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Elektronische Archivierung

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Elektronische Archivierung

Was versteht man unter einer elektronischen Archivierung?

Unter der elektronischen Archivierung versteht man das datenbankgestützte, langfristige sowie sichere Aufbewahren von jederzeit wiederherstellbaren elektronischen Daten. Werden Daten länger als 10 Jahre aufbewahrt, spricht man von einer elektronischen Langzeitarchivierung. Werden Informationen von Unternehmen gemäß dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) und auf Basis ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) aufbewahrt, so wird dies als revisionssichere elektronische Archivierung bezeichnet.

Herausforderung elektronische Archivierung

Unter der elektronischen Archivierung versteht man also generell die unveränderbare, langfristige Verwahrung elektronischer Daten. Für den Archivierungsvorgang werden gewöhnlich spezifische Archivierungssysteme verwendet. Die elektronische Archivierung wird von den verschiedensten Standpunkten aus sehr unterschiedlich betrachtet. Gewerbliche Betriebe beispielsweise sehen darin die Pflicht, ihre Daten gemäß Handels- und Steuerrecht zehn Jahre lang aufbewahren zu müssen, Historiker hingegen denken oftmals bei einer Archivierung von geschichtsträchtigen Daten an Speicherzeiträume von mehreren Jahrzehnten oder gar Jahrhunderten (Langzeitarchivierung). Aufgrund der sich kontinuierlich verändernden Technik (z. B. unterschiedliche, neue Datenformate oder Software) stellt die Archivierung eine große Herausforderung für die heutige Generation dar.

Warum professionelle Archivierungssysteme einsetzen?

Eine gut organisierte Verwahrung, das Auffinden und Bereitstellen von Daten und Informationen stellen die Voraussetzungen für das reibungslose Funktionieren von Ministerien, Kommunen, Ämtern, Verwaltungsbehörden, Unternehmen, Abteilungen oder sonstigen Organisationen dar. Durch den rasanten und stetigen Anstieg von elektronischen Daten wird die Lösungsfindung für ein professionelles Archivierungssystem nötig und gleichzeitig auch immer anspruchsvoller und dies obwohl innovative Archivierungssoftware wesentlich geeigneter ist, Daten zu verwalten, als dies mit Papierunterlagen, Ordnern und Schranksystemen möglich war. Immer mehr Daten werden digital generiert, Papier kann nur noch als eine mögliche Form des ursprünglichen elektronischen Dokuments angesehen werden. Durch die Verwendung von elektronischen Signaturen werden elektronischen Dokumenten gleiche Rechtscharaktere wie ursprünglich von Hand unterzeichnete Schriftstücke verliehen. Diese digitalen Dokumente bestehen rechtskräftig immer häufiger nur in elektronischer Form. Diese Umstände zwingen mittlerweile jede Organisation, sich in verstärktem Maße mit professionellen elektronischen Archivierungssystemen zu beschäftigen.

Um elektronische Archivierungen umzusetzen, wurden zunächst Archivierungssysteme bestehend aus Datenbanken, Software und Speicherplätzen entwickelt, welche von vielfältigen Anbietern sowie Systemintegratoren offeriert wurden. Diese elektronischen Archivsysteme beinhalteten zumeist eine Referenzdatenbank mit Index- und Verwaltungskriterien, die auf einen sich außerhalb des Systems befindlichen Speicher verwies. Diese sog. Referenzdatenbank-Architektur war erforderlich, um große Datenmengen von den zwar schnellen jedoch teuren Online-Speichern in gesonderte Archivspeicher auszulagern. Die Datenbank machte es über den Index jederzeit möglich, das jeweilige Dokument wieder zu finden und mit einem Anzeigeprogramm dem Nutzer zur Verfügung zu stellen. Heutzutage fügen sich Archivierungssysteme als nachgeordnete Dienste in die IT-Infrastruktur ein, werden direkt von den Fachanwendungen bedient und stellen die abgefragten Daten zur Verarbeitung und Anzeige wieder bereit.

Literatur zum Thema Archivierungssysteme

Buchtitel: Archivsoftware: Enterprise-Content-Management-System, Elektronische Archivierung, Quadriga Audio-Archivlösung, Augias-Archiv, Daphne
Herausgeber: Bucher-Gruppe
Seitenanzahl: 52 Seiten
Verlag: Books Llc. (Juli 2010)
Sprachen: Deutsch
ISBN-10: 1158802315
ISBN-13: 978-1158802319

Buchtitel: Aufbewahrungspflichten: Von Originaldokumenten bis zur elektronischen Archivierung
Verfasserin: Sabine Dauen 
Herausgeberin: Kathrin Menzel-Salpietro
Seitenanzahl: 176
Verlag: Haufe-Lexware; 3. Auflage
Sprachen: Deutsch
ISBN-10: 344808042X
ISBN-13: 978-3448080421

Inhaltsangabe:
Dieses Buch hilft dem Leser übersichtlich und fachmännisch, wie lange man nach Handels- und Steuerrecht zur Aufbewahrung von Quittungen, Rechnungen, Steuerunterlagen, etc. gesetzlich verpflichtet ist. Anschauliche Tabellen geben dem Leser eine Übersicht, was er wann zum Altpapier werfen kann. Dieses Fachbuch zeigt auch auf, was man in rechtssicherer Weise in welcher Form aufbewahren muss. Zusätzlich erfährt man Nützliches über Archivierungssysteme, Aufbewahrungsarten verschiedener Geschäftsbelege, gesetzliche Aufbewahrungsfristen sowie mögliche Auswirkungen einer Betriebsprüfung. Auf der mitgelieferten CD ist darüber hinaus ein praktischer Aufbewahrungsfristenrechner enthalten.

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