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Scanservice - professionell Akten und Dokumente scannen

Was macht ein Scanservice genau?

Ein Scanservice (aus dem Englischen "to scan" = abtasten) stellt eine Datenerfassungsmethode dar, bei der Dokumente oder Akten systematisch und kontinuierlich abgetastet, digital aufgezeichnet und abspeichert werden. Das Scannen wird wissenschaftlich als ein sog. optomechanischer Vorgang bezeichnet. Bei einem Scanservice werden analoge Daten von der physikalischen Vorlage, z.B. Dokumente oder Akten mit Hilfe von Sensoren aufgenommen und mit sog. A/D-Wandlern in eine digitale Form übertragen. Auf diese Weise erreicht ein Scandienstleister, dass auch große Mengen an digitalisierten Daten in Computern weiter verarbeitet und auf dafür geeignete Datenträger professionell archiviert werden können.

Scanner eines Scandienstleisters

Für die Erfassung großer Mengen schriftlicher Informationen werden von einem Scandienstleister verschiedene Scannergeräte eingesetzt. Beispielsweise werden bei Dokumenten oder Akten geeignete Flachbettscanner mit Originaleinzug (auch "ADF" = Automatic Document Feeder genannt), spezielle Einzugsscangeräte oder Hochgeschwindigkeits-Scanner verwendet. Für Bücher verwendet ein Scanservice-Anbieter Buchscanner, die hauptsächlich zum Erfassen gebundener Unterlagen verwendet werden. Spezialgeräte machen auch das Abscannen von losen Dokumenten, Akten, Urkunden sowie Karten möglich. Ein Trommelscanner wird eingesetzt, wenn sehr genaue und schnelle Scan-Ergebnisse gefordert werden. Das Gerät verfügt über eine Auflösung von ungefähr 12.000 dpi, die Schnelligkeit sowie Qualität kann von anderen Scannerarten nicht erreicht werden. Beim Trommelscanner befestigt der Scandienstleister die Vorlage auf einer sich drehenden Trommel, an der sich die Beleuchtungs- und Abtastungsvorrichtung linear vorbeibewegt, so dass die Dokumente schraubenartig gescannt werden. Die Lichtquelle sowie das Scansystem befinden sich hierbei stets in derselben Lage zum Dokument - somit kann eine sehr gute Qualität erzielt werden.

Wie funktioniert Dokumenten-Scannen?

Scannen funktioniert nach diesem Prinzip: Eine Vorlage wird beleuchtet und das reflektierte Licht wird über eine Stablinse, die das Licht dann bündelt, an einen optoelektronischen Zeilensensor gesendet. Pixel für Pixel werden nun die analogen Lichtsignale in digitale Daten übertragen. Beim Dokumenten-Scannen sollte ein Scanservice-Anbieter nur mit Geräten der neuesten Generation arbeiten. Nur auf diese Weise kann eine zukunftssichere Archivierung von Dokumenten, Akten oder sonstigem Schriftgut erreicht werden.

Literatur zum Thema Akten-Scannen

Buchtitel: Scannen von Papierdokumenten
Verfasser/-innen: Alexander Rossnagel, Silke Jandt, Stefanie Fischer-Dieskau
Seitenumfang: 128 Seiten
Verlag: Nomos; 1. Auflage
ISBN-10: 3832931953
ISBN-13: 978-3832931957

Inhaltsangabe:
Für die elektronische Archivierung müssen alle Dokumente in digitaler Form vorliegen. Sogar nach Beendigung der Digitalisierung der analogen Aktenarchive werden Betriebe, Verwaltungen und Ämter weiterhin Akten sowie Dokumente erhalten. Aus diesem Grund sollten diese Dokumente mit dem Ziel vernichtet werden zu können, gescannt werden. Neben Einblicke in aktuelle Scanservice-Praktiken, werden auch juristische Aspekte bzgl. dem Scannen von Dokumenten, Akten, etc. analysiert. Das Buch "Scannen von Papierdokumenten" richtet sich vor allem an Experten in Firmen, Verwaltungen und Behörden sowie an alle, die aus beruflichen Gründen Dokumente scannen müssen bzw. die Verantwortung dafür haben.

Buchtitel: Langfristige Aufbewahrung elektronischer Dokumente
Verfasser/-innen: Alexander Rossnagel, Silke Jandt, Stefanie Fischer-Dieskau
Seitenumfang: 188 Seiten
Verlag: Nomos; 1. Auflage
ISBN-10: 3832930418
ISBN-13: 978-3832930417

Inhaltsangabe:
Akten und Dokumente kommen immer weniger in Papierform vor und werden immer häufiger gescannt sowie elektronisch archiviert. Das Dokumenten-Scannen und -Archivieren bietet viele Vorteile, sofern die Dokumente für eine bestimmte Aufbewahrungsdauer auch entsprechend genutzt werden sollen. Die Verfasser, allesamt Rechtsanwälte/-innen, erläutern die Ergebnisse einer Untersuchung, die im Zuge des vom Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie geförderten Projekts "TransiDoc" durchgeführt wurde. Die Verfasser/-innen geben einen fundierten Einblick in Scanservice-Techniken, rechtliche Rahmenbedingungen, technische Sicherungsmittel und bieten Vorschläge für eine sichere Archivierung. Das Buch "Langfristige Aufbewahrung elektronischer Dokumente" richtet sich vor allem an Verantwortliche in Unternehmen, Kommunen, Behörden und an Scanservice-Firmen, die mit dem digitalen Archivieren von Informationen beruflich zu tun haben.

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