Akten & Dokumente Digitalisieren in Berlin

Akten & Dokumente Digitalisieren in Berlin: Effiziente Lösungen für Ihr Büro

Wie können Sie Ihre Akten und Dokumente effizient und sicher in Berlin digitalisieren? In diesem Artikel stellen wir Ihnen professionelle Scanservices vor, zeigen Ihnen, wie Aktenordner und Großformat-Dokumente digitalisiert werden und wie Sie von der Digitalisierung profitieren können.

Am Ende erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Vorteile und Möglichkeiten der Digitalisierung von Akten und Dokumenten in Berlin.

 

Das Wichtigste auf einen Blick

• Professionelle Scanservices in Berlin bieten maßgeschneiderte Lösungen zur Digitalisierung von Dokumenten, einschließlich Sicherheit und Qualitätssicherung durch moderne Technik und Zertifizierungen.
• Die angebotenen Leistungen umfassen individuelle Beratung, Digitalisierung verschiedenster Dokumentenarten, Testoptionen sowie zertifizierte Prozesse für höchste Professionalität.
• Die Digitalisierung von Aktenordnern und Großformat-Dokumenten ermöglicht einen papierlosen Büroalltag, indem fehleranfällige Papierkopien durch digitale Kopien ersetzt und so die Effizienz sowie die sofortige Verfügbarkeit und revisionssichere Speicherung der Daten verbessert werden.
• Datenschutz und Sicherheit sind zentrale Aspekte der Digitalisierung, einschließlich der Einhaltung der DSGVO und der zertifizierten Vernichtung sensibler Dokumente nach der Digitalisierung.

Professioneller Scanservice für Akten und Dokumente

Ein professioneller Scanservice in Berlin bietet eine Vielzahl von Dienstleistungen, die speziell auf die Bedürfnisse der Kunden zugeschnitten sind. Als erfahrener Scandienstleister für Unternehmen in Berlin digitalisiert der Scanservice Akten, Bücher, Pläne bis DIN A0 oder Dokumente in unterschiedlichen Formaten. Der Scanservice geht individuell auf den Bedarf der Kunden ein und bietet maßgeschneiderte Lösungen für jede Anforderung. Dies umfasst Bauakten, Personalakten, Vertragsakten und Kreditakten, die alle in hoher Qualität digitalisiert werden. Auch ein Buch kann dabei berücksichtigt werden.

Die Qualität der Digitalisierung wird durch den Einsatz moderner Technik und eine manuelle Qualitätskontrolle sichergestellt. Erfahrene Mitarbeiter führen die digitale Datenerfassung und Indexierung sowohl manuell als auch automatisiert durch, um die Datenstruktur und Systemintegration optimal zu gewährleisten. Der Scanservice ist nach DIN ISO 9001 zertifiziert, was höchste Standards in der Qualitätssicherung garantiert. Nach der Digitalisierung werden die gescannten Dokumente zur weiteren Verarbeitung in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder Workflow bereitgestellt, was die Effizienz und Zugänglichkeit erheblich verbessert. Zudem kommen moderne Scanner zum Einsatz, die speziell für die Digitalisierung von Akten und Dokumenten entwickelt wurden.

Ein weiterer Vorteil dieses Services ist die umfassende Unterstützung in der Projektbetreuung, inklusive professionellem Projektmanagement während des gesamten Digitalisierungsprojekts. Das erfahrene Team steht Ihnen zur Seite und sorgt dafür, dass Ihr Digitalisierungsprojekt reibungslos verläuft. Jedes Projekt wird dabei strukturiert geplant und organisiert, um einen effizienten und transparenten Ablauf zu gewährleisten. Von der Planung bis zur Umsetzung können Sie sich auf die Expertise und Professionalität des Scanservices verlassen.

Mit einem zuverlässigen Partner an Ihrer Seite können Sie sicher sein, dass Ihre Papierakten und Dokumente sowie papierdokumenten sicher und effizient digitalisiert werden. Dies spart nicht nur Platz, sondern auch Zeit und Ressourcen, die Sie für andere wichtige Aufgaben in Ihrem Büro nutzen können.

Aktenordner und Hängeregister digitalisieren

Die Digitalisierung von Aktenordnern und Hängeregistern ist ein entscheidender Schritt auf dem Weg zu einem papierlosen Büro und ermöglicht die Umstellung von papierbasierten auf digitale Prozesse. Dabei können sowohl einzelne Akten als auch komplette Ordner digitalisiert werden. Besonders wichtig ist die sichere und revisionssichere Digitalisierung von Belegen, um eine gesetzeskonforme Archivierung zu gewährleisten.

Der Prozess beginnt mit einer gründlichen manuellen Vorbereitung und Aufbereitung, bei der:

• alle Fremdkörper aus den Dokumenten entfernt werden
• sichergestellt wird, dass die Dokumente während des Scanvorgangs nicht beschädigt werden
• die bestmögliche Qualität erreicht wird, wobei die professionelle Verarbeitung von physischen Ordnern bei der Digitalisierung im Fokus steht und Belege beim Scannen erkannt und präzise digitalisiert werden.

Hochleistungsscanner bieten folgende Funktionen:

• Erfassen beide Seiten der Dokumente gleichzeitig in Farbe, Graustufe oder Schwarz/Weiß (s/w) als Option bei der Scanqualität
• Bieten eine Auflösung von 300 dpi
• Entfernen dank automatischer Qualitätskontrolle Leerseiten
• Drehen die Seiten in die richtige Lesereihenfolge
• Erkennen und digitalisieren automatisch Dokumentformate von DIN A7 bis DIN A3

Darüber hinaus werden verschiedene Arten von Ordnern und Hängeregistern, wie Aktenordner oder Hängeregister, digitalisiert und dabei unterschiedliche Techniken und Qualitätskontrollen eingesetzt.

Die digitalisierten Dokumente werden anschließend als PDF-Datei ausgegeben, die branchenüblich und zukunftssicher ist. Die Nutzung modernster Technologien gewährleistet, dass die Digitalisierung nicht nur effizient, sondern auch revisionssicher erfolgt. So können Sie sicher sein, dass Ihre Akten und Hängeregister jederzeit zugänglich und sicher archiviert sind. Durch die Digitalisierung werden zudem fehleranfällige Papierkopien durch digitale Versionen ersetzt, was den Zugriff und die Verarbeitung deutlich verbessert.

Großformat-Dokumente scannen

Die Digitalisierung von Großformat-Dokumenten stellt besondere Anforderungen an die Technik und den Prozess. Dokumente können bis zum Format DIN A0 digitalisiert werden, was besonders für Pläne und Dokumentationen von großem Vorteil ist. Neben klassischen Vorlagen lassen sich auch Fotos, Dias und andere visuelle Materialien zuverlässig digitalisieren.

Alte Vorlagen, Zeichnungen und Gemälde können schonend digitalisiert werden durch:

• Einsatz berührungsloser Scantechniken
• Verwendung spezieller Flachbettscanner für nicht einzugsfähige Vorlage in der Umgebung, um Beschädigungen zu vermeiden
• Scannen größerer Formate in mehreren Durchgängen und anschließendes Zusammenfügen, um perfekte digitale Scans zu erhalten. Dabei können verschiedene arten von Vorlagen berücksichtigt werden.

Großformatige Dokumente können sowohl in Schwarz-Weiß als auch in Farbe digitalisiert werden, wobei die maximale Breite 150 cm beträgt. Diese Techniken und Geräte stellen sicher, dass die Digitalisierung von Großformat-Dokumenten in bester Qualität erfolgt und alle Details erhalten bleiben, auch wenn große Mengen an Dokumenten verarbeitet werden müssen.

OCR-Texterkennung und Indexierung

Die OCR-Texterkennung (Optical Character Recognition) spielt eine entscheidende Rolle bei der Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten. Sie wandelt gescannte Dokumente in durchsuchbare Textformate um, was die digitale Verwaltung von Informationen erheblich erleichtert.

Durch die Nutzung von künstlicher Intelligenz wird die Genauigkeit der Texterkennung verbessert, insbesondere bei schwer lesbaren Schriften. Dies ermöglicht:

• Die automatische Extraktion spezifischer Informationen aus Dokumenten
• Die Speicherung dieser Informationen in strukturierten Daten
• Die Volltextindexierung, die eine gezielte Suche nach bestimmten Wörtern und Phrasen erleichtert.

Die digitale Archivierung bietet folgende Vorteile:

• Reduziert den physischen Platzbedarf erheblich
• Ermöglicht eine sofortige Verfügbarkeit von Dokumenten
• Die digitalisierten Dokumente können im PDF-Format ausgegeben werden, das branchenüblich und zukunftssicher ist
• Stellt sicher, dass Ihre Unterlagen jederzeit zugänglich und gut organisiert sind, während sie im Archiv gespeichert sind.

Datenschutz und Sicherheit bei der Digitalisierung

Bei der Digitalisierung von Akten und Dokumenten spielt der Datenschutz eine zentrale Rolle. Der Scanservice ist auf die rechtssichere Digitalisierung spezialisiert und gewährleistet die Sicherheit der Daten durch die Einhaltung der DSGVO sowie den sicheren Transport der Dokumente. Die Digitalisierung erfolgt dabei nach den Vorgaben der BSI TR Resiscan, um eine revisionssichere und rechtssichere Verarbeitung der Dokumente sicherzustellen.

Nach der Digitalisierung erfolgt der Ablauf der physischen Aktenordner gemäß den gesetzlichen Bestimmungen 30 Tage später vernichtet. Dies erfolgt vor Ort, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten. Eine Risikoanalyse hilft dabei, potenzielle Engpässe und Schwachstellen im Digitalisierungsprozess sowie die risiken zu identifizieren und zu managen.

Die zertifizierte Aktenvernichtung ist Teil des Scanservices und stellt sicher, dass vertrauliche Dokumente sicher und konform entsorgt werden. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die mit sensiblen Informationen umgehen und höchste Sicherheitsstandards einhalten müssen, um eine Vernichtung von Daten zu gewährleisten.

Digitalisierung von Kulturgütern und seltenen Dokumenten

Die Digitalisierung von Kulturgütern und seltenen Dokumenten erfordert besondere Sorgfalt und spezialisierte Techniken. Berührungsfreie, material schonende Scanverfahren werden angeboten, um sicherzustellen, dass wertvolle Objekte unbeschädigt bleiben. Museumsscanner ermöglichen die Digitalisierung einer Vielzahl von Exponaten, einschließlich Gemälden, Münzen und Schriftstücken.

Für die Erstellung hochwertiger Digitalisate werden Scansystemen von Cruse und Microbox verwendet. Diese Systeme bieten:

• Eine hohe Auflösung von bis zu 6.000 dpi, was besonders bei Glasplattennegativen und Dias erforderlich ist.
• Eine modulare Bauweise des Museumsscanners, die Flexibilität bietet.
• Die Möglichkeit zukünftiger Upgrades auf neue Technologien.

Die Digitalisierung von wertvollen Objekten mit einer hohen Auflösung gewährleistet, dass alle Details erhalten bleiben. Dies ist besonders wichtig für Museen, Bibliotheken und Archive, die ihre Sammlungen digital zugänglich machen möchten, ohne die physischen Objekte zu gefährden.

Beratung und Projektplanung

Eine sorgfältige Beratung und Planung ist der Schlüssel zum Erfolg eines Digitalisierungsprojektes. Das erfahrene Team führt folgende Schritte durch, wobei die professionelle Projektplanung und -durchführung im Mittelpunkt stehen:

• Eine gründliche Analyse der Anforderungen, bevor mit der Digitalisierung begonnen wird.
• Im Beratungsgespräch werden die grundlegenden Anforderungen des Scanprozesses erläutert.
• Ein individueller Plan wird erstellt.

Die Beratung ist dabei stets auf den spezifischen Bedarf des Kunden zugeschnitten, um optimale Lösungen zu gewährleisten.

Ihr persönlicher Ansprechpartner unterstützt Sie bei der Planung des gesamten Digitalisierungsprozesses. Dies umfasst:

• Eine detaillierte Beratung bezüglich der Projektplanung und -durchführung.
• Die Sichtung des Papierarchivs im Unternehmen.
• Die Erstellung eines individuellen Angebots, das alle notwendigen Schritte und Kosten beinhaltet. Auf Wunsch erhalten Sie ein kostenloses Angebot, um sich vorab ein Bild vom Leistungsumfang zu machen.

Durch eine umfassende und ausführliche Beratung können Sie sicherstellen, dass Ihr Digitalisierungsprojekt reibungslos und effizient verläuft. Dabei werden individuelle Wünsche der Kunden bei der Planung und Durchführung der Digitalisierung selbstverständlich berücksichtigt. Dies hilft Ihnen, Zeit und Ressourcen zu sparen und gleichzeitig die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.

Scan on Demand: Flexibilität und Schnelligkeit

Der Scan on Demand-Service bietet:

• eine flexible und schnelle Lösung für Unternehmen, die gelegentlich auf archivierte Dokumente zugreifen müssen
• mit dem scan2go-Service eine besonders effiziente und kundenorientierte Digitalisierungslösung für kleine Mengen, Privatkunden und individuelle Digitalisierungsprojekte
• die Möglichkeit, angeforderte Dokumente innerhalb von ein bis zwei Stunden digital bereitzustellen
• eine Digitalisierung, die oft innerhalb von 24 Stunden erfolgt, was einen schnellen Zugriff auf die digitalisierten Daten ermöglicht.

Der Service bietet zwei Optionen: Vorab-Digitalisierung oder Digitalisierung nach Abruf. Dies ermöglicht eine priorisierte Digitalisierung dringend benötigter Unterlagen, was besonders vorteilhaft für Unternehmen ist, die schnell auf bestimmte Informationen zugreifen müssen. Innerhalb von 4-6 Stunden können die digitalisierten Dokumente über den ‘Scan on Demand’-Service erhalten werden.

Durch diesen Service können Unternehmen ihre internen Abläufe entlasten und gleichzeitig Platz sparen. Dies erhöht die Effizienz und Flexibilität des Unternehmens, da benötigte Dokumente jederzeit und überall am Standort verfügbar sind. Die angebotenen Lösungen tragen dazu bei, diese Vorteile zu maximieren.

Preise und Angebote für die Aktendigitalisierung

Die Preise für die Digitalisierung von Dokumenten variieren je nach Art und Umfang der Arbeiten. Standardpreise werden pro Akte oder Ordner angeboten, wobei die Preisgestaltung flexibel auf unterschiedliche Mengen an Akten und Dokumenten abgestimmt ist. Der Preis für die Digitalisierung eines Aktenordners liegt durchschnittlich zwischen 22 und 28 Euro, abhängig von den durchgeführten Arbeiten. Zusätzliche Kosten können durch die Art des Dokuments, den Zustand der Akten und den Transport entstehen.

Die Datenerfassung für jedes gescannte Dokument kostet zwischen 1,50 und 5,00 Euro, abhängig von der Komplexität der erfassten Informationen. Es gibt auch die Möglichkeit zur Testdigitalisierung, die kostenlos angeboten wird. Zusätzlich wird die kostenlose Digitalisierung von Probematerial angeboten, um die Qualität des Services zu demonstrieren und ein individuelles Angebot für spezielle Anforderungen zu erhalten.

Durch eine transparente Preisstruktur und die Möglichkeit zur Testdigitalisierung können Sie sicher sein, dass Sie den besten Service zum besten Preis erhalten. Dies hilft Ihnen, Ihr Digitalisierungsprojekt effizient und kosteneffektiv zu planen und durchzuführen. Unsere Dienstleistungen stehen auch speziell für Kunden aus Potsdam und Umgebung zur Verfügung. Zudem bieten wir unseren Service direkt in Berlin-Schöneberg an.

Zusammenfassung

Die Digitalisierung von Akten und Dokumenten bietet zahlreiche Vorteile für Ihr Büro in Berlin. Von der effizienten Archivierung bis hin zur sofortigen Verfügbarkeit von Informationen – die Möglichkeiten sind vielfältig. Mit einem professionellen Scanservice können Sie sicherstellen, dass Ihre Dokumente in höchster Qualität digitalisiert und sicher archiviert werden.

Nutzen Sie die zahlreichen Dienstleistungen, die Ihnen angeboten werden, und machen Sie den Schritt in die digitale Zukunft. Mit der richtigen Unterstützung und Planung können Sie Ihr Büro effizienter gestalten und gleichzeitig Platz und Ressourcen sparen. Lassen Sie sich inspirieren und beginnen Sie noch heute mit der Digitalisierung Ihrer Akten und Dokumente.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert die Digitalisierung von Aktenordnern?

Die Digitalisierung von Aktenordnern kann in der Regel innerhalb weniger Tage abgeschlossen werden, abhängig vom Umfang und der Komplexität der Dokumente.

Welche Formate können digitalisiert werden?

Dokumente von DIN A7 bis DIN A0, einschließlich Aktenordner, Hängeregister und Großformat-Dokumente, können digitalisiert werden. Diese Vielfalt ermöglicht es, nahezu alle Arten von schriftlichen Unterlagen zu erfassen.

Wie wird die Qualität der Digitalisierung sichergestellt?

Die Qualität der Digitalisierung wird durch den Einsatz moderner Technik und manuelle Qualitätskontrollen sichergestellt, wobei der Scanservice zudem nach DIN ISO 9001 zertifiziert ist.

Was passiert mit den physischen Akten nach der Digitalisierung?

Nach der Digitalisierung werden die physischen Aktenordner in der Regel 30 Tage später vernichtet, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Es ist wichtig, gesetzliche Vorgaben zu beachten.

Wie viel kostet die Digitalisierung eines Aktenordners?

Die Digitalisierung eines Aktenordners kostet im Durchschnitt zwischen 22 und 28 Euro, abhängig von dem Umfang der durchgeführten Arbeiten.