre Dokumentenverwaltung nachhaltig. Als Scanprofi stehen wir Ihnen dabei jederzeit zur Seite. Unser scan service hilft Ihnen, die Effizienz Ihrer Prozesse zu steigern. Die sichere Speicherung und der Zugriff auf Ihre digitalisierten Dokumente erfolgen über verschlüsselte Server, sodass Ihre Daten jederzeit geschützt und verfügbar sind.

Sichere Abholung und Transport Ihrer Akten und Dokumente

Ein entscheidender Schritt im Digitalisierungsprozess ist die sichere Abholung und der Transport Ihrer sensiblen Dokumente. Unser zuverlässiger Kurierdienst verfügt über GPS-getrackte Fahrzeuge, die sicherstellen, dass Ihre Akten jederzeit nachverfolgbar sind. Dies gibt Ihnen die Gewissheit, dass Ihre Dokumente sicher und unversehrt bei uns ankommen.

Der Transport sensibler Geschäftsdokumente erfordert besondere Sicherheitsvorkehrungen, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Ein zuverlässiger Sicherheitsdienst führt den Transport unter Einhaltung der Datenschutzbestimmungen durch und dokumentiert jede Übergabe der Dokumente, um maximale Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Die Materialien für den Transport umfassen Archivboxen, Sicherheitsbehälter und verplombte Aktencontainer, die höchste Sicherheitsstandards bieten.

Unser Abholservice erstreckt sich nicht nur auf München, sondern auch auf die umliegenden Städte wie Augsburg, Ingolstadt und die gesamte Umgebung. Dadurch können wir flexibel auf Ihre Anforderungen reagieren und die Abholung Ihrer Akten unkompliziert und sicher gestalten. Auf Wunsch führen wir Scandienstleistungen auch direkt bei Ihnen vor Ort durch, um Datenschutz und Effizienz optimal zu gewährleisten. Vertrauen Sie auf unseren Service und profitieren Sie von einer reibungslosen und sicheren Abwicklung.

Vorbereitung der Dokumente für den Scanprozess

Bevor die eigentliche Digitalisierung Ihrer Dokumente beginnen kann, müssen diese sorgfältig vorbereitet werden. Diese Vorbereitung umfasst das Sortieren, Entklammern und Glätten der Dokumente, um einen reibungslosen Scanprozess zu gewährleisten. Eine Vorsortierung der Dokumente durch den Kunden ist hierbei nicht erforderlich, da wir diese Transformation für Sie übernehmen. Zudem spielt die Indexierung der Dokumente eine wichtige Rolle in diesem Prozess.

Unsere erfahrenen Mitarbeiter:

• entfernen Klammerungen und Heftungen
• kontrollieren die Dokumente auf Schäden
• bringen Barcodes an
• kleben Haftnotizen ab

Darüber hinaus werden Belege gezielt sortiert und indiziert, damit sie nach der Digitalisierung im digitalen Archiv schnell und effizient auffindbar sind.

Diese Maßnahmen dienen dazu, die Dokumente optimal für den Scanprozess vorzubereiten. Dieser gründliche Vorbereitungsprozess stellt sicher, dass alle Dokumente in bester Qualität digitalisiert werden können.

Durch diese detaillierte Vorbereitung garantieren wir eine hohe Scanqualität und eine effiziente Verarbeitung Ihrer Dokumente. Vertrauen Sie auf unseren professionellen Service und erleben Sie, wie einfach und unkompliziert die Qualitätssicherung der Vorbereitung Ihrer Dokumente für die Digitalisierung sein kann.

Hochwertige Scans und OCR-Erkennung

Die Qualität der Scans ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg der Digitalisierung. Unsere Hochleistungsscannern bieten:

• Effiziente Verarbeitung komplexer Dokumente
• Digitalisierung großer Mengen an Dokumenten in kurzer Zeit, mit der Möglichkeit, bis zu 150.000 Seiten pro Tag zu scannen
• Hohe Kapazität mit der Möglichkeit, bis zu 150.000 Dokumente täglich zu digitalisieren.

Durch die Nutzung der OCR-Technologie (Optical Character Recognition) werden die gescannten Dokumente nicht nur als Bilddateien gespeichert, sondern in durchsuchbare und bearbeitbare Formate umgewandelt. Dies ermöglicht eine präzise Durchsuchbarkeit der Dokumente und erleichtert das schnelle Auffinden von Informationen. Die OCR-Technologie wandelt sowohl gedruckten als auch handgeschriebenen Text in durchsuchbare Formate um und erhöht so die Effizienz Ihrer Dokumentenverwaltung erheblich. Auch großformatige Dokumente, wie Pläne oder Poster, können problemlos bis DIN A0 gescannt und digitalisiert werden.

Unsere Scanner bieten verschiedene Optionen in Farbe, darunter schwarz-weiß und Graustufen, um optimale Scan-Ergebnisse zu erzielen. Die Scanqualität kann durch die Auswahl der richtigen Auflösung signifikant beeinflusst werden, insbesondere bei der Digitalisierung von Bildern. Ein Beispiel für die Vorteile hochwertiger Scans ist die Digitalisierung und sichere Archivierung von Bauplänen, die eine effiziente Zusammenarbeit und langfristigen Schutz der Dokumente gewährleistet. Vertrauen Sie auf unsere Expertise und erleben Sie die Vorteile hochwertiger Scans und präziser OCR-Erkennung.

Digitale Archivierung und Datenmanagement

Die digitale Archivierung Ihrer Dokumente bietet zahlreiche Vorteile und ermöglicht einen flexiblen Zugriff auf wichtige Unterlagen von verschiedenen Standorten aus. Dies ist besonders für Homeoffice und Remote-Arbeit von großem Vorteil. Durch die Digitalisierung von Akten können Mitarbeiter jederzeit und überall auf die benötigten Informationen zugreifen. Ein effektives Dokumentenmanagement unterstützt diesen Prozess. Die Integration in ein DMS ermöglicht dabei eine revisionssichere Archivierung und ein effizientes Dokumentenmanagement, indem alle digitalen Dokumente zentral verwaltet und gesetzliche Vorgaben eingehalten werden.

Die revisionssichere Speicherung stellt sicher, dass archivierte Dokumente den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und ihre Integrität über den gesamten Aufbewahrungszeitraum gewahrt bleibt. Dies wird durch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Datenschutzanforderungen gewährleistet. Ein digitales Cloud-Archiv bietet zudem eine sichere Archivierung mit sicherer Verschlüsselung, wodurch das Risiko von Dokumentenverlust oder -beschädigung erheblich reduziert wird. Zudem ist es wichtig, die Dokumente regelmäßig zu archiven. Unsere Archivierungs- und Speicherprozesse sind GoBD-konform und gewährleisten somit eine rechtssichere und prüfungssichere Aufbewahrung Ihrer Unterlagen.

Durch die digitale Archivierung wird nicht nur der physische Platzbedarf in Büros erheblich reduziert, sondern auch das Risiko von Dokumentenverlust oder -beschädigung minimiert. Vertrauen Sie auf unsere Expertise im Bereich der digitalen Archivierung und optimieren Sie Ihre Dokumentenverwaltung nachhaltig.

Digitale Dokumentenlösungen für Ihr Unternehmen

Unser Scanservice in München bietet Ihnen individuelle und innovative Lösungen, um Ihre Akten, Dokumente und Geschäftsdokumente effizient zu digitalisieren. Mit modernster Technologie scannen wir Ihre Unterlagen in Farbe, Schwarz-Weiß oder Graustufen – ganz nach Ihren Anforderungen. Dank der integrierten OCR-Erkennung werden Ihre Dokumente in durchsuchbare PDF-Dateien umgewandelt, sodass Sie Informationen jederzeit schnell und gezielt finden können.

Die Digitalisierung Ihrer Dokumente eröffnet Ihrem Unternehmen zahlreiche Vorteile: Sie sparen wertvollen Platz im Büro, da physische Aktenordner und Papierstapel der Vergangenheit angehören. Gleichzeitig optimieren Sie Ihre Dokumentenverwaltung, da alle Dateien zentral und sicher im digitalen Archiv abgelegt werden. Unser Cloud-Archiv ermöglicht Ihnen einen flexiblen und ortsunabhängigen Zugriff auf Ihre digitalisierten Dokumente – selbstverständlich unter Einhaltung höchster Datenschutzstandards.

Mit unseren Scanservices unterstützen wir Sie auf dem Weg zum papierlosen Büro. Sie profitieren von einer deutlichen Reduzierung des Papierverbrauchs, einer verbesserten Effizienz in Ihren Arbeitsabläufen und einer nachhaltigen Lösung für die Archivierung Ihrer Unternehmensdokumente. Unsere maßgeschneiderten Lösungen passen sich Ihren individuellen Anforderungen an und bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Prozesse zukunftssicher und ressourcenschonend zu gestalten.

Personalakten digital: Sichere Digitalisierung sensibler Mitarbeiterunterlagen

Die Digitalisierung von Personalakten ist für Unternehmen in München ein entscheidender Schritt, um die Personalverwaltung zukunftssicher und effizient zu gestalten. Mit einem professionellen Scanservice können sensible Mitarbeiterunterlagen sicher digitalisiert und nach höchsten Datenschutzstandards verarbeitet werden. Dies gewährleistet nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern schützt auch die persönlichen Daten Ihrer Mitarbeiter zuverlässig vor unbefugtem Zugriff.

Durch die digitale Archivierung und das strukturierte Dokumentenmanagement werden Personalakten jederzeit schnell auffindbar und können standortübergreifend genutzt werden. Das spart wertvolle Zeit im Personalwesen und erhöht die Effizienz der internen Prozesse erheblich. Die Transformation von Papierakten in digitale Dateien ermöglicht zudem eine flexible Anpassung an neue Anforderungen, wie etwa Homeoffice oder die Zusammenarbeit mit externen Partnern.

Ein moderner Scanservice übernimmt für Sie alle Schritte der Digitalisierung – von der sicheren Abholung über die sorgfältige Vorbereitung und das Scannen bis hin zur digitalen Archivierung. So profitieren Unternehmen von einer lückenlosen Dokumentation, einer schnellen Suche nach relevanten Informationen und einer nachhaltigen Reduzierung des Papieraufkommens im Büro. Setzen Sie auf einen erfahrenen Partner für die Digitalisierung Ihrer Personalakten und schaffen Sie die Basis für eine moderne, effiziente und sichere Personalverwaltung.

Flexible Lösungen für die Aktenvernichtung

Nach der erfolgreichen Digitalisierung Ihrer Dokumente bieten wir flexible Lösungen für die Aktenvernichtung an. Die Datenvernichtung erfolgt unter strengen Sicherheitsstandards, insbesondere gemäß der Norm DIN. Ein geschultes und zertifiziertes Team führt die Vernichtung durch und stellt ein Vernichtungszertifikat aus, das die ordnungsgemäße Vernichtung Ihrer Dokumente bestätigt.

Nach der Digitalisierung können Sie wählen, ob Sie die Originalunterlagen zurückerhalten oder diese zertifiziert vernichtet werden sollen. Kunden haben auch die Möglichkeit, die Dokumente für bis zu sechs Monate vor der Vernichtung aufzubewahren. Die Rücklieferung der Akten erfolgt in der Regel als Direktfahrt und kann nach den Wünschen des Kunden organisiert werden.

Diese flexiblen Lösungen bieten Ihnen die Möglichkeit, den gesamten Prozess der Dokumentenvernichtung an Ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen. Vertrauen Sie auf unseren professionellen Service und profitieren Sie von einer sicheren und effizienten Aktenvernichtung.

Kostenübersicht für unsere Scanservices

Unsere Preisgestaltung für die Scanservices ist transparent und bietet für jeden Aktenzustand spezifische Preise:

• Kosten pro gescannte Seite: 0,06 €
• Erfassung von Ordnerrücken: 0,35 €
• Preise für das Scannen von Aktenordnern: ab 13,90 € für 500 Blatt
• Kosten für Hängeregister: 2,90 € für 100 Blatt

Eine sorgfältige Belegaufbereitung und Indizierung stellt sicher, dass Belege effizient und revisionssicher gescannt sowie später im digitalen Archiv leicht zugänglich gemacht werden.

Die Preise umfassen auch die digitale Erfassung und Verwaltung von Belegen, sodass Ihre geschäftlichen Unterlagen effizient organisiert und revisionssicher digitalisiert werden.

Kunden haben die Möglichkeit, eine kostenlose und unverbindliche Testdigitalisierung anzufordern, indem sie einen Belegquerschnitt bereitstellen. Nach der Testdigitalisierung bekommen Sie digitale Test-Scans und cds. Außerdem erhalten Sie ein individuelles Angebot.

Mit unserem Preisrechner können Sie zudem eine erste Kostenschätzung für Ihre Digitalisierung erhalten und so die Kosten im Voraus pläne.

Vorteile der Digitalisierung für Unternehmen in München

Die Digitalisierung von Dokumenten bietet Unternehmen in München zahlreiche Vorteile. Einer der größten Vorteile ist die erhöhte Datensicherheit:

• Digitale Dokumente können besser geschützt werden als physische.
• Sie werden sicher verschlüsselt.
• Sie können an verschiedenen Standorten gespeichert werden.
• Dies minimiert das Risiko von Verlust oder Beschädigung durch physische Einflüsse wie Feuer oder Wasser.

Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist die Reduzierung des physischen Platzbedarfs in Büros:

• Große Archive und Aktenordner gehören der Vergangenheit an, da alle Dokumente digital gespeichert werden können.
• Dies schafft mehr Platz im Büro.
• Die Kosten für Lagerflächen werden erheblich reduziert.
• Durch die Digitalisierung wird der Bedarf an Papier im Büroalltag deutlich reduziert.

Darüber hinaus ermöglicht die Digitalisierung eine erhebliche Effizienzsteigerung. Digitale Dokumentensysteme ermöglichen es Mitarbeitern, Dokumente wesentlich schneller zu finden und abzurufen. Dank der OCR-Technologie können Informationen schnell gefiltert werden, ohne jede Seite manuell durchsuchen zu müssen. Dies spart Zeit und Ressourcen und führt zu einer insgesamt produktiveren Arbeitsumgebung.

Unsere Kunden und Zukunftsperspektiven

Unsere Kunden – von kleinen Unternehmen bis hin zu großen Konzernen – schätzen die Möglichkeit, ihre Dokumente und Akten mit unserem Scanservice sicher und effizient digitalisieren zu lassen. Durch unsere maßgeschneiderten Lösungen können Unternehmen ihre Prozesse optimieren, Ressourcen gezielter einsetzen und ihre Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig steigern. Wir legen großen Wert darauf, die individuellen Anforderungen jedes Kunden zu verstehen und gemeinsam passgenaue Lösungen für die Digitalisierung und das Dokumentenmanagement zu entwickeln.

Die Digitalisierung von Dokumenten ist ein entscheidender Schritt in der Transformation von Unternehmen. Sie eröffnet neue Möglichkeiten, Arbeitsabläufe zu automatisieren, Informationen schneller zu finden und die Verwaltung von Dokumenten effizienter zu gestalten. Unsere Kunden profitieren von der Möglichkeit, ihre Daten sicher zu archivieren, flexibel auf Informationen zuzugreifen und ihre internen Prozesse kontinuierlich zu verbessern.

Mit Blick auf die Zukunft setzen wir auf die Weiterentwicklung innovativer Lösungen im Bereich der Digitalisierung und Datenarchivierung. Wir begleiten Unternehmen auf ihrem Weg in die digitale Transformation und unterstützen sie dabei, ihre Geschäftsprozesse nachhaltig zu modernisieren. Als zuverlässiger Partner stehen wir Ihnen mit unserem Know-how und unserer Erfahrung zur Seite, um gemeinsam die Herausforderungen der digitalen Zukunft zu meistern.

Ihr zuverlässiger Partner für die Digitalisierung in München

Wir sind seit vielen Jahren im Bereich der Digitalisierung tätig und haben uns als zuverlässiger Partner für Unternehmen in München etabliert. Unsere langjährige Erfahrung und die Nutzung modernster Software-Technologien ermöglichen eine schnelle und effiziente Verarbeitung von Dokumenten, was zu einer erhöhten Effizienz in Ihrem Unternehmen führt.

Und nutzen hochqualifizierte Mitarbeiter und zertifizierte Prozesse, um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente sicher und ordnungsgemäß digitalisiert und ordnern werden. Unsere Kunden beschreiben die Zusammenarbeit mit uns als kompetent und zuverlässig, und viele berichten, dass der Wandel zum digitalen Archiv leicht fiel.

Vertrauen Sie auf unsere Expertise und lassen Sie uns gemeinsam die Vorteile der Digitalisierung für Ihr Unternehmen in München realisieren. Ob es um die Digitalisierung großer Dokumentenmengen oder die sichere Archivierung und Vernichtung geht – wir sind Ihr kompetenter Ansprechpartner und stehen Ihnen bei jedem Schritt des Prozesses zur Seite.

Zusammenfassung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Digitalisierung von Dokumenten Unternehmen in München zahlreiche Vorteile bietet. Von der erhöhten Datensicherheit über die Platzersparnis bis hin zur Effizienzsteigerung – unser Scanservice in München bietet Ihnen eine umfassende Lösung für Ihre Dokumentenverwaltung. Mit modernster Technologie und einem erfahrenen Team garantieren wir höchste Qualität und Sicherheit bei der Digitalisierung Ihrer Akten.

Egal, ob Sie Ihre Geschäftsunterlagen digitalisieren, ein digitales Archiv aufbauen oder Ihre Akten sicher vernichten möchten – wir sind Ihr zuverlässiger Partner. Vertrauen Sie auf unsere Expertise und lassen Sie uns gemeinsam die Vorteile der Digitalisierung für Ihr Unternehmen realisieren.

Häufig gestellte Fragen

Wie sicher ist der Transport meiner Dokumente?

Der Transport Ihrer Dokumente ist äußerst sicher, da er durch GPS-getrackte Fahrzeuge und Sicherheitskuriere erfolgt, die jede Übergabe sorgfältig dokumentieren und strenge Sicherheitsstandards einhalten. Sie können sich darauf verlassen, dass Ihre Dokumente jederzeit geschützt sind.

Welche Dokumente können digitalisiert werden?

Eine Vielzahl von Dokumenten kann digitalisiert werden, einschließlich Personalakten, Patientenakten, Mandantenakten, Urkunden und Geschäftsunterlagen. Die Digitalisierung dieser Dokumente verbessert die Effizienz und Zugänglichkeit.

Wie funktioniert die OCR-Erkennung?

Die OCR-Erkennung funktioniert, indem sie gedruckten oder handgeschriebenen Text in digitale, durchsuchbare Formate umwandelt, was eine effiziente Verwaltung und Durchsuchbarkeit von Dokumenten ermöglicht. Dies verbessert die Zugänglichkeit und Bearbeitbarkeit von Informationen erheblich.

Was kostet der Scanservice?

Die Kosten für den Scanservice liegen bei 0,06 € pro gescannter Seite, wobei spezifische Preise je nach Aktenzustand variieren können. Es besteht die Möglichkeit einer kostenlosen Testdigitalisierung sowie die Nutzung eines Preisrechners für eine erste Kostenschätzung.

Wie lange dauert der Scanprozess?

Der Scanprozess dauert abhängig von der Menge und Art der Dokumente, kann jedoch mit Hochleistungsscannern bis zu 150.000 Dokumente pro Tag umfassen.