Akten & Dokumente digitalisieren in Gießen

Einführung: Warum Akten und Dokumente in Gießen jetzt digitalisieren?

Gießen ist Universitätsstadt, Verwaltungssitz und Standort zahlreicher Kanzleien, Arztpraxen, Immobilienverwaltungen und Ingenieurbüros. In all diesen Branchen schlummern Akten und Dokumente in Kellerarchiven, Aktenschränken und Hängeregistraturen – oft über Jahrzehnte gewachsen, selten systematisch gepflegt. Der Zugriff dauert Minuten bis Stunden, relevante Unterlagen werden doppelt abgelegt, und wertvolle Bürofläche dient als Papierlager statt als Arbeitsplatz.

 

Akten & Dokumente digitalisieren in Gießen – Scan Service für Unternehmen und Behörden

Die Digitalisierung dieser Bestände ist kein Zukunftsprojekt mehr, sondern eine konkrete, planbare Maßnahme. Die wjw-digital GmbH & Co. KG übernimmt dabei alles von der Abholung über das Scannen bis zur Übergabe fertiger Digitaldaten. Dieser Artikel erklärt Schritt für Schritt, wie Unternehmen in Gießen ihre Papierarchive in ein digitales Archiv überführen – von der Bestandsanalyse über den Scanprozess bis hin zur Archivierung und Vernichtung der Originale.

Die zentralen Vorteile liegen auf der Hand: weniger Platz für Regale, schnellere Suche dank Volltextsuche, bessere Datensicherheit und die Grundlage für E-Akte und digitale Workflows. Die Digitalisierung von Akten bietet signifikante Vorteile – unabhängig davon, ob es um DIN A4-Ordner, Bauakten oder Personalakten geht.

Digitalisierung sinnvoll planen: Ausgangslage in Ihrem Unternehmen analysieren

Bevor der erste Ordner gescannt wird, lohnt ein ehrlicher Blick auf die eigene Ablagesituation. In vielen Gießener Betrieben zeigt sich ein ähnliches Bild:

• Papierarchive verteilen sich auf Büros, Keller, Dachböden und externe Lagerräume.
• Suchzeiten kosten Mitarbeiter täglich wertvolle Arbeitsminuten – weniger manueller Suchaufwand führt zu konkreter Zeit- und Kostenersparnis.
• Rechnungen liegen parallel in der Buchhaltung, beim Fachbereich und als Anhang im E-Mail-Postfach.
• Aufbewahrungsfristen werden unsicher geschätzt, weil kein einheitliches System existiert.

Empfehlung: Definieren Sie vor dem Scanprojekt Ihre Aktenarten – Rechnungen, Verträge, Personalakten, Bauakten, Patientenakten, Projektordner. Eine strukturierte Vorbereitung mit Ablagekonzept, Aktenplan und klaren Vorgaben macht den späteren Scanservice günstiger und deutlich effizienter.

Welche Akten und Dokumente wir in Gießen digitalisieren

Der Leistungsumfang der wjw-digital GmbH & Co. KG geht weit über einfache Kopien hinaus. Hier eine Übersicht typischer Vorlagen aus Gießen und Umgebung:

Standardformate (DIN A4, DIN A3):

• Aktenordner mit Rechnungen, Belegen, Lieferscheinen
• Personalakten, Patientenakten, Mandantenunterlagen
• Verträge, Protokolle, Korrespondenz

Großformate (bis DIN A0 und größer):

• Baupläne, Lagepläne, technische Zeichnungen bis 44 Zoll Breite
• Karten, Flurkarten, Übersichtspläne
• Akten können bis zu einer Größe von 145 x 300 cm digitalisiert werden

Sondervorlagen:

• Mappen, Register, Hängeakten, Karteikästen
• Fotos, Bilder, historische Dokumente aus Archiven
• Bücher, gebundene Werke, notariell gesiegelte Urkunden

Auch „problematische“ Vorlagen wie geheftete, gesiegelte oder gebundene Dokumente werden mit Schonverfahren gescannt, um die Originale zu schützen.

Spezielle Dokumententypen aus Gießen und Mittelhessen

Gießen als Universitätsstadt mit dem Universitätsklinikum, dem Landkreis Gießen und einer starken Kanzleilandschaft bringt besondere Anforderungen mit sich:

• Arztpraxen und Kliniken: Patientenakten mit besonderen Datenschutzanforderungen
• Immobilienverwaltungen: Tausende Mietverträge, Abrechnungen und Objektdokumentationen
• Universitäre Einrichtungen: Studienunterlagen, Prüfungsakten, Forschungsdokumentationen
• Kommunale Bauämter: Bauakten, Genehmigungsunterlagen, Pläne für Infrastrukturprojekte
• Kanzleien: Mandantenakten, steuerliche Unterlagen, Schriftsätze

Der Service eignet sich gleichermaßen für öffentliche Verwaltungen, private Unternehmen und Selbstständige.

Scan Service in Gießen: So läuft der Digitalisierungsprozess ab

Der gesamte Ablauf ist standardisiert und auf Einhaltung von DSGVO und GoBD ausgerichtet. Der Scanprozess umfasst sechs klar definierte Schritte – von der Erstanalyse bis zur Datenübergabe. Auf Wunsch erfolgt vorab ein kostenloser oder günstiger Probescan einzelner Akten, um Qualität und Format abzustimmen.

Unternehmen im Raum Gießen erhalten feste Ansprechpartner als Partner für Planung und Projektsteuerung.

1. Vor-Ort-Analyse und Angebotserstellung

Im ersten Schritt wird ein Termin in Gießen oder der Region (Wetzlar, Marburg, Friedberg) vereinbart. Dabei werden erfasst:

• Aktenvolumen (Anzahl Ordnern, Regalmeter, geschätzte Seitenzahl)
• Aktenarten und Zustand (Klammern, Register, Hängemappen, gemischte Formate)
• Gewünschtes Dateiformat: PDF, PDF/A, TIFF, JPEG
• Zusatzleistungen: OCR, Indexierung, Datenübergabe, Aktenvernichtung

Auf Basis dieser Bestandsaufnahme entsteht ein transparentes Angebot.

2. Sichere Abholung und Transport der Akten

Die Abholung erfolgt in verschließbaren Transportboxen direkt beim Kunden in Gießen. Die Logistik ist DSGVO-konform organisiert:

• Protokollierung mit Abholschein, Auftragsnummer und Behälteranzahl
• Auf Wunsch Einpackservice, der Archive und Keller systematisch leert
• Rückverfolgbarkeit jeder Akte über Barcode und Tracking
• Dokumente werden über verschlüsselte Leitungen transferiert, sobald sie digital vorliegen

3. Vorbereitung der Akten für den Scan

Vor dem eigentlichen Scannen werden die Vorlagen aufbereitet:

• Büroklammern, Heftungen und Klammern werden entfernt, Dokumente geglättet
• Register, Trennblätter und Einlagen (Post-its, Fotos, Beilagen) werden mitgescannt oder separat gekennzeichnet
• Sensible Dokumente wie Personalakten werden besonders gekennzeichnet und getrennt verarbeitet
• Die ursprüngliche Reihenfolge bleibt für die digitale Ablage erhalten

4. Scannen mit Hochleistungsscannern (DIN A4 bis Großformat)

Scannen erfolgt in einem speziellen Hochleistungsprozess. Einzugsfähige Dokumente (DIN A4, DIN A3) werden auf Produktionsscannern mit hoher Geschwindigkeit verarbeitet. Der Scanprozess umfasst bis zu 500.000 Seiten pro Tag – das entspricht der Kapazität professioneller Scanzentren.

Technische Parameter im Überblick:

Parameter	Standard	Option
Auflösung DIN A4	300 ppi	bis 600 dpi
Auflösung Großformat	200–300 ppi	bis 400 dpi
Farbmodus	Schwarzweiß, Graustufen	Farbe
Großformat	bis DIN A0 (44 Zoll)	Überlängen bis 145 x 300 cm

Die Digitalisierung erfolgt oft mit einer Auflösung von 300 ppi – ein Wert, der für die meisten Geschäftsdokumente eine hervorragende Lesbarkeit bei moderater Dateigröße sicherstellt. Großformatige Scans bis 44 Zoll sind über spezielle Planscanner möglich. Leerseiten werden automatisch erkannt und auf Wunsch entfernt.

5. Qualitätskontrolle, OCR und Indexierung

Die Digitalisierung beinhaltet eine zweifache Qualitätskontrolle: Jede Akte wird auf Vollständigkeit, Lesbarkeit und korrekte Ausrichtung geprüft. Anschließend folgen:

• Texterkennung (OCR): Der Scanprozess nutzt OCR zur Texterkennung und Durchsuchbarkeit. Dokumente werden durch OCR-Texterkennung durchsuchbar gemacht – das bedeutet, dass jedes Wort in der Datei per Volltextsuche auffindbar ist.
• Indexierung: Auf Wunsch werden Metadaten wie Aktenzeichen, Kundennummer, Rechnungsnummer oder Personalnummer erfasst.
• Metadaten: Diese erleichtern die spätere Integration in DMS-, ERP- oder E-Akten-Systeme erheblich.

Dokumente werden in Formate wie PDF oder Bilddateien übertragen – je nach Bedarf des Kunden.

6. Übergabe der Digitaldaten und Umgang mit Originalakten

Die fertigen Digitalisate werden übergeben über:

• Verschlüsselte Datenträger (z. B. USB-Stick)
• SFTP-Upload oder direkte Einspielung ins Archivsystem
• Integration in ein bestehendes Dokumentenmanagementsystem

Das empfohlene Format für die Archivierung ist PDF/A – ein Langzeitformat, das Unveränderbarkeit und Lesbarkeit über Jahrzehnte gewährleistet. Optional stehen TIFF oder JPEG zur Verfügung.

Für die Originalakten stehen drei Wege offen:

1. Rücklieferung an den Kunden
2. Lagerung in gesicherten Archivräumen
3. Vernichtung – Papierdokumente können datenschutzkonform vernichtet werden, mit rechtssicherem Vernichtungszertifikat

Technische Möglichkeiten: DIN-Formate, Auflösung und Sonderformate

Die technischen Details entscheiden über Qualität, Lesbarkeit und Dateigröße der Scans. Die wjw-digital GmbH & Co. KG unterstützt ein breites Spektrum:

• DIN A6 bis DIN A0 sowie Überlängen
• Professionelle Scanprofile für Buchhaltung, Bauplan, Foto und historische Dokumente
• Anpassung von Auflösung und Farbmodus je nach Dokumententyp

DIN A4 & DIN A3 – der Standard bei Akten und Dokumenten

Der Großteil der Büroakten in Gießen besteht aus DIN A4- und DIN A3-Seiten. Typische Einsatzbereiche:

• Rechnungen, Verträge, Personalakten, Patientenakten
• Projektunterlagen, Korrespondenz, interne Berichte

Farbe ist sinnvoll bei Verträgen mit farbigen Markierungen, Stempeln oder technischen Zeichnungen. Für reine Textdokumente reicht Schwarzweiß vollkommen aus – die Dateigröße bleibt gering.

Großformate: Baupläne, Zeichnungen und Karten bis 44 Zoll

In Gießen erzeugen Bau- und Infrastrukturprojekte (Wohnungsbau, Straßenbau, Hochschulbauten) regelmäßig großformatige Pläne. Die wjw-digital GmbH & Co. KG scannt diese Formate bis DIN A0+ in Schwarzweiß, Graustufen oder Farbe bei Auflösung bis 600 dpi.

Auf Wunsch werden spezielle Dateiformate bereitgestellt: TIFF für verlustfreie Archivierung, PDF mit Ebenen oder Grundlagen für CAD-Vektorisierung.

Datensicherheit, Datenschutz und rechtssichere Archivierung

Die Dokumentendigitalisierung berührt immer auch Fragen des Datenschutzes und der Compliance. Gerade sensible Unterlagen aus Verwaltung, Kliniken, Kanzleien und Personalabteilungen benötigen besondere Sicherung. Alle relevanten Prozessschritte werden protokolliert und sind jederzeit nachvollziehbar.

DSGVO, BDSG & GoBD – rechtliche Grundlagen

• DSGVO und BDSG: Personenbezogene Daten aus Akten (Personalakten, Patientenakten) müssen rechtmäßig verarbeitet werden. Scans erfolgen gemäß DSGVO und BDSG. Die wjw-digital GmbH & Co. KG schließt Verträge zur Auftragsverarbeitung (AV-Verträge) mit Kunden ab.
• GoBD: Steuerrelevante Unterlagen müssen revisionssicher, vollständig und unveränderbar archiviert werden. Der Ablauf ist in einer Verfahrensdokumentation beschrieben.
• Aufbewahrungsfristen: Je nach Dokumentenart gelten 6 oder 10 Jahre – diese Fristen müssen in der digitalen Ablage korrekt hinterlegt sein.

Digitalisierte Akten sind revisionssicher und DSGVO-konform, wenn der Prozess sauber dokumentiert ist. Die Digitalisierung kann rechtssicher und DSGVO-konform erfolgen.

Technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen

Höchste Sicherheitsstandards durch ISO-Zertifizierung garantiert – Prozesse sind nach DIN ISO/IEC 27001 zertifiziert. Im Einzelnen:

• Zutrittskontrolle, Videoüberwachung und Alarmanlagen in den Scanzentren
• IT-Sicherheitskonzept mit Firewalls, Virenschutz, regelmäßigen Backups und verschlüsselter Datenübertragung
• Alle Mitarbeiter unterzeichnen Datenschutzvereinbarungen; Zugriff erfolgt nach dem „Need-to-know“-Prinzip
• Digitalisate werden redundant gesichert und regelmäßig auf Lesbarkeit und Integrität geprüft

Vorteile der Digitalisierung für Unternehmen und Behörden in Gießen

Die Investition in einen professionellen Scanservice zahlt sich durch mehrere konkrete Effekte aus. Physische Archive werden überflüssig – und die Amortisation erfolgt oft innerhalb weniger Jahre.

Platzersparnis und geringere Archivkosten

Digitalisierung spart Platz im Büro. Aktenregale, Archivräume und Kellerflächen können nach der Digitalisierung anderweitig genutzt werden: als Büros, Besprechungsräume oder Praxisflächen. Physische Archive können verkleinert werden, langfristige Mietkosten und Nebenkosten sinken. Digitalisierung reduziert Lagerungskosten für Akten erheblich.

Digitale Archive sind beliebig skalierbar, ohne zusätzlichen physischen Platz zu benötigen.

Schnellere Suche und bessere Verfügbarkeit

OCR-Technologie macht Dokumente durchsuchbar. Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen schnellen Zugriff auf Informationen – alte Rechnungen finden sich in Sekunden, Bauakten sind während eines Telefonats abrufbar. Digitalisierte Dokumente ermöglichen schnelleren Zugriff als jeder Gang ins Kellerarchiv.

Mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig auf dasselbe Dokument zugreifen – das reduziert interne Rückfragen und Abstimmungen spürbar. Mehrere Personen können gleichzeitig auf dieselben Dokumente zugreifen, unabhängig vom Standort. Dokumente sollten durchsuchbar gemacht werden, um die Verfügbarkeit für alle Beteiligten sicherzustellen.

Homeoffice, mobile Arbeit und E-Akte

Digitalisierte Dokumente können von berechtigten Mitarbeitern ortsunabhängig genutzt werden – essenziell für Homeoffice, Außendienst, Baukontrollen und mobile Pflegedienste. Moderne Systeme speichern Dokumente zentral und machen sie über Webportale oder Apps verfügbar.

Die Dokumentendigitalisierung ist ein wichtiger Schritt zur E-Akte und zu vollständig digitalen Prozessen in Verwaltungen und Unternehmen. Auch Vertretungen und Urlaubsübergaben werden deutlich einfacher.

Mehr Sicherheit: Schutz vor Verlust, Feuer und Wasserschäden

Papier ist anfällig für Brand, Wasserrohrbrüche, Schimmel und Diebstahl. Automatisierte Backups schützen vor physischen Schäden – digitale Kopien werden an sicheren Standorten redundant vorgehalten. Bei richtiger Archivierung gehen auch bei Hardwareausfall keine Daten verloren.

Zugriffsrechte steuern präzise, wer welche Akten einsehen darf – eine Kontrolle, die bei Papierform-Ordnern schlicht nicht existiert.

Dokumentenstruktur & digitale Ablage in Gießen optimieren

Erfolgreiches Dokumente-Scannen bringt wenig, wenn die digitale Struktur fehlt. Viele Unternehmen in Gießen arbeiten mit parallelen Ordnerstrukturen, Dokumentenablagen auf Netzlaufwerken und verstreuten E-Mail-Anhängen. Vor dem Scanprojekt sollte eine zentrale, einheitliche Aktenstruktur definiert werden.

Analyse der bestehenden Ablagen

Im ersten Schritt werden sämtliche Ablageorte systematisch erfasst:

• Ordner im Büro, Kellerarchiv, externe Lagerräume
• Netzlaufwerke, Cloud-Speicher, E-Mail-Postfächer
• Typische Suchvorgänge und Pain Points der Mitarbeiter (lange Suche, unklare Versionen)

Diese Analyse bildet die Grundlage für die spätere digitale Struktur. Erheben Sie Kennzahlen: Anzahl Ordnern, Vorgänge pro Jahr, häufig genutzte Akten.

Zukunftsfähige digitale Ablagestruktur entwickeln

Eine klare Struktur orientiert sich an Aktenart, Geschäftspartner, Projekt oder Standort. Sinnvolle Benennungsregeln für Dateien (z. B. 20260507_Kunde_Aktenzeichen_Dokumenttyp.pdf) sorgen für Ordnung. Registerstrukturen aus Papierordnern lassen sich auf digitale Ordner und Metadaten übertragen.

Die digitale Struktur muss zu bestehenden Systemen (DMS, ERP, Fachverfahren) passen – nur so entsteht ein durchgängiger Workflow.

Integration in DMS, ERP und Fachverfahren

Der eigentliche Mehrwert der Digitalisierung entsteht, wenn die Daten in bestehende Software-Systeme integriert werden. Digitale Dokumente werden in ein Dokumentenmanagementsystem integriert und stehen dort sofort für Suche, Bearbeitung und Weiterleitung bereit.

Typische Zielsysteme für Gießener Unternehmen und Verwaltungen

• Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Archivlösungen
• Kommunale Fachverfahren und Krankenhausinformationssysteme
• Kanzleisoftware, ERP-Systeme, Buchhaltungslösungen

Der Scanservice passt die Ausgabestruktur (Ordner, Metadaten, Dateinamen) an diese Systeme an. Bereits beim Probescan sollte getestet werden, ob Import und Anzeige korrekt funktionieren. IT-Abteilung und Software-Partner sollten frühzeitig eingebunden werden.

Eingehende Dokumente können automatisch erkannt und klassifiziert werden – ein Vorteil, der besonders bei Mengen von Eingangspost und Belegen spürbar ist.

Workflows und digitale Prozesse aufbauen

Auf Basis digitaler Dokumente entstehen neue Workflows: digitale Rechnungsfreigabe, elektronische Personalakte, digitale Bauakte. Automatische Weiterleitungen, Wiedervorlagen und Berechtigungen lassen sich definieren. So werden Medienbrüche reduziert und Durchlaufzeiten verkürzt.

Das Scanprojekt ist der Startschuss für eine umfassende Prozessdigitalisierung – nicht nur ein Archivierungsschritt.

Praxisbeispiele: Digitalisierung von Akten in Gießen

Die folgenden anonymisierten Beispiele zeigen, wie der Scanservice der wjw-digital GmbH & Co. KG im Alltag Gießener Unternehmen wirkt.

Beispiel 1: Immobilienverwaltung mit tausenden DIN A4-Mietakten

Ausgangslage: Eine Immobilienverwaltung in Mittelhessen verwaltete rund 1.500 Mietakten in vollen Kellerarchiven. Der Zugriff von mehreren Standorten war unmöglich, Suchzeiten belasteten den Arbeitsalltag.

Leistungen: Abholung in Gießen, Digitalisierung der DIN A4-Mietakten mit OCR, Indexierung nach Mietobjekt und Mieter.

Ergebnis: Archivflächen um rund 60 % reduziert. Mieteranfragen werden in Minuten statt Tagen bearbeitet. Die Inhalte stehen standortübergreifend zur Verfügbarkeit.

Beispiel 2: Architekturbüro mit Bauplänen bis DIN A0

Ausgangslage: Ein Gießener Architekturbüro lagerte rund 200 Großformatpläne und 2.000 begleitende DIN A4-Dokumente in Schränken – schwer auffindbar und empfindlich bei wiederholtem Ausrollen.

Leistungen: Großformatscan bis A0 bei 300–400 dpi in Farbe, Ausgabe als PDF und TIFF. Kleinere Begleitdokumente wurden im gleichen Projekt mitgescannt.

Ergebnis: Alte Projekte sind digital abrufbar, Originale werden geschont, Pläne lassen sich per E-Mail an Bauherren und Behörden versenden.

Beispiel 3: Steuerkanzlei mit Altakten und laufenden Mandantenunterlagen

Ausgangslage: Hohe Archivkosten und komplexe Aufbewahrungsfristen machten die Verwaltung steuerlicher Unterlagen zur Erfahrung, auf die man gerne verzichten wollte.

Leistungen: Digitalisierung von Altakten, laufendem Posteingang und Belegen in GoBD-konformer Ablage als PDF/A mit OCR.

Ergebnis: Schneller Zugriff auf Mandanteninformationen, bessere Zusammenarbeit im Team, vereinfachte Betriebsprüfungen. Die digitalen Akten wurden direkt in die Kanzleisoftware importiert.

Kosten und Preismodelle für das Digitalisieren von Dokumenten

Die Kosten für die Dokumentendigitalisierung in Gießen hängen von mehreren Faktoren ab: Mengen, Aktenzustand, Format und Zusatzleistungen. Die wjw-digital GmbH & Co. KG erstellt individuelle Angebote, die genau auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sind.

Welche Faktoren beeinflussen den Preis?

Faktor	Einfluss
Aktenvolumen	Anzahl Ordnern, Seiten, laufende Meter
Zustand der Akten	Klammern, Heftungen, Register, Sonderformate
Qualitätsanforderungen	Auflösung, Farbigkeit, OCR, Indexierung-Tiefe
Optionale Leistungen	Vernichtung, Rücktransport, Lagerung, IT-Anbindung

Die Kostenersparnis durch weniger Archivfläche, schnellere Prozesse und reduzierten Verwaltungsaufwand übersteigt die Investition oft innerhalb weniger Jahre.

Tipps zur Vorbereitung Ihres Scanprojekts in Gießen

Eine gute Vorbereitung senkt Kosten und reduziert das Projektrisiko. Die wjw-digital GmbH & Co. KG bringt Erfahrung und Richtwerte ein – doch auch intern gibt es einiges zu klären.

Welche Akten sollten zuerst digitalisiert werden?

• Beginnen Sie mit Akten hoher Nutzungshäufigkeit und rechtlicher Relevanz: laufende Kunden-, Projekt- und Mandantenakten
• Weniger relevante Altakten können später oder nur teilweise digitalisiert werden
• Berücksichtigen Sie Aufbewahrungsfristen und Compliance-Vorgaben
• Pilotprojekte mit überschaubarem Volumen helfen, Erfahrung zu sammeln und die Durchführung zu optimieren

Interne Prozesse und Zuständigkeiten klären

• Benennen Sie ein kleines Projektteam (Fachbereich, IT, ggf. Datenschutzbeauftragter)
• Treffen Sie klare Entscheidungen: Dateinamen, Ordnerstruktur, Zugriffsrechte, Umgang mit Dubletten
• Kommunizieren Sie intern: Mitarbeiter-Informationen und Schulungen erhöhen die Akzeptanz der digitalen Ablage
• Planen Sie To-dos: Markieren zu vernichtender Akten, Entfernen von Privatunterlagen aus Ordnern

Häufige Fragen zum Digitalisieren von Akten & Dokumenten in Gießen

Hier werden typische Rückfragen beantwortet, die Gießener Unternehmen und Verwaltungen regelmäßig stellen.

Auswahl typischer FAQ-Themen

Wie lange dauert ein Scanprojekt für z. B. 200 Ordner? Bei standardisierter Vorbereitung und einzugsfähigen Vorlagen ist ein solches Projekt oft innerhalb weniger Arbeitstage abgeschlossen. Bis zu 500.000 Seiten können täglich digitalisiert werden – die Kapazität ist also auch für große Bestände ausreichend.

Müssen wir alle Büroklammern und Heftungen selbst entfernen? Nein. Die Vorbereitung (Entklammern, Glätten, Sortieren) gehört zum Service und wird durch die wjw-digital GmbH & Co. KG übernommen.

Können wir während des Projekts auf einzelne Akten zugreifen? Ja. In der Regel lassen sich Eilakten vorziehen oder auf Wunsch priorisieren.

Welche Formate bekommen wir? Standard ist PDF (PDF/A für Langzeitarchivierung). Auf Bedarf auch TIFF, JPEG oder andere Bildformate. Alle Dokumente sind dank OCR per Volltextsuche durchsuchbar.

Was passiert mit den Originalakten nach der Digitalisierung? Je nach Wunsch: Rücklieferung, sichere Lagerung oder datenschutzgerechte Aktenvernichtung mit Zertifikat.

Wie wird sichergestellt, dass DSGVO und GoBD eingehalten werden? Durch AV-Verträge, Datenschutzschulungen, verschlüsselte Datenübertragung und eine lückenlose Verfahrensdokumentation. Prozesse sind nach DIN ISO/IEC 27001 zertifiziert.

Ist ein Vor-Ort-Scan in Gießen möglich? Ja, bei besonders sensiblen Unterlagen oder sehr großen Beständen kann das Scannen auch direkt vor Ort in den Räumen des Kunden erfolgen. Alternativ erfolgt die Verarbeitung im gesicherten Scanzentrum.

Wie wird mit Personalakten oder Patientenakten umgegangen? Besonders vertrauliche Unterlagen werden getrennt verarbeitet, mit eingeschränktem Zugriff und erhöhter Protokollierung. Alle Mitarbeiter im Scanzentrum unterzeichnen Vertraulichkeitsvereinbarungen.

Fazit: Der Weg zu Ihrem digitalen Archiv in Gießen

Die Welt der Papierform-Akten wird kleiner – und die Möglichkeiten digitaler Archive wachsen. Ob Personalakte, Bauplan oder Mandantenordner: Die wjw-digital GmbH & Co. KG begleitet Unternehmen und Behörden in Gießen Schritt für Schritt auf dem Weg zum digitalen Archiv. Die Vorteile – Kostenersparnis, schnelle Suche, Scannen mit höchster Qualität, Datensicherheit und Zukunftsfähigkeit – machen die Investition planbar und nachhaltig.

Auch kleine Projekte mit wenigen DIN A4-Ordnern sind ein sinnvoller Einstieg. Ein Probescan zeigt schnell, welche Qualität und welchen Nutzen Sie erwarten können. Nehmen Sie Kontakt auf für eine unverbindliche Bestandsaufnahme oder einen kostenlosen Probescan – der erste Schritt zum digitalen Archiv in Gießen ist einfacher, als Sie denken.