Schneller, sicherer, zukunftsorientiert

Akten Archivierung

Für Fragen und Anregungen wenden Sie sich bitte an:

Jürgen Hermann
Geschäftsführer und Leitung Vertrieb
Tel.: +49 (0) 7153 - 615597

E-Mail: jh@wjw-digital.de

Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung und nehmen
uns für Sie Zeit.

Akten-Digitalisierung und Akten-Archivierung

Was versteht man genau unter einer Akten-Archivierung?

Eine Akten-Archivierung wird in der Regel von einer speziellen Einrichtung oder Organisationseinheit durchgeführt. Hierbei werden Akten, die zur kontinuierlichen Aufgabenerfüllung nicht mehr berücksichtigt werden, aufgenommen, aufbewahrt, ausgewertet und verfügbar gemacht. Eine Archivierung kann mit allen Aktenarten erfolgen, beispielsweise sind hier zu nennen:

  • Personalakten
  • Kundenakten
  • Lieferantenakten
  • Vertragsakten
  • Anwaltsakten
  • Gerichtsakten
  • Bestandsakten
  • Versicherungsakten
  • Kreditakten (bei Banken)
  • Patientenakten

Heute werden Akten in der Regel in ein digitales (oder auch elektronisches) Archiv überführt bzw. einer digitalen (oder auch elektronischen) Archivierung unterzogen.

Eine Akten-Archivierung ist weiterhin gekennzeichnet von Kriterien wie Unveränderbarkeit, langfristige Auffindbarkeit sowie Wiedergabefähigkeit. Die bloße Akten-Digitalisierung oder Sicherung auf einem Medium kann nicht als Archivierung bezeichnet werden, da in diesem Fall
der langfristige Aufbewahrungscharakter nicht vorhanden ist. Die Lebensdauer von Akten bei einer Digitalisierung und Archivierung kann nicht etwa als konstant bzw. dauerhaft bezeichnet werden. Die Aufbewahrungsdauer ist beim Start der Archivierung zu bestimmen, hierbei sollte ggfs. eine erforderliche Aktenvernichtung zu einem bestimmten Zeitpunkt festgelegt werden. Bei historischen Akten, die keine Aufbewahrungsfristen haben, ist die Lebensdauer der in Frage kommenden Speichermedien zu beachten, so dass in bestimmten Zeitintervallen Sicherheitskopien anzulegen sind. Akten von Ämtern und Behörden müssen gewöhnlich nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist der zuständigen Archiveinrichtung übergeben werden.

Bessere Qualität durch Akten- und Dokumenten-Digitalisierung

Die analogen Informationen von Akten oder sonstigen Dokumenten erleiden bei jedem Kopiervorgang einen Qualitätsverlust. Anders verhält sich dies bei einer Akten- oder Dokumenten- Digitalisierung: Digitale Inhalte sind sog. diskrete Werte, welche lesbar und somit dem digitalen Original gleichwertig sind, oder nicht mehr lesbar sind, was durch redundante Speicherung der Inhalte bzw. Berichtigungsalgorithmen  vermieden werden soll. Das heißt, dass bei einer Kopie von digitalen Datenträgern in der Regel nicht nur eine dem Original gleichwertige Kopie erstellt wird, sondern die Korrekturdaten neu generiert werden und somit die Digitalkopie sogar über höhere Qualitativ verfügt als das digitale Originaldokument.

Warum eine Archivierung durchführen?

Ein wichtiger Vorteil der Akten-Digitalisierung und -Archivierung ist die enorme Platzersparnis. Wussten Sie etwa, dass die Daten auf einer CD-ROM ca. 35 Ordnern auf fünf Regalmeter entsprechen?
Ein weiterer Pluspunkt stellt die Arbeitszeitersparnis durch schnelleres Auffinden von Aktendaten dar. Per Mausklick können die Nutzer alle Akten, Dokumente in Sekundenschnelle am Monitor betrachten, ausdrucken, mit anderen Programmen weiterverarbeiten und ggfs. per Telefax oder E-Mail versenden. Als weitere Vorteile sind noch Material- und Lohnkostenersparnis zu nennen. In Ämtern und Behörden stellt die digitale Akten-Archivierung die Basis für das funktionierende Verwaltungshandeln dar und ist grundlegend für das dort benötigte Wissensmanagement.

Literatur

Buchtitel: Einführung in die moderne Archivarbeit
Verfasser/innen: Sabine Brenner-Wilczek, Gertrude Cepl-Kaufmann und Max Plassmann
Seitenumfang: 149 Seiten
Verlag: Wissenschaftliche Buchgesellschaft; 1. Auflage:
ISBN-10: 3534181905
ISBN-13: 978-3534181902

Inhaltsangabe:
Die Verfasser zeigen in ihrem Buch "Einführung in die moderne Archivarbeit" auf, wo in Deutschland bestimmte Archivbestände, Akten-Archivierungen zu finden sind. Zunächst wird dem Leser hierbei ein Überblick über die deutsche Archivlandschaft gegeben und ihm aufgezeigt, wie er erfolgreich die praktische Arbeit im Archiv gestalten kann. Angefangen bei der Vorbereitung des Archivbesuchs über Archivordnungssysteme und Recherchevorgehensweisen bis hin zu juristischen Fragen und die so wichtige Quellenkunde. Sämtliche Recherchearbeiten werden an praxisnahen Beispielen dokumentiert. Zusätzlich findet der Leser weitere Informationen zum Thema Archivierungsberufe, nützliche Literaturhinweise, ein Adressverzeichnis sowie ein umfangreiches Archiv-Glossar.

Buchtitel: Das Standard Kosten Modell: Ein Leitfaden zur elektronische Datenerfassung, Erhebung und Archivierung in SKM-Projekten
Verfasser: Mathias Franck
Seitenumfang: 64 Seiten
Verlag: Vdm Verlag Dr. Müller; Auflage: 1
ISBN-10: 3836427060
ISBN-13: 978-3836427067

Inhaltsangabe:
Der Autor Mathias Franck untersucht in seinem Buch die häufig unbeachteten Verwaltungskosten in Unternehmen, die durch Gesetze sowie Verordnungen entstehen. Mit seinem Verfahren des Standard-Kosten-Modells (SKM) hat er ein Werkzeug entwickelt, mit dem man die administrativen Kosten, ausgelöst durch gesetzliche Regelungen, erfassen und bewerten kann. Das Fachbuch richtet sich insbesondere an Leser, die in Beratungsfirmen oder in öffentlichen Ämtern und Verwaltungen tätig sind.

Informationsverlust durch Digitalisierung: Grundlagen und Konzepte zur Langzeitsicherung digitaler Informationen
Verfasser: Balázs Bárány
Seitenumfang: 136 Seiten
Verlag: Vdm Verlag Dr. Müller; 1. Auflage
ISBN-10: 3865502822
ISBN-13: 978-3865502827

Inhaltsangabe
Wussten Sie, dass digital gespeicherte Dokumente sehr fragil sind und hiervon regelmäßig Sicherheitskopien erstellt werden sollten? Die Lebensdauer von digitalen Speichermedien ist begrenzt und ein Verlustrisiko besteht vor allem durch die immer neue Entwicklung von Betriebssystemen, Software und auch durch rechtliche Regelungen. Der Autor geht im Detail auf die grundlegende Problematik der Langzeitsicherung von digitalisierten Dokumenten ein und erläutert unterschiedliche Lösungen aus der Praxis. Zusätzlich erhält der Leser Informationen zu der
rechtlichen Situation, welche die Langzeitspeicherung von digitalen Dokumenten betrifft. Das Fachbuch ist für Archivar/-innen geeignet sowie für Personen, die sich mit der Dokumenten-Digitalisierung und der Langzeitverfügbarkeit digitaler Informationen beschäftigen.

Kontakt:

wjw-digital GmbH & Co. KG
Akten-Archivierungen
Brühlstr. 16/1
D-73249 Wernau bei Stuttgart
Baden-Württemberg

Telefon: 07153/910033
Telefax: 07153/910035
E-Mail: info(AT)wjw-digital(DOT)de