Die DMS EXPO 2011 findet vom 20.09.2011 bis 22.09.2011 in Stuttgart statt. Sie ist Europas Leitmesse und Konferenz für Enterprise Content-, Output und Dokumentenmanagement.
Auf der diesjährigen DMS EXPO 2011 beteiligen sich mehr Aussteller als 2010. Bis zum heutigen Tag haben sich mehr als 230 Firmen für eine Beteiligung an der Messe entschieden. Nach einem etwas holprigen Start nach der Verlegung der Messe von Köln nach Stuttgart wurden aus den Fehlern gelernt. Die Messebesucher haben nun freien Zugang zu allen Veranstaltungen im Rahmenprogramm. Weiterlesen

Die DMS EXPO fand 20. bis 22. September 2011 auf der Neuen Messe in Stuttgart statt. Die Besucherzahlen lagen bei rund 11.000. Dies waren knapp 1000 Besucher mehr als in 2010. Die Aussteller gaben der Messe weitestgehend Bestnoten. Die Qualität der Fachbesucher war im Vergleich zu 2010 wesentlich höher. Der Partner der DMS EXPO, der Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. , kurz VOI war ebenfalls sehr zufrieden mit der Messe.
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Der Abwicklung des Schriftverkehrs in einem großen Unternehmen ging immer über die Poststelle. Alle Briefe kamen zur Poststellen und wurden dort händisch sortiert und anschließend ausgefahren oder die Mitarbeiter holten Ihre Post persönlich ab. Die Mitarbeiter bearbeiteten die Unterlagen und senden Sie mit der internen Post an die nächsten Mitarbeiter weiter. Dies dauert in der Regel ca. einen Tag pro Mitarbeiter. Weiterlesen

Bevor man Papierdokumente scannen bzw. digitalisieren kann, müssen diese entsprechend aufbereitet werden. Für den Scannvorgang werden Papierseiten ohne Klammern, Klebezettel oder sonstigen Anhaftungen benötigt. Die Aufbereitung der Papierdokumente ist reine Handarbeit. Je mehr Klammern entfernt werden müssen, desto länger dauert die Aufarbeitung und entsprechend teurer wird das Digitalisieren.

Bei der Aufbereitung werden die Dokumente gleichzeitig nach entsprechenden Kriterien sortiert. Vor jeden Papierstapel kommen in der der Regel Kreuzblätter oder Strichcodeblätter, anhand der Scanner erkennt, dass er die nächsten Dokumente in einen neuen Ordner abspeichern muss. Bei sehr großen Projekten ist es auch möglich, die Strichcode-Blätter im Voraus nach der Kundenvorgabe zu indexieren, so dass der Ordner schon entsprechend den Informationen im Strichcode benannt wird. Dies spart die Indexierung im nachhinein.

Nach dem Scannen bzw. Digitalisieren sind folgende Konvertierung möglich:

• Multitifs
• Single Pdf bzw. PDF/A
• Multipage Pdf bzw. PDF/A
• OCR-Auslesung der Multipage Pdf bzw. PDF/A

Grundsätzlich kann die Aufbereitung der Papierdokumente auch vom Auftragsnehmer übernommen werden, allerdings sind kleine Feinarbeiten durch den Scandienstleister immer noch von Nöten.Durch diese Vorgehensweise kann der Auftraggeber durchschnittlich ca. 30 bis 50 % sparen.

Nach dem Digitalisieren bzw. Scannen der Mikrofilme (Microfilme) bzw. Mikrofiche (Microfiche) werden die Doppelseiten getrennt. In vielen Softwarelösung für die virtuellen Bibliotheken müssen die Einzelseiten auch noch die gleichen Maße aufweisen. Die Einzelseiten können schließlich noch mit Schlagworten bzw. Metadaten versehen werden.

Abhängig vom Budget kann man auch eine Vereinzelung der Artikel durch spezielle Software erreichen. Dies ist dann besonders für Zeitungsarchive interssant, deren Recherche hauptsächlich in älteren Zeitungen stattfindet.

Ebenso ist eine OCR-Auslesung der bis ca. 1940 eingesetzten Fraktur möglich. Diese Kosten sind aber im Vergleich zur der OCR-Auslesung der heutigen Schrift sehr hoch, da es ein kompliziertes Verfahren ist. Weiterlesen