Akten & Dokumente digitalisieren in Karlsruhe

Akten & Dokumente digitalisieren in Karlsruhe

Die wjw-digital GmbH & Co. KG ist Ihr erfahrener Partner für das
Digitalisieren von Akten und Dokumenten in Karlsruhe
und Umgebung. Wir übernehmen die sichere Abholung, fachgerechte Digitalisierung und
strukturierte Datenbereitstellung für Unternehmen, Kanzleien, Arztpraxen, öffentliche Einrichtungen
und Verwaltungen in der Region Karlsruhe.

Digitalisierung von Akten und Dokumenten in Karlsruhe

Ob Altbestände, Personalakten, Rechnungen oder Projektunterlagen – wir digitalisieren Ihre
Dokumente direkt aus Karlsruhe und Umgebung. Durch unsere regionalen Logistikpartner garantieren
wir kurze Wege, schnelle Bearbeitung und höchste Datensicherheit.

Unsere Leistungen in Karlsruhe

• Abholung vor Ort in Karlsruhe und Umgebung – gesicherte Transportkette
• Belegaufbereitung: Entklammern, Sortieren, Glätten, Trennung nach Vorgängen
• Hochvolumen-Scan in s/w, Graustufen oder Farbe bis DIN A0
• Qualitätskontrolle nach dem Vier-Augen-Prinzip
• OCR-Texterkennung für durchsuchbare PDF- oder PDF/A-Dateien
• Indexierung & Metadaten nach Ihren Vorgaben (z. B. Aktenzeichen, Datum, Kunde)
• Datenübergabe als PDF/A, PDF, TIFF, JPEG, CSV, JSON oder XML
• Optionale Leistungen: Rücklieferung, Vernichtung oder sichere Einlagerung

Beispiel-Workflow

1. Abholung & Erstellung des Übergabeprotokolls
2. Registrierung der Akten (Barcode-System)
3. Aufbereitung & Digitalisierung
4. OCR, Indexierung und Qualitätsprüfung
5. Datenexport & Übergabe inklusive Prüfsummenprotokoll
6. Rücklieferung, Einlagerung oder Vernichtung

Typische Einsatzbereiche in Karlsruhe

• Digitalisierung von Personalakten und Bewerbungsunterlagen
• Rechnungs-, Finanz- und Steuerdokumente für Buchhaltung & Steuerberatung
• Projekt- und Bauakten (inkl. großformatige Pläne)
• Vertrags- und Lieferantenakten für Unternehmen
• Patienten- und Fallakten in medizinischen Einrichtungen
• Archivbestände und Mischordner aus Verwaltung & Industrie

Datenformate & Übergabe

Servicegebiet rund um Karlsruhe

Wir sind im gesamten Stadtgebiet und im näheren Umland von Karlsruhe tätig – z. B.
in Innenstadt, Südweststadt, Durlach, Knielingen, Mühlburg, Neureut, Nordstadt, Rüppurr, Stupferich
sowie in den Nachbargemeinden Ettlingen, Rheinstetten, Eggenstein-Leopoldshafen, Weingarten,
Pfinztal, Wörth am Rhein u. a.

Qualität, Sicherheit & Nachweise

• Prozesse nach DIN EN ISO 9001 & ISO/IEC 27001
• Verarbeitung nach DSGVO mit Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO)
• Technische & organisatorische Maßnahmen (TOMs) nach Art. 32 DSGVO
• Protokollierte Transportkette & Zugriffskontrolle
• Verschlüsselte Datenübertragung & sichere Serverinfrastruktur

FAQ – Häufige Fragen zur Digitalisierung in Karlsruhe

Welche Scan-Auflösung ist empfehlenswert?

Standardmäßig arbeiten wir mit 200–300 dpi in Schwarzweiß oder Graustufen; bei Farbunterlagen oder Bauplänen auch höher.

Was passiert mit den Papieroriginalen?

Sie entscheiden selbst: Rücklieferung, Einlagerung oder Vernichtung nach DIN 66399 mit Nachweis – alles direkt in oder um Karlsruhe.

Bekomme ich durchsuchbare PDFs?

Ja – alle digitalisierten Akten und Dokumente werden mit OCR verarbeitet, damit sie vollständig durchsuchbar und indexiert sind.

Wie läuft die Abholung in Karlsruhe ab?

Wir holen Ihre Akten persönlich ab, erfassen sie mit Barcode-Protokoll und gewährleisten eine lückenlose Dokumentation bis zur Übergabe der digitalisierten Daten.